Ilmoittamisen määräajat: usein kysyttyä

Koska tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin?

Tiedot maksetuista rahapalkoista ilmoitetaan jokaisen maksutapahtuman jälkeen erikseen, pääsääntöisesti maksupäivä + 5 päivää -periaatteella.

Ilmoittamisen määräaikoihin on säädetty poikkeuksia:

  • Luontoisetu voidaan ilmoittaa tulorekisteriin samalla ilmoituksella rahapalkkojen kanssa, 5 päivän kuluessa rahapalkan maksupäivästä. Vaihtoehtoisesti luontoisetu voidaan ilmoittaa omalla ilmoituksella, jolloin määräaika on seuraavan kuun 5. päivään mennessä.
  • Verovapaat kustannusten korvaukset voidaan ilmoittaa tulorekisteriin samalla ilmoituksella rahapalkkojen kanssa, 5 päivän kuluessa rahapalkan maksupäivästä. Vaihtoehtoisesti verovapaat kustannusten korvaukset voidaan ilmoittaa omalla ilmoituksella, jolloin määräaika on seuraavan kuun 5. päivään mennessä.
  • Palkkaennakko voidaan ilmoittaa tulorekisteriin 5 päivän kuluessa maksupäivästä, tai vaihtoehtoisesti vasta saman palkanmaksukauden myöhemmin maksettavan varsinaisen palkan yhteydessä, jos sekä ennakko että varsinainen palkka maksetaan saman kalenterikuukauden aikana.
  • Rekisteröity yhdistys voi ilmoittaa enintään 200 euron kertasuorituksen tulorekisteriin kuukausittain, viimeistään maksukuukautta seuraavan kuukauden 5. päivänä.
  • Puhelinetu: Jos henkilölle ei makseta mitään muuta tuloa tai ole annettu muuta etua ja puhelinetu käsitellään palkanlaskennassa tammikuussa etukäteen koko vuodelta, voi puhelinedun ilmoittaa tulorekisteriin etukäteen kerran vuodessa. Näin voidaan toimia, kun maksettava tulo ei ole työeläke-, työttömyys- eikä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksujen alaista, kuten YEL-vakuutetuilla osakkailla.

Yrityksessä on tuntipalkkaisia, joille maksetaan palkka 2 viikon välein, sekä kuukausipalkkaisia, joille maksetaan palkka kerran kuukaudessa. Voiko työntekijöille maksetut suoritukset ilmoittaa samassa aineistossa, kun maksupäivä on sama?

Ei voi, jos kuukausi- ja tuntipalkkaisilla on eri palkanmaksukaudet. Yhdessä aineistossa voi olla yhden maksupäivän ja palkanmaksukauden ilmoitukset. Jos palkanmaksukausi on tuntipalkkaisilla ja kuukausipalkkaisilla eri, tiedot on annettava eri aineistoissa, vaikka maksupäivä olisi sama.

Voiko koko kalenteriviikon maksut lähettää samalla kertaa samalla tiedostolla (5 eri palkanmaksupäivää)? Esimerkiksi koko viikon pikamääräysmaksut.

Ei voi. Yhdessä aineistossa voi olla yhden maksupäivän ja palkanmaksukauden ilmoituksia. Jos tulonsaajille on maksettu viitenä eri päivänä suorituksia, maksajan pitää muodostaa näistä viisi eri aineistoa. Halutessaan maksaja voi toimittaa kaikki aineistot tulorekisteriin samana päivänä, mutta tällöin on noudatettava maksupäivä + 5 päivää -periaatetta, eli kaikki maksutiedot on annettava heti viidentenä päivänä ensimmäisen maksupäivän jälkeen. Maksaja voi esimerkiksi ladata aineistot tulorekisteriin samalla kertaa latauspalvelussa.

Voiko kaksi eri maksua yhdistää ja ilmoittaa yhdellä ilmoituksella, jos ne maksetaan viiden päivän sisällä ja viiden päivän määräaika täyttyy?

