Tietojen ilmoittaminen: usein kysyttyä

Mitä ilmoituksella tarkoitetaan? Jos yhdelle palkansaajalle maksetaan samana maksupäivänä erilaisia palkaneriä (esimerkiksi ylityökorvauksia ja sairausajan palkkaa), kuinka monta ilmoitusta näistä annetaan?

Ilmoitus tarkoittaa yhden tulonsaajan yhden maksukerran tietoja. Jos samalla maksukerralla on maksettu useita suorituksia yhdelle palkansaajalle, niistä annetaan vain yksi ilmoitus. Tulolajeja yhdellä ilmoituksella voi olla useita.

Mitä hyötyä ilmoittajalle on vapaaehtoisten tietojen antamisesta, esimerkiksi siitä, onko saajan työsuhde vakinainen vai määräaikainen?

Kun tiedot on ilmoitettu kattavasti, niitä ei tarvitse kysyä erikseen työnantajalta jälkikäteen. Työnantaja säästää siis vaivaa jälkikäteen, jos ilmoittaa tiedot kerralla laajasti.

Täydentäviä tietoja, jotka ovat vapaaehtoisia ilmoittaa, tarvitsevat päätöksiään varten etuuksien maksajat kuten työttömyyskassat, Työllisyysrahasto, palkkatuki, kunnat ja Kela. Tietoa tarvitsevat myös työsuojelu ja Tilastokeskus. Näille tiedon käyttäjille eivät riitä palkkatietoilmoituksen pakolliset tiedot, vaan ne voivat pyytää lisätietoja jälkikäteen maksajalta.

Tietojen ilmoittaminen on mahdollista automatisoida niin, että tiedot siirtyvät tulorekisteriin suoraan työnantajan palkkajärjestelmästä. Tällöin myös vapaaehtoiset tiedot voidaan ilmoittaa samalla kertaa laajasti ja automaattisesti.

Voiko samasta henkilöstä antaa useita ilmoituksia, jos työnantajalla on palkkatietoja monessa eri järjestelmässä?

Kyllä. Samasta henkilöstä voi antaa monta ilmoitusta samalle palkkakaudelle tai maksupäivälle, ja tiedot voidaan ilmoittaa monesta eri järjestelmästä. Kun ilmoituksen toimenpidetyypiksi valitaan ”Uusi”, se ei korvaa edellistä ilmoitusta, vaan kaikki samalla palkkakaudella annetut ilmoitukset jäävät voimaan.

Ilmoitetaanko erilaiset palkkaerät erikseen vai lasketaanko niistä yhteissumma?

Rahapalkat voi ilmoittaa yhteissummana (rahapalkkojen ilmoitustapa 1). Yleisimmät palkkaerät voi ilmoituksessa ilmoittaa myös erikseen (rahapalkkojen ilmoitustapa 2). Silloin niitä ei tarvitse laskea yhteen. Tietyt suoritukset on silti aina eriteltävä, esimerkiksi luontoisedut ja kustannusten korvaukset. Tiedot tulonsaajan palkkatietoilmoitukselle muodostuvat jommallakummalla tavalla:

  • Ilmoitustapa 1:n mukaiset palkat tai
  • ilmoitustapa 2:n mukaiset palkat ja
  • erikseen ilmoitettavat tuloerät

Ilmoitustapaa 1 ja ilmoitustapaa 2 ei voi käyttää yhtä aikaa samassa ilmoituksessa, mutta suorituksen maksaja voi käyttää eri ilmoituksissa eri ilmoitustapoja. Suosituksena kuitenkin on, että rahapalkat ilmoitettaisiin eritellysti ilmoitustavan 2 mukaisina, jolloin kaikki tulorekisterin tiedon käyttäjät voivat hyödyntää rekisterin sisältämiä tietoja.

Jos palkan maksaja maksaa myös etuuksia tai eläkkeitä, miten ne ilmoitetaan vuonna 2020? Voiko ne ilmoittaa samalla kertaa palkkojen kanssa, vai pitääkö niistä antaa vuosi-ilmoitus?

