Ilmoittamisen määräajat: usein kysyttyä

Milloin ilmoitukset on annettava?

Palkkatietoilmoitus on annettava viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Jos tiedot annetaan paperilomakkeella, tietojen antamisen määräaika on 5 kalenteripäivän sijaan 8 kalenteripäivää. Työnantajan erillisilmoitus annetaan kuukausittain, viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä. Jos ilmoituksen määräpäivä on arkilauantai tai pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä. Jos työnantajan erillisilmoitus annetaan poikkeuksellisesti paperilomakkeella, ilmoitus on annettava viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 8. päivänä.

Mikä on ilmoitusten määräaika?

Palkkatietoilmoitus on annettava viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Jos tiedot annetaan paperilomakkeella, tietojen antamisen määräaika on 5 kalenteripäivän sijaan 8 kalenteripäivää. Työnantajan erillisilmoitus annetaan kuukausittain, viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä. Jos ilmoituksen määräpäivä on arkilauantai tai pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä. Jos työnantajan erillisilmoitus annetaan poikkeuksellisesti paperilomakkeella, ilmoitus on annettava viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 8. päivänä.

Ilmoitetaanko tiedot kerran kuukaudessa?

Tiedot ilmoitetaan jokaisen maksutapahtuman jälkeen erikseen.

Yrityksessä on tuntipalkkaisia, joille maksetaan palkka 2 viikon välein, sekä kuukausipalkkaisia, joille maksetaan palkka kerran kuukaudessa. Voiko työntekijöille maksetut suoritukset ilmoittaa samassa aineistossa, kun maksupäivä on sama?

Ei voi, jos kuukausi- ja tuntipalkkaisilla on eri palkanmaksukaudet. Yhdessä aineistossa voi olla yhden maksupäivän ja palkanmaksukauden ilmoitukset. Jos palkanmaksukausi on tuntipalkkaisilla ja kuukausipalkkaisilla eri, tiedot on annettava eri aineistoissa, vaikka maksupäivä olisi sama.

Voiko koko kalenteriviikon maksut lähettää samalla kertaa samalla tiedostolla (5 eri palkanmaksupäivää)? Esimerkiksi koko viikon pikamääräysmaksut.

Ei voi. Yhdessä aineistossa voi olla yhden maksupäivän ja palkanmaksukauden ilmoituksia. Jos tulonsaajille on maksettu viitenä eri päivänä suorituksia, maksajan pitää muodostaa näistä viisi eri aineistoa. Halutessaan maksaja voi toimittaa kaikki aineistot tulorekisteriin samana päivänä, mutta tällöin on noudatettava maksupäivä + 5 päivää -periaatetta, eli kaikki maksutiedot on annettava heti viidentenä päivänä ensimmäisen maksupäivän jälkeen. Maksaja voi esimerkiksi ladata aineistot tulorekisteriin samalla kertaa latauspalvelussa.

Voiko kaksi eri maksua yhdistää ja ilmoittaa yhdellä ilmoituksella, jos ne maksetaan viiden päivän sisällä ja viiden päivän määräaika täyttyy?

Ei voi yhdistää, koska ilmoitus on annettava maksupäiväkohtaisesti. Samana maksupäivänä yhdelle tulonsaajalle maksetut suoritukset voidaan ilmoittaa samalla ilmoituksella. Eri päivinä maksettuja suorituksia ei voi ilmoittaa samalla ilmoituksella.

Jos esimerkiksi loma-aikaan palkanmaksu tapahtuu automaattisesti, voiko ilmoituksen tehdä ennakkoon?

Kyllä voi. Ilmoituksen voi antaa 45 päivää ennen maksupäivää, esimerkiksi suoraan palkka-ajosta ennen maksupäivää.

Jos verottomia korvauksia (päivärahat, kilometrikorvaukset) maksetaan yrityksessä päivittäin, onko nekin ilmoitettava 5 kalenteripäivän kuluessa maksamisesta vai voiko ne ilmoittaa esimerkiksi kerran kuukaudessa?

Tiedot on ilmoitettava jokaisen maksutapahtuman jälkeen viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Näin ollen myös maksetut kustannusten korvaukset (kilometrikorvaukset, ateriakorvaukset ja päivärahat) on ilmoitettava samassa määräajassa.