Ei voi yhdistää, koska ilmoitus on annettava maksupäiväkohtaisesti. Samana maksupäivänä yhdelle tulonsaajalle maksetut suoritukset voidaan ilmoittaa samalla ilmoituksella. Eri päivinä maksettuja suorituksia ei voi ilmoittaa samalla ilmoituksella.

Jos esimerkiksi loma-aikaan palkanmaksu tapahtuu automaattisesti, voiko ilmoituksen tehdä ennakkoon?

Kyllä voi. Ilmoituksen voi antaa 45 päivää ennen maksupäivää, esimerkiksi suoraan palkka-ajosta ennen maksupäivää.

Jos verottomia korvauksia (päivärahat, kilometrikorvaukset) maksetaan yrityksessä päivittäin, onko nekin ilmoitettava 5 kalenteripäivän kuluessa maksamisesta vai voiko ne ilmoittaa esimerkiksi kerran kuukaudessa?

Verovapaat kustannusten korvaukset voidaan ilmoittaa tulorekisteriin samalla ilmoituksella rahapalkkojen kanssa, 5 päivän kuluessa rahapalkan maksupäivästä. Vaihtoehtoisesti verovapaat kustannusten korvaukset voidaan ilmoittaa omalla ilmoituksella, jolloin määräaika on seuraavan kuun 5. päivään mennessä.

Jos maksan palkan perjantaina, rahat ovat tulonsaajan tilillä maanantaina. Lähteekö 5 päivää kulumaan perjantaista vai maanantaista?

Maksupäivällä tarkoitetaan päivää, jolloin tulo on tulonsaajan käytettävissä (useimmiten tulonsaajan tilillä), eli tässä tapauksessa määräajan kuluminen alkaa kulua maanantaista. Tulorekisteriin annettavalla palkkatietoilmoituksella maksupäiväksi merkitään siten maanantai.

Jos maksupäivä on maanantai, ilmoituksen määräaika on viidentenä päivänä maksupäivän jälkeen, eli lauantaina. Pitääkö tiedot siis ilmoittaa lauantaina?

Kaikkiin tulorekisterissä käytössä oleviin määräaikoihin sovelletaan säädettyjen määräaikain laskemisesta annettua lakia (150/1930). Jos määräpäivä on lain 5 §:ssä tarkoitettu arkilauantai tai pyhäpäivä, siirtyy määräaika mainitun säännöksen nojalla aina seuraavaan arkipäivään.

Esimerkkitapauksessa maksupäivä on maanantai, jolloin eräpäivä olisi lauantai. Lain mukaan määräaika siirtyy seuraavan viikon maanantaihin.

Koskeeko viiden päivän määräaika myös kotitalouksien maksamia palkkoja?

Kun suorituksen maksajana on luonnollinen henkilö, jota ei ole merkitty työnantajarekisteriin, tiedot maksetuista palkoista ja muista suorituksista on annettava kuukausittain viimeistään maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.

Jos laitan palkat etukäteen maksuun esimerkiksi 15. päivänä, mutta maksupäivä on vasta 31. päivänä, voinko tehdä ilmoituksen jo etukäteen?

Ilmoituksen voi tehdä 45 päivää ennen maksupäivää, joten voit tehdä ilmoituksen 15. päivänä. Maksupäiväksi palkkatietoilmoitukseen merkitään 31. päivä.

Pitääkö kustannusten korvauksetkin ilmoittaa tulorekisteriin viiden päivän määräajassa?

Kyllä. Veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin 5 kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä.

Verovapaat kustannusten korvaukset voidaan ilmoittaa tulorekisteriin samalla ilmoituksella rahapalkkojen kanssa, 5 päivän kuluessa rahapalkan maksupäivästä. Vaihtoehtoisesti verovapaat kustannusten korvaukset voidaan ilmoittaa omalla ilmoituksella, jolloin määräaika on seuraavan kuun 5. päivään mennessä.

