Tietoa tulorekisteristä työnantajille 

Tämä selkoteksti on toteutettu yhdessä Selkokeskuksen kanssa. 

Työnantaja ilmoittaa tulorekisteriin kaikki maksetut palkat, työkorvaukset ja kustannusten korvaukset, joita se maksaa työntekijöille. Tulorekisteriin ilmoitetaan myös palkoista ja korvauksista toimitetut ennakonpidätykset sekä työntekijöiltä perityt sosiaalivakuutusmaksut.

Ilmoitusvelvollisuus koskee myös niitä, jotka maksavat palkkioita tai korvauksia, mutta eivät ole varsinaisesti työnantajia. Niitä voivat olla esimerkiksi yhdistykset tai yhteisöt, jotka maksavat verovapaita matkakorvauksia tai muita korvauksia esimerkiksi vapaaehtoistyöstä.

Työnantaja tai muu suorituksen maksaja ilmoittaa tulorekisteriin seuraavat tiedot:

• palkat, palkkiot, työkorvaukset ja muut maksetut ansiotulot
• verovapaat kustannusten korvaukset
• veronalaiset kustannusten korvaukset
• maksetut päivärahat, ateriakorvaukset ja kilometrikorvaukset
• luontoisedut, kuten puhelinetu tai autoetu.

Työnantaja antaa tietoja tulorekisteriin säännöllisesti kahdella ilmoituksella: palkkatietoilmoituksella sekä työnantajan erillisilmoituksella. Tulorekisteri korvaa palkkojen, eläkkeiden ja etuuksien vuosi-ilmoitukset.

Palkkatietoilmoitus

Työnantaja (tai muu suorituksen maksaja) tekee palkkatietoilmoituksen erikseen jokaisesta työntekijästä ja jokaiselta palkanmaksupäivältä.

Palkkatietoilmoitukset täytyy antaa viimeistään 5 vuorokauden kuluttua palkanmaksupäivästä. Palkanmaksu on palkkapäivä eli se päivä, jolloin palkka on työntekijän tilillä.

Palkkatietoilmoituksen tekevät myös sellaiset työnantajat, jotka maksavat palkkaa satunnaisesti. Satunnaisesti palkkaa maksava työnantaja tarkoittaa työnantajaa, jolla on vuoden aikana vain yksi vakituinen työntekijä tai enintään viisi määräaikaista työntekijää, joiden työsuhde kestää alle vuoden.

Työnantajan erillisilmoitus

Työnantaja (tai muu suorituksen maksaja) antaa työnantajan erillisilmoituksen kerran kuukaudessa. Se täytyy antaa viimeistään palkanmaksupäivän jälkeen alkavan kuukauden 5. päivänä.

Työnantajan erillisilmoituksessa työnantaja ilmoittaa, kuinka paljon se on maksanut yhteensä työnantajan sairausvakuutusmaksuja ja kuinka paljon niistä on tehty vähennyksiä.
Jos työnantaja kuuluu työnantajarekisteriin, se ilmoittaa myös, jos se ei ole maksanut lainkaan palkkaa kuukauden aikana.

Satunnaisesti palkkaa maksava työnantaja antaa erillisilmoituksen vain kuukausilta, joiden aikana se on maksanut palkkaa.

Miten työnantaja ilmoittaa tiedot tulorekisteriin?

Työnantaja voi ilmoittaa tiedot tulorekisteriin kahdella eri tavalla. Työnantaja voi siirtää tiedot tulorekisteriin suoraan palkkajärjestelmästä
tai matkakulujärjestelmästä. Työnantaja voi ilmoittaa tiedot tulorekisteriin myös sähköisessä asiointipalvelussa.
Tiedot voi ladata asiointipalveluun tiedostona tai kirjoittaa tiedot asiointipalvelun verkkolomakkeeseen.

Sähköiseen asiointipalveluun kirjaudutaan pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla.Kirjaudu tulorekisteriin.

Tiedot voi ilmoittaa paperilomakkeella vain, jos työnantaja ei voi käyttää sähköistä asiointipalvelua.