Maksamisen virheet: usein kysyttyä

Henkilö on irtisanoutunut, eikä hänelle enää makseta palkkaa, josta voisin periä työaikapankin saldoa tai muuta liikasuoritusta. Henkilölle on maksettu liikasuoritusta 500 euroa. Miten toimin?

Aiemmin annettua ilmoitusta pitää korjata. Aiemmalla ilmoituksella ilmoitettuun tulolajiin (esimerkiksi 201 Aikapalkka) lisätään Perusteeton etu -tieto (500 euroa). Yritys lähettää henkilölle 500 euron laskun, ja kun henkilö on maksanut laskun ja liikasuoritus on pystytty kohdentamaan henkilön saatavaksi, annetaan uusi palkkatietoilmoitus. Uudella ilmoituksella ilmoitetaan takaisinperintätiedot eli tieto tulolajista, jota on peritty takaisin, esimerkiksi 201 Aikapalkka (500 euroa).

Jos on ilmoittanut etukäteen Ei palkanmaksua -tiedon, mutta palkkaa maksetaankin, pitääkö tehdä korvaava ilmoitus vai riittääkö, jos tekee palkkatietoilmoituksen?

Maksajan on korjattava antamansa työnantajan erillisilmoitus ja ilmoitettava siinä sairausvakuutusmaksun yhteismäärä. Lisäksi maksajan on annettava palkkatietoilmoitus maksamastaan suorituksesta.

Miten on meneteltävä, jos palkat on ilmoitettu etukäteen mutta työnantaja ei maksuvaikeuksien vuoksi pystykään maksamaan ilmoitettuja palkkoja?                          

Jos tiedot on annettu tulorekisteriin etukäteen eikä ilmoitettuna maksupäivänä maksetakaan suoritusta, annettu ilmoitus on mitätöitävä aiheettomana.  

Tulorekisterin ohjeen mukaan virheet on korjattava viivytyksettä eikä korjaamista saa jättää seuraavaan palkanmaksuun. Jos olemme maksaneet tulonsaajalle liian vähän (esim. maksoimme 75 €, kun piti maksaa 100 €), pitääkö ilmoitus korjata heti?                       

Jos annetussa ilmoituksessa on ollut virhe, ilmoitus on korjattava ilman aiheetonta viivytystä.

Jos maksun määrä on ollut virheellinen ja tulonsaajalle on maksettu liian vähän tuloa, ilmoitetaan lisäsuoritus tulorekisteriin, kun suoritus maksetaan. Alkuperäistä ilmoitusta ei siten korjata, jos se vastaa aiemmin maksettua määrää. Yritys itse ratkaisee, maksaako se puuttuvan suorituksen heti vai esimerkiksi seuraavan palkanmaksun yhteydessä. Kun lisäsuoritus maksetaan, siitä on annettava ilmoitus tulorekisteriin viimeistään 5. kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Suositeltavaa on, että maksetuille tuloille ilmoitetaan ansaintakaudet.

Miten korjaus tehdään tilanteessa, kun autoedusta on peritty liikaa korvausta, joka pitäisi hyvittää seuraavassa palkanmaksussa?

Tulorekisterissä ei voi korjata tulolajeja käyttämällä negatiivisia eli miinusmerkkisiä lukuja (ainoastaan työntekijämaksut, ennakonpidätys ja lähdevero voidaan ilmoittaa negatiivisina lukuina). Luontoiseduista perittyjä korvauksia ei siten voi ilmoittaa tulorekisteriin negatiivisina lukuina.

Jos tulonsaajalta on peritty korvausta liikaa, pääsääntöisesti seuraavalla palkanmaksukaudella peritään vähemmän ja tämä summa ilmoitetaan tulorekisteriin. Jos tämä ei ole enää mahdollista, esimerkiksi ei ole enää palkanmaksua tai luontoisetua, josta perittyä korvausta voitaisiin alentaa, maksaja palauttaa tulonsaajalle liikaa perimänsä korvauksen. Tulonsaajalle palautettu suoritus on ilmoitettava jollain palkan tulolajilla tulorekisteriin. Koska luontoisedusta peritty korvaus on nettomääräinen erä, tulisi tulonsaajalle maksettu suoritus brutottaa ja tehdä ilmoitus tämän mukaisesti.

Miten bruttoperinnässä ilmoitetaan liikaa perittyjen työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksujen hyvitys tulonsaajalle?

