Valtuudet: usein kysyttyä

Mihin valtuuksia tarvitaan?

Valtuuksia tarvitaan tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa, kun henkilö tai yritys haluaa valtuuttaa toisen henkilön tai yrityksen asioimaan tulorekisterissä puolestaan.

Kenellä on oikeus valtuuttaa asioimaan yrityksen puolesta?

Valtuutuksen voi tehdä kaupparekisteriin merkitty toimitusjohtaja tai toimitusjohtajan sijainen tai toimihenkilö, jolla on yksinedustusoikeus. Valtuutuksen voi tehdä myös yksityinen elinkeinonharjoittaja ja henkilö, jolle joku edellisistä on myöntänyt valtuutusoikeuden.

Kuka valtuuttaa yrityksessä henkilöt tulorekisterin käyttöön?

Yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen voi antaa yrityksille tai henkilöille valtuuden asioida tulorekisterissä 1.8.2018 lähtien palvelussa Suomi.fi-valtuudet. Käytössä ovat valtuuskoodit Palkkatietojen katselu ja Palkkatietojen ilmoittaminen.

Kuka voi toimia yrityksen edustajana tulorekisterissä?     

Tulorekisterissä voi asioida yrityksen tai organisaation nimissä, mikäli

  • ilmoittajalle on kaupparekisterissä tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ) merkitty jokin toimielinrooli kyseiseen yritykseen tai organisaatioon tai
  • ilmoittaja on saanut sähköisen valtuuden yrityksen tai organisaation nimenkirjoitusoikeudelliselta henkilöltä toimiakseen tietyssä asiointipalvelussa yrityksen tai organisaation nimissä.

Yrityksen puolesta asiointi onnistuu seuraavilla toimielinrooleilla:

  •  Toimitusjohtaja
  •  Toimitusjohtajan sijainen
  •  Varatoimitusjohtaja
  •  Hallituksen puheenjohtaja
  •  Hallituksen jäsen
  •  Selvitysmies
  •  Isännöitsijä
  •  Päävastuullinen isännöitsijä
  •  Elinkeinonharjoittaja
  •  Vastuunalainen yhtiömies (Ky)
  •  Yhtiömies (Ay)
  •  Oikeutettu
  •  Prokuristi

Toimielinrooli on luottamusrooli ja se luo henkilölle tiettyjä vastuita ja velvollisuuksia yritykseen tai organisaatioon. Tietojen käytöstä jää jälki lokitietoihin ja yritys voi halutessaan tilata käyttölokiraportin.

Osakeyhtiölain mukaisesti hallituksen jäsenellä on yhtiön edustajana oikeus käsitellä yhtiön pitämiä tietoja. Yhtiö on yhtiön maksamien suoritusten osalta rekisterinpitäjä ja sen tulee osaltaan suojata tietojen käsittely asianmukaisesti.

Yhtiön edustaja voi käsitellä yhtiön henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen yhtiön velvoitteiden hoitamiseksi ja valvomiseksi. Yhtiön tehtävänä on hoitaa asiointi siten, ettei yhtiö käsittele henkilötietoja tarpeettomasti.

Mitä valtuuksia tulorekisterissä on käytössä?

Tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun käyttö edellyttää oikeutta asioida tulorekisterissä. Tulorekisterin käyttöä hallinnoidaan valtuuksien avulla. Tulorekisterissä on käytössä omat valtuuskoodit:

  • Palkkatietojen ilmoittaminen
  • Palkkatietojen katselu.

Mitkään vanhat valtuudet esimerkiksi veroasiointiin eivät ole käytössä tulorekisterissä.

Mitä voi tehdä Palkkatietojen ilmoittaminen -valtuudella?

Palkkatietojen ilmoittaminen -valtuudella valtuutettu voi valtuuttajan puolesta palkkatietoihin liittyen:

  • ylläpitää valtuuttajan perustietoja ja palkkatietoilmoituksia
  • toimittaa valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia
  • tilata valtuuttajaa koskevia raportteja
  • lähettää viestejä.

Tämä valtuutus sisältää myös Palkkatietojen katselu -valtuuden.

Mitä voi tehdä Palkkatietojen katselu -valtuudella?

Palkkatietojen katselu -valtuudella voi katsella palkkatietoihin liittyen:

  • valtuuttajan perustietoja
  • valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia
  • valtuuttajaa koskevia raportteja
  • valtuuttajan lähettämiä ja saamia viestejä
  • valtuuttajan arkistoituja asiakirjoja.

Pitääkö Suomi.fi-valtuuksiin saada valtuudet työnantajalta vai siirtyvätkö Katso-valtuudet (esim. Vero-kaikki) automaattisesti?

