Käyttäjät kertovat – KEHA-keskus: täydentävät tiedot ovat meille välttämättömiä

KEHA-keskus on virasto, joka tuottaa kehittämis- ja hallintopalveluja ELY-keskuksille ja TE-toimistoille. Se muun muassa maksaa pääosan ELY-keskusten ja TE-toimistojen myöntämistä avustuksista ja korvauksista.

KEHA-keskus hyödyntää tulorekisterin tietoja esimerkiksi palkkatuen maksamisessa. Jotta KEHA-keskus voi käsitellä työnantajan maksatushakemuksen ja maksaa tuen, se tarvitsee maksetuista suorituksista pakollisten tietojen lisäksi myös täydentävät tiedot. Näitä ovat esimerkiksi eritellyt tulolajit sekä tiedot palvelussuhteen voimassaolosta, poissaoloista ja tulolajien ansaintakausista.

‒ Työnantaja voi itse nopeuttaa palkkatuen maksatushakemuksen käsittelyä ilmoittamalla tiedot tulorekisteriin mahdollisimman kattavasti. Näin erillisiä lisäselvityspyyntöjä ei tarvita, sanoo KEHA-keskuksen maksatusyksikön palvelupäällikkö Kirsi Kinnari.

‒ Kun haet palkkatuen maksatusta TE-palveluiden Oma asiointi -palvelussa, kannattaa kohdentaa maksatusjakso samaksi kuin tulorekisteriin ilmoittamasi palkanmaksukausi. Tällöin saat Oma asiointi -palvelussa maksatushakemukselle palkanmaksukauden tulotiedot valmiiksi tulorekisteristä poimittuna.

Tulorekisterin tietoja hyödynnetään KEHA-keskuksessa myös starttirahan maksamisessa, kuntien ohjaamotoiminnan kannustinmallin korvausten käsittelyssä sekä jatkossa rekrytointitukikokeilussa.

Tavoitteena asioinnin keventäminen

KEHA-keskuksen tavoitteena on ollut tulorekisterin avulla keventää asiointia ja käsittelyprosessia sekä vähentää manuaalisen työn määrää.

KEHA-keskus on muun muassa rakentanut maksujenkäsittelyjärjestelmäänsä rajapintaratkaisun, joka rikastaa palkkatuen ja starttirahan maksatushakemuksia tulorekisteristä saatavilla tulo - ja etuustiedoilla. Lisäksi esimerkiksi palkkatuen maksatusta hakevalla työnantajalla on nähtävissä maksatuksessa tarvittavat välttämättömät, tulorekisteriin ilmoitetut tulotiedot ja mahdolliset poissaolotiedot Oma asiointi -palvelussa sähköisen maksatushakemuksen oheen muodostetussa pdf-näkymässä.

‒ Vuonna 2020 rikastettiin 221 807 palkkatuen ja starttirahan maksatushakemusta TE-palveluiden Oma asiointi -palvelussa. Tietohaut toteutettiin virkailijan U-maksu -käsittelyjärjestelmässä rajapintaratkaisun kautta. Jos tiedot puuttuivat, tarkastimme ne tulorekisteristä käyttöliittymän kautta. Käyttöliittymällä kyselyitä teimme vuonna 2020 tietohakuina 51 478 kertaa, Kinnari kertoo.

Tietojen hyödyntämisen lisäksi KEHA-keskuksessa on etsitty ratkaisuja tehokkaaseen tietojen ilmoittamiseen. KEHA-keskus ilmoittaa tulorekisteriin muun muassa edustajan palkkiot, starttirahat ja harkinnanvaraiset kulukorvaukset. Lisäksi ELY-keskus maksaa sijaismaksajana palkkaturvana maksettavat saatavat.

Kinnari arvioi, että työn määrässä ja käsittelyajoissa tulorekisterin hyöty näkyy jo.

‒ Meillä hakeminen keventyy ja näkisin, että pidemmällä aikavälillä kevennystä tulee merkittävästi lisää myös jälkiselvitysten määrän vähenemisen myötä. Lisäksi maksatushakemuksen käsittelyyn käytettävä aika vähenee.

