Vakuuttamistiedot: usein kysyttyä

Miten ilmoitetaan eläkevakuutusmaksut silloin, kun yritys on ottanut työntekijöille tai osakkaille vapaaehtoisen eläkevakuutuksen?    

Maksetut vapaaehtoiset eläkevakuutusmaksut ilmoitetaan palkkatietoilmoituksella tulolajilla Vapaaehtoisen yksilöllisen eläkevakuutuksen maksu (koodiarvo 418).

Työnantajan maksama työntekijän vapaaehtoinen yksilöllinen eläkevakuutusmaksu voidaan ilmoittaa tulorekisteriin maksuittain, jos tämä on mahdollista. Jos maksu on esimerkiksi yhteissumma eikä suorituksen maksaja tiedä, mikä osuus maksusta kohdistuu kuhunkin vakuutettuun, suorituksen maksajan on ilmoitettava tiedot, kun ne saadaan eläkelaitokselta.

Tiedot on saatava maksuvuoden verotukseen. Jos maksusta saadaan tieto vasta tammikuussa, joulukuun ilmoitusta on korjattava ja lisättävä vapaaehtoisen yksilöllisen eläkevakuutuksen maksun määrä ilmoitukseen.

Miten vapaaehtoisen eläkevakuutuksen maksut ilmoitetaan?                  

Vapaaehtoisen eläkevakuutuksen maksu ilmoitetaan tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella. Tulorekisterissä on useita tulolajeja, ja käytössä on myös tulolaji Vapaaehtoisen yksilöllisen eläkevakuutuksen maksu (koodiarvo 418).

Tulolajien koodistoon voi tutustua tulorekisteri.fi-sivulla: Tulolajien koodisto

Työnantajan maksama tulonsaajan vapaaehtoisen yksilöllisen eläkevakuutuksen maksu voidaan ilmoittaa tulorekisteriin maksuittain, jos tämä on mahdollista. Jos maksu on esimerkiksi yhteissumma eikä suorituksen maksaja tiedä, mikä osuus maksusta kohdistuu kuhunkin vakuutettuun, suorituksen maksajan on ilmoitettava tiedot, kun ne saadaan vakuutusyhtiöltä.

Tiedot on saatava maksuvuoden verotukseen. Jos edellisen vuoden aikana maksetuista maksuista saadaan tieto vasta tammikuussa, vuoden viimeistä ilmoitusta (esim. joulukuu) on korjattava, ja ilmoitukseen on lisättävä vapaaehtoisen yksilöllisen eläkevakuutuksen maksun määrä.

Ilmoitetaanko työnantajan maksama sairausvakuutusmaksu nettomääräisesti, eli onko siitä tehty jo esimerkiksi sairauspäivärahan vähennys?      

Maksua ei ilmoiteta nettomääräisesti. Työnantaja ilmoittaa joka kuukausi maksamansa sairausvakuutusmaksun yhteismäärän työnantajan erillisilmoituksella.

Jos työnantaja myöhemmin saa esimerkiksi Kelalta sairauspäivärahaa, jonka perusteella se saa tehdä vähennyksen, aiemmin annettua työnantajan erillisilmoitusta on korjattava. Maksaja ilmoittaa työnantajan erillisilmoituksella vähennettävän työnantajan sairausvakuutusmaksun määrän tulolajilla Työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehtävät vähennykset. Tieto ilmoitetaan sen kuukauden työnantajan erillisilmoituksella, johon tehty vähennys kohdistuu. Tällöin kyseisen kuukauden työnantajan sairausvakuutusmaksuvelvoitteet pienenevät ja Verohallinto palauttaa työnantajalle liikaa maksetun työnantajan sairausvakuutusmaksun korkoineen. Vaihtoehtoisesti maksaja voi tehdä vähennyksen kuluvana kautena eli silloin, kun maksaja saa tiedon etuuspäätöksestä. Tällöin kuluvan kauden sairausvakuutusmaksun määrä pienenee, mutta maksaja ei saa hyvityskorkoa, jonka se saisi, jos vähennys kohdistettaisiin takautuvasti alkuperäiselle kaudelle.

