Poissaolotietojen ilmoittaminen
Poissaolotietojen ilmoittaminen on tärkeää, koska tietoja tarvitaan lähes kaikkien etuuksien myöntämisen tai maksamisen perusteeksi. Kun ilmoitat poissaolotiedot palkkatietoilmoituksella tulorekisteriin, tiedon käyttäjät (esimerkiksi Kela ja työttömyyskassat) eivät pyydä niistä erillisiä todistuksia.
Poissaolotietojen ilmoittaminen tulorekisteriin on vapaaehtoista, mutta suositeltavaa. Tiedon käyttäjät voivat hyödyntää poissaolotietoja, jos ne ilmoitetaan säännöllisesti.
Poissaolotiedot ilmoitetaan vain palvelussuhteessa eli työ- tai virkasuhteessa olevista henkilöistä. Myös lyhyet työsuhteet (esimerkiksi lastenhoitajan palkkaaminen) ovat palvelussuhteita. Poissaolotietoja ei ilmoiteta esimerkiksi hallituksen jäsenistä tai työkorvauksen saajista.
Voit ilmoittaa poissaolotiedot riippumatta siitä, kummalla ilmoitustavalla ilmoitat rahapalkat. Voit esimerkiksi ilmoittaa poissaolotiedot ja ilmoittaa rahapalkat yhteissummana (ilmoitustapa 1).
Ilmoita poissaolojen ilmoitusjakso ja poissaolojakso
Poissaolojen ilmoitusjakso: Ajanjakso, jolta työntekijän poissaolot ovat ilmoitushetkellä tiedossa. Jos poissaoloja ei ole ollut, ilmoitetaan vain poissaolojen ilmoitusjakso.
Alkupäivä: Edellisen ilmoitusjakson loppupäivää seuraava päivä.
Loppupäivä: Päivä, johon asti poissaolot ovat maksajan tiedossa. Tulevalle ajalle sovittu poissaolo, esimerkiksi vanhempainvapaa tai kuntoutusjakso, ilmoitetaan vasta siinä vaiheessa, kun kaikki sitä edeltävät poissaolot ovat myös tiedossa.
Poissaolojakso: Ajanjakso, jonka työntekijä on ollut pois työstä. Samalla palkanmaksukaudella voi olla useita poissaolojaksoja. Jokainen yhtäjaksoinen poissaolojakso ilmoitetaan erikseen. Poissaolojaksoon voi sisältyä viikkovapaa, mutta palkallinen ja palkaton jakso on ilmoitettava eri jaksoina.
Poissaolon syy: Yhdelle poissaolojaksolle ilmoitetaan vain yksi syy. Jos poissaolo jatkuu samasta syystä, myöhemmällä ilmoituksella voi antaa saman alkupäivän ja muuttaa poissaolon loppupäivää.
Poissaolon alkupäivä: Kunkin yhtäjaksoisen poissaolojakson alkupäivä.
Poissaolon loppupäivä: Kunkin yhtäjaksoisen poissaolojakson loppupäivä. Jos poissaolo jatkuu toistaiseksi, loppupäiväksi ilmoitetaan työsuhteen päättymispäivä tai esimerkiksi kalenterivuoden viimeinen päivä.
Poissaolopäivien lukumäärä: Poissaolojaksoon sisältyvien työpäivien lukumäärä.
Palkan määrä palkalliselta poissaoloajalta: Poissaoloajan palkka euroina palkalliselta poissaoloajalta. Poissaoloajan palkan ilmoittaminen on aina pakollista.
Poissaolo jatkuu, mihin asti: Jos palkallinen poissaolo jatkuu ilmoitetun ajanjakson jälkeen ja poissaolon päättymispäivä on tiedossa, voi ilmoittaa "Poissaolo jatkuu, mihin asti" -päivän. Päivämäärän voi ilmoittaa, jos tietää poissaolon jatkumisesta mutta poissaoloajan palkkaa ei voi vielä ilmoittaa. Kela käyttää tietoa tilanteissa, joissa työnantajalla on oikeus saada työntekijälle myönnetty etuus samalta ajalta, jolta se maksaa työntekijälle palkkaa. Jos päivämäärä on ilmoitettu, Kela maksaa etuuden vasta, kun työnantaja on ilmoittanut koko poissaoloajan palkan.
Ilmoita poissaolotiedot, vaikka poissaoloja ei olisi ollut
Ilmoita poissaolotiedot säännöllisesti siten, että poissaolojen ilmoitusjakso on katkeamaton. Antamalla pelkän poissaolojen ilmoitusjakson ilmoitat, ettei poissaoloja ole ollut kyseisellä ajanjaksolla. Näin tiedon käyttäjät voivat olla varmoja, että tulorekisteristä löytyy poissaoloja koskevat tiedot aukottomasti, eikä erillisiä todistuksia tarvitse pyytää.
Ilmoita vain koko päivän poissaolot
Ilmoita tulorekisteriin vain koko päivän poissaolot. Ilmoita osapäiväinen poissaolo vain, jos vähintään yhden kokonaisen päivän jatkunut sairauspoissaolo on alkanut kesken työpäivän.
Ilmoita poissaolotiedot viimeistään seuraavan palkanmaksukauden palkkatietoilmoituksella
Ilmoita työntekijän poissaolotiedot viimeistään seuraavan palkanmaksukauden ilmoituksella. Esimerkiksi tammikuun poissaolotiedot ilmoitetaan viimeistään helmikuun palkkatietoilmoituksella. Näin tiedon käyttäjät saavat poissaolotiedot riittävän nopeasti käyttöönsä.
Voit aloittaa poissaolotietojen ilmoittamisen tulorekisteriin myös kesken kalenterivuoden.
Poissaolotietojen korjaaminen
Korjaa virheellisesti antamasi poissaolotiedot korvaavalla ilmoituksella mahdollisimman pian sen jälkeen, kun virhe on havaittu.
Korvaushakemus Kelalle
Kela maksaa päivärahan työnantajalle, jos työnantaja on maksanut työntekijälle samalta ajalta palkkaa. Työnantaja voi hakea päivärahaa Kelasta palkkatietoilmoituksella. Kela käsittelee työnantajan tekemän, päivärahaa koskevan hakemuksen ensisijaisesti Maksutiedon tyyppi -valinnan perusteella.
Työnantaja valitsee valintalistalta maksutiedon tyypin:
- Kela, päivärahahakemus
- Kela, perhevapaakorvaus.
Jos hakemusta ei ole tehty muodollisesti oikein, Kela ei käsittele hakemusta. Kela ilmoittaa virheellisestä hakemuksesta sähköpostitse palkkatietoilmoitukseen merkitylle yhteyshenkilölle. Työnantajan pitää korjata virheellinen ilmoitus. Kela ei käsittele asiaa, jos korvaavaa ilmoitusta ei anneta.
Kelan vastaanottamat hakemukset ja niihin mahdollisesti liittyvät korvaavat hakemukset, jotka on tehty muodollisesti oikein, näytetään Kelan asiointipalvelussa pdf-muodossa sekä työntekijälle että työnantajalle.