Tietojen ilmoittaminen yhden kerran riittää

Tiedot kannattaa ilmoittaa tulorekisteriin mahdollisimman kattavasti. Esimerkiksi KEHA-keskuksen maksatusyksikössä täydentäviä tietoja käytetään palkkatuen maksatuksen perusteena. Jos tiedot puuttuvat, pyydetään ne erikseen työnantajalta.

‒ Tietoja ei koskaan voi antaa liian tarkasti. Työnantajilla on omat kiireensä, mutta tulorekisterin kautta tiedot saa ilmoitettua useammalle viranomaiselle kerralla. Ja tulonsaajallekin tiedot ovat siellä helposti nähtävillä reaaliaikaisesti, Kinnari muistuttaa.

‒ Kattava ilmoittaminen helpottaa myös viranomaisten toimintaa ja auttaa esimerkiksi toiminnan tehostamisessa, prosessien automatisoinnissa ja reaaliaikaisessa valvonnassa. Lisäksi tiedon käyttäjien välinen asiointi yksinkertaistuu, kun käytössä ovat samat pohjatiedot.

KEHA-keskus on toteuttanut palkkatuen ja starttirahan maksatuskäsittelyn osalta virhe- ja poikkeushavaintojen seurantaa. Laatua on arvioitu myös palvelutyytyväisyystuloksilla sekä asiakaspalautteen ja kontaktien määrän kautta. Tulorekisterin käyttöönottoa on myös arvioitu valtiontalouden tarkastusviraston tarkastuksessa.

‒ Tulorekisterin käyttöönotto on parantanut maksatushakemusten laatua ja ylipäätään julkisten varojen käytön valvontaa. Asiakkaat ovat ottaneet tulorekisterin käytön hyvin vastaan ja tyytyväisyys asiakaspalveluumme on pysynyt korkeana niin palkkatuessa kuin starttirahassakin, sanoo Kinnari.

Tulorekisteri osana kehittämisen suunnitelmia

KEHA-keskuksessa tulorekisterin tietojen hyödyntäminen kulkee aina palkkaperusteisten prosessien suunnittelussa mukana.

‒ Uudet käyttökohteet vaativat kehitystyötä, mutta suunnitelmissa on esimerkiksi automaattisen maksuehdotelman luominen osana rekrytointitukikokeilua.

KEHA-keskuksessa arvioidaan jatkuvasti, millaisia prosesseja tulevaisuudessa tarvitaan: mitä voidaan uudistaa, mitä automatisoida ja mistä luopua. Esimerkiksi starttiraha on siirtymässä tänä vuonna uuteen järjestelmään, mikä tarkoittaa myös tulorekisterin rajapinnan lisäämistä uuteen järjestelmään.

‒ Meille on olennaista, että tulevaisuuden tietotarpeemme ja niiden kehittäminen ovat mukana tulorekisterin kehittämissuunnitelmassa, jotta voimme hyödyntää tietosisältöä mahdollisimman laajasti. Meillä ajatuksena on, että saisimme maksatuksia automatisoitua ja luotua työnantajille ja käyttäjille hyvän välineen, joka helpottaa sekä hakemista että hakemusten käsittelyä, Kinnari sanoo.

Käyttäjät kertovat -sarjassa tulorekisterin tietoja käyttävät organisaatiot kertovat tiedon käytön hyödyistä ja haasteista omasta näkökulmastaan.

Lue myös sarjan aiemmat osat:

• Verohallinto: tulorekisteri on tuonut aidosti parannuksia prosesseihin
• Työttömyyskassat: tiedot tulisi ilmoittaa mahdollisimman laajoina tulorekisteriin
• Työtapaturmavakuuttajat: tulorekisterin hyödyntämispotentiaali on kiinni siitä, että tiedot on ilmoitettu sinne oikein
• Työeläkeyhtiöt: tietojen reaaliaikaisuus on tulorekisterin perusidea

• Kela: mitä tarkemmin tiedot annetaan, sitä valmiimpia ne ovat käytettäväksi