Jos palkkatulo jää palkanmaksukaudella alle TyEL-vakuutuksen alarajan, miten tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin?                

Jos maksajalla ei ole vakuuttamisvelvollisuutta, koska vakuuttamisen euromääräinen alaraja ei täyty, suorituksen maksaja ilmoittaa, ettei tulonsaajan osalta ole vakuuttamisvelvollisuutta. Tämä ilmoitetaan käyttämällä Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tiedon arvoja.

Jos työeläkkeen perusteena oleva tulo jää kuukaudessa vuosittain vahvistettavan työtulon alarajan alle (58,27 euroa/kk vuonna 2018), suorituksen maksaja käyttää Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus) -tietoa. 

Jos työtulon raja ylittyy kesken kuukauden, maksajan on mitätöitävä aiemmin antamansa ilmoitus ja annettava uusi ilmoitus, jossa on eläkejärjestelynumero ja tieto työeläkevakuutuksesta.  

Milloin työtapaturmavakuutusyhtiön yhtiötunnus ja vakuutusnumero on annettava?

Työtapaturmavakuutusyhtiön yhtiötunnus ja vakuutusnumero ovat pakollisia tietoja, jos maksaja on vakuuttanut työntekijänsä useammalla kuin yhdellä työtapaturmavakuutuksella. 

Tietoa ei siten tarvitse antaa jokaisella ilmoituksella vaan ainoastaan silloin, kun työnantajan on vakuuttanut työntekijänsä useammalla vakuutuksella.

Miten ilmoitetaan, jos samalla tulonsaajalla on samassa palkka-ajossa palvelussuhteet, joista toinen perustuu kunnalliseen eläkelakiin (KuEL) ja toinen valtion eläkelakiin (VaEL)?

Kunta-alan palvelussuhteen voimassaoloaika ja ansiot (tulolajit) ilmoitetaan työnantajan kunta-alan eläkejärjestelynumerolla. Valtion eläketurvan piiriin kuuluvan palvelussuhteen voimassaolo ja ansiot ilmoitetaan erillisellä valtion eläketurvan eläkejärjestelynumerolla.

Jos kuukauden ensimmäisellä palkanmaksukaudella TyEL-vakuutuksen alaraja ei ylity, mutta toisella palkanmaksukaudella raja ylittyy, miten tiedot ilmoitetaan ja korjataan tulorekisteriin?

Esimerkkitapauksessa on korjattava Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tiedot mitätöimällä aiemmin annettu ilmoitus, minkä jälkeen on annettava uusi ilmoitus oikeilla tiedoilla.

Jos tulonsaajan vakuuttamisvelvollisuus on ilmoitettu virheellisesti tai olosuhde myöhemmin muuttuu, tiedot on korjattava mitätöimällä aiemmin annettu ilmoitus ja antamalla uusi ilmoitus. Tässä tapauksessa uusi ilmoitus täytyy siis antaa myös ensimmäiseltä palkanmaksukaudelta, koska olosuhde on muuttunut eikä aiemmin annettu Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tieto enää ole oikea.
Tulorekisteritietojen täytyy vastata todellisuutta, joten palkkatietoilmoitukset on tehtävä todellisten maksupäivien mukaisesti. Jos ensimmäisen palkanmaksukauden työntekijän osuus työeläkevakuutusmaksusta veloitetaan toisella palkanmaksukaudella, myös ilmoitus kohdistetaan toiselle palkanmaksukaudelle. Ensimmäisen palkanmaksukauden ilmoitus täytyy mitätöidä, minkä jälkeen ilmoitetaan uudella ilmoituksella muuttunut vakuuttamistieto (tieto työeläkevakuutuksesta, yhtiötunnus ja eläkejärjestelynumero). Jos tulonsaajalta ei ole peritty työntekijämaksuja, niitä ei ilmoiteta. Toisen palkanmaksukauden palkkatietoilmoituksella ilmoitetaan koko peritty työeläkevakuutusmaksu (ja mahdollinen työttömyysvakuutusmaksu) toteutuneen mukaisesti. Yksi ilmoitus riittää.

