Milloin maksetut palkat ja muut suoritukset ilmoitetaan tulorekisteriin?

Kaikkien suoritusten maksajien, eli työnantajien, yhdistysten ja organisaatioiden, pitää ilmoittaa tiedot maksetuista suorituksista tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Ainoastaan kotitaloustyönantajille on säädetty poikkeavat määräajat.

Palkkatietoilmoitus

Ilmoita maksetut palkat, palkkiot ja muut korvaukset sekä niistä tehdyt vähennykset tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.

  • Maksupäivällä tarkoitetaan tulonsaajan palkkapäivää, jolloin suoritus on saajan käytettävissä (esim. nostettavissa saajan tililtä).
  • Maksupäivän jälkeiseen viiteen kalenteripäivään lasketaan mukaan lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä. Jos ilmoituksen määräpäivä on kuitenkin lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, voit ilmoittaa tiedot seuraavana arkipäivänä.

Voit antaa palkkatietoilmoituksen tulorekisteriin myös etukäteen (esimerkiksi suoraan palkka-ajosta) mutta aikaisintaan 45 päivää ennen maksupäivää.

Vakuutuspalkka
Ilmoita tiedot vakuutuspalkan määrästä kuukausittain viimeistään työskentelyä seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä.

Sijaismaksajan maksama palkka
Työnantajan on ilmoitettava tiedot niistä sijaismaksajan maksamista palkoista, joista työnantaja on velvollinen maksamaan sosiaalivakuutusmaksut. Ilmoita tiedot viimeistään maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä.

Perusteeton etu
Ilmoita tieto perusteettomasta edusta viipymättä, kun perusteeton etu on havaittu.

Takaisin maksettu suoritus
Ilmoita tiedot takaisin maksetuista suorituksista viimeistään viidentenä kalenteripäivänä sen päivän jälkeen, jona on saatu tieto takaisin perityn määrän maksamisesta, sen maksajasta ja siitä, mihin perusteettomaan etuun maksu liittyy.

Ulkomaan työskentely
Ilmoita tiedot viimeistään viidentenä kalenteripäivänä ensimmäisen ulkomaan työskentelystä maksetun palkan maksupäivän jälkeen.
Tiedot oleskeluajoista Suomessa voidaan kuitenkin antaa viimeistään maksuvuotta seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä.

Ilmoitusten määräajat kalenterissa.

Luontoisedut ja muut muuna kuin rahana annetut edut ja suoritukset

Jos tulonsaajalle on maksettu pelkästään muuna kuin rahana annettuja etuja tai suorituksia, ilmoita niitä koskevat tiedot tulorekisteriin kuukausittain, viimeistään edun saamiskuukautta seuraavan kuukauden 5. päivänä. Tiedot ilmoitetaan kuukausittain esimerkiksi silloin, kun työntekijälle on annettu pelkästään luontoisetu, kuten asunto- tai autoetu, eikä lainkaan rahasuoritusta.

Puhelinetu voidaan ilmoittaa tiettyjen edellytysten täyttyessä kerran vuodessa etukäteen, tai uuden työntekijän ensimmäisen palkanmaksun yhteydessä.

Lue lisää puhelinedun ja muiden luontoisetujen ilmoittamisesta.

Työnantajan erillisilmoitus

Työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetaan sairausvakuutusmaksun yhteismäärä ja siitä tehtävät vähennykset sekä Ei palkanmaksua-tieto.

Velvollisuus antaa työnantajan erillisilmoitus riippuu siitä, onko suorituksen maksaja säännöllinen vai satunnainen työnantaja.

Säännöllinen työnantaja: Ilmoituksen määräpäivä on kohdekuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä.

Satunnainen työnantaja ei kuulu Verohallinnon työnantajarekisteriin. Satunnainen työnantaja antaa tulorekisteriin työnantajan erillisilmoituksen vain palkanmaksukuukausilta, viimeistään seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä.Työnantajan erillisilmoituksen voit antaa tulorekisteriin yhden kuukauden etukäteen. Jos ilmoitat Ei palkanmaksua -tiedon, voit antaa työnantajan erillisilmoituksen etukäteen.

Palkkatietoilmoituksen täydentävät tiedot

Palkkatietoilmoituksella ilmoitetaan tulorekisteriin pakollisia ja täydentäviä tietoja. Täydentävät tulolajit ja muut täydentävät tiedot ovat välttämättömiä osalle tiedon käyttäjistä, jotka käyttävät tietoja esimerkiksi etuuden myöntämisen tai maksamisen perusteena.

Täydentävät tiedot on suositeltavaa antaa samanaikaisesti pakollisten tietojen kanssa aina, kun se on mahdollista. Tällöin tietoa tarvitsevien tiedon käyttäjien ei tarvitse pyytää täydentäviä tietoja myöhemmin erikseen.

Poissaolotiedot

Aina täydentävien tietojen ilmoittaminen ei onnistu samanaikaisesti pakollisten tietojen kanssa, esimerkiksi jos kyse on poissaolotiedoista ja palkka maksetaan kesken palkanmaksukauden. Edellisen palkanmaksukauden poissaolot on hyvä ilmoittaa kuitenkin viimeistään kuluvan palkanmaksukauden ilmoituksella, jotta tiedot olisivat käytettävissä ajoissa. 

Tietojen ilmoittaminen etukäteen

Joitakin tietoja voit ilmoittaa etukäteen ilman aikarajoituksia, esimerkiksi työskentely- ja oleskelujaksot sekä poissaolotiedot. Jos esimerkiksi tiedät, että työntekijän määräaikainen työsuhde kestää vuoden, voit ilmoittaa palvelussuhteen päättymisajaksi määräaikaisen työsuhteen päättymispäivän. Jos palvelussuhde alkaa tulevaisuudessa, voit ilmoittaa tiedot tulorekisteriin aikaisintaan 45 päivää ennen palvelussuhteen alkamista.

Korjaa ilmoitus viipymättä

Työnantajan tai muun suorituksen maksajan pitää korjata ilmoittamansa virheellinen tieto viipymättä sen jälkeen, kun virhe on huomattu. Jos tulonsaaja huomaa tiedoissaan virheen, hänen on pyydettävä korjausta suorituksen maksajalta.

Lue lisää tietojen korjaamisesta.

Paperilomakkeella ilmoittaminen

Tiedot voi ilmoittaa paperilomakkeella vain erityisestä syystä. Erityinen syy voi olla esimerkiksi silloin, jos sähköinen ilmoittaminen on yksityishenkilölle, kuolinpesälle, satunnaiselle työnantajalle tai ulkomaalaiselle teknisen esteen vuoksi mahdotonta.

Paperi-ilmoituksen määräaika on viiden päivän sijaan kahdeksan päivää.