Valtuudet: usein kysyttyä

Katso-palvelun käyttö päättyy

Katso-palvelun käyttö päättyy vuoden 2020 lopussa. Vaihda Katso-valtuudet Suomi.fi-valtuuksiin palvelussa Suomi.fi-valtuudet.

Lue lisää: Katso-palvelu loppuu – Suomi.fi-valtuudet laajenevat uusille käyttäjille

Yleistä valtuuksista

Mikä on valtuus?

Valtuus tarkoittaa oikeutta asioida toisen puolesta tietyssä asiassa. Esimerkiksi yritys voi valtuuttaa henkilön tai toisen yrityksen asioimaan puolestaan tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Valtuus myönnetään palvelussa Suomi.fi-valtuudet. Katso-valtuuksien käyttö päättyy 31.12.2020.

Mihin valtuuksia tarvitaan?

Valtuuksia tarvitaan tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa, kun henkilö tai yritys haluaa, että toinen henkilö tai yritys asioi sen puolesta  tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa.

Kenellä on oikeus valtuuttaa asioimaan yrityksen puolesta?

Valtuutuksen yrityksen puolesta asiointiin voi tehdä kaupparekisteriin merkitty toimitusjohtaja tai toimitusjohtajan sijainen tai toimihenkilö, jolla on yksinedustamisoikeus. Valtuutuksen voi tehdä myös yksityinen elinkeinonharjoittaja ja henkilö, jolle joku edellisistä on myöntänyt valtuutusoikeuden.

Lue lisää: Yritys: valtuuta tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun käyttäjät

Kuka voi toimia yrityksen edustajana tulorekisterissä?     

Tulorekisterissä voi asioida yrityksen tai organisaation nimissä ilman erillistä valtuutta, mikäli ilmoittajalle on kaupparekisterissä tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ) merkitty jokin toimielinrooli kyseiseen yritykseen tai organisaatioon tai ilmoittaja on saanut sähköisen valtuuden yrityksen tai organisaation nimenkirjoitusoikeudelliselta henkilöltä toimiakseen tietyssä asiointipalvelussa yrityksen tai organisaation nimissä.

Yrityksen puolesta asiointi onnistuu seuraavilla toimielinrooleilla:

  •  Toimitusjohtaja
  •  Toimitusjohtajan sijainen
  •  Varatoimitusjohtaja
  •  Hallituksen puheenjohtaja
  •  Hallituksen jäsen
  •  Selvitysmies
  •  Isännöitsijä, jos henkilöllä on nimenkirjoitusoikeus
  •  Päävastuullinen isännöitsijä, jos henkilöllä on nimenkirjoitusoikeus
  •  Elinkeinonharjoittaja
  •  Vastuunalainen yhtiömies (Ky)
  •  Yhtiömies (Ay)
  •  Oikeutettu eli henkilö, jolla on yhtiöjärjestyksen mukaan oikeus edustaa yhtiötä

Toimielinrooli on luottamusrooli ja se luo henkilölle tiettyjä vastuita ja velvollisuuksia yritykseen tai organisaatioon. Tietojen käytöstä jää jälki lokitietoihin ja yritys voi halutessaan tilata käyttölokiraportin. Osakeyhtiölain mukaisesti hallituksen jäsenellä on yhtiön edustajana oikeus käsitellä yhtiön pitämiä tietoja. Yhtiö on yhtiön maksamien suoritusten osalta rekisterinpitäjä ja sen tulee osaltaan suojata tietojen käsittely asianmukaisesti.

Yhtiön edustaja voi käsitellä yhtiön henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen yhtiön velvoitteiden hoitamiseksi ja valvomiseksi. Yhtiön tehtävänä on hoitaa asiointi siten, ettei yhtiö käsittele henkilötietoja tarpeettomasti.

Voivatko valtuuden myöntäjä ja saaja toisistaan riippumatta päättää valtuuden?

Voivat, kumpi tahansa osapuolista voi mitätöidä valtuuden palvelussa Suomi.fi-valtuudet.

Yritys vaihtaa tilitoimistoa. Näkeekö uusi tilitoimisto tulorekisterissä ilmoitukset, jotka edellinen tilitoimisto on tehnyt asiakasyrityksen puolesta?

Valtuutus koskee tietyn yrityksen tai henkilön tietoja. Uusi tilitoimisto, joka on valtuutettu tulorekisterissä käytössä olevilla valtuuskoodeilla, voi katsella valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia eli myös edellisen tilitoimiston tekemiä ilmoituksia.