Jos maksan palkan perjantaina, rahat ovat tulonsaajan tilillä maanantaina. Lähteekö 5 päivää kulumaan perjantaista vai maanantaista?

Maksupäivällä tarkoitetaan päivää, jolloin tulo on tulonsaajan käytettävissä (useimmiten tulonsaajan tilillä), eli tässä tapauksessa määräajan kuluminen alkaa kulua maanantaista. Tulorekisteriin annettavalla palkkatietoilmoituksella maksupäiväksi merkitään siten maanantai.

Jos maksupäivä on maanantai, ilmoituksen määräaika on viidentenä päivänä maksupäivän jälkeen, eli lauantaina. Pitääkö tiedot siis ilmoittaa lauantaina?

Kaikkiin tulorekisterissä käytössä oleviin määräaikoihin sovelletaan säädettyjen määräaikain laskemisesta annettua lakia (150/1930). Jos määräpäivä on lain 5 §:ssä tarkoitettu arkilauantai tai pyhäpäivä, siirtyy määräaika mainitun säännöksen nojalla aina seuraavaan arkipäivään.

Esimerkkitapauksessa maksupäivä on maanantai, jolloin eräpäivä olisi lauantai. Lain mukaan määräaika siirtyy seuraavan viikon maanantaihin.

Koskeeko viiden päivän määräaika myös kotitalouksien maksamia palkkoja?

Kun suorituksen maksajana on luonnollinen henkilö, jota ei ole merkitty työnantajarekisteriin, tiedot maksetuista palkoista ja muista suorituksista on annettava kuukausittain viimeistään maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.

Jos laitan palkat etukäteen maksuun esimerkiksi 15. päivänä, mutta maksupäivä on vasta 31. päivänä, voinko tehdä ilmoituksen jo etukäteen?

Esimerkiksi tilanteessa, jossa olen estynyt tekemään ilmoituksen palkanmaksupäivänä ja 5 päivää sen jälkeen.

Ilmoituksen voi tehdä 45 päivää ennen maksupäivää, joten voit tehdä ilmoituksen 15. päivänä. Maksupäiväksi palkkatietoilmoitukseen merkitään 31. päivä.

Ilmoitetaanko ennakonpidätykset kuitenkin kuukauden 12. päivään mennessä kuten ennenkin, vaikka sairausvakuutusmaksu pitääkin ilmoittaa 5. päivänä?

Ennakonpidätykset ilmoitetaan samassa yhteydessä tulonsaajalle maksettujen tulojen kanssa palkkatietoilmoituksella (viiden kalenteripäivän kuluessa maksusta). Ennakonpidätysten yhteismäärää ei enää tulorekisteriaikana ilmoiteta erikseen. Verohallinto laskee annetuilta tulonsaajakohtaisilta ilmoituksilta ennakonpidätysten (ja lähdeverojen) yhteismäärän.

Työnantaja tilittää kuukauden aikana perimänsä ennakonpidätykset, lähdeverot ja sairausvakuutusmaksut Verohallinnolle oma-aloitteisesti viimeistään yrityksen oman verokauden mukaisena eräpäivänä (joka yleensä on seuraavan kuukauden 12. päivänä).

Pitääkö kustannusten korvauksetkin ilmoittaa tulorekisteriin viiden päivän määräajassa?

Kyllä. Kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin 5 kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. On suositeltavaa, että matkalaskujärjestelmästä rakennetaan rajapintayhteys tulorekisteriin.

Jos maksetaan palkkaennakkoa, onko sekin ilmoitettava 5 päivän kuluessa?

Kyllä. Tieto on ilmoitettava tulorekisteriin viidentenä kalenteripäivänä palkkaennakon maksupäivästä.

Palkkaennakosta pitää toimittaa ennakonpidätys ja maksaa sosiaalivakuutusmaksut palkkaennakon maksupäivänä. Kun ennakonpidätys on toimitettu ja sosiaalivakuutusmaksut maksettu, palkkaennakko vähennetään työntekijän bruttopalkasta varsinaisena palkanmaksupäivänä. Työnantaja tilittää ennakonpidätyksen ja sosiaalivakuutusmaksut maksujen keräämisestä vastaaville tahoille erillisten määräaikojen mukaan.

Mitä seuraamuksia määrätään, jos ilmoittaa tiedot myöhässä?

