Työnantaja: ilmoita poissaolot tulorekisteriin

Tulorekisteriin ilmoitettuja poissaolotietoja käytetään esimerkiksi erilaisten etuuksien ja tukien myöntämisessä. Kun tiedot poissaoloista löytyvät tulorekisteristä, tulonsaajat saavat nopeita ja oikeasisältöisiä päätöksiä eikä työnantajan tarvitse jälkikäteen antaa selvityksiä eri viranomaisille.

Ilmoita vain palvelussuhteessa eli työsuhteessa olevien tulonsaajien poissaoloista. Myös lyhytaikaisissa palvelussuhteissa olevien tulonsaajien, kuten kausityöntekijöiden, poissaolotiedot on suositeltavaa ilmoittaa. Jos tulonsaaja on toimeksiantosuhteessa, poissaoloja ei ilmoiteta tulorekisteriin.

Näin tulorekisteriin ilmoitettuja poissaolotietoja hyödynnetään

• Työttömyyskassat noutavat työttömyysturvaa hakevan jäsenen palkkatiedot ensisijaisesti tulorekisteristä. Jos palkattomia poissaolotietoja ei ole ilmoitettu, lukeutuvat myös palkattomat päivät työpäiviksi. Tällöin ilmoittamatta jättäminen voi johtaa työttömyyskassoissa väärien päätösten antamiseen.
• Kun työnantaja ilmoittaa poissaolotiedot tulorekisterin kautta, se voi samalla ilmoituksella hakea Kelan päivärahaetuuksia. Tämä säästää työnantajan aikaa ja vaivaa, sillä muutoin työnantaja joutuu hakemaan Kelan päivärahaetuuksia muista asiointikanavista. Lisäksi puutteelliset tiedot voivat aiheuttaa etuuden liikamaksun tai liian pienen etuuden määrän.
• Työeläkevakuuttajat hyödyntävät tulorekisterin poissaolotietoja eläkkeen määrittämisessä ja työkyvyttömyyseläkkeiden valvonnassa, jos tiedot on ilmoitettu. Poissaolotietojen puuttuminen voi hidastaa eläkkeen maksua, sillä työeläkeyhtiö joutuu pyytämään ylimääräisiä selvityksiä työnantajalta tai eläkkeensaajalta.
• Tapaturmavakuutusyhtiöt tarvitsevat tietoja ansionmenetyskorvauksen (päiväraha, kuntoutusraha, tapaturmaeläke) määrittämisessä. Jos työnantaja ei ole ilmoittanut poissaolotietoja tulorekisteriin, tiedot pyydetään työnantajalta. Ilmoittamalla poissaolotiedot tulorekisteriin työnantaja säästyy ylimääräisiltä yhteydenotoilta vakuutusyhtiöstä, ja tulonsaaja saa korvauksen nopeammin. Tällöin myös mahdollinen työnantajalle maksettava osuus on nopeammin tiedossa ja vähennettävissä.
• Työsuojeluviranomainen selvittää työnantajan velvoitteiden hoitoa poissaolojen osalta. Poissaolotietojen avulla on mahdollista selvittää, onko työnantaja tosiasiallisesti maksanut poissaoloajan palkkaa työntekijälle tai onko palkan maksamatta jättämiselle perusteltua syytä.
• Työllisyysrahasto käyttää tietoja palkansaajan aikuiskoulutustuen määrän laskennassa. Jos poissaolotietoja ei ole ilmoitettu tulorekisteriin, voi myönnetyn tuen määrä olla pienempi, kuin mikä tuensaajalle kuuluisi. Tällöin tuensaaja joutuu hakemaan saamaansa päätökseen oikaisua. Tästä aiheutuu lisätyötä tuensaajalle itselleen sekä hänen työnantajalleen.
• Potilasvakuutuskeskus tarvitsee tietoa, jotta korvaus voidaan määrittää korvauksenhakijalle oikein. Jos korvaus määritetään työkyvyttömyyttä edeltävien palkkatietojen perusteella ja ajanjakso sisältääkin palkattomia poissaoloja, tulonsaajan saama korvaus voi muodostua liian pieneksi. Lisäksi jos poissaolotiedot puuttuvat, Potilasvakuutuskeskus joutuu varmistamaan poissaolotiedot suoraan työnantajalta.
• ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus) tarvitsee poissaolotietoja palkkatuen maksatuksessa. Jos poissaolot on ilmoitettu, tieto hakijalle korvattavasta palkkasummasta on heti oikein. Tällöin työnantaja säästyy ylimääräiseltä selvitystyöltä.

Mitkä poissaolot ilmoitetaan?

Ilmoita tulorekisteriin vain koko päivän poissaolot. Ilmoita osapäivän poissaolo ainoastaan siinä tapauksessa, että poissaolo on alkanut kesken työpäivän. Osa-aikatyön toteuttamiseen liittyviä koko päivän kestäviä poissaoloja ei ilmoiteta. Samalla palkkakaudella voi olla useita poissaolojaksoja, jotka voivat olla ajallisesti kokonaan tai osittain päällekkäisiä ja joiden poissaolosyyt voivat vaihdella. Yhdellä poissaolojaksolla voi olla vain yksi syy.

Ilmoittamisen määräajat

Ilmoita poissaolotiedot viimeistään seuraavan palkanmaksukauden ilmoituksella. Esimerkiksi palkanmaksukauden 01/2020 poissaolot ilmoitetaan viimeistään palkanmaksukauden 02/2020 ilmoituksella. Näin tietojen käyttäjät, kuten etuuksien käsittelijät, saavat poissaolotiedot riittävän nopeasti käyttöön.

Korjaa tarvittaessa virheellinen ilmoitus

Korjaa virheellinen ilmoitus välittömästi antamalla korvaava ilmoitus tulorekisteriin.

Lue lisää: Tietojen korjaaminen tulorekisterissä