Ilmoitus on korjattava mitätöimällä aina silloin, kun Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tieto muuttuu. Menettelyllä varmistetaan, että tiedon käyttäjä saa tiedon muuttuneista tiedoista.

Tarvitseeko tilapäisen työnantajan ilmoittaa eläkejärjestelynumero (vakuutusnumero)?

Vaikka tilapäinen työnantaja ei ole tehnyt vakuutussopimusta työntekijöiden eläketurvan järjestämisestä, tilapäisen työnantajan on ilmoitettava sen työeläkelaitoksen yhtiötunnus ja eläkejärjestelynumero, jossa työntekijät on vakuutettu, jos tilapäinen työnantaja maksaa työntekijöilleen työeläkkeen perusteena olevaa työansiota.

Jos tulonsaajakohtaiset tiedot toimitetaan teknisen rajapinnan tai latauspalvelun kautta, tilapäisen työnantajan on oltava itse suoraan yhteydessä työeläkelaitokseen saadakseen laitoksen käyttämän eläkejärjestelynumeron tilapäisille työnantajille. Jos tiedot ilmoitetaan tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun verkkolomakkeella, tilapäinen työnantaja valitsee haluamansa vakuutusyhtiön verkkolomakkeen valikossa olevista vaihtoehdoista. Valinnan jälkeen järjestelmä muodostaa taustalla kyseisen yhtiön yhtiötunnuksen ja eläkejärjestelynumeron. Jos tiedot ilmoitetaan paperilomakkeella, ei tilapäisen työnantajan tarvitse ilmoittaa eläkejärjestelynumeroa.

Mistä tilapäinen työnantaja saa työeläkelaitoksen eläkejärjestelynumeron (vakuutusnumeron), joka tarvitaan ilmoittamisessa?

Vaikka tilapäinen työnantaja ei ole tehnyt vakuutussopimusta työntekijöiden eläketurvan järjestämisestä, tilapäisen työnantajan on ilmoitettava sen työeläkelaitoksen yhtiötunnus ja eläkejärjestelynumero, jossa työntekijät on vakuutettu, jos tilapäinen työnantaja maksaa työntekijöilleen työeläkkeen perusteena olevaa työansiota.

Jos tulonsaajakohtaiset tiedot toimitetaan teknisen rajapinnan tai latauspalvelun kautta, tilapäisen työnantajan on oltava itse suoraan yhteydessä työeläkelaitokseen saadakseen laitoksen käyttämän eläkejärjestelynumeron tilapäisille työnantajille. Jos tiedot ilmoitetaan tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun verkkolomakkeella, tilapäinen työnantaja valitsee haluamansa vakuutusyhtiön verkkolomakkeen valikossa olevista vaihtoehdoista. Valinnan jälkeen järjestelmä muodostaa taustalla kyseisen yhtiön yhtiötunnuksen ja eläkejärjestelynumeron. Jos tiedot ilmoitetaan paperilomakkeella, ei tilapäisen työnantajan tarvitse ilmoittaa eläkejärjestelynumeroa.

Miten ilmoitan eläkejärjestelynumeron?

Työnantaja järjestää työntekijänsä eläketurvan joko tilapäisenä työnantajana tai sopimustyönantajana. Eläkejärjestelynumero on työnantajan vakuutuksen numero, jonka eläkelaitos on antanut sopimustyönantajalle. Tilapäisellä työnantajalla ei ole eläkevakuutussopimusta eläkevakuuttajan kanssa.

Jos tilapäinen työnantaja maksaa työntekijöilleen työeläkkeen perusteena olevaa työansiota, työnantajan on kuitenkin ilmoitettava sen työeläkelaitoksen yhtiötunnus ja eläkejärjestelynumero, jossa työntekijät on vakuutettu.

Jos tulonsaajien palkkatiedot toimitetaan tulorekisteriin teknisen rajapinnan tai latauspalvelun kautta, tilapäisen työnantajan on oltava itse suoraan yhteydessä työeläkelaitokseen saadakseen laitoksen käyttämän eläkejärjestelynumeron tilapäisille työnantajille.