Eläkkeille ja muille sosiaalietuuksille on oma tietovirtansa, eikä niitä voi yhdistää palkkojen ja muiden työnantajasuoritusten ilmoituksiin tai aineistoon. Vuoden 2020 aikana maksetuista eläkkeistä ja muista sosiaalietuuksista annetaan vielä vuosi-ilmoitus ja niistä toimitetut ennakonpidätykset ilmoitetaan oma-aloitteisten verojen veroilmoituksella. Vuoden 2021 alusta lähtien eläkkeet ja muut etuudet siirtyvät tulorekisteriin.  

Jos kuitenkin palkan maksaja maksaa esimerkiksi työnantajan sairaskassan täydennyspäivärahaa tai entiselle työntekijälleen eläkettä, vuonna 2020 myös nämä tiedot ilmoitetaan tulonsaajan palkkailmoituksella, vastaavalla tavalla kuin ne nykyisinkin ilmoitetaan Verohallinnolle annettavalla työnantajasuoritusten vuosi-ilmoituksella.

Onko sillä merkitystä, onko tulo saatu pää- vai sivutoimesta?

Pää- ja sivutulojen erittelemisestä luovutaan tulorekisterin myötä.

Ilmoitetaanko työntekijältä perityt työmarkkinajäsenmaksut tulorekisteriin?

Tulorekisteriin ei ilmoiteta työntekijältä perittyjä työmarkkinajärjestöjen tai työttömyyskassojen jäsenmaksuja, vaan jäsenmaksut ilmoitetaan jatkossakin Verohallinnolle Veron erikseen määrittelemällä vuosi-ilmoituksella.

Miten ilmoitetaan kotitalouksien maksamat palkat? Poistuuko Palkka.fi?

Palkka.fi-palvelu ei poistu. Kotitaloudet ja muut pientyönantajat voivat laskea edelleenkin palkkansa Palkka.fi-palvelun kautta. Palkka.fi on palkanlaskentaohjelma, joka lähettää järjestelmän kautta lasketuista palkoista ilmoitukset tulorekisteriin.

Kotitalous voi hoitaa ilmoittamisen myös suoraan tulorekisterin asiointipalvelun kautta, jollei käytä Palkka.fi-palvelua tai muuta palkanlaskentajärjestelmää, joka muodostaisi ilmoitukset.

Tiedot maksetuista palkoista, toimitetuista ennakonpidätyksistä ja maksetuista työnantajamaksuista on jatkossa annettava ilman euromääräistä alarajaa, myös kotitalouksien.

Ilmoittamisen antamisaikaan pätee pääsääntöisesti samat määräajat. Kotitalouksien asemaa on kuitenkin helpotettu siten, että luonnollinen henkilö ja kuolinpesä, jota ei ole merkitty ennakkoperintälain 31 §:ssä tarkoitettuun työnantajarekisteriin, voivat antaa tiedot Tulorekisteriyksikölle kuukausittain viimeistään maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä, kun pääsääntönä on ilmoittaminen viidentenä päivänä maksupäivän jälkeen.

Tiedot on annettava lähtökohtaisesti aina sähköiseksi, myös kotitalouksien. Tiedot voidaan antaa paperilomakkeella vain erityisestä syystä.  

Kuinka palkkiot ilmoitetaan tulorekisteriin?

Palkkiot voi ilmoittaa tulolajilla 101 Palkka yhteissumma (suppeampi ilmoitustapa 1) tai eritellymmin tulolajien mukaan (ilmoitustapa 2). On suositeltavaa ilmoittaa palkkiot sen mukaisena, kuin tulo on maksettu. Jos maksettu suoritus on esimerkiksi kokouspalkkio tai hallintoelimen jäsenyydestä maksettu palkkio, nämä palkkiot voidaan ilmoittaa omina tulolajeinaan tulorekisteriin.