Tulorekisteriin myöhässä annettavien ilmoitusten seuraamusmaksuksi määrätään tulotietojärjestelmästä annetun lain mukainen myöhästymismaksu. Tulorekisteriin ilmoitettavien verotustietojen ilmoitusvelvollisuuden laiminlyönnistä aiheutuvia seuraamusmaksuja ovat oma-aloitteisten verojen verotusmenettelystä annetun lain (OVML) mukainen veronkorotus ja verotusmenettelystä annetun lain (VML) mukainen sivullisilmoittajan laiminlyöntimaksu.

Myöhästymismaksua määrätään seuraavan kuukauden kahdeksannen päivänä jälkeen. Täytyykö siis palkkatietoilmoituksen lisäksi antaa vielä jokin palkkojen koonti? Miten päiväkohtainen myöhästymismaksu määräytyy?

Maksetut palkat ilmoitetaan tulonsaajakohtaisesti. Palkkojen perusteella laskettu sairausvakuutusmaksun yhteismäärä ilmoitetaan kerran kuukaudessa työnantajan erillisilmoituksella.

Myöhästymismaksua määrätään kalenterikuukaudelta annettavien tietojen perusteella. Myöhästymismaksua määrätään, jos tiedot kalenterikuukauden aikana maksetuista suorituksista ilmoitetaan myöhemmin kuin ne on viimeistään ilmoitettava kyseisen kuukauden viimeisen päivän tapahtumista. Myöhästymismaksua määrätään, jos ilmoitus annetaan maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden kahdeksannen päivän jälkeen.

Onko 3 euron päivittäinen myöhästymismaksu tulonsaajakohtainen?

Ei ole.

Myöhästymismaksua määrätään kalenterikuukaudelta annettavien tietojen perusteella. Myöhästymismaksua määrätään, jos tiedot kalenterikuukauden aikana maksetuista suorituksista ilmoitetaan myöhemmin kuin ne on viimeistään ilmoitettava kyseisen kuukauden viimeisen päivän tapahtumista. Myöhästymismaksua määrätään, jos ilmoitus annetaan maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden kahdeksannen päivän jälkeen.

Jos osakeyhtiön omistaja maksaa palkkaa itselleen esimerkiksi 10 kertaa kuukaudessa, täytyykö jokaisesta kymmenestä palkanmaksusta antaa erikseen ilmoitus tulorekisteriin?

Kyllä, jokaisesta maksutapahtumasta pitää antaa ilmoitus 5 kalenteripäivän kuluessa.

Viiden päivän sisällä maksettuja suorituksia ei voi yhdistää samaan ilmoitukseen, koska tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin maksupäiväkohtaisesti. Samassa aineistossa voi olla vain yhden maksupäivän ilmoitukset.

Jos yrittäjä nostaa 15 kertaa kuukaudessa palkkaennakkoa, pitääkö tulorekisteriin antaa 15 ilmoitusta kuukaudessa?

Kyllä.

Jos yksinyrittäjä maksaa palkkaa itselleen joka toinen kuukausi, pitääkö puhelinedun vuoksi antaa ilmoitus tulorekisteriin silti joka kuukausi?

Kyllä.

Kokouspalkkiot maksetaan kaksi kertaa vuodessa, eli joulukuussa voidaan maksaa kokouspalkkio huhtikuulta. Koskeeko 45 päivän sääntö tällaista tilannetta eli määrätäänkö myöhästymismaksua?

Maksaja päättää itse, milloin kokouspalkkiot maksetaan. Maksu edellyttää ilmoitusta määräajassa tulorekisteriin. Suosituksena on ilmoittaa maksettujen suoritusten ansaintakaudet, joita useat etuuden maksajat tarvitsevat.

Myöhästymismaksua määrätään vain niiden tietojen perusteella, jotka ilmoitusvelvollinen ilmoittaa tulorekisteriin myöhässä.

Myöhästymismaksua määrätään kalenterikuukaudelta annettavien tietojen perusteella. Myöhästymismaksua määrätään, jos tiedot kalenterikuukauden aikana maksetuista suorituksista ilmoitetaan myöhemmin kuin ne on viimeistään ilmoitettava kyseisen kuukauden viimeisen päivän tapahtumista. Myöhästymismaksua määrätään, jos ilmoitus annetaan maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden kahdeksannen päivän jälkeen.

