Työnantajan erillisilmoitus: usein kysyttyä

Jos annan pelkän työnantajan erillisilmoituksen, milloin se pitää antaa?                            

Työnantajan erillisilmoitus on annettava seuraavan kuun 5. päivään mennessä.

 Milloin minun pitää antaa työnantajan erillisilmoitus? Mitä tietoja sillä ilmoitetaan?  

Työnantajan erillisilmoituksella maksaja ilmoittaa

  • kohdekuukauden aikana maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärän ja siitä mahdollisesti tehtävät vähennykset
  • Ei palkanmaksua -tiedon, jos maksaja kuuluu Verohallinnon työnantajarekisteriin eikä ole maksanut lainkaan palkkoja kyseisen kuukauden aikana.

Työnantajan erillisilmoitus annetaan kuukausittain, viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä.

Tehdäänkö työnantajasuoritusten veroilmoitusta (TAS-veroilmoitusta) enää ollenkaan, eli korvaako esimerkiksi työnantajan erillisilmoitus sen?                      

Verohallinnon osalta oma-aloitteisten verojen veroilmoitus (TAS-veroilmoitus) poistuu niiden tietojen osalta, jotka jatkossa ilmoitetaan tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella tai työnantajan erillisilmoituksella (ennakonpidätykset, lähdeverot ja sairausvakuutusmaksut).

Tulorekisteri korvaa muun muassa oma-aloitteisten verojen veroilmoituksen (4001) työnantajasuoritusten tiedot, muiden oma-aloitteisen verojen tiedoista verolajin 25 (työkorvaus) ja verolajin 69 (lähdevero rojalteista). Sitä vastoin verontunnuksella 69 ilmoitettu lähdevero koroista ei korvaudu. Tarkemmin asiaa voi tiedustella Verohallinnolta.

Milloin työnantajan erillisilmoitus on annettava?                

Työnantajan erillisilmoitus annetaan kuukausittain, viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä. Jos ilmoituksen määräpäivä on arkilauantai tai pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä. Jos työnantajan erillisilmoitus annetaan poikkeuksellisesti paperilomakkeella, ilmoitus pitää antaa viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 8. päivänä.

Miten työnantajan erillisilmoitus annetaan?                         

Työnantajan erillisilmoitus annetaan sähköisesti rajapinnan kautta, latauspalvelussa tai verkkolomakkeella. Tiedot voi erityisestä syystä ilmoittaa paperilomakkeella.

Mitä tietoja työnantajan erillisilmoituksella annetaan?    

Säännöllinen työnantaja ilmoittaa Ei palkanmaksua -tiedon, jos kuukauden aikana ei ole maksettu palkkaa. Lisäksi työnantaja ilmoittaa kuukauden aikana maksamiensa palkkojen perusteella maksettavan työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärä sekä vähennykset sairausvakuutusmaksusta.

Mitä työnantajan erillisilmoituksessa tarkoitetaan kohdekaudella?         

Kohdekausi on ilmoituksessa yksilöitävä ajanjakso, jolta tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin. Kohdekaudesta ilmoitetaan kalenterikuukausi ja vuosi.

Voiko työnantajan erillisilmoituksen antaa etukäteen?    

Ei palkanmaksua -tiedon voi ilmoittaa kuudelta kuukaudelta etukäteen. Tämän vuoksi ilmoitettava maksuvuosi voi olla enintään kuluva tai seuraava vuosi.

Työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärän ja työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehtävien vähennysten määrän voi ilmoittaa aikaisintaan kuukautta ennen kohdekuukauden alkua. Esimerkiksi maaliskuun tiedot voi ilmoittaa aikaisintaan 1. helmikuuta.

Milloin työnantajan erillisilmoituksella on ilmoitettava sairausvakuutusmaksun 0-tieto?                        

Jos työnantaja on antanut kuukauden aikana palkkatietoilmoituksen kustannusten korvauksista, vaikka muuta palkanmaksua ei olisikaan, sairausvakuutusmaksun määrässä ilmoitetaan 0-tieto.