Jos maksetaan palkkaennakkoa, onko sekin ilmoitettava 5 päivän kuluessa?

Palkkaennakot voi ilmoittaa samassa määräajassa kuin saman palkanmaksukauden myöhemmin maksettava palkka, jos palkat maksetaan saman kalenterikuukauden aikana. Tällöin palkkaennakosta ei tarvitse tehdä omaa palkkatietoilmoitusta. Palkkaennakkoa koskevia säännöksiä sovelletaan myös johtavassa asemassa oleville tai osakkaille maksettuihin palkkoihin.

Jos palkkaennakko ja varsinainen palkka maksetaan eri kalenterikuukausina, täytyy molemmista suorituksista tehdä oma ilmoitus tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä.

Palkkaennakosta pitää toimittaa ennakonpidätys ja maksaa sosiaalivakuutusmaksut palkkaennakon maksupäivänä. Kun ennakonpidätys on toimitettu ja sosiaalivakuutusmaksut maksettu, palkkaennakko vähennetään työntekijän bruttopalkasta varsinaisena palkanmaksupäivänä. Työnantaja tilittää ennakonpidätyksen ja sosiaalivakuutusmaksut maksujen keräämisestä vastaaville tahoille erillisten määräaikojen mukaan.

Mitä seuraamuksia määrätään, jos ilmoittaa tiedot myöhässä?

Tulorekisteriin myöhässä annettavien ilmoitusten seuraamusmaksuksi määrätään tulotietojärjestelmästä annetun lain mukainen myöhästymismaksu.

Vuodet 2019-2020 ovat siirtymäkautta, jolloin tulotietojärjestelmästä annetun lain mukaista myöhästymismaksua ei pääsääntöisesti määrätä.

Verohallinto määrää myöhästymismaksua myöhässä annetuista ilmoituksista, joiden maksupäivä on 1. tammikuuta 2021 tai sen jälkeen. Myöhästymismaksua voidaan kuitenkin määrätä myös siirtymäaikana, jos ilmoitusvelvollisuuden laiminlyönti osoittaa ilmeistä piittaamattomuutta. Tulorekisterin tiedon käyttäjät voivat lisäksi määrätä omia seuraamusmaksujaan laiminlyönneistä.

Tulorekisteriin ilmoitettavien verotustietojen ilmoitusvelvollisuuden laiminlyönnistä aiheutuvia seuraamusmaksuja ovat oma-aloitteisten verojen verotusmenettelystä annetun lain (OVML) mukainen veronkorotus ja verotusmenettelystä annetun lain (VML) mukainen sivullisilmoittajan laiminlyöntimaksu.

Myöhästymismaksua määrätään seuraavan kuukauden kahdeksannen päivänä jälkeen. Miten päiväkohtainen myöhästymismaksu määräytyy?

Maksetut palkat ilmoitetaan tulonsaajakohtaisesti. Palkkojen perusteella laskettu sairausvakuutusmaksun yhteismäärä ilmoitetaan kerran kuukaudessa työnantajan erillisilmoituksella.

Myöhästymismaksua määrätään kalenterikuukaudelta annettavien tietojen perusteella. Myöhästymismaksua määrätään, jos tiedot kalenterikuukauden aikana maksetuista suorituksista ilmoitetaan myöhemmin kuin ne on viimeistään ilmoitettava kyseisen kuukauden viimeisen päivän tapahtumista. Myöhästymismaksua määrätään, jos ilmoitus annetaan maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden kahdeksannen päivän jälkeen.

Onko 3 euron päivittäinen myöhästymismaksu tulonsaajakohtainen?

Ei ole.

Myöhästymismaksua määrätään kalenterikuukaudelta annettavien tietojen perusteella. Myöhästymismaksua määrätään, jos tiedot kalenterikuukauden aikana maksetuista suorituksista ilmoitetaan myöhemmin kuin ne on viimeistään ilmoitettava kyseisen kuukauden viimeisen päivän tapahtumista. Myöhästymismaksua määrätään, jos ilmoitus annetaan maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden kahdeksannen päivän jälkeen.

