Poissaolotiedot: usein kysyttyä

Olen ollut poissa työstäni syystä, jota en halua ulkopuolisten tietoon. Näkyykö poissaoloni syy tulorekisterissä?    

Poissaolon syyn ilmoittaminen tulorekisteriin on vapaaehtoista, eli tieto näkyy, jos palkanmaksaja ilmoittaa sen. Palkkatietoilmoituksen ulkopuolelle jäävät mm. arkaluonteiset poissaolon syytiedot.

Jos kuukausipalkka maksetaan kuukauden alussa, miten on mahdollista ilmoittaa tulorekisteriin tulevan kuukauden poissaolotiedot, jotka eivät ole vielä tiedossa?

Poissaolotiedot ovat vapaaehtoisesti annettavia täydentäviä tietoja, joiden ilmoittamista kuitenkin suositellaan. Usein palkka voidaan maksaa koko kuukaudelta esimerkiksi kuun alussa tai puolessa välissä, jolloin poissaoloja kyseiseltä palkanmaksukaudelta ei ole vielä tiedossa. Tämän vuoksi suositellaan, että edellisen palkanmaksukauden poissaolot ilmoitettaisiin viimeistään kuluvan palkanmaksukauden ilmoituksella. Tällöin tieto olisi saatavilla riittävän nopeasti tiedon käyttäjien tarpeisiin.

Pitääkö kaikki sairauspoissaolot ilmoittaa?                         

Poissaolotiedot ovat täydentäviä tietoja, joiden ilmoittaminen on vapaaehtoista. Suosituksena kuitenkin on, että sairauspoissaolot ilmoitettaisiin kattavasti tulorekisteriin, jolloin tietoja voivat hyödyntää esim. etuuksien maksajat.

Tiedoista löytyy erilaisia poissaolon syitä palkallisille ja palkattomille poissaoloille.

Miten ilmoitetaan sairauspoissaolo, jos se kuuluu vuosiloman karenssiaikaan?                      

Jos tulonsaaja sairastuu vuosiloman aikana, vuosiloman ajaksi ilmoitetaan se aika, jonka ajalta vuosilomapäivät kertyvät. Tällöin osa vuosiloman ajasta voi olla vuosilomalain mukaista tai työehtosopimuksessa sovittua ns. vuosiloman omavastuuaikaa, jolta osin vuosilomaa ei siirretä.

Jos poissaoloja ilmoitetaan, täytyykö ilmoittaa kaikki poissaolot?            

Poissaolotiedot ovat vapaaehtoisesti annettavia täydentäviä tietoja. Jos maksaja ilmoittaa poissaolotietoja, pitäisi lähtökohtaisesti ilmoittaa kaikki poissaolot, ei vain osaa poissaoloista.

Jos henkilö on vuosilomalla esimerkiksi 16.7.–12.8., miten poissaolo ilmoitetaan?    

Poissaolojen ilmoitusjakso on se ajanjakso, jolta mahdolliset tulonsaajan poissaolot ovat ilmoitushetkellä ilmoittajan tiedossa. Alkupäiväksi ilmoitetaan se päivä, mihin asti poissaolojaksot on aikaisemmin ilmoitettu, ja loppupäiväksi se päivä, mihin asti poissaolot ovat ilmoittajalla tai työnantajan järjestelmässä tiedossa. Poissaolojen ilmoittamisessa suositellaan, että poissaolojen ilmoittamisen aikaväli ilmoitettaisiin katkeamattomana jokaisella ilmoituksella, vaikka poissaoloja ei olisi ollutkaan.

