Ilmoittamisen virheet: usein kysyttyä

Miten luontoisetu korjataan, jos se on jäänyt ilmoittamatta?                   

Jos luontoisetu on jäänyt ilmoittamatta, annettu ilmoitus on korjattava ja lisättävä puuttunut luontoisedun määrä sille kuukaudelle, jolta etu on jäänyt ilmoittamatta. Näin siksi, että luontoisedut verotetaan nautintaperiaatteen mukaisesti sen kuukauden tulona, jolloin ne ovat olleet tulonsaajan käytössä. Palkkatietoilmoitus annetaan luontoisedun käyttöajankohdan perusteella. Luontoisetu voi vaikuttaa myös käyttökuukaudelta maksettavan etuuden määrään.

Pitääkö tehdä korvaava ilmoitus, jos TyEL-vakuuttamisen alaraja ylittyy kuukauden toisessa palkka-ajossa? TyEL-alarajan ylittymistä ei vielä tiedetä kuukauden ensimmäisessä ajossa.               

Jos ensimmäisellä ilmoituksella on ilmoitettu Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tietona ""Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus)", on mitätöitävä alkuperäinen ilmoitus ja annettava uusi ilmoitus. Tietoja ei voi korjata korvaavalla ilmoituksella.

Miten ravintoetu korjataan, jos palkka maksetaan 15. päivänä ja lounassetelit annetaan tehtyjen päivien mukaan? Poissaolot ja edun määrä eivät ole vielä tiedossa loppukuun osalta. 

Luontoisedut ilmoitetaan tulorekisteriin nautintaperiaatteen mukaan. Etu on sen ajankohdan tuloa, jolloin se on ollut tulonsaajan käytettävissä. Palkkatietoilmoitus annetaan luontoisedun käyttöajankohdan perusteella.

Jos työntekijän palkanmaksupäivä on esimerkiksi kuukauden puolivälissä, tieto ravintoedun määrästä annetaan tulorekisteriin ennen kuin on varmuutta ravintoedun kokonaismäärästä kyseisenä kuukautena (esimerkiksi mahdolliset poissaolot eivät ole työnantajan tiedossa). Tämän vuoksi on katsottu riittäväksi, että ravintoetu täsmäytetään oikean suuruiseksi viimeistään seuraavalla palkkatietoilmoituksella. Joulukuun ravintoedun määrä on korjattava antamalla joulukuulle korvaava ilmoitus, jotta ravintoedun määrä korjaantuu oikealle verovuodelle. Jos ravintoetu toteutetaan saldoon perustuvaa maksuvälinettä käyttäen (esimerkiksi maksukortti), täsmäytys on tehtävä vähintään vuoden viimeisellä palkkatietoilmoituksella.  

Tulonsaajalle on ilmoitettu aikapalkkaa 500 euroa. Hänelle olisi pitänyt ilmoittaa urakkapalkkaa 500 euroa, joten aikapalkka (tulolaji 201) on negatiivinen palkkajärjestelmässä. Miten tämä korjataan ja ilmoitetaan tulorekisteriin?                       

Tulolaji 201 (aikapalkka) ei voi olla palkkatietoilmoituksessa negatiivinen. Tulorekisterissä ei voi lähtökohtaisesti korjata tulolajeja käyttämällä negatiivisia eli miinusmerkkisiä lukuja, vaikka palkkajärjestelmässä tehtäisiinkin ns. negatiivinen korjausajo. Väärin ilmoitettu tai maksettu tulo korjataan antamalla korvaava ilmoitus, jossa ilmoitetaan tulon oikea määrä tai muuttunut luonne, esimerkiksi maksetun tulon muuttuminen perusteettomaksi eduksi, tai korjataan väärä tulolaji oikeaksi.

Kun kyse on ilmoittamisen virheestä (tulon määrä on oikea, se on vain ilmoitettu tulorekisteriin väärällä tulolajilla), maksaja korjaa aiemmin antamansa ilmoituksen ja muuttaa aikapalkan urakkapalkaksi. Tällöin perusteetonta etua ei ilmoiteta, koska tulonsaajalle maksettu tulon määrä on ollut oikea.

Tulorekisterissä on poikkeuksellisia tilanteita, joissa ennakonpidätys, lähdevero ja työntekijältä perityt sosiaalivakuutusmaksut voivat olla negatiivisia lukuja.

Palkkalaskelmassa 31.1.2019 on virhe, jonka tulonsaaja huomaa palkanmaksukertojen välissä 15.2.2019. Virhe korjataan seuraavassa palkkalaskelmassa 28.2.2019. Riittääkö, että palkan korjaus sekä uusi helmikuun palkka ilmoitetaan tulorekisteriin 28.2.2019 + 5 päivää?

Korjausaika ja -tapa riippuvat virheestä:

  • Jos annettu ilmoitus on ollut virheellinen, virhe pitää korjata ilman aiheetonta viivytystä (esim. tulorekisteriin on ilmoitettu tulonsaajalle maksettu palkka väärän suuruisena tai väärällä tulolajilla). Tämä tarkoittaa, että virheellinen ilmoitus on korjattava heti, kun virhe huomataan. Korjausta ei saa siten jättää tehtäväksi esimerkiksi vasta seuraavan palkka-ajon yhteydessä. Ilmoittamisen normaalit määräajat eivät koske tietojen korjaamista. Virheellinen ilmoitus on korjattava antamalla korvaava ilmoitus.
  • Liikasuoritus ja muu perusteetta maksettu suoritus (ns. perusteeton etu) on ilmoitettava ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa sen jälkeen, kun perusteeton etu on havaittu. Tällöin aiemmin annettu ilmoitus korjataan antamalla korvaava ilmoitus.
  • Tiedot takaisin maksetuista määristä ilmoitetaan viimeistään viidentenä kalenteripäivänä sen päivän jälkeen, jona on saatu tieto takaisin perityn määrän maksamisesta, sen maksajasta ja siitä, mihin perusteettomaan etuun maksu liittyy. Tiedot takaisinperinnästä ilmoitetaan sen palkanmaksukauden ilmoituksella, jolloin tulo peritään takaisin.
  • Jos tulonsaajalle on maksettu liian vähän, puuttuvan suorituksen maksu ilmoitetaan, kun se maksetaan (esim. helmikuun palkan yhteydessä). Tiedot lisäsuorituksesta ilmoitetaan sen palkanmaksukauden ilmoituksella, jolloin tulo maksetaan. Aiemmin annettua ilmoitusta ei korjata.