Jos yksinyrittäjä maksaa palkkaa itselleen joka toinen kuukausi, pitääkö puhelinedun vuoksi antaa ilmoitus tulorekisteriin silti joka kuukausi?

Luontoisedut voi ilmoittaa luontoisedun kertymiskuukautta seuraavan kuukauden 5. päivänä riippumatta siitä, milloin rahapalkka maksetaan. Jos luontoisedun kertymiskuukaudelta maksetaan rahapalkkaa kertymiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden aikana, luontoisedun voi ilmoittaa myös sen kertymiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden tuloksi. Tällöin ilmoitus on annettava viimeistään sitä kuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä, jonka tuloksi luontoisetu on ilmoitettu.

Kokouspalkkiot maksetaan kaksi kertaa vuodessa, eli joulukuussa voidaan maksaa kokouspalkkio huhtikuulta. Koskeeko 45 päivän sääntö tällaista tilannetta eli määrätäänkö myöhästymismaksua?

Maksaja päättää itse, milloin kokouspalkkiot maksetaan. Maksu edellyttää ilmoitusta määräajassa tulorekisteriin. Suosituksena on ilmoittaa maksettujen suoritusten ansaintakaudet, joita useat etuuden maksajat tarvitsevat.

Myöhästymismaksua määrätään vain niiden tietojen perusteella, jotka ilmoitusvelvollinen ilmoittaa tulorekisteriin myöhässä.

Myöhästymismaksua määrätään kalenterikuukaudelta annettavien tietojen perusteella. Myöhästymismaksua määrätään, jos tiedot kalenterikuukauden aikana maksetuista suorituksista ilmoitetaan myöhemmin kuin ne on viimeistään ilmoitettava kyseisen kuukauden viimeisen päivän tapahtumista. Myöhästymismaksua määrätään, jos ilmoitus annetaan maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden kahdeksannen päivän jälkeen.

Palkkatietoilmoituksille ja työnantajan erillisilmoituksille ei määrätä erillisiä myöhästymismaksuja, vaan ilmoitukset katsotaan yhdeksi ilmoituskokonaisuudeksi, joista määrätään yksi myöhästymismaksu.

Näin ollen edellä mainitussa tilanteessa ei määrätä myöhästymismaksua, ellei maksettua suoritusta ilmoiteta myöhässä tulorekisteriin.

Milloin verovapaat kustannusten korvaukset on ilmoitettava, kun samaan palkanmaksuun ei liity tai liittyy verotettavaa tuloa?

Verovapaat kustannusten korvaukset voidaan ilmoittaa tulorekisteriin samalla ilmoituksella rahapalkkojen kanssa, 5 päivän kuluessa rahapalkan maksupäivästä. Vaihtoehtoisesti verovapaat kustannusten korvaukset voidaan ilmoittaa omalla ilmoituksella, jolloin määräaika on seuraavan kuun 5. päivään mennessä.

Mitä tarkoittaa, että tiedot on ilmoitettava heti maksun jälkeen?

Tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Jos maksupäivä on ollut 15. päivänä, eräpäivä tietojen ilmoittamiselle on viimeistään 20. päivänä. Samassa aineistossa voi ilmoittaa vain saman maksupäivän ja palkanmaksukauden ilmoituksia. Suorituksen maksaminen luo ilmoitusvelvollisuuden, joten jos palkkaa maksetaan neljä kertaa kuukaudessa, myös palkkatietoilmoitus pitää antaa neljää kertaa kuukauden aikana.

Maksaja ei voi ilmoittaa tietoja tulorekisteriin kerran kuukaudessa, jos eri maksupäiviä kuukauden aikana on ollut enemmän kuin yksi. Koska tiedot on ilmoitettava maksupäivän mukaan tulorekisteriin, maksaja ei voi myöskään koota viiden päivän sisällä maksettuja suorituksia samaan ilmoitukseen ja aineistoon.