 Tässä tapauksessa toimitaan näin:

  • Poissaolojen ilmoitusjakson alkupäiväksi ilmoitetaan kesäkuun ilmoituksella ilmoitetun jakson päättymispäivää seuraava päivä.
  • Heinäkuun palkanmaksun ilmoituksessa poissaolojen ilmoitusjakson loppupäiväksi ilmoitetaan 12.8., jos koko vuosiloma-ajan palkan määrä on ilmoitettavissa. Jos vuosiloman palkan määrä ei olisi tiedossa koko vuosiloman ajalta heinäkuun ilmoitusta muodostettaessa, poissaolojen ilmoitusjakson loppupäiväksi ilmoitettaisiin 31.7.
  • Jos ilmoitusjaksolla ei ole muita poissaoloja kuin vuosiloma, se ilmoitetaan palkallisena poissaolona ajalle 16.7.–12.8. Poissaolon syyksi ilmoitetaan vuosiloma ja palkan määräksi koko vuosiloma-ajan palkka.
  • Elokuun palkanmaksun ilmoituksessa poissaolojen ilmoitusjakson alkupäivä on aikaisemmin ilmoitetun ilmoitusjakson päättymispäivää seuraava päivä eli 13.8. tai 31.7. Loppupäivä on se päivä, mihin asti poissaolot ovat tiedossa, kun ilmoitus muodostetaan.

Miten poissaolot pitäisi ilmoittaa tulorekisteriin, jos henkilöllä on osittainen hoitovapaa, kuntoutus ja sairauspoissaolo samalla päivällä?

Osittainen hoitovapaa ilmoitetaan poissaolotiedoissa vain, jos se on toteutettu kokonaisina työpäivinä, esimerkiksi hoitovapaa aina maanantaisin. 

Poissaolon syyksi valitaan se syy, jonka perusteella poissaolon palkka maksetaan.

  • Jos henkilö tekee osittaisen hoitovapaan vuoksi lyhennettyä työaikaa ja on kuntoutuksessa (palkallisesti tai palkattomana) ja sairastuu kesken kuntoutuspäivän, poissaolo ilmoitetaan kuntoutuspoissaolona.
  • Jos taas henkilö keskeyttää kuntoutuksen sairauden vuoksi ja on koko päivän poissa kuntoutuksesta, poissaolo ilmoitetaan sairauspoissaolona. Sairauspäivärahassa ei ole omavastuuta välittömästi kuntoutusrahan jälkeen. Päivärahan myöntäminen heti seuraavasta päivästä edellyttää lääkärintodistusta.
  • Jos henkilö on osittaisella hoitovapaalla kokonaisen päivän (esim. maanantaisin) ja osallistuu tällöin kuntoutukseen, eikä hoitovapaan sopimusta muuteta kuntoutuksen vuoksi, hoitovapaa ilmoitetaan omana jaksonaan ja kuntoutus muilta päiviltä.

Millä poissaolokoodilla ilmoitetaan ylitöiden johdosta annettu poissaolopäivä?

Vapaa voidaan ilmoittaa palkallisen poissaolon syykoodilla ”Muu syy”.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Sairaus?

Sairaus-syykoodia käytetään silloin, kun tulonsaaja on sairauden tai tapaturman aiheuttaman työkyvyttömyyden vuoksi estynyt tekemästä työtään.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Osa-aikainen sairauspoissaolo?

Osa-aikainen sairauspoissaolo -syykoodia käytetään silloin, kun kyseessä on työkyvyttömyydestä johtuva sairauspoissaolo, jonka aikana tehtävästä osa-aikatyöstä työntekijä ja työnantaja sopivat keskenään edellyttäen, että työntekijä voi terveyttään ja toipumistaan vaarantamatta hoitaa osan kokoaikatyön tehtävistään.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Erityisäitiysvapaa?

Erityisäitiysvapaa-syykoodia käytetään silloin, kun kyseessä on erityisäitiysrahakauden ajalle myönnetty vapaa. Eritysäitiysrahaa maksetaan ajalta, jolloin tulonsaaja on työtehtäviinsä tai työoloihinsa liittyvän vaaratekijän vuoksi estynyt tekemästä työtään.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Kuntoutus?