Työnantaja voi hyvittää liikaa perimänsä työntekijän työeläke- tai työttömyysvakuutusmaksut joko maksamalla työntekijälle liikapidätyksen suoraan takaisin tai alentamalla tulonsaajan myöhemmän palkanmaksukauden työntekijämaksuja vastaavasti. Työnantaja voi näissäkin tilanteissa oikaista työntekijämaksujen määrän oikeaksi vastaamaan sosiaalivakuutusmaksujen perusteena olevaa työansion määrää liikasuorituksesta antamallaan perusteettoman edun ilmoituksella, vaikka suorituksen maksaja ei vielä tosiasiassa olisikaan hyvittänyt tai alentanut tulonsaajan maksuja.

Vaihtoehtoisesti maksaja voi oikaista työntekijämaksut takaisinperinnän ilmoituksella, jos maksujen oikaisu tai takaisinperintä tapahtuu saman kalenterivuoden aikana kuin alkuperäinen liikamaksu.

Jos liian suurena perittyä työntekijämaksua ei voida alentaa tulonsaajan myöhemmän palkanmaksukauden työntekijämaksuista, eikä maksaja ole alentanut määrää jo perusteettoman edun tai takaisinperinnän ilmoituksella, voidaan takaisinmaksu ilmoittaa miinusmerkkisenä työntekijän työeläke- tai työttömyysvakuutusmaksuna tulorekisteriin.

Liikasuorituksen yhteydessä on peritty liikaa työntekijämaksuja. Miten rahat voi palauttaa tulonsaajalle ja miten tilanne oikaistaan?

Työntekijämaksujen oikaisu ilmoitetaan eri tavalla kuin ennakonpidätyksen ja lähdeveron oikaisu. Suosituksena on, että työntekijämaksujen korjaus tehdään samalla ilmoituksella, jolla perusteeton etu ilmoitetaan, vaikka työntekijämaksuja ei vielä olisikaan tosiasiallisesti hyvitetty tulonsaajalle. Ennakonpidätyksen ja lähdeveron korjaus tehdään vasta sitten, kun maksaja on tosiasiassa oikaissut pidätyksen tai lähdeveron määrää. Jos työntekijältä on peritty liikaa työntekijän työeläke- tai työttömyysvakuutusmaksuja, liikapidätyksen voi maksaa takaisin työntekijälle tai alentaa tulonsaajan myöhemmän palkanmaksukauden työntekijämaksuja vastaavasti. Jos työntekijämaksujen oikaisu on jo tehty perusteettoman edun ilmoituksella, hyvitystä tai alennusta ei enää toistamiseen ilmoiteta tulorekisteriin siinä vaiheessa, kun maksaja hyvittää määrän tulonsaajalle.

Vaihtoehtoisesti työntekijämaksut voi korjata oikaisemalla ne sillä ilmoituksella, jolla ilmoitetaan liikasuorituksen takaisinperintä. Tämä on kuitenkin mahdollista vain, jos oikaisu tapahtuu saman kalenterivuoden aikana. Jos oikaisu tehdään seuraavana kalenterivuonna, on oikaisu tehtävä samalla ilmoituksella perusteettoman edun kanssa. Korjaus samalla ilmoituksella perusteettoman edun kanssa on myös suositeltava tapa toimia.

Jos huomataan virhe vuonna 2018 maksetussa palkassa ja siitä maksetaan oikaisu vuonna 2019 palkansaajalle, miten se ilmoitetaan tulorekisteriin? Kyse on siis palkansaajalle liian vähän maksetusta nettomäärästä? Alkuperäisessä kausiveroilmoituksessa brutto on ollut oikein ja kaikki vähennykset on oikein, mutta palkansaajalle on maksettu liian vähän.

Kun puuttunut suoritus maksetaan henkilölle, ilmoitetaan lisämaksu tulorekisteriin. Ansaintajaksoksi merkitään se ajanjakso, jolta tulo on kertynyt.

Kuinka ilmoitetaan tulorekisteriin palkanoikaisu vuoden 2018 nettopalkkaan, kun nettoa maksettu liian vähän? Ilmoitukset vuodelle 2018 on kuitenkin oikein eli nyt maksettaisiin palkansaajalle puuttuva netto.

Jos vuoden 2018 vuosi-ilmoitustiedot ja oma-aloitteisten verojen veroilmoituksen tiedot ovat oikein, ei näitä tarvitse korjata. Puuttuvan neton maksua ei ilmoiteta tulorekisteriin.