Ilmoitetaanko palkkatiedot maksukohtaisesti?

Kyllä. Tulorekisteri on ajantasainen ja keskitetty tietokanta, johon tiedot ilmoitetaan vain yhden kerran palkanmaksun yhteydessä. Palkkatiedot ilmoitetaan pääsääntöisesti jokaisen maksutapahtuman jälkeen viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. 

Vuoden 2020 alusta palkanmaksukauden aikana maksetut palkkaennakot ja verovapaat kustannusten korvaukset voidaan ilmoittaa samalla ilmoituksella, vaikka kuukauden aikana olisi ollut useita maksutapahtumia.

Voiko tulorekisteriin ilmoittaa tietoja ilman asiakastunnusta?

Tulorekisteriin voi ilmoittaa tietoja myös ilman asiakastunnusta, jos maksajalla tai tulonsaajalla ei ole kyseistä tunnistetta, esimerkiksi Y-tunnusta, henkilötunnusta, verorekisterinumeroa tai ulkomaista henkilötunnusta. Tällöin maksajasta tai tulonsaajasta on ilmoitettava lisätietoja, esimerkiksi syntymäaika ja perustiedot (nimi ja osoite).

Jos tiedot ilmoitetaan ilman asiakastunnusta, vaikka maksajalla tai tulonsaajalla olisi sellainen, suorituksen maksaja toimii vastoin tulotietojärjestelmästä annetun lain velvoitteita.

Miten tulorekisteriin ilmoitetaan muussa valuutassa kuin euroina maksetut suoritukset?

Maksettu määrä on ilmoitettava tulorekisteriin euroissa, vaikka suoritus olisi maksettu muuna valuuttana. Jos suoritus on maksettu muuna valuuttana, se on muunnettava euroiksi käyttäen maksupäivänä voimassaolevaa Euroopan keskuspankin viitekurssia. Jos suoritus ilmoitetaan tulorekisteriin jo ennen maksupäivää, esimerkiksi palkka-ajon yhteydessä, ilmoitetaan kyseisen ilmoituspäivän mukaisella viitekurssilla muunnettu tulon määrä.

Voiko työnantaja antaa erillisilmoituksen, jossa ilmoittaa ”Ei palkanmaksua” -tiedon, jos on kuitenkin antanut kyseiseltä kaudelta palkkatietoilmoituksia?

Ei palkanmaksua -tieto annetaan vain, jos säännöllinen työnantaja ei ole maksanut lainkaan palkkoja kyseisen kuukauden aikana. Satunnainen työnantaja ei tietoa ilmoita.

Jos suorituksen maksaja ei ole maksanut palkkaa, mutta on maksanut esimerkiksi työkorvauksia ja antanut niistä palkkatietoilmoituksia, ei työnantajan erillisilmoitus anneta ollenkaan.

Työnantajan erillisilmoitus tulorekisterissä

Jos viides kalenteripäivä maksupäivästä laskien ei ole arkipäivä, siirtyykö ilmoittamisen määräaika seuraavalle arkipäivälle? Esimerkki: Viides kalenteripäivä maksupäivästä on lauantai, ilmoitetaanko tiedot tulorekisteriin seuraavana arkipäivänä eli maanantaina vai onko tietojen ilmoittamisen eräpäivä lauantai?

Tiedot pitää ilmoittaa tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Kaikkiin tulorekisterin määräaikoihin sovelletaan säädettyjen määräaikain laskemisesta annettua lakia (150/1930). Jos määräpäivä on säädettyjen määräaikain laskemisesta annetun lain 5 §:ssä tarkoitettu arkilauantai tai pyhäpäivä, siirtyy määräaika mainitun säännöksen nojalla aina seuraavaan arkipäivään. Näin ollen jos 5. kalenteripäivä on lauantai, eräpäivä on maanantai.