Tulonsaaja vaihtaa auton helmikuussa, mutta palkanlaskenta saa ilmoituksen vasta huhtikuussa. Tulonsaajan autoetu nousee 100 euroa. Pitääkö autoetu korjata takautuvasti tulorekisteriin? Määrätäänkö tammikuusta myös 1 prosentin myöhästymismaksu, koska ilmoitus annetaan 45 päivää myöhässä?                

Annetut ilmoitukset pitää korjata vastaamaan oikeaa tietoa. Autoedun määrä on korjattava helmi-huhtikuulta annettuihin ilmoituksiin. Tammikuulta ei tarvitse korjata ilmoitusta, jos tiedot ovat olleet oikein.

Jos korvaava ilmoitus annetaan myöhemmin kuin 45 päivää määräajan jälkeen, myöhästymismaksua määrätään yksi prosentti myöhässä ilmoitetun veronalaisen suorituksen määrästä tai sitä suuremmasta eläkkeen perusteena olevan työnansion määrästä. 

Myöhästymismaksu määrätään, jos tiedot kalenterikuukauden aikana maksetuista suorituksista ilmoitetaan myöhemmin kuin ne on viimeistään ilmoitettava kyseisen kuukauden viimeisen päivän tapahtumista.

Esimerkiksi palkkatietojen ilmoittamisen myöhästymisen perusteella määrätään myöhästymismaksu, jos kalenterikuukauden aikana maksettuja palkkoja koskevia tietoja ei ilmoiteta viimeistään seuraavan kuukauden kahdeksantena päivänä.

Tulonsaaja muuttuu takautuvasti rajoitetusti verovelvollisesta yleisesti verovelvolliseksi. Onko tulorekisteriin annetut ilmoitukset korjattava?                     

Kyllä on. Korvaavilla ilmoituksilla ilmoitetaan peritty lähdevero ennakonpidätyksenä. Määrä ilmoitetaan korvaavilla ilmoituksilla sen mukaisena, mitä tulonsaajalta on tosiasiassa peritty. 

Tulorekisterissä ei ole käytössä erillisiä tulolajeja ennakonpidätyksen tai lähdeveron palautukselle. Jos myöhemmin maksettavan suorituksen ennakonpidätystä alennetaan, ilmoitetaan tulonsaajalta toimitettu alhaisempi ennakonpidätyksen määrä. Jos taas tulonsaajalle ei enää makseta suorituksia, ja hänelle palautetaan ennakonpidätystä, voidaan palautettu määrä ilmoittaa negatiivisena lukuna tulorekisteriin. Esimerkkitapauksessa kyse on ennakonpidätyksen palautuksesta.

Asiakasyrityksen aineistossa on virheellinen maksupäivä. Tehdäänkö korjaus aineiston ilmoitusviitteellä?

Korjaamista varten tarvitaan aina ilmoitusviite. Maksaja voi poistaa antamansa aineiston kokonaan tai yksittäisen ilmoituksen, jos se on ollut virheellinen. Kukin aineisto saa oman aineistoviitteen. Lisäksi kullakin aineistossa olevalla ilmoituksella on oma, yksilöllinen ilmoitusviite.
Maksupäivän korjaaminen edellyttää tietojen mitätöimistä. Maksaja voi mitätöidä koko aineiston käyttämällä joko tulorekisterin muodostamaa aineistoviitettä tai maksajan omaa aineistoviitettä. Teknisen rajapinnan tai latauspalvelun kautta mitätöidessä käytetään koodiarvoa 109, jos koko aineisto mitätöidään.

Suoritus on maksettu ja ilmoitettu virheellisesti voittopalkkiona, vaikka sen olisi pitänyt olla vuosilomakorvausta. Miten tiedot ja työntekijämaksut korjataan?

Alkuperäinen ilmoitus korjataan korvaavalla ilmoituksella, jossa tulolaji muutetaan oikeaksi. Sosiaalivakuutusmaksujen tiedot päivittyvät samalla oikean tulolajin ohjaussääntöjen mukaisesti. Jos tulonsaajalta ei peritty alkuperäisessä maksussa työntekijämaksuja, niitä ei voi ilmoittaa korvaavalla ilmoituksella. Maksaja ilmoittaa tulorekisteriin tulonsaajalta perimänsä summan sillä palkkatietoilmoituksella, jolla puuttuvat sosiaalivakuutusmaksut on peritty.

Joissain tilanteissa laki rajoittaa työnantajaa perimästä liian pienenä perittyjä maksuja tulonsaajalta myöhemmissä palkanmaksuissa. Esimerkiksi jos työntekijän työeläke- tai työttömyysvakuutusmaksu on ilmeisen virheen vuoksi jäänyt palkanmaksun yhteydessä pidättämättä, työnantaja voi periä pidättämättä jääneen maksun kahden seuraavan palkanmaksun yhteydessä mutta ei enää sen jälkeen.