Kuntoutus-syykoodia käytetään silloin, kun tulonsaaja on estynyt kokonaan tekemästä työtään ammatilliseen tai lääkinnälliseen kuntoutukseen osallistumisen vuoksi. Kohdassa ilmoitetaan koko päivän poissaolo.  

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Lapsen sairaus tai pakottava perhesyy? 

Lapsen sairaus tai pakottava perhesyy -syykoodia käytetään, jos

  • tulonsaaja on poissa työstä alle 10-vuotiaan lapsensa tai muun hänen taloudessaan vakituisesti asuvan alle 10-vuotiaan lapsen äkillisen sairastumisen vuoksi tai
  • tulonsaaja on poissa työstään, koska poissaolo on tarpeen hänen perheenjäsenensä tai muun hänelle läheisen henkilön erityistä hoitoa varten tai
  • tulonsaaja on poissa työstään, koska hänen välitön läsnäolonsa on välttämätöntä hänen perhettään kohdanneen, sairaudesta tai onnettomuudesta johtuvan, ennalta-arvaamattoman ja pakottavan syyn vuoksi.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Osittainen hoitovapaa? 

Osittain hoitovapaa -syykoodia käytetään, kun tulonsaajan vuorokautista työaikaa on lyhennetty tulonsaajan lapsen tai muun hänen taloudessaan vakituisesti asuvan lapsen hoitamiseksi. Osittaisessa hoitovapaassa ei ilmoiteta poissaolopäivien lukumäärää, vaan niiden päivien lukumäärä, johon ilmoitettu poissaolon syy kohdistuu.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Koulutus?

Koulutus-syykoodia käytetään, kun työstä poissaolon syynä on työnantajan määräyksestä tapahtuva koulutus, työmarkkinajärjestöjen yhteistyösopimusten edellyttämä koulutus, ammattiyhdistyskoulutus tai oppisopimuskoulutukseen kuuluva tietopuolinen opetus.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Virkavapaa?

Virkavapaa-syykoodia käytetään, kun virkasuhteessa oleva tulonsaaja on poissa työstään, koska hänelle on myönnetty vapautus virkatehtävien hoitamisesta muusta kuin erikseen säädetystä syystä.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Kertausharjoitus?

Kertausharjoitus-syykoodia käytetään, kun tulonsaaja on poissa työstään reservin kertausharjoituksiin tai väestönsuojelukoulutukseen osallistumisen vuoksi.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Pekkasvapaa?

Pekkasvapaa-syykoodia käytetään, kun tulonsaaja on työehtosopimuksensa mukaisella työajan tasausvapaalla.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Työtapaturma?

Työtapaturma-syykoodia käytetään, kun tulonsaaja on poissa työstään työtapaturman tai ammattitaudin aiheuttaman työkyvyttömyyden vuoksi.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Arkipyhä?

Arkipyhä-syykoodia käytetään, kun työstä poissaolon syynä on arkipyhä, esimerkiksi pitkäperjantai tai toinen pääsiäispäivä. Arkipyhä ilmoitetaan palkallisena poissaolona, jos poissaolon ilmoitusjaksoon sisältyy arkipyhä, joka ei ole työpäivä ja jonka ajalta maksetaan poissaoloajan palkkaa.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Vuosiloma?

Syykoodia käytetään, kun kyseessä on palkallinen ajanjakso, jonka tulonsaaja on vuosittain vapautettu palvelussuhteeseen kuuluvien tehtävien hoitamisesta lain tai sopimuksen perusteella.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Varusmiespalvelus tai siviilipalvelus?

Varusmiespalvelus tai siviilipalvelus -syykoodia käytetään, kun tulonsaaja on poissa työstään asevelvollisuuslain (1438/2007) ja siviilipalveluslain (1446/ 2007) mukaisen palveluksen suorittamisen vuoksi.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Lomautus?