Missä tilanteessa maksajan on annettava Ei palkanmaksua -tieto?          

Jos työnantaja kuuluu Verohallinnon työnantajarekisteriin eli on säännöllinen työnantaja eikä maksa kyseisen kuukauden aikana lainkaan palkkoja, pitää työnantajan erillisilmoituksella antaa Ei palkanmaksua -tieto.

Missä tilanteessa maksajan on ilmoitettava sairausvakuutusmaksun yhteismäärä?      

Työnantajan pitää laskea ja ilmoittaa työnantajan sairausvakuutusmaksun euromäärä työnantajan erillisilmoituksella, koska kyseessä on oma-aloitteinen vero. Työnantaja laskee työnantajan sairausvakuutusmaksun määrän kyseisen kuukauden aikana maksamiensa palkkojen perusteella ja ilmoittaa sen työnantajan erillisilmoituksella kohdassa Työnantajan sairausvakuutusmaksu (yhteismäärä). Kohdassa ei ilmoiteta palkkojen yhteismäärää.

Miten maksaja ilmoittaa sairausvakuutusmaksusta tehtävät vähennykset?                      

Maksaja ilmoittaa työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehtävät vähennykset työnantajan erillisilmoituksella kohdassa Työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehtävät vähennykset. Määrä ilmoitetaan sen kuukauden työnantajan erillisilmoituksella, jona poissaoloajan työnantajan sairausvakuutusmaksutiedot on alun perin ilmoitettu. Tällöin kyseisen kuukauden työnantajan sairausvakuutusmaksuvelvoitteet pienenevät ja Verohallinto palauttaa työnantajalle liikaa maksetun työnantajan sairausvakuutusmaksun korkoineen. Vaihtoehtoisesti maksaja voi tehdä vähennyksen kuluvana kautena eli silloin, kun maksaja saa tiedon etuuspäätöksestä.

Missä tilanteessa maksajan on ilmoitettava työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehtävät vähennykset?               

Tietyissä tilanteissa työnantaja voi saada maksamansa työnantajan sairausvakuutusmaksun takaisin. Tällainen tilanne on esimerkiksi silloin, jos työnantaja on maksanut työntekijälle palkkaa ja samaan aikaan työnantajalle on maksettu lakiin perustuvaa eläkettä, päivärahaa tai muuta ansionmenetystä korvaavaa etuutta, joka on myönnetty tulonsaajalle. Työnantajalla on oikeus saada maksamansa työnantajan sairausvakuutusmaksu Verohallinnolta takaisin siltä osin, kuin se vastaa työnantajalle maksettua suoritusta.

Milloin työnantajan erillisilmoitus on korjattava mitätöimällä aiemmin annettu ilmoitus?

Tiedot on korjattava mitätöimällä aiempi ilmoitus ja antamalla sen jälkeen uusi ilmoitus seuraavissa tilanteissa:

  •  kohdekauden korjaus
  •  suorituksen maksajan asiakastunnisteiden korjaus
  •  työeläkelaitoksen yhtiötunnuksen tai eläkejärjestelynumeron korjaus
  • •työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus.

Miten työnantajan erillisilmoitusta korjataan?                     

Työnantajan erillisilmoituksen tietoja korjataan samalla tavalla kuin tulorekisteriin ilmoitettuja palkkatietoja.

Milloin kotitalouden on annettava työnantajan erillisilmoitus?                 

Jos kotitaloustyönantaja maksaa tulonsaajalle palkkaa kalenterivuoden aikana 1 500 euroa tai vähemmän, kotitalouden ei tarvitse maksaa työnantajan sairausvakuutusmaksua eikä antaa työnantajan erillisilmoitusta. Jos kotitalous tietää jo ensimmäisenä palkanmaksukuukautena 1 500 euron vuotuisen eurorajan ylittyvän, kotitalouden pitää toimittaa ennakonpidätys ja maksaa työnantajan sairausvakuutusmaksu maksamansa palkan perusteella heti ensimmäisestä palkanmaksukuukaudesta alkaen. Kotitalouden pitää antaa työnantajan erillisilmoitus jokaiselta palkanmaksukuukaudelta.