Palkkatietoilmoituksille ja työnantajan erillisilmoituksille ei määrätä erillisiä myöhästymismaksuja, vaan ilmoitukset katsotaan yhdeksi ilmoituskokonaisuudeksi, joista määrätään yksi myöhästymismaksu.

Näin ollen edellä mainitussa tilanteessa ei määrätä myöhästymismaksua, ellei maksettua suoritusta ilmoiteta myöhässä tulorekisteriin.

Milloin verovapaat kustannusten korvaukset on ilmoitettava, kun samaan palkanmaksuun ei liity tai liittyy verotettavaa tuloa?

Maksetut kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin maksupäivä + 5 päivää -periaatteella. Alarajaa ei ole.

Merkitystä ei ole sillä, maksetaanko samalla tulonsaajalle muuta tuloa tai maksetaanko kustannukset samasta tai eri järjestelmästä kuin palkat. Vaikka tulonsaajalle ei maksettaisi muuta tuloa, verovapaat matkakustannusten korvaukset on ilmoitettava viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.

Mitä tarkoittaa, että tiedot on ilmoitettava heti maksun jälkeen?

Tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Jos maksupäivä on ollut 15. päivänä, eräpäivä tietojen ilmoittamiselle on viimeistään 20. päivänä. Samassa aineistossa voi ilmoittaa vain saman maksupäivän ja palkanmaksukauden ilmoituksia. Suorituksen maksaminen luo ilmoitusvelvollisuuden, joten jos palkkaa maksetaan neljä kertaa kuukaudessa, myös palkkatietoilmoitus pitää antaa neljää kertaa kuukauden aikana.

Maksaja ei voi ilmoittaa tietoja tulorekisteriin kerran kuukaudessa, jos eri maksupäiviä kuukauden aikana on ollut enemmän kuin yksi. Koska tiedot on ilmoitettava maksupäivän mukaan tulorekisteriin, maksaja ei voi myöskään koota viiden päivän sisällä maksettuja suorituksia samaan ilmoitukseen ja aineistoon.

Ilmoitetaanko verottomat matkakustannusten korvaukset jatkossa maksupäivä + 5 päivää -periaatteella?

Verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin. Verovapaista kustannusten korvauksista ilmoitetaan kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset. Matkakustannusten korvaukset on ilmoitettava maksupäivä + 5 päivää -periaatteella, vaikka rahapalkkaa ei maksettaisi.

Voiko ilmoituksen tehdä ennen maksupäivää, esimerkiksi heti kun palkat on ajettu?

Tiedot maksetuista suorituksista voi ilmoittaa tulorekisteriin myös etukäteen (esimerkiksi suoraan palkka-ajosta), mutta aikaisintaan 45 päivää ennen maksupäivää.

Miksi pitää palkkoja ilmoittaa viiden päivän kuluttua maksupäivästä?

Palkkatietojen ilmoittamisesta ja määräajoista on säädetty laissa tulotietojärjestelmästä.

Lasken asiakkaan puolesta palkkoja, mutta hän maksaa itse palkat työtekijöiden tileille. Asiakas ilmoittaa, ettei ole varma palkkojen maksupäivästä eli milloin raha on työntekijän tilillä. Mistä tiedän, mistä viiden päivän ilmoittamisvelvollisuus alkaa? Tuleeko näissä vuodesta 2020 alkaen sanktioita?

Jollei tiedetä, milloin raha on työntekijän tilillä, ilmoitetaan maksupäiväksi se päivä, jolloin raha lähtee työnantajan tililtä.

Yrittäjä tuo esimerkiksi tammikuun tiliotteet helmikuussa. Tiliotteista näkyy palkkojen maksut. Milloin tiedot pitää ilmoittaa verottajalle?

Palkat ja muut suoritukset on ilmoitettava viiden kalenteripäivän sisällä maksusta tulorekisteriin. Jos tilitoimisto saa tiedot myöhemmin, on maksupäiväksi merkittävä tällöinkin alkuperäinen maksupäivä. Tulorekisteriin ilmoitettavia palkkoja ja muita ansiotuloja ei ilmoiteta enää jatkossa suoraan Verohallinnolle.

Jos saa käsittelypalautteessa virheilmoituksen tai täydennyspyynnön, niin sakotetaanko palkkojen antamisesta, kun koko käsittely kestää useita päiviä, mutta tiedot annettu silti viiden päivän sisällä?