Lomautus-syykoodilla ilmoitetaan ajanjakso, jolloin tulonsaajan työnteko ja palkanmaksu ovat työnantajan aloitteesta väliaikaisesti taloudellisten tai tuotannollisten syiden vuoksi keskeytyneet, mutta työsuhde pysyy muutoin voimassa.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Työtarjonnan keskeytyminen?

Työtarjonnan keskeytyminen -syykoodilla ilmoitetaan ajanjakso, jolloin työn tekeminen on mahdotonta työntekijästä riippumattomista syistä.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Lakko tai työsulku?

Lakko tai työsulku -syykoodilla ilmoitetaan ajanjakso, jolloin

  • työntekijät keskeyttävät palvelussuhteeseen kuuluvien tehtävien hoitamisen työtaistelutoimenpiteen vuoksi tai
  • työnantaja estää työntekijöitä hoitamasta palvelussuhteeseen kuuluvia tehtäviä työtaistelutoimenpiteen vuoksi.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Vuorotteluvapaa?

Vuorotteluvapaa-syykoodia käytetään, kun kyse on poissaolosta, johon työntekijä saa luvan työnantajan kanssa tehtävän sopimuksen perusteella. Hänen tilalleen palkataan määräajaksi vuorotteluvapaalain (1305/2002) ehdot täyttävä työtön työnhakija.

Missä tilanteessa käytetään poissaolon syykoodia Opintovapaa?

Opintovapaa-syykoodia käytetään, kun tulonsaaja on poissa työstään, koska työnantaja on vapauttanut hänet palvelussuhteeseen kuuluvien tehtävien suorittamisesta opintovapaalain ehdot täyttävien opintojen suorittamista varten. Syykoodilla voidaan ilmoittaa myös hankinnanvarainen opintovapaa.

Meillä toimihenkilöille maksetaan sairausajan palkka normaalina kuukausipalkkana niin pitkään kuin työehtosopimus määrää. Sairauspoissaolo ei näy palkkalaskelmalla. Miten tai milloin ilmoittamme sairauspoissaolon tulorekisteriin?

Poissaolot voidaan ilmoittaa sähköisessä asiointipalvelussa, jos tietojen ilmoittaminen rajapinnan kautta ei ole mahdollista. Poissaolojen ilmoittamista on kuvattu enemmän ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: poissaolotiedot.

Pitääkö tulorekisteriin ilmoittaa kaikki kokopäiväset poissaolot? Myös palkalliset kokouspäivät tai koulutuspäivät? Entäs etäpäivät?

Etäpäivä on työskentelypäivä. Kokouksia tai muita työmatkoja ei ilmoiteta poissaoloina. Poissaolo koulutuksen vuoksi kuitenkin ilmoitetaan tulorekisteriin. Lue lisää ohjeesta Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: poissaolotiedot (kohdat 3.6. ja 4.7.).

Miksi poissaolot pitää ilmoittaa?

Poissaolot ovat täydentäviä tietoja, joiden antaminen on vapaaehtoista. Osa tiedonkäyttäjistä tarvitsee näitä tietoja (esim. Kela ja työttömyyskassat).

Pitääkö pidemmällä sairaslomalla olevasta ilmoittaa, jos hänelle ei työnantaja maksa palkkaa tällä hetkellä?

Poissaolotietojen ilmoittaminen on vapaaehtoista. Jos poissaolotiedot ilmoitetaan palkkatietoilmoituksessa kattavasti, tiedon käyttäjät ja tulonsaajat eivät pyydä suorituksen maksajalta erillisiä todistuksia sellaisista poissaoloista, jotka on jo ilmoitettu tulorekisteriin. Tiedon käyttäjät voivat hyödyntää poissaolotietoja, jos ne ilmoitetaan säännöllisesti. Tulonsaajan poissaolotiedot ilmoitetaan viimeistään seuraavan palkanmaksukauden ilmoituksessa.

Lisätietoja on ohjeessa Palkattomien poissaolotietojen ilmoittaminen tulorekisteriin.