Valtuudet eivät siirry automaattisesti. Tulorekisteri on uusi palvelu, joten mitkään vanhat valtuudet eivät toimi tulorekisterissä. Valtuutukset tulorekisteriin (valtuuskoodit Palkkatietojen ilmoittaminen ja Palkkatietojen katselu) pitää tehdä syksyn 2018 aikana palvelussa Suomi.fi-valtuudet ja erityisryhmien osalta Katso-palvelussa.

Tarvitaanko valtuutusta, jos on olemassa Katso-tunnisteet (rinnakkaispääkäyttäjätunnisteet)? Tarvitaanko jälleen uudet tunnukset?

Katso-valtuutus on käytössä vain erityisryhmillä tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Palvelussa Suomi.fi-valtuudet ja erityisryhmien osalta Katso-palvelussa tehdyllä valtuutuksella voi toimia tulorekisterin latauspalvelussa ja sähköisessä asiointipalvelussa. Tulorekisterissä käytettävät valtuuskoodit ovat palkkatietojen ilmoittaminen ja palkkatietojen katselu. Lisäksi yksityishenkilön puolesta asiointiin on valtuuskoodi Tulotietojen käsittely.

Mihin rooleihin voi valtuuttaa? Voiko tulorekisterissä asioida toisen puolesta muilla Verohallinnon rooleilla?

Tulorekisteriin voi valtuuttaa kahteen rooliin:

Palkkatietojen ilmoittaminen -roolissa valtuutettu voi valtuuttajan puolesta ylläpitää valtuuttajan perustietoja ja palkkatietoilmoituksia, toimittaa valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia ja tilata raportteja.

Palkkatietojen katselu -roolissa voi katsella palkkatietoihin liittyviä valtuuttajan perustietoja, palkkatietoilmoituksia, valtuuttajaa koskevia raportteja, valtuuttajan lähettämiä ja saamia viestejä ja arkistoituja asiakirjoja.

Verohallinnon valtuuskoodit eivät ole käytössä tulorekisterissä.

Jos kerran vuodessa maksetaan yksi työkorvaus, täytyykö tämän ilmoittamista varten tehdä valtuutus sähköisen asiointipalvelun käyttöön?

Jos tulonsaaja ei ole ennakkoperintärekisterissä, työkorvauksesta on annettava ilmoitus tulorekisteriin. Asiointi yrityksen puolesta tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa edellyttää valtuutuksen. Valtuutusta ei kuitenkaan tarvita, jos ilmoittaja on kotitalous tai yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö (oikeus yksin edustamiseen).

Miten tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun käyttö onnistuu kunnassa, joka hoitaa myös kahden naapurikunnan palkanlaskennan?

Kunnan A palkanlaskenta (kunnan Y-tunnus) on valtuutettu toimimaan kunnan B ja kunnan C puolesta. Tämä valtuutus tehdään Katso-palvelussa, ei siis palvelussa Suomi.fi-valtuudet. Valtuuskoodi on Palkkatietojen ilmoittaminen. Tulorekisteriin voi tunnistautua verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Katso-palvelussa ei voi tunnistautua tulorekisteriin. Jos ilmoittamisessa käytetään teknistä rajapintaa, erillistä tunnistautumista ei tarvita, koska varmenne korvaa tunnistautumisen.

Pitääkö kaikkien asiakkaiden Katso-valtuutukset uusia? Pitääkö tilitoimiston pyytää yrityksiltä valtuudet (uudelleen), jos on jo Katso-valtuudet?

Tulorekisteri on uusi palvelu eikä mitkään vanhat valtuudet ole käytössä tulorekisterissä. Tulorekisterin käyttöön tarvitaan uudet valtuudet. Valtuudet tehdään palvelussa Suomi.fi-valtuudet. Tietyt organisaatiomuodot kuten yhdistykset, säätiöt, julkiset organisaatiot ja ulkomaiset toimijat tekevät valtuudet Katso-palvelussa.

Onko käytössä siirtymäaika, jolloin vanha ja uusi toimivat päällekkäin?

Katso-palvelu on tarkoitus ajaa alas vuoden 2019 loppuun mennessä. Siirtymäaikana sinulla voi olla valtuutuksia sekä Katso-palvelussa että Suomi.fi-valtuuksissa, koska eri asiointipalvelut siirtyvät hyödyntämään Suomi.fi-valtuuksia eri tahtiin. Huomioithan, että tulorekisterin valtuustyypit ovat kuitenkin uusia molemmissa palveluissa: Palkkatietojen ilmoittaminen ja Palkkatietojen katselu.

Miten yhtiölle tehdään valtuutus, jos yhdelläkään yhtiön nimenkirjoittajista ei ole suomalaisia pankkitunnuksia? Tällaisia ovat esimerkiksi ulkomaisten yhtiöiden sivuliikkeet, mutta myös suomalaiset yritykset, jotka ovat osana kansainvälistä konsernia.