Jos tiedot ilmoitetaan tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun verkkolomakkeella, tilapäinen työnantaja valitsee haluamansa vakuutusyhtiön palkkatietoilmoituksen valikossa olevista vaihtoehdoista. Valinnan jälkeen järjestelmä muodostaa taustalla kyseisen yhtiön yhtiötunnuksen ja eläkejärjestelynumeron. Jos tiedot ilmoitetaan paperilomakkeella, ei tilapäisen työnantajan tarvitse ilmoittaa eläkejärjestelynumeroa.

Maksajan pitää ilmoittaa palkkatietoilmoituksessa eläkejärjestelynumero (ns. vakuutusnumero), jos tulonsaaja on työeläkevakuutettu. Jos tulonsaaja on vakuutettu maatalousyrittäjän eläkelain mukaan (MYEL-vakuutettu) tai yrittäjän eläkelain mukaan (YEL-vakuutettu), eläkejärjestelynumeroa ei ilmoiteta.

Eläkejärjestelynumero on 11 merkkiä ja se ilmoitetaan koko pituudessaan. Eläkejärjestelynumeron alkuosa ennen yhdysmerkkiä yksilöi eläkejärjestelyä hoitavan eläkelaitoksen eli eläkevakuuttajan.

Numero voi olla kahta muotoa:

• nn-nnnnnnnT, jossa n on numero ja T on tarkistusmerkki (numero tai iso kirjain)
• nnnnn-nnnnT, jossa n on numero ja T on tarkistusmerkki (numero tai iso kirjain)

Alkuosan numero on pääsääntöisesti 2-merkkinen, poikkeuksena tilanteet, joissa eläkevakuutus on hoidettu eläkesäätiössä tai eläkekassassa. Jos alkuosa on 5-merkkinen ja muotoa 7nnnn, on kyse eläkesäätiöstä ja jos se on muotoa 8nnnn on kyseessä eläkekassa. Jos eläkejärjestelynumero on lyhyempi kuin 11 merkkiä, yhdysmerkin jälkeen merkitään riittävä määrä nollia, esimerkiksi 46-0123456T. Yhdysmerkki lasketaan mukaan merkkimäärään. Yhdysmerkkiä ei saa korvata millään muulla merkillä. Eläkejärjestelynumeron viimeinen merkki on tarkistusmerkki. Tarkistusmerkki voi olla numero tai kirjain. Jos tarkistusmerkki on kirjain, se on aina iso kirjain.

Esimerkiksi Ilmarisen eläkejärjestelynumero olisi muotoa 46-0123456T, Elon eläkejärjestelynumero muotoa 54-0123456T ja Varman eläkejärjestelynumero muotoa 55-0123456T. Eläkesäätiöiden numerot olisivat muotoa 70001-1234T. Eri eläkevakuuttajilla on erilaisia käytäntöjä, mutta yleensä eläkejärjestelynumero on merkitty työeläkevakuuttajan asiakaskirjeisiin.

Mikä on eläkejärjestelynumero?

Eläkejärjestelynumero on työnantajan vakuutuksen numero, jonka eläkelaitos on antanut sopimustyönantajalle.

Jos lähettää palkkatietoja sähköisen asiointipalvelun kautta, onko ilmoitettava MYEL-vakuutetun eläkejärjestelynumero?

Eläkejärjestelynumeroa ei ilmoiteta. Tarkempaa ohjeistusta yrittäjän palkan ilmoittamisesta.

Osakkaille maksetaan kuukausittain vapaaehtoisia eläkevakuutusmaksuja. Pitääkö ne ilmoittaa tulorekisteriin kuukausittain?

Jos maksaja saa erittelyn kuukausittain ja tietää henkilöiden osalta maksettavan määrän, on tiedot ilmoitettava tulorekisteriin kuukausittain. Jos maksaja maksaa summan yhteissummana ja vakuutusyhtiöstä saadaan tulonsaajakohtainen erittely vasta vuoden jälkeen, korjataan joulukuun ilmoitusta ja merkitään maksut joulukuun ilmoitukselle (tulolaji 418).

Yritys maksaa vapaaehtoista eläkevakuutusmaksua (ei veronalainen) joka kuukausi 200 euroa. Maksu sisältää sekä eläkevakuutusta että pienen osan henkivakuutusmaksua. Näistä on yleensä saatu vakuutusyhtiöltä erittelyt seuraavan vuoden tammikuun loppupuolella. Miten suosittelette ilmoitettavan tiedot tulorekisteriin vuonna 2019?

