Tulorekisteriin ilmoittaminen kansainvälisissä tilanteissa

1.1.2019 jälkeen maksetut palkka- ja ansiotulot ilmoitetaan tulorekisteriin.

Tulotiedot on ilmoitettava tulorekisteriin kansainvälisissä työskentelytilanteissa aina, jos maksajalla on tiedonantovelvollisuus jollekin tulorekisteriä käyttävälle tiedon käyttäjälle.

Esimerkiksi jos tulonsaaja on vakuutettu Suomessa, suorituksen maksajalla on velvollisuus antaa tietoja tulorekisteriin työeläkelaitoksille ja muille sosiaalivakuuttajille, jotka ovat tulorekisterin tiedon käyttäjiä. Tällöin ei ole merkitystä sillä, maksaako tulon ulkomainen vai kotimainen työnantaja tai missä työ tehdään.

Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava.

Ennen vuotta 2019 annettiin ilmoitukset NT1, NT2, Ilmoitus vuokratyöntekijästä, jonka työnantaja ja palkanmaksaja on ulkomailla (6147a) ja Työnantajan ilmoitus ulkomaanpalkasta (5053a) Verohallinnolle. 1.1.2019 jälkeen ko. lomakkeiden tiedot annetaan sähköisesti tulorekisteriin. 

Suomalaisen työnantajan velvollisuus antaa tiedot tulorekisteriin kansainvälisissä tilanteissa

Suomalaisen työnantajan on ilmoitettava tietoja tulorekisteriin seuraavissa tilanteissa:

• Ulkomailla työskentelystä maksettu tulo (ulkomailla ja Suomessa asuvalle henkilölle).
• Ulkomailta Suomeen töihin tulevalle tulonsaajalle maksettu tulo Suomessa työskentelystä.
• Ulkomaisen konserniyhtiön maksama palkka ulkomailla työskentelystä, kun suomalainen työnantaja on lähettänyt työntekijän ulkomaille ja tämä on vakuutettu Suomessa.
• Ulkomaan työskentelystä sovittu vakuutuspalkka.
• Lisätiedot ulkomaantyöskentelystä Verohallintoa varten (niin sanottu kuuden kuukauden sääntö).
• Lisätiedot pohjoismaisesta työskentelystä Verohallintoa varten.

Ulkomaisen työnantajan velvollisuus antaa tiedot tulorekisteriin

Myös ulkomaiselle työnantajalle voi muodostua velvollisuus ilmoittaa tulorekisteriin tietoja maksamistaan palkoista.

Verotuksessa ulkomaisena työnantajana pidetään yritystä, jota ei ole perustettu Suomen lainsäädännön mukaan tai jonka rekisteröity kotipaikka on muualla kuin Suomessa tai työnantajana toimii henkilö, joka ei asu Suomessa (rajoitetusti verovelvollinen).

Jos ulkomaisella yrityksellä on tuloverotuksessa kiinteä toimipaikka Suomessa, sen pitää ilmoittautua Verohallinnon työnantajarekisteriin, jos se maksaa palkkoja Suomessa tehdystä työstä. Tällöin työnantajalla on verotuksessa samat työnantajavelvoitteet kuin suomalaisella työnantajalla ja sen on annettava tiedot tulorekisteriin samalla tavoin kuin suomalaisenkin yrityksen.

Lisäksi ulkomaisen vuokratyönantajan, joka vuokraa työntekijöitä Suomessa olevalle työn teettäjälle, on annettava tulorekisteriin tietoja työntekijän työskentelystä Suomessa.

Ulkomaisella yrityksellä ei ole kiinteää toimipaikkaa

Sellainen ulkomainen yritys, jolla ei ole tuloverotuksessa kiinteää toimipaikkaa Suomessa mutta joka maksaa palkkoja Suomessa tehdystä työstä, voi halutessaan hakeutua työnantajarekisteriin. Tällöin yrityksellä on verotuksessa samat työnantajavelvoitteet kuin suomalaisilla yrityksillä. Työnantaja antaa tiedot tulorekisteriin käyttäen tulolajin lisäksi tulonsaajan lisätietoja.

Ulkomaisen työnantajan, jolla ei ole tuloverotuksessa kiinteää toimipaikkaa Suomessa, on annettava palkkatietoilmoitus tulorekisteriin seuraavissa tilanteissa. Tiedot on annettava riippumatta siitä, onko yritys työnantajarekisterissä vai ei.

