Työnantajan erillisilmoitus: usein kysyttyä

Jos annan pelkän työnantajan erillisilmoituksen, milloin se pitää antaa?                            

Työnantajan erillisilmoitus on annettava seuraavan kuun 5. päivään mennessä.

 Milloin minun pitää antaa työnantajan erillisilmoitus? Mitä tietoja sillä ilmoitetaan?  

Työnantajan erillisilmoituksella maksaja ilmoittaa

  • kohdekuukauden aikana maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärän ja siitä mahdollisesti tehtävät vähennykset
  • Ei palkanmaksua -tiedon, jos maksaja kuuluu Verohallinnon työnantajarekisteriin eikä ole maksanut lainkaan palkkoja kyseisen kuukauden aikana.

Työnantajan erillisilmoitus annetaan kuukausittain, viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä.

Tehdäänkö työnantajasuoritusten veroilmoitusta (TAS-veroilmoitusta) enää ollenkaan, eli korvaako esimerkiksi työnantajan erillisilmoitus sen?                      

Verohallinnon osalta oma-aloitteisten verojen veroilmoitus (TAS-veroilmoitus) poistuu niiden tietojen osalta, jotka jatkossa ilmoitetaan tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella tai työnantajan erillisilmoituksella (ennakonpidätykset, lähdeverot ja sairausvakuutusmaksut).

Tulorekisteri korvaa muun muassa oma-aloitteisten verojen veroilmoituksen (4001) työnantajasuoritusten tiedot, muiden oma-aloitteisen verojen tiedoista verolajin 25 (työkorvaus) ja verolajin 69 (lähdevero rojalteista). Sitä vastoin verontunnuksella 69 ilmoitettu lähdevero koroista ei korvaudu. Tarkemmin asiaa voi tiedustella Verohallinnolta.

Milloin työnantajan erillisilmoitus on annettava?                

Työnantajan erillisilmoitus annetaan kuukausittain, viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä. Jos ilmoituksen määräpäivä on arkilauantai tai pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä. Jos työnantajan erillisilmoitus annetaan poikkeuksellisesti paperilomakkeella, ilmoitus pitää antaa viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 8. päivänä.

Miten työnantajan erillisilmoitus annetaan?                         

Työnantajan erillisilmoitus annetaan sähköisesti rajapinnan kautta, latauspalvelussa tai verkkolomakkeella. Tiedot voi erityisestä syystä ilmoittaa paperilomakkeella.

Mitä tietoja työnantajan erillisilmoituksella annetaan?    

Säännöllinen työnantaja ilmoittaa Ei palkanmaksua -tiedon, jos kuukauden aikana ei ole maksettu palkkaa. Lisäksi työnantaja ilmoittaa kuukauden aikana maksamiensa palkkojen perusteella maksettavan työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärä sekä vähennykset sairausvakuutusmaksusta.

Mitä työnantajan erillisilmoituksessa tarkoitetaan kohdekaudella?         

Kohdekausi on ilmoituksessa yksilöitävä ajanjakso, jolta tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin. Kohdekaudesta ilmoitetaan kalenterikuukausi ja vuosi.

Voiko työnantajan erillisilmoituksen antaa etukäteen?    

Ei palkanmaksua -tiedon voi ilmoittaa kuudelta kuukaudelta etukäteen. Tämän vuoksi ilmoitettava maksuvuosi voi olla enintään kuluva tai seuraava vuosi.

Työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärän ja työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehtävien vähennysten määrän voi ilmoittaa aikaisintaan kuukautta ennen kohdekuukauden alkua. Esimerkiksi maaliskuun tiedot voi ilmoittaa aikaisintaan 1. helmikuuta.

Milloin työnantajan erillisilmoituksella on ilmoitettava sairausvakuutusmaksun 0-tieto?                        

Jos työnantaja on antanut kuukauden aikana palkkatietoilmoituksen kustannusten korvauksista, vaikka muuta palkanmaksua ei olisikaan, sairausvakuutusmaksun määrässä ilmoitetaan 0-tieto.

Missä tilanteessa maksajan on annettava Ei palkanmaksua -tieto?          

Jos työnantaja kuuluu Verohallinnon työnantajarekisteriin eli on säännöllinen työnantaja eikä maksa kyseisen kuukauden aikana lainkaan palkkoja, pitää työnantajan erillisilmoituksella antaa Ei palkanmaksua -tieto.

Missä tilanteessa maksajan on ilmoitettava sairausvakuutusmaksun yhteismäärä?      

Työnantajan pitää laskea ja ilmoittaa työnantajan sairausvakuutusmaksun euromäärä työnantajan erillisilmoituksella, koska kyseessä on oma-aloitteinen vero. Työnantaja laskee työnantajan sairausvakuutusmaksun määrän kyseisen kuukauden aikana maksamiensa palkkojen perusteella ja ilmoittaa sen työnantajan erillisilmoituksella kohdassa Työnantajan sairausvakuutusmaksu (yhteismäärä). Kohdassa ei ilmoiteta palkkojen yhteismäärää.

Miten maksaja ilmoittaa sairausvakuutusmaksusta tehtävät vähennykset?                      

Maksaja ilmoittaa työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehtävät vähennykset työnantajan erillisilmoituksella kohdassa Työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehtävät vähennykset. Määrä ilmoitetaan sen kuukauden työnantajan erillisilmoituksella, jona poissaoloajan työnantajan sairausvakuutusmaksutiedot on alun perin ilmoitettu. Tällöin kyseisen kuukauden työnantajan sairausvakuutusmaksuvelvoitteet pienenevät ja Verohallinto palauttaa työnantajalle liikaa maksetun työnantajan sairausvakuutusmaksun korkoineen. Vaihtoehtoisesti maksaja voi tehdä vähennyksen kuluvana kautena eli silloin, kun maksaja saa tiedon etuuspäätöksestä.