Yhtiöllä on kaksi eri toimipistettä, joissa käytetään eri järjestelmiä palkanmaksuun. Yhtiö tuottaa palkkatietoilmoitukset kummastakin järjestelmästä tulorekisteriin. Voiko yhtiö tuottaa myös työnantajan erillisilmoitukset erikseen molemmista järjestelmistä vai pitääkö yhtiön yhdistää eri toimipisteiden tiedot yhdeksi työnantajan erillisilmoitukseksi, joka lähetetään yhtiökohtaisesti kuukausittain tulorekisteriin?         

Sama työnantaja voi antaa kohdekaudelta vain yhden työnantajan erillisilmoituksen, jossa ilmoitetaan kyseisen kuukauden kooste ja yhteissumma.

Jo nykyisinkin sairausvakuutusmaksu ilmoitetaan työnantajasuoritusten oma-aloitteisella veroilmoituksella vastaavalla tavalla.

Yhdellä ilmoituksella vältetään pyöristyksistä johtuvat erot ja turhat asiakasyhteydenotot.

Työnantajan sairausvakuutusmaksusta annetaan työnantajan erillisilmoitus. Milloin ilmoitus täytyy antaa ja milloin maksu tilitetään?

Toimitetut ennakonpidätykset ja perityt lähdeverot ilmoitetaan palkkatietoilmoituksella viiden kalenteripäivän kuluessa palkanmaksusta.
Sairausvakuutusmaksun yhteismäärä ilmoitetaan työnantajan erillisilmoituksella viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä. Tulorekisteri ei muuta näitä maksamisen määräaikoja.

Mitä tapahtuu, jos yritys antaa kaksi työnantajan erillisilmoitusta samalta kuukaudelta?

Verohallinto voi pyytää korjaamaan tai mitätöimään annetun ilmoituksen ja ilmoittamaan kahdella eri työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetut tiedot vain yhdellä työnantajan erillisilmoituksella.
Vastaavalla tavalla maksajaa voidaan pyytää korjaamaan tiedot, jos maksaja on ilmoittanut Ei palkanmaksua -tiedon sairausvakuutusmaksun 0-tiedon sijasta, kun on maksettu pelkkiä kustannusten korvauksia kalenterikuukauden aikana.

Henkilö oli töissä tammikuun alussa viisi päivää, palkka ilmoitettiin tulorekisteriin heti ja sairausvakuutusmaksut työnantajan erillisilmoituksella. Muiden palkansaajien palkanmaksupäivä oli 16.1. ja myös heidän palkkansa on ilmoitettu tulorekisteriin. Ilmoitetaanko sairausvakuutusmaksut näistä uudella työnantajan erillisilmoituksella? Kumpaakin lajia ilmoituksia on nyt siis tammikuulle 2 kpl. Onko tämä ok?

Kuukaudelta saa antaa vain yhden työnantajan erillisilmoituksen. Aiemmin annettua ilmoitusta on korjattava ja merkittävä muuttunut sairausvakuutusmaksun määrä. Suositeltavaa on, ettei erillisilmoitusta annettaisi kuin vasta kuukauden loputtua, kun palkan määrä ko. kuukaudelta on tiedossa.

Miten työnantajan erillisilmoituksessa voi ohittaa TyEL- ja tapaturmavakuutuskohdat, kun ilmoittaa Ei palkanmaksua -tiedon ja kyseisessä yrityksessä on tällä hetkellä töissä ainoastaan yrittäjä itse?

Näiden tietojen ilmoittaminen kyseisessä tilanteessa ei ole pakollista, joten ilmoituksen antaminen ei esty.