• Palkkatietoilmoitus annetaan, kun Suomessa työskentelevälle tulonsaajalle maksetaan tuloa ja
  • tulonsaaja on vakuutettu Suomessa tai
  • tulonsaaja oleskelee Suomessa yli kuuden kuukauden ajan, vaikka hän ei olisikaan vakuutettu Suomessa, tai
  • työntekijä on rajoitetusti verovelvollinen vuokratyöntekijä ja työntekijän asuinvaltion ja Suomen välisen verosopimuksen mukaan Suomella on verotusoikeus palkkaan.
• Ulkomailla työskentelevälle tulonsaajalle maksetaan tuloa ja tulonsaaja on vakuutettu Suomessa.

Ulkomaisen työnantajan edustaja

Ulkomainen työnantaja on velvollinen antamaan palkkatietoilmoituksen ja työnantajan erillisilmoituksen tulorekisteriin, jos työnantaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin. Jos työnantajaa ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin, ulkomaisen työnantajan edustajalla on toissijainen velvollisuus antaa verotuksessa tarvittavat tiedot. Jos edustaja ei kuitenkaan anna tietoja, ulkomaisen työnantajan on annettava tiedot.

Edustajalla on velvollisuus ilmoittaa tulorekisteriin työnantajan puolesta seuraavat tiedot:

• Ulkomaisen työnantajan maksama palkkatulo Suomessa tehdystä työstä silloin, kun ulkomainen vuokratyönantaja on vuokrannut työntekijän Suomessa olevalle työn teettäjälle ja kun työntekijän asuinvaltion ja Suomen välinen verosopimus ei estä Suomea verottamasta palkkaa.
• Ulkomaisen työnantajan maksama palkkatulo silloin, kun palkansaaja oleskelee Suomessa jatkuvasti yli kuuden kuukauden ajan.

Aina kun tulonsaaja on vakuutettu Suomessa, ulkomaisen työnantajan pitää ilmoittaa tiedot tulorekisteriin vakuuttamista varten. Tähän ei vaikuta se, onko työnantajalla edustajaa vai ei.

Ulkomaan työskentelystä saatujen tulojen ilmoittaminen

Ulkomailla työskentelevä tulonsaaja voi tietyin edellytyksin kuulua Suomen sosiaaliturvaan. Tulonsaajan tulojen perusteella on tällöin maksettava sosiaalivakuutusmaksut Suomeen. Suorituksen maksajan on ilmoitettava tarvittavat tiedot myös tulorekisteriin.

Ulkomailla työskentelevän työntekijän palkkaan voidaan soveltaa niin sanottua kuuden kuukauden verovapaussääntöä (tuloverolaki 77 §). Tällöin maksettu palkka on verovapaata Suomessa ja tulosta maksetaan ainoastaan sosiaalivakuutusmaksut, jos tulonsaaja kuuluu Suomen sosiaaliturvan piiriin. Tulorekisteriin ilmoitetaan tällöin tiedot vakuutuspalkan määrästä. Jos vakuutuspalkkaa ei ole määritetty, ilmoitetaan tulonsaajalle tosiasiassa maksettu tulo.

Jos palkkatuloon sovelletaan kuuden kuukauden sääntöä ja tulonsaaja on Suomessa vakuutettu, suorituksen maksaja ilmoittaa tulorekisteriin tulonsaajan lisätietona Ulkomailla työskentelevä henkilö. Tätä tietoa käytetään aina silloin, kun Suomessa vakuutettu työntekijä työskentelee ulkomailla suomalaisen työnantajan lähettämänä.

Kun työnantaja soveltaa palkkatuloon tuloverolain kuuden kuukauden sääntöä, tulolajin lisäksi tulorekisteriin on ilmoitettava tieto Kuuden kuukauden sääntö soveltuu: Kyllä sekä työskentelyvaltion maatunnus. Niissä tilanteissa, joissa työntekijälle on määritelty vakuutuspalkka mutta kuuden kuukauden sääntöä ei sovelleta, on annettava tieto Kuuden kuukauden sääntö soveltuu: Ei. Jos ulkomaan työskentelyn ajaksi ei ole määritelty vakuutuspalkkaa eikä palkkatuloon sovelleta kuuden kuukauden sääntöä, tietoa Kuuden kuukauden sääntö soveltuu ei tarvitse antaa.

