Yritys ilmoittaa paperilomakkeella vain poikkeustilanteessa
Tiedot voi ilmoittaa tulorekisteriin paperilomakkeella vain erityisestä syystä, esimerkiksi jos sähköinen ilmoittaminen on maksajalle teknisen esteen vuoksi mahdotonta. Tämä voi käytännössä koskea lähinnä yksityishenkilöitä, kuolinpesiä, satunnaisia työnantajia tai ulkomaisia maksajia.
Jos tietoja ei voida antaa sähköisesti, vaan ne annetaan paperilomakkeella, on käytettävä tulorekisterin julkaisemia lomakkeita. Yhdellä lomakkeella annetaan yhden tulonsaajan yhden maksupäivän tiedot. Jos yrityksellä on useita työntekijöitä, pitää jokaisesta työntekijästä antaa oma ilmoitus.
Asioi tulorekisterissä sähköisesti
Paperilomakkeella ilmoittamisen määräaika on 8 kalenteripäivää
Paperilomakkeella tietojen antamisen määräaika on yrityksillä ja organisaatioilla viiden kalenteripäivän sijaan 8 kalenteripäivää. Tiedot on siis annettava paperilomakkeella viimeistään kahdeksantena kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.
Maksupäivän jälkeisen kahdeksan kalenteripäivän laskemiseen otetaan mukaan lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä. Jos ilmoituksen määräpäivä on lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa kuitenkin seuraavana arkipäivänä.
Esimerkki: Työnantaja maksaa työntekijän palkan 15.1. Jos työnantaja ilmoittaa paperilomakkeella, työnantajan on ilmoitettava maksamansa palkka tulorekisteriin viimeistään keskiviikkona 23.1.
Puutteellisesti täytetty lomake hylätään
Jos ilmoituksesta puuttuu pakollisia tietoja tai tiedot on täytetty epäselvästi, ilmoitus hylätään. Silloin sitä ei tallenneta tulorekisteriin.
Tulorekisteri lähettää ilmoituksen hylkäämisestä kirjeen, jossa kerrotaan, mitkä tiedot ovat puutteellisia.
- Jos yritit antaa paperilomakkeella uuden ilmoituksen ja se hylättiin, tarkista tiedot ja anna ilmoitus uudelleen.
- Jos yritit antaa korvaavan ilmoituksen, ja se hylättiin, tarkista tiedot ja anna korvaava ilmoitus uudelleen. Tietyissä tilanteissa tiedot pitää korjata mitätöimällä alkuperäinen ilmoitus.
- Puutteellista uutta tai korvaavaa ilmoitusta ei tallenneta tulorekisteriin, vaan suorituksen maksajan pitää antaa ilmoitus uudestaan.
Paperilomakkeella annettujen tietojen korjaaminen
Tiedot kannattaa aina korjata ensisijaisesti sähköisten kanavien kautta. Paperilomakkeella voit korjata vain palkkatietoja ja työnantajan erillisilmoitusta.
Korjaamista varten tarvitset alkuperäisen ilmoituksen ilmoitusviitteen. Jos lähetit alkuperäisen ilmoituksen paperilomakkeena etkä täyttänyt siihen itse muodostamaasi ilmoitusviitettä, löydät ilmoitusviitteen tulorekisterin sinulle lähettämästä kirjeestä. Jos täytit lomakkeeseen itse muodostamasi viitteen, käytä korjaamisessa sitä.
- Jos haluat tehdä korvaavan ilmoituksen, merkitse toimenpiteen tyypiksi "Korvaava ilmoitus".
- Ilmoita uusien ja muuttuneiden tietojen lisäksi kaikki alkuperäisessä ilmoituksessa oikein olleet tiedot.
- Muista täyttää ilmoitusviitteeksi korjattavan, alkuperäisen ilmoituksen ilmoitusviite.
- Jos haluat mitätöidä ilmoituksen, valitse toimenpiteen tyypiksi ”Ilmoituksen mitätöinti”.
- Ilmoita lisäksi suorituksen maksajan tunniste ja alkuperäisen, mitätöitävän ilmoituksen ilmoitusviite.
- Muita tietoja ei mitätöintiin tarvita.
- Jos haluat korjata tietoja mitätöimällä, täytä kaksi erillistä lomaketta.
- Ilmoita toisella lomakkeella yllä mainitut mitätöinnin tiedot.
- Toinen lomake on uusi ilmoitus. Anna siinä kaikki ilmoitettavat tiedot uudelleen.
- Täytä uuteen ilmoitukseen uusi ilmoitusviite, joka on erilainen kuin mitätöitävässä ilmoituksessa, tai jätä uuden ilmoituksen ilmoitusviite tyhjäksi.