Jos maksaja saa erittelyn vapaaehtoisten eläkevakuutusmaksujen määristä kuukausittain ja tietää henkilöiden osalta maksettavan määrän ilmoitetaan kuukausittain. Jos maksaja maksaa könttänä ja vakuutusyhtiöstä saadaan erittely vasta vuoden jälkeen tulonsaaja kohtaisesti, korjataan joulukuun ilmoitusta ja merkitään maksut joulukuun ilmoitukselle (tulolaji 418).

Ilmoitan verovapaita korvauksia (päivärahat ja kilometrikorvaukset), ohjelmasta välittyy tieto tulorekisteriin "vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi: ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin". Olen antanut palautetta ohjelman toimittajalle. Kun kyse on pelkästään verovapaista korvauksista, täytyykö vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppiä näkyä tulorekisterissä?

Tulorekisterissä ei edellytetä kyseisen tiedon ilmoittamista, jos maksetaan pelkästään verovapaita korvauksia.

Muodostuuko TyEL-maksujen lasku eläkevakuutusyhtiöistä tulorekisteriin annetun ilmoituksen perusteella?

Kyllä muodostuu.

Palkkion saaja ei kuulu minkään vakuuttamisen piiriin ja ilmoituksessa on ollut tämä tieto. Sen lisäksi eläkeyhtiö on mainittu, vaikka palkansaaja ei siis kuulu TyEL:n piiriin. Pitääkö ilmoitus mitätöidä ja antaa uusi ilmoitus, vaikka vakuuttamisen poikkeustiedot on annettu ensimmäisellä ilmoituksella?

Jos ilmoituksella on annettu vakuuttamisen poikkeustilannetieto, ei ilmoituksella annetut tulot ole kyseisen sosiaalivakuutusmaksun perusteena, vaikka yhtiötunnus ja eläkejärjestelynumero olisikin ilmoitettu. Jos eläkejärjestelynumero on ollut virheellinen, annettu ilmoitus on mitätöitävä ja annettava uusi oikeilla tiedoilla.

Vaatiiko tapaturmavakuutus jonkin tietyn tyyppisen numeron (esim TyEL vaatii 11 merkkiä)? Jos vaatii, minkä muotoinen tuon tapaturmavakuutuksen numero pitää olla?

Ei vaadi. Vakuutusnumero ilmoitetaan sellaisena kuin sen on saanut omalta vakuutusyhtiöltään.

Jos henkilö katsotaan yrittäjäksi (perheen omistusosuuksien perusteella), mutta työtulo jää alle YEL-vakuuttamisen minimirajan ja henkilöllä ei ole YEL-vakuutusta, mitä ilmoitetaan tulorekisteriin? Käsittääkseni henkilö ei ole tällöin TyEL:n alainen.
1) Käsitelläänkö häntä samoin kuin YEL-vakuutettua henkilöä, vaikka YEL-vakuutusta ei ole? Esim. vakuutuksen poikkeustilannetyyppien kannalta.
2) Mitä laitetaan sovellettavaan työeläkevakuutuskohtaan?

Yrittäjä (tmi, ay:n osakas, freelancer, ammatinharjoittaja, oy:n johtavassa asemassa toimiva osakas) vakuutetaan YEL:llä.  Jos työpanoksen arvo eli YEL-työtulo jää alle rajan, henkilö voi vakuuttaa itsensä vapaaehtoisella YEL-vakuutuksella.

Näissä tilanteissa maksaja ilmoittaa "Ei vakuuttamisvelvollisuutta" -tiedot ilman "Tieto työeläkevakuutuksesta" -merkintää.

Pitääkö myös alaikärajaa nuorempien palkansaajien tiedoksi laittaa "Ei vakuuttamisvelvollisuutta", vaikka palkanmaksuohjelma huomioi nämä maksuissa?

Kyllä. Maksajan on erikseen ilmoitettava tieto vakuuttamisen poikkeustilanteesta.