Niille ulkomaisille organisaatioille, joita ei ole rekisteröity kaupparekisteriin tai joiden nimenkirjoitusoikeudellisella henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta, on käytössä erityismenettely. Erityismenettelyssä käytetään siirtymäaikana Katso-tunnisteita ja Katso-valtuutuksia. Erityismenettelyä käytetään, kunnes vastaavat menettelyt ovat käytössä Suomi.fi-palvelussa.

Voiko toimitusjohtaja valtuuttaa yrityksen sisällä yhden henkilön, joka saa valtuudet antaa valtuuksia muille (kuten Katso-tunnisteissa on nyt mahdollista)? Eli toimitusjohtaja valtuuttaa vain yhden henkilön ja tämä henkilö voi valtuuttaa loput?

Kyllä. Toimitusjohtaja tai muu valtuutusoikeudellinen voi delegoida valtuuksien hallinnan työntekijälle tai kolmannelle osapuolelle myöntämällä valtuutusoikeuden.

Voivatko valtuuden myöntäjä ja saaja toisistaan riippumatta perua niin edustamisvaltuuden kuin edustajan valtuutusoikeudenkin?

Voivat, kumpi tahansa osapuolista voi mitätöidä valtuuden.

Onko mahdollista antaa yleisvaltuutus vai onko aina valittava erikseen, missä asioissa valtuutusoikeudella voi valtuuttaa muita?

Tulorekisterissä ei ole yleisvaltuutusta. On aina valittava vähintään yksi valtuuskoodi, mihin henkilö tai yritys valtuutetaan. Tulorekisterissä valtuuskoodit ovat Palkkatietojen ilmoittaminen ja Palkkatietojen katselu.

Voiko tilitoimisto laatia asiakkaan puolesta valtakirjan, jonka asiakas vain hyväksyy, kuten nyt Katso-palvelussa voi laatia?

Tilitoimisto voi luoda asiakkaalle Suomi.fi-valtuuksissa valtuuspyynnön, jonka asiakas voi hyväksyä.

Voiko tilitoimisto lähettää Suomi.fi-valtuuspyynnöt massana?

Tilitoimisto voi lähettää valtuuspyynnön useammalle osapuolelle samalla kerralla. Valtuuden myöntäjä voi valtuuttaa useamman henkilön kerralla (tällä hetkellä enintään 30 henkilöä). Myöntämisen jälkeen valtuutettu voi jakaa edustamisvaltuuksia valitsemilleen tahoille palvelussa Suomi.fi-valtuudet.
Kuinka ne yhtiöt valtuuttavat, joilla on kaksi yhdessä -edustus eikä kaupparekisteriin merkittyä toimitusjohtajaa?
Valtuuttaminen ei tällöin onnistu. Mikäli yhtiön riskienhallinnan ja toiminnan näkökulmasta on mahdollista, niin yhtiöjärjestystä tulisi muuttaa siten, että yhtiöllä olisi vähintään toimitusjohtaja ja tämä rekisteröitynä kaupparekisteriin.

Onko Katso-palvelun sähköisen asioinnin valtakirja riittävä tietojen ilmoittamiseen tulorekisteriin? Onko yrityksen tehtävä vielä jokin muu valtuutus, jotta tilitoimisto voi ilmoittaa tiedot yrityksen puolesta tulorekisteriin? 

Nykyisiä Katso-valtuuksia ei voi käyttää tulorekisteriin ilmoittamiseen. Tulorekisterillä on käytössä omat valtuuskoodit. Sähköisessä asiointipalvelussa asiakkaan on valtuutettava tilitoimisto toimimaan puolestaan.

Teknisen rajapinnan kautta asioitaessa tulorekisterin varmennepalvelusta muodostettu varmenne annetaan joko yritykselle itselleen tai sen puolesta asioivalle tilitoimistolle tai muulle palkkahallinnon kumppanille. Varmenne myönnetään yritykselle, jos yritys ilmoittaa palkat itse teknistä rajapintaa pitkin. Jos varmenne myönnetään tilitoimistolle tai muulle palkkahallinnon kumppanille, kyseinen tilitoimisto tai palkkahallinnon kumppani sitoutuu varmenteen käytön yhteydessä ilmoittamaan tietoja vain niiden asiakkaiden puolesta, joiden kanssa se on tehnyt keskinäisen toimeksiantosopimuksen.

Miten asiakkaamme valtuuttavat tilitoimiston lähettämään tietojaan tulorekisteriin, jos käytössä on tekninen rajapinta?

Jos tietojen ilmoittamiseen käytetään teknistä rajapintaa, ei tarvita Suomi.fi-tunnistusta eikä valtuuttamista. Tilitoimisto tarvitsee ainoastaan varmenteen. Varmenteen hakee se taho, joka toimittaa tietoja tulorekisteriin, eli yritys itse, tilitoimisto tai palkkahallinnon kumppani.