Uusi tilitoimisto, joka on valtuutettu valtuuskoodilla Palkkatietojen ilmoittaminen, voi ylläpitää ja toimittaa valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia eli myös sellaisia, jotka ovat edellisen tilitoimiston tekemiä. Yrityksen ilmoittamat tiedot säilyvät tulorekisterissä 10 vuoden ajan tiedon tallentamisvuotta seuraavan vuoden alusta lukien. Tietoja voidaan korjata niin kauan kuin niitä säilytetään tulorekisterissä.

Valtuuskoodit

Mikä on valtuuskoodi?

Valtuuskoodi määrittelee valtuuden sisällön.

Palkkatietojen valtuuskoodeja ovat

  • Palkkatietojen katselu
  • Palkkatietojen ilmoittaminen.

Etuustietojen valtuuskoodeja ovat

  • Etuustietojen katselu
  • Etuustietojen ilmoittaminen.

Etuuksien valtuuskoodeja tarvitsevat vain etuuden maksajat, joita ovat esimerkiksi Kela ja työeläkeyhtiöt.

Lue lisää: Tulorekisterin valtuuskoodit määrittelevät valtuuden sisällön

Mitä voi tehdä Palkkatietojen katselu -valtuudella?

Palkkatietojen katselu -valtuudella voi katsella palkkatietoihin liittyen:

  • valtuuttajan perustietoja
  • valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia ja työnantajan erillisilmoituksia
  • valtuuttajaa koskevia raportteja
  • valtuuttajan lähettämiä ja saamia viestejä
  • valtuuttajan arkistoituja asiakirjoja.

Mitä voi tehdä Palkkatietojen ilmoittaminen -valtuudella?

Palkkatietojen ilmoittaminen -valtuudella valtuutettu voi valtuuttajan puolesta palkkatietoihin liittyen:

  • ylläpitää valtuuttajan perustietoja ja palkkatietoilmoituksia ja työnantajan erillisilmoituksia
  • toimittaa valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia ja työnantajan erillisilmoituksia
  • tilata valtuuttajaa koskevia raportteja
  • lähettää viestejä.

Tämä valtuutus sisältää myös Palkkatietojen katselu -valtuuden.

Mitä voi tehdä Etuustietojen katselu -valtuudella?

Tällä valtuudella valtuutettu voi katsella etuustietoihin liittyen:

  • valtuuttajan perustietoja
  • valtuuttajan tuottamia etuustietoilmoituksia
  • valtuuttajaa koskevia raportteja
  • valtuuttajan lähettämiä ja saamia viestejä
  • valtuuttajan arkistoituja asiakirjoja.

Mitä voi tehdä Etuustietojen ilmoittaminen -valtuudella?

Tällä valtuudella valtuutettu voi valtuuttajan puolesta etuustietoihin liittyen:

  • ylläpitää valtuuttajan perustietoja ja etuustietoilmoituksia
  • toimittaa valtuuttajan tuottamia etuustietoilmoituksia
  • tilata valtuuttajaa koskevia raportteja
  • lähettää viestejä.

Tämä valtuus sisältää myös Etuustietojen katselu -valtuudet.

Onko mahdollista antaa yleisvaltuutus vai onko aina valittava erikseen, missä asioissa valtuutusoikeudella voi valtuuttaa muita?

Tulorekisterissä ei ole yleisvaltuutusta. On aina valittava vähintään yksi valtuuskoodi, mihin henkilö tai yritys valtuutetaan.

Suomi.fi-valtuudet

Kuka voi valtuuttaa palvelussa Suomi.fi-valtuudet?

Valtuutuksen voi tehdä ainoastaan yrityksen toimitusjohtaja, yrityksen toimitusjohtajan sijainen, yrityksen toimihenkilö, jolla on yksinedustusoikeus, yksityinen elinkeinonharjoittaja tai henkilö, jolle joku edellisistä on myöntänyt valtuutusoikeuden.

Lue lisää: Yritys: valtuuta tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun käyttäjät

Voiko tilitoimisto lähettää Suomi.fi-valtuuspyynnöt massana?

Tilitoimisto voi lähettää valtuuspyynnön useammalle osapuolelle samalla kerralla. Valtuuden myöntäjä voi valtuuttaa useamman henkilön kerralla (tällä hetkellä enintään 30 henkilöä).

Minulle on annettu palkkatietojen ilmoittamis- ja katseluvaltuudet palvelussa Suomi.fi-valtuudet, miksi en silti pääse katsomaan tai korjaamaan annettuja ilmoituksia?