Missä tilanteessa maksajan on ilmoitettava työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehtävät vähennykset?               

Tietyissä tilanteissa työnantaja voi saada maksamansa työnantajan sairausvakuutusmaksun takaisin. Tällainen tilanne on esimerkiksi silloin, jos työnantaja on maksanut työntekijälle palkkaa ja samaan aikaan työnantajalle on maksettu lakiin perustuvaa eläkettä, päivärahaa tai muuta ansionmenetystä korvaavaa etuutta, joka on myönnetty tulonsaajalle. Työnantajalla on oikeus saada maksamansa työnantajan sairausvakuutusmaksu Verohallinnolta takaisin siltä osin, kuin se vastaa työnantajalle maksettua suoritusta.

Milloin työnantajan erillisilmoitus on korjattava mitätöimällä aiemmin annettu ilmoitus?

Tiedot on korjattava mitätöimällä aiempi ilmoitus ja antamalla sen jälkeen uusi ilmoitus seuraavissa tilanteissa:

  •  kohdekauden korjaus
  •  suorituksen maksajan asiakastunnisteiden korjaus
  •  työeläkelaitoksen yhtiötunnuksen tai eläkejärjestelynumeron korjaus
  • •työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus.

Miten työnantajan erillisilmoitusta korjataan?                     

Työnantajan erillisilmoituksen tietoja korjataan samalla tavalla kuin tulorekisteriin ilmoitettuja palkkatietoja.

Milloin kotitalouden on annettava työnantajan erillisilmoitus?                 

Jos kotitaloustyönantaja maksaa tulonsaajalle palkkaa kalenterivuoden aikana 1 500 euroa tai vähemmän, kotitalouden ei tarvitse maksaa työnantajan sairausvakuutusmaksua eikä antaa työnantajan erillisilmoitusta. Jos kotitalous tietää jo ensimmäisenä palkanmaksukuukautena 1 500 euron vuotuisen eurorajan ylittyvän, kotitalouden pitää toimittaa ennakonpidätys ja maksaa työnantajan sairausvakuutusmaksu maksamansa palkan perusteella heti ensimmäisestä palkanmaksukuukaudesta alkaen. Kotitalouden pitää antaa työnantajan erillisilmoitus jokaiselta palkanmaksukuukaudelta.

Yhtiöllä on kaksi eri toimipistettä, joissa käytetään eri järjestelmiä palkanmaksuun. Yhtiö tuottaa palkkatietoilmoitukset kummastakin järjestelmästä tulorekisteriin. Voiko yhtiö tuottaa myös työnantajan erillisilmoitukset erikseen molemmista järjestelmistä vai pitääkö yhtiön yhdistää eri toimipisteiden tiedot yhdeksi työnantajan erillisilmoitukseksi, joka lähetetään yhtiökohtaisesti kuukausittain tulorekisteriin?         

Sama työnantaja voi antaa kohdekaudelta vain yhden työnantajan erillisilmoituksen, jossa ilmoitetaan kyseisen kuukauden kooste ja yhteissumma.

Jo nykyisinkin sairausvakuutusmaksu ilmoitetaan työnantajasuoritusten oma-aloitteisella veroilmoituksella vastaavalla tavalla.

Yhdellä ilmoituksella vältetään pyöristyksistä johtuvat erot ja turhat asiakasyhteydenotot.

Työnantajan sairausvakuutusmaksusta annetaan työnantajan erillisilmoitus. Milloin ilmoitus täytyy antaa ja milloin maksu tilitetään?

Toimitetut ennakonpidätykset ja perityt lähdeverot ilmoitetaan palkkatietoilmoituksella viiden kalenteripäivän kuluessa palkanmaksusta.
Sairausvakuutusmaksun yhteismäärä ilmoitetaan työnantajan erillisilmoituksella viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä. Tulorekisteri ei muuta näitä maksamisen määräaikoja.

Pitääkö yleishyödyllisen yhteisön antaa työnantajan erillisilmoitus, jos se on maksanut kuukauden aikana pelkästään kustannusten korvauksia?

Säännöllinen työnantaja antaa työnantajan erillisilmoituksen joka kuukausi. Ei palkanmaksua -tieto on annettava vain, jos maksaja on rekisteröitynyt säännöllisesti palkkoja maksavaksi työnantajaksi.

Jos yhdistys on satunnainen työnantaja, työnantajan erillisilmoituksessa ilmoitetaan sairausvakuutusmaksun määrä vain niiltä kuukausilta, kun palkkoja on maksettu. Yhdistyksen on annettava palkkatietoilmoitus kustannusten korvauksista. Yhdistys ilmoittaa työnantajan erillisilmoituksella työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismääräksi 0 euroa. Säännöllinen ja satunnainen työnantaja ilmoittaa tällöin sairausvakuutusmaksun yhteismääräksi 0 euroa.

Mitä tapahtuu, jos yritys antaa kaksi työnantajan erillisilmoitusta samalta kuukaudelta?

Verohallinto voi pyytää korjaamaan tai mitätöimään annetun ilmoituksen ja ilmoittamaan kahdella eri työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetut tiedot vain yhdellä työnantajan erillisilmoituksella.
Vastaavalla tavalla maksajaa voidaan pyytää korjaamaan tiedot, jos maksaja on ilmoittanut Ei palkanmaksua -tiedon sairausvakuutusmaksun 0-tiedon sijasta, kun on maksettu pelkkiä kustannusten korvauksia kalenterikuukauden aikana.