Onko tiedon käyttäjän mahdollista nähdä, onko palkkatiedot ilmoitettu rekisteriin ilmoitustavalla 1 vai ilmoitustavalla 2? Tällä vältettäisiin sekaannukset siitä, johtuuko eritellyn tiedon puuttuminen ilmoitustavasta vai vain siitä, ettei erilaisia palkaneriä ole maksettu.

Tiedon käyttäjä näkee ilmoitustavan tulolajista.

  • Jos on ilmoitettu 100-sarjan tulolajeilla, kyse on ilmoitustapa 1:n mukaisesta ilmoittamisesta.
  • Jos rahapalkkojen ilmoittamisessa on käytetty 200-sarjan tulolajeja, kyse on ilmoitustapa 2:n mukaisesta ilmoittamisesta. Suorituksen maksaja voi vaihdella ilmoitustapaa ilmoituksittain.

Suorituksen maksaja voi tallentaa tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa alla mainitut perustiedot, jotka ovat tiedon käyttäjien nähtävinä:

  • Täydentävien tietojen ilmoittaminen (vahvistaa antavansa täydentävät tiedot)
  • Yrityksen käytössä olevat palkanmaksukaudet.

Miten ilmoitetaan takautuvat suoritukset tai muut takautuvat tiedot? 

Esimerkki 1: Kokemuslisä maksetaan takautuvasti kahdelta vuodelta.

Palkkatietoilmoituksessa ilmoitetaan:

  • Maksupäivä: päivä, jolloin suoritus maksetaan, esim. 30.5.
  • Palkkakausi: se palkkakausi, jonka aikana tulo maksetaan, esim. 1.5.–31.5.
  • Tulolaji: 101 (Palkka yhteissumma) tai 216 (Muu maksettu lisä)
  • Ansaintajakso: 1.1.2019–30.12.2021 (ansaintajakso on vapaaehtoinen tieto, jota käyttämällä voidaan kertoa, miltä ajalta tulo on kertynyt)

Esimerkki 2: Koko palkka maksetaan takautuvasti. 

Jos palvelussuhde alkaa 20.1 ja tammikuun osuus maksetaan 15.2. Palkkatietoilmoituksessa ilmoitetaan:

  • Maksupäivä: 15.2.
  • Palkkakausi: 1.2.–28.2.
  • Tulolaji: 101 (Palkka yhteissumma)
  • Ansaintajakso: 20.1.–30.1.

Esimerkki 3: Palkaton poissaolo ilmoitetaan 2 kuukautta jälkikäteen.

Palkkatietoilmoituksessa ilmoitetaan:

  • Maksupäivä tai muu ilmoituspäivä: 15.4.
  • Palkattoman poissaolon ajanjakso: 1.1.–28.2.
  • Poissaolon syy: 1 (Sairaus)

Voiko palkkaennakkoa maksaa enää vuodenvaihteen jälkeen?

Voi maksaa. Palkkaennakon voi ilmoittaa samalla palkkatietoilmoituksella saman palkanmaksukauden myöhemmin maksettavan palkan kanssa, jos palkat maksetaan saman kalenterikuukauden aikana.

Jos palkkaennakko ja varsinainen palkka maksetaan eri kalenterikuukausina, täytyy molemmista suorituksista tehdä oma ilmoitus tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä.

Palkkaennakosta tulee toimittaa ennakonpidätys ja maksaa sosiaalivakuutusmaksut palkkaennakon maksupäivänä.

Miten käytän Maksajan aliorganisaatio -tietoa, jos maksetaan suorituksia, jotka eivät ole eläkevakuutusmaksun alaisia ja maksaja on kunta-alan, kirkon tai Kelan työnantaja?

Kunta-alan, kirkon tai Kelan työnantajat voivat käyttää Kevan koodistoa Maksajan aliorganisaatio -tiedon antamisessa. Kevan koodistoa ei tule käyttää, jos maksaa suorituksia, jotka eivät ole eläkevakuutusmaksun alaisia. Näissä tilanteissa maksaja voi halutessaan käyttää aliorganisaation tunnisteen koodistona maksajan omaa koodistoa.