Pyydä valtuuttajaa tarkistamaan palvelussa Suomi.fi-valtuudet annetut valtuuskoodit.

Voiko tilitoimisto laatia asiakkaan puolesta valtakirjan, jonka asiakas hyväksyy?

Tilitoimisto voi luoda asiakkaalle Suomi.fi-valtuuksissa valtuuspyynnön, jonka asiakas voi hyväksyä.

Voiko toimitusjohtaja valtuuttaa yrityksen sisällä yhden henkilön, joka saa valtuudet antaa valtuuksia muille?

Kyllä. Toimitusjohtaja tai muu valtuutusoikeudellinen voi delegoida valtuuksien hallinnan työntekijälle tai kolmannelle osapuolelle myöntämällä valtuutusoikeuden.

Miten toimitaan, kun nimenkirjoitusoikeus on kahdella henkilöllä yhdessä?

Suomi.fi-valtuuksia voivat antaa seuraavat yritysmuodot, vaikka nimenkirjoitusoikeus olisi usealla henkilöllä yhdessä:

  • osakeyhtiöt
  • asunto-osakeyhtiöt
  • kommandiittiyhtiöt
  • avoimet yhtiöt
  • elinkeinonharjoittajat
  • yhdistykset, joilla on Y-tunnus
  • säätiöt, jotka on merkitty kaupparekisteriin.

Yhtiöjärjestyksen mukaisen nimenkirjoitussäännön täytyy olla:

  • hallitus yhdessä
  • kaksi hallituksen jäsentä yhdessä
  • hallituksen puheenjohtaja ja hallituksen jäsen yhdessä.

Lisäksi kaupparekisterissä on oltava tieto yrityksen nimenkirjoitussäännöstä ja nimenkirjoitusoikeudellisilla henkilöillä on oltava suomalainen henkilötunnus.

Muussa tapauksessa valtuusasiat voidaan hoitaa virkailija-avusteisesti.

Virkailijavaltuuttaminen

Mikä on virkailijavaltuuttamispalvelu?

Virkailijavaltuuttamispalvelu on osa Suomi.fi-valtuuksia. Palvelu mahdollistaa sähköisen valtuuttamisen ja toisen puolesta asioinnin sellaisille tahoille, jotka eivät itse pysty valtuuttamaan sähköisesti Suomi.fi-valtuuksissa.

Palvelua tarvitsevat esimerkiksi organisaatiot, joiden edustajaa ei ole rekisteröity kaupparekisteriin. Tällaisia ovat esimerkiksi seurakunnat, oppilaitokset, elinkeinoyhtymät, julkiset organisaatiot ja ulkomaiset yritykset.

Miten yhtiölle tehdään valtuutus, jos yhdelläkään yhtiön nimenkirjoittajista ei ole suomalaisia pankkitunnuksia? Tällaisia ovat esimerkiksi ulkomaisten yhtiöiden sivuliikkeet, mutta myös suomalaiset yritykset, jotka ovat osana kansainvälistä konsernia.

Organisaatio voi hakea Suomi.fi-valtuutusoikeutta ja -valtuuksia virkailijan avulla.

Lue lisää: Valtuushakemuksella valtuuttaminen (www.suomi.fi)

Katso-valtuudet

Onko käytössä siirtymäaika, jolloin Suomi.fi-valtuudet ja Katso-palvelu toimivat päällekkäin?

Katso-palvelun käyttö päättyy 31.12.2020. Siirtymäaikana sinulla voi olla valtuutuksia sekä Katso-palvelussa että Suomi.fi-valtuuksissa, koska eri asiointipalvelut siirtyvät hyödyntämään Suomi.fi-valtuuksia eri tahtiin.

Mitä Katso-palvelun päättyminen tarkoittaa?

Jos käytät nyt Katso-tunnistetta, 1.1.2021 lähtien et voi kirjautua sillä tulorekisteriin. Kirjaudu sähköiseen asiointipalveluun henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Mobiilivarmenne tai varmennekortti voivat olla myös organisaation tarjoamat.

Jos hoidat tulorekisteriasioita toisen puolesta Katso-valtuuksilla, hae niiden tilalle tarvittavat Suomi.fi-valtuudet. Katso-valtuudet eivät muutu automaattisesti Suomi.fi-valtuuksiksi. Et voi käyttää Katso-valtuuksia enää 1.1.2021 alkaen.