Työnantajan erillisilmoitus on näkynyt monta päivää Käsittelyssä-tilassa (ei muutu Lähetetty-tilaan). Pitääkö sille tehdä jotain?

Voit lähettää asiasta viestin havaintolomakkeen kautta.

Maksamme vain kilometrikorvauksia ja päivärahoja. Miten annetaan työnantajan ilmoitus?

Maksaja ilmoittaa sairasvakuutusmaksun määräksi 0 euroa, jos kuukauden aikana ei ole maksettu palkkoja.

Voiko tammikuun erillisilmoituksen tehdä, jos palkkatietoilmoituksia ei ole vielä voitu tehdä tai tehtyihin ilmoituksiin tulee korjauksia tai korvaavia ilmoituksia?

Voi tehdä. Työnantajan on myös maksettava työnantajasuoritukset viimeistään eräpäivänä oikean määräisenä.  

Onko niin, että TAS-ilmoitukseen tulee tiedot tuloveroilmoituksista ja työnantajasuoritukset vaan maksetaan eräpäivänä? Vai tehdäänkö ilmoitus edelleen erikseen?

Työnantajan erillisilmoitus sairausvakuutusmaksun määrästä on annettava kuukausittain. Ennakonpidätykset ja lähdeveron tiedot Verohallinto saa palkkatietoilmoituksilta, niitä ei enää ilmoiteta erikseen.

Tehdäänkö erillisilmoitus, jossa ilmoitetaan ainakin sairausvakuutusmaksut tulorekisterin sivuilla? Ja löytyykö vero- ja sotusummat sekä maksuviite tulorekisterin sivuilta myös?

Työnantajan erillisilmoitus annetaan tulorekisteriin. Lue lisää ohjeesta Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: työnantajan erillisilmoitus. Maksuviitteet ja oma-aloitteisten verojen velvoitteet löytyvät OmaVerosta (vero.fi/omavero).

Mistä näkee kuinka paljon ennakonpidätystä ja sairausvakuutusmaksua tulisi maksaa? Olisi hyvä täsmäyttää palkanlaskennan summa tulorekisteriin ilmoitettuun. Näkeekö maksutiedot eli esimerkiksi viitenumeron OmaVerosta?

Edelliseltä kuukaudelta muodostuneet velvoitteet näkyvät OmaVerossa seuraavan kuukauden 7. päivänä. Pidennetyssä maksukaudessa olevien velvoitteet näkyvät OmaVerossa ensimmäisen kerran 8.4. Maksun tiedot viitenumeroineen näkyvät OmaVerossa.

Työnantajasuoritukset, kaikki tammikuun maksetut palkat, erillisilmoitus tulorekisteriin. Maksettava summa verottajalle pitäisi olla tiedossa helmikuun 7. päivään mennessä, näkyykö maksettava vero OmaVerosta? Suoritus maksettava aina 12. päivä.

Velvoitteet muodostuvat yrityksen OmaVeroon ja ovat nähtävillä sieltä.

Näkyykö OmaVerossa aina yrityksen maksuvelvoitteet vasta kuukauden päätyttyä vai päivittyvätkö tiedot jatkossa reaaliaikaisemmin?

Velvoitteet muodostetaan seuraavan kuukauden 7. päivä, jos yrityksen verokausi on kuukausi. Sen jälkeen maksuvelvoitteet näkyvät OmaVerossa. Tämän jälkeen tehdyt korjaukset päivittyvät säännöllisesti.

Ilmoitin tulorekisteriin joulukuun palkat, jotka maksettiin vasta tammikuussa. Olemme kuitenkin ilmoittaneet niistä jo ennakonpidätyksen ja sotun jo joulukuun ilmoituksella OmaVeroon. Korjaanko joulukuun ilmoitusta OmaVerossa?

Jos maksu on tapahtunut tammikuussa, ennakonpidätysten tietoja ei enää ilmoiteta oma-aloitteisten verojen veroilmoituksella vaan tulorekisterin palkkatietoilmoituksella. Sairausvakuutusmaksut ilmoitetaan tulorekisteriin työnantajan erillisilmoituksella.