Jos suomalainen yritys lähettää työntekijän työskentelemään ulkomaille ja esimerkiksi ulkomainen konserniyhtiö maksaa työntekijän palkan ja työntekijä on Suomessa vakuutettu, suomalainen yritys maksaa työnantajan sosiaalivakuutusmaksut (mukaan luettuna työnantajan sairausvakuutusmaksun) ja ilmoittaa ne tulorekisteriin. Näissä tilanteissa suomalainen lähettävä yritys ilmoittaa omat tietonsa maksajan tiedoissa ja antaa maksajan muuna tietona tiedon Ulkomaisen konserniyhtiön maksama suoritus sekä tulonsaajan lisätietona tiedon Ulkomailla työskentelevä henkilö.

Kun työnantaja jättää ennakonpidätyksen toimittamatta sen vuoksi, että tuloon sovelletaan kuuden kuukauden sääntöä, työnantajan on annettava tulorekisteriin Verohallinnon tarvitsemia täydentäviä tietoja.

Palkkatietoilmoitus ja työnantajan erillisilmoitus

Palkkatietoilmoitus annetaan jokaisesta työntekijästä ja jokaiselta maksupäivältä erikseen. Työnantajan erillisilmoitus annetaan yrityskohtaisesti kerran kuukaudessa. Ilmoitus ja tulolajit ovat samat kaikille tulonsaajille, sekä rajoitetusti verovelvollisille että yleisesti verovelvollisille. Yhdenmukaista palkkatietoilmoitusta käytetään sekä rajoitetusti verovelvollisen että yleisesti verovelvollisen tulonsaajan tulojen ilmoittamiseen. Kansainvälisissä tilanteissa tulot ilmoitetaan käyttäen samoja tulolajeja riippumatta siitä, onko tulonsaaja yleisesti vai rajoitetusti verovelvollinen. Jos saaja on rajoitetusti verovelvollinen, on tulonsaajan tietoihin lisäksi merkittävä tieto Rajoitetusti verovelvollinen: Kyllä.

Palkkatietoilmoitus tulee antaa pääsääntöisesti viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Maksupäivällä tarkoitetaan palkkapäivää eli päivää, jolloin suoritus on tulonsaajan käytettävissä.

Työnantajan erillisilmoitus annetaan palkanmaksua seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä. Erillisilmoituksella ilmoitetaan maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä ja siitä mahdollisesti tehdyt vähennykset sekä työnantajarekisteriin kuuluvan työnantajan "Ei palkanmaksua" -tieto.

Tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin euroissa. Jos suoritus on maksettu muuna valuuttana, se on muunnettava euroiksi käyttäen maksupäivänä voimassa olevaa EKP:n viitekurssia.

Tulorekisterin ilmoitustyypit ovat:

• Palkkatietoilmoitus
• Työnantajan erillisilmoitus
• Tiedot kansainvälisestä työskentelystä
• Vuokratyöntekijän aloittamisilmoitus

Anna tiedot tulorekisteriin mahdollisimman kattavasti – jälkikäteen tehtävä työ vähenee

Tulorekisteriin ilmoitettavista tiedoista osa on aina pakollisia tietoja, ja osa on pakollisia tietoja silloin, jos kyseistä tuloa maksetaan. Osa on vapaaehtoisesti annettavia täydentäviä tietoja, joita tiedon käyttäjät tarvitsevat voidakseen hyödyntää täysimääräisesti tulorekisteristä saamiaan tietoja.

Tulorekisteriin ilmoitettavat pakolliset tiedot vastaavat niitä tietoja, jotka on ennen vuotta 2019 annettu vuosi-ilmoituksilla Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työtapaturmavakuuttajille ja Työllisyysrahastolle ilman erillistä pyyntöä.

Täydentäviä tietoja tarvitaan muun muassa etuuspäätöksiin, asiakasmaksujen määräämiseen ja korvauskäsittelyyn. Kun työnantaja antaa myös täydentävät tiedot välittömästi palkan maksun yhteydessä, jälkikäteen tehtävät selvittelytyöt vähenevät.