Ilmoitetaanko verottomat matkakustannusten korvaukset maksupäivä + 5 päivää -periaatteella?

Verovapaat kustannusten korvaukset voidaan ilmoittaa tulorekisteriin samalla ilmoituksella rahapalkkojen kanssa, 5 päivän kuluessa rahapalkan maksupäivästä. Vaihtoehtoisesti verovapaat kustannusten korvaukset voidaan ilmoittaa omalla ilmoituksella, jolloin määräaika on seuraavan kuun 5. päivään mennessä.

Voiko ilmoituksen tehdä ennen maksupäivää, esimerkiksi heti kun palkat on ajettu?

Tiedot maksetuista suorituksista voi ilmoittaa tulorekisteriin myös etukäteen (esimerkiksi suoraan palkka-ajosta), mutta aikaisintaan 45 päivää ennen maksupäivää.

Mistä tiedän, mistä viiden päivän ilmoittamisvelvollisuus alkaa?

Jollei tiedetä, milloin raha on työntekijän tilillä, ilmoitetaan maksupäiväksi se päivä, jolloin raha lähtee työnantajan tililtä.

Onko sanktiomaksu maksupäiväkohtainen vai palkansaajakohtainen?

Myöhästymismaksu määrätään kultakin kalenterikuukaudelta annettavien tietojen perusteella. Tulorekisteriin on yleensä annettava tiedot viimeistään viidentenä maksupäivän jälkeisenä kalenteripäivänä. Myöhästymismaksua ei kuitenkaan ole kytketty samaan määräaikaan. Verohallinto määrää myöhästymismaksun, jos tulorekisteriin pakollisina ilmoitettavat tiedot maksetuista suorituksista ilmoitetaan maksupäivää seuraavan kalenterikuukauden kahdeksannen päivän jälkeen.

Lue lisää seuraamusmaksuista ohjeesta Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: Seuraamusmaksut.

Jos palkanlaskija on laittanut maksupäiväksi perjantain 11.1. ja pankkitililtä palkka on lähtenyt vasta maanantaina 14.1. Kumpi päivämäärä ilmoitetaan tulorekisteriin?

Tulotietojärjestelmästä annetun lain mukaan maksupäivä on se päivä, jolloin tulo on tulonsaajan käytettävissä. Näin ollen maksupäiväksi merkitään sen päivä, jolloin suoritus on henkilön tilillä, eikä se, jolloin suoritus on lähtenyt maksajan tililtä.

Osakasasemassa olevalle yrittäjälle maksetaan helmikuun palkka ja samassa yhteydessä maksetaan tammikuulta kertyneet päivärahat. Voiko ne ilmoittaa samalla ilmoituksella helmikuussa?

Kyllä voi. Samalla ilmoituksella voi ilmoittaa samana päivänä maksetut suoritukset, vaikka tulot olisivatkin kertyneet eri ajoilta.

Jos palkkatiedostossa on palkkapäivänä 31.1., voinko laittaa palkan maksuun tililtä esimerkiksi 30.1. ja osa 1.2.? Vai täytyykö tehdä oma ilmoitus niistä palkansaajista, joille maksetaan 1.2.?

Tiedot annetaan maksupäiväkohtaisesti, eli samassa aineistossa voi olla vain yhden maksupäivän ilmoitukset.

Yrittäjä tuo helmikuussa tammikuun tositteet ja tiliotteet, joissa näkyy palkanmaksu. Koska palkka pitää ilmoittaa tulorekisteriin?

Kaikki rahana maksetut suoritukset on ilmoitettava palkkatietoilmoituksessa viimeistään viidentenä päivänä maksupäivän jälkeen. Jos tilitoimisto saa tiedon myöhemmin, on tiedot annettava heti, kun ne saadaan. Maksupäiväksi merkitään todellinen maksupäivä.