Jos on satunnainen työnantaja, maksaa palkkaa kerran vuodessa, tehdäänkö erillisilmoitus vain silloin, kun on palkanmaksu? Eli siis ei tarvitse tehdä joka kuukausi Ei palkanmaksua -ilmoitukset?

Säilyy. Satunnainen työnantaja antaa työnantajan erillisilmoituksen vain palkanmaksukuukausilta eli niiltä kuukausilta, joilta se antaa myös palkkatietoilmoituksen.

Tulorekisterin asiointipalvelu laskee yhteen teknisen rajapinnan kautta tehdyt työnantajan erillisilmoitukset, ainakin silloin, kun näissä on eri ilmoitusviite ja sama kohdekuukausi. Erillisilmoitusten mitätöinti tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa ei tällä hetkellä ole mahdollista, vaan päätyy virhetilanteeseen. Tilanteessa huolestuttaa se, miten tiedot tulevat aikanaan siirtymään OmaVeroon.

Sähköisessä asiointipalvelussa tiedot näkyvät koontina sekä ilmoituksittain. Tiedot jaetaan Verohallinnolle ilmoituksittain.

Yritys on rekisteröity säännöllisesti palkkoja maksavaksi työnantajaksi eli ilmoitus tulee antaa, vaikka ei olisikaan palkanmaksua. Tällä hetkellä töissä ainoastaan yrittäjä itse, yrittäjällä ei ole TYEL- tai tapaturmavakuutusta. Tulorekisterin erillisilmoituksella ei pääse eteenpäin noista vakuutuskohdista. Miten ei palkanmaksua -ilmoituksen saa annettua?

Työnantajan erillisilmoituksella eläkelaitoksen eläkejärjestelynumero ja tapaturmavakuutuksen vakuutusnumero eivät ole teknisesti pakollisia tietoja, eli ilmoituksen voi antaa ilman niitä.  Jos maksajalla on vain YEL-vakuutettuja henkilöitä, Maksajan työeläkevakuutukset -tietoa ei anneta. Maksajan työtapaturmavakuutustiedot on annettava, jos suorituksen maksaja on vakuuttanut työntekijöitään useammalla kuin yhdellä työtapaturmavakuutuksella ja ilmoituksella annetaan Ei palkanmaksua -tieto.

Työeläkevakuutustietojen pakollisuus työnantajan erillisilmoituksen skeeman mukaan.

Tapaturmavakuutustietojen pakollisuus työnantajan erillisilmoituksen skeeman mukaan.

Jos erillisilmoitusta ei ole annettu seuraavan kuukauden 5 päivään mennessä, seuraako siitä sanktioita? Ohjelmasta ei tällä hetkellä saa raporttia.

Vaikka ilmoituksia ei saisikaan annettua järjestelmästä määräaikana, oma-aloitteisten verojen maksut on maksettava oikean suuruisena viimeistään eräpäivänä. Annettujen ilmoitusten myöhästymisestä ei pääasiassa määrätä tulorekisterilaissa tarkoitettua myöhästymismaksua vuoden 2019 aikana. Tiedon käyttäjät voivat kuitenkin määrätä omia seuraamusmaksujaan. Lue lisää ohjeesta Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: seuraamusmaksut.

Jos ilmoitetaan vain osakkaan luontoisetu (autoetu), pitääkö sairausvakuutusmaksu laskea, ilmoittaa ja maksaa?

YEL-vakuutetun yrittäjän palkasta maksetaan työnantajan sairausvakuutusmaksu, joten erillisilmoitus on annettava.

Tammikuun tietojen siirrossa on ollut ongelmia. Osa tiedoista ei ole siirtynyt tulorekisteriin ja niiden uudelleen siirto on kiinni ohjelmistotoimittajasta. Jos virheellisten tietojen uudelleen siirto tapahtuu 7.2. jälkeen, mitä tehdään ennakonpidätysten kanssa? Kyse on siis tammikuun ennakonpidätyksistä, jotka pystytään mahdollisesti ilmoittamaan vasta 7.2. jälkeen.