Yritys vaihtaa tilitoimistoa. Näkeekö uusi tilitoimisto tulorekisterissä ilmoitukset, jotka edellinen tilitoimisto on tehnyt asiakasyrityksen puolesta?

Valtuutus koskee tietyn yrityksen tai henkilön tietoja. Uusi tilitoimisto, joka on valtuutettu tulorekisterissä käytössä olevilla valtuuskoodeilla, voi katsella valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia eli myös edellisen tilitoimiston tekemiä ilmoituksia.

Yritys vaihtaa tilitoimistoa. Voiko uusi tilitoimisto korjata edellisen tilitoimiston tekemiä ilmoituksia?

Valtuutetun tahon vaihtuminen ei vaikuta siihen, mitä tietoja uusi valtuutettu taho näkee. Valtuuden päätyttyä valtuutettu ei näe enää yrityksen tietoja eikä antamiaan ilmoituksia.
Uusi tilitoimisto, joka on valtuutettu valtuuskoodilla Palkkatietojen ilmoittaminen, voi ylläpitää ja toimittaa valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia eli myös sellaisia, jotka ovat edellisen tilitoimiston tekemiä. Yrityksen ilmoittamat tiedot säilyvät tulorekisterissä 10 vuoden ajan tiedon tallentamisvuotta seuraavan vuoden alusta lukien. Tietoja voidaan korjata niin kauan kuin niitä säilytetään tulorekisterissä.

Miten sellainen kunta tunnistautuu tulorekisteriin, joka hoitaa myös kahden naapurikunnan palkanlaskennan (kunta X hoitaa kunta A:n ja kunta B:n palkanlaskennan)?

Kunta X:n palkanlaskenta (kunnan Y-tunnus) on valtuutettu toimimaan tulorekisterissä kunta A:n ja kunta B:n puolesta. Valtuutus tehdään Katso-palvelussa (ei Suomi.fi-valtuuksissa). Valtuutuskoodi on Palkkatietojen ilmoittaminen. Ilmoittaminen edellyttää siten valtuuttamista. Tulorekisteriin voi tunnistautua verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Katso-tunnisteita ei voi käyttää tunnistautumiseen.

Kuka voi valtuuttaa Suomi.fi:ssä? Pitääkö olla sellainen jolla on yksin oikeus se tehdä eli esimerkiksi toimitusjohtaja?

Valtuutuksen voi tehdä ainoastaan yrityksen toimitusjohtaja, yrityksen toimitusjohtajan sijainen, yrityksen toimihenkilö, jolla on yksinedustusoikeus, yksityinen elinkeinonharjoittaja tai henkilö, jolle joku edellisistä on myöntänyt valtuutusoikeuden. Lue lisää valtuuttamisesta.

Minulle on annettu palkkatietojen ilmoittamis- ja katseluvaltuudet palvelussa Suomi.fi-valtuudet, mutta en silti pääse katsomaan tai korjaamaan annettuja palkkailmoituksia tulorekisterin puolelle. Missähän mahtaa olla vika?

Kannattaa tarkistaa palvelussa Suomi.fi-valtuudet annetut valtuustyypit.

Kuinka saan yhdistykselle tunnukset, joilla ilmoituksia pääsee tekemään? Meillä on käytössä Katso-tunniste, mutta linkki ei kirjautumisen jälkeen anna oikeuksia kirjata yhdistyksen puolesta tietoja. Ohjeet sivulla puolestaan ohjaavat tekemään kirjautumisvaltuuden Suomi.fi-valtuuksien palvelussa, mutta se ei ole käytössä meillä.

Yhdistyksen on valtuutettava sinut asioimaan yhdistyksen puolesta tulorekisterissä. Yhdistykset valtuuttavat Katso-palvelussa tulorekisterin valtuuskoodeilla "Palkkatietojen ilmoittaminen" ja "Palkkatietojen katselu".

Miten toimitaan, kun allekirjoitusoikeus on kahdella henkilöllä (esim. hallituksen puheenjohtaja ja jäsen yhdessä). Tällä hetkellä Suomi.fi-valtuutusta ei voi tehdä?

Jos maksaja ei voi käyttää ilmoittamiseen Suomi.fi-tunnistautumista, maksaja voi ilmoittaa tiedot Katso-tunnisteella.

Jos yritys ilmoittaa osan palkoista itse ja osan ilmoittaa tilitoimisto, niin riittääkö tilitoimistolle valtuutus, mutta yritys tarvitsee oman varmenteen?

Valtuutus tarvitaan silloin, kun tietoja ilmoitetaan lataamalla tiedosto sähköisessä asiointipalvelussa tai antamalla tiedot sähköisen asiointipalvelun verkkolomakkeella. Varmennetta tarvitaan silloin, kun tiedot ilmoitetaan teknisen rajapinnan kautta.