Vuosi 2019 on siirtymäkausi, jolloin tulotietojärjestelmästä annetun lain mukaista myöhästymismaksua ei pääsääntöisesti määrätä. Jos ilmoittamisvelvollisuuden laiminlyönti osoittaa ilmeistä piittaamattomuutta, myös vuoden 2019 siirtymäajalla saatetaan määrätä myöhästymismaksuja. Tulorekisterin tiedon käyttäjät voivat määrätä muita seuraamuksia.

Tuleeko sanktiota siitä, jos maksupäivä on ilmoitettu väärin sen takia, kun ei ole tietoa, milloin työntekijän tilillä on raha? Esimerkiksi on ilmoitettu maksupäiväksi 15.1.2019, mutta asiakas maksaakin palkat jo 10.1.2019 (näkyy kirjanpidossa).

Vuosi 2019 on siirtymäkausi, jolloin tulotietojärjestelmästä annetun lain mukaista myöhästymismaksua ei pääsääntöisesti määrätä. Jos ilmoittamisvelvollisuuden laiminlyönti osoittaa ilmeistä piittaamattomuutta, myös vuoden 2019 siirtymäajalla saatetaan määrätä myöhästymismaksuja. Tulorekisterin tiedon käyttäjät voivat määrätä muita seuraamuksia.

Jos maksaja ei tiedä, milloin rahat ovat tulonsaajan käytettävissä, ilmoitetaan maksupäiväksi se päivä, jolloin maksaja on maksanut suorituksen. Jos maksupäivä on ollut virheellinen, se on korjattava oikeaksi mitätöimällä aiemmin annettu ilmoitus ja antamalla tämän jälkeen tiedot uudella ilmoituksella oikein.

Onko sanktiomaksu maksupäiväkohtainen vai palkansaajakohtainen?

Myöhästymismaksu määrätään kultakin kalenterikuukaudelta annettavien tietojen perusteella. Tulorekisteriin on yleensä annettava tiedot viimeistään viidentenä maksupäivän jälkeisenä kalenteripäivänä. Myöhästymismaksua ei kuitenkaan ole kytketty samaan määräaikaan. Verohallinto määrää myöhästymismaksun, jos tulorekisteriin pakollisina ilmoitettavat tiedot maksetuista suorituksista ilmoitetaan maksupäivää seuraavan kalenterikuukauden kahdeksannen päivän jälkeen.

Lue lisää seuraamusmaksuista ohjeesta Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: Seuraamusmaksut.

Jos palkanlaskija on laittanut maksupäiväksi perjantain 11.01.2019 ja pankkitililtä palkka on lähtenyt vasta maanantaina 14.01.2019. Kumpi päivämäärä ilmoitetaan tulorekisteriin?

Tulotietojärjestelmästä annetun lain mukaan maksupäivä on se päivä, jolloin tulo on tulonsaajan käytettävissä. Näin ollen maksupäiväksi merkitään sen päivä, jolloin suoritus on henkilön tilillä, eikä se, jolloin suoritus on lähtenyt maksajan tililtä.

Osakasasemassa olevalle yrittäjälle maksetaan helmikuun palkka ja samassa yhteydessä maksetaan tammikuulta kertyneet päivärahat. Voiko ne ilmoittaa samalla ilmoituksella helmikuussa?

Kyllä voi. Samalla ilmoituksella voi ilmoittaa samana päivänä maksetut suoritukset, vaikka tulot olisivatkin kertyneet eri ajoilta.

Jos palkkatiedostossa on palkkapäivänä 31.1., voinko laittaa palkan maksuun tililtä esimerkiksi 30.1. ja osa 1.2.? Vai täytyykö tehdä oma ilmoitus niistä palkansaajista, joille maksetaan 1.2.?

Tiedot annetaan maksupäiväkohtaisesti, eli samassa aineistossa voi olla vain yhden maksupäivän ilmoitukset.

Yrittäjä tuo helmikuussa tammikuun tositteet ja tiliotteet, joissa näkyy palkanmaksu. Koska palkka pitää ilmoittaa tulorekisteriin?

Kaikki rahana maksetut suoritukset on ilmoitettava palkkatietoilmoituksessa viimeistään viidentenä päivänä maksupäivän jälkeen. Jos tilitoimisto saa tiedon myöhemmin, on tiedot annettava heti, kun ne saadaan. Maksupäiväksi merkitään todellinen maksupäivä.