Verohallinto on ohjeistanut, että vaikka ilmoituksia ei olisikaan saanut annettua, on oikea ennakonpidätyksen, lähdeverojen ja työnantajan sairausvakuutusmaksun määrä maksettava viimeistään eräpäivänä.

Jos palkkajärjestelmän ongelmista johtuen emme saa ajoissa tehtyä tammikuun ilmoituksia, voimmeko maksaa itse omiin laskelmiimme pohjautuen ennakonpidätyksen ja sosiaaliturvamaksun?

Kyllä. Vaikka ilmoituksia ei olisikaan saanut annettua, on maksajan maksettava työnantajasuoritukset viimeistään eräpäivänä oikean määräisinä. 

Jos taloyhtiö on maksanut vain hallituksen jäsenille kokouspalkkiota, joista ei mene sairasvakuutusmaksua, pitääkö tehdä työnantajan erillisilmoitus? Yhtiö on satunnainen työantaja eikä sillä ole yhtään työntekijää.

Maksajan on annettava kyseiseltä kuukaudelta työnantajan erillisilmoitus ja ilmoitettava sairausvakuutusmaksun määränä 0 euroa.

Tuleeko erillisilmoitukseen pelkästään tammikuun aikana maksetut ennakonpidätykset yhteensä? Sisältääkö se sotumaksun vai ilmoitetaanko se erikseen?

Erillisilmoituksessa ei ilmoiteta ennakonpidätyksiä, ennakonpidätykset ilmoitetaan tulonsaajakohtaisesti palkkatietoilmoituksilla. Erillisilmoituksessa ilmoitetaan edellisen kuun aikana maksettujen palkkojen perusteella laskettu työnantajan sairausvakuutusmaksu (ent. sotu).

Lähetin työnantajan erillisilmoituksen, mutta tulorekisterissä näkyvät vain sairausvakuutusmaksut, ei ilmoitetut ennakonpidätykset. Mistä tiedän tai mistä voin tarkistaa, että myös ennakonpidätysten tiedot ovat menneet perille?

Työantajan erillisilmoituksessa ilmoitetaan vain sairausvakuutusmaksu. Ennakonpidätykset ilmoitetaan tulonsaajakohtaisesti palkkatietoilmoituksilla. Voitte tarkistaa tiedot OmaVerosta, OmaVeroon viedään velvoitteeksi ilmoitetut ennakonpidätykset, lähdeverot ja sairausvakuutusmaksut.

Myös tulorekisterin täsmäytysaineistosta saa tiedot ilmoitetuista ennakonpidätyksistä, lähdeveroista ja työnantajan sairausvakuutusmaksuista.

Mitä tietoja pitää antaa työnantajan erillisilmoituksessa, kun yrityksen ainoa palkansaaja tai yrittäjä on eläkeläinen. Ei siis makseta sairausvakuutusmaksua, ei ole työeläkeyhtiötä eikä tapaturmavakuutusyhtiötä.?

Sairausvakuutusmaksun määränä erillisilmoituksessa ilmoitetaan 0 euroa. 

Kuukauden aikana on maksettu vain ei sairausvakuutusmaksun alaisia suorituksia (esim ali-tai yli-ikäisille, hallituksen palkkioita tai verottomia korvauksia). Erillisilmoitus, jossa sairausvakuutuksen määrä on 0 euroa hylkääntyy. Ilmoitetaanko siis kuitenkin Ei palkanmaksua -ilmoituksena, vaikkei se kirjaimellisesti pidä paikkaansa?

Erillisilmoituksen ei pitäisi hylkäytyä 0-tiedon perusteella. Kannattaa tarkistaa, onko tiedoissa muita virheitä. Jos ei ole, kannattaa ilmoittaa asiasta havaintolomakkeella.