Sijaismaksaja: usein kysyttyä

Mitä tarkoittaa sijaismaksaja?                         

Jos suorituksen maksajan sijasta tämän takaaja, velkoja tai muu maksaja suorittaa palkkasaatavan. Sijaismaksaja voi olla esimerkiksi konkurssipesä.

Kun kunta toimii sijaismaksajana (vaikeavammaisen henkilökohtainen avustus), esimerkiksi työnantajasuoritukset ilmoitetaan tällä hetkellä sijaismaksajan Y-tunnuksella, mutta eläkeyhtiöön, vakuutusyhtiöön ja Työllisyysrahastoon summat ilmoitetaan myös työnantajan mukaisesti. Miten tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin?       

Verohallinnon vuosi-ilmoittamisessa aiemmin käytössä ollut menettely ei ole enää kuntien käytössä. Aiemmin kunta on voinut hakea erillisen Y-tunnuksen, jolla se ilmoittaa tietoja sijaismaksajana.

Tulorekisteriin annetaan ilmoitus sijaismaksajan ”oikealla” Y-tunnuksella viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Ilmoituksessa kerrotaan myös varsinaisen työnantajan tiedot.

Varsinaisen työnantajan on tämän lisäksi ilmoitettava tiedot niistä sijaismaksajan maksamista palkoista, joista työnantaja on velvollinen maksamaan sosiaalivakuutusmaksut. Tiedot on annettava viimeistään seuraavan kalenterikuukauden viidenteen päivään mennessä. Lisäksi varsinaisen työnantajan on annettava työnantajan erillisilmoitus.

Varsinaisen työnantajan ilmoituksen voi antaa myös muu taho, kuten sijaismaksaja, jos tästä on sovittu erikseen sijaismaksajan ja varsinaisen työnantajan kesken. Vastuu tietojen ilmoittamisesta on tällöinkin varsinaisella työnantajalla. Sijaismaksajalla on oltava valtuus asioida varsinaisen työnantajan puolesta.

Miten kunta ilmoittaa tiedot, kun se toimii vaikeavammaisen henkilön asiamiehenä ja sijaismaksajana?

Sijaismaksajana toimiva kunta ilmoittaa tiedot avustajille maksetuista suorituksista tulorekisteriin. Kunta ilmoittaa tiedot palkkatietoilmoituksella kunnan oikealla Y-tunnuksella viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Sijaismaksajana toimiva kunta ilmoittaa maksamansa suoritukset käyttämällä palkkatietoilmoituksen tulolajeja (sijaismaksajalla on käytössään kaikki muut tulorekisterin tulolajit paitsi varsinaiselle työnantajalle tarkoitetut ns. infotulolajit, koodiarvot 321–325).

Jos kunta toimii antaa palkkatietoilmoitukset ja työnantajan erillisilmoituksen varsinaisen työnantajan puolesta (hänen asiamiehenään valtuutuksen perusteella), kunta antaa ilmoitukset palkanmaksukuukausittain viimeistään maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä. Kunta käyttää palkkatietoilmoituksissa varsinaiselle työnantajalle sijaismaksajatilanteisiin tarkoitettuja tulolajeja (koodiarvot 321–325). Jos varsinainen työnantaja on lisäksi maksanut itse tulonsaajalle suorituksia, myös ne pitää ilmoittaa sijaismaksajan maksamien suoritusten lisäksi. Tällöin on kuitenkin huomioitava, että varsinaisen työnantajan maksamien suoritusten ilmoittamisen määräaika on pääsääntöisesti viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Näiden tulojen ilmoittamiseen käytetään ns. normaaleja tulolajeja.

Miten tulorekisteriin ilmoitetaan sijaismaksajan maksamat verottomat kustannusten korvaukset?

Sijaismaksajalla on käytössään kaikki muut tulorekisterin tulolajit paitsi varsinaiselle työnantajalle tarkoitetut ns. infotulolajit, koodiarvot 321–325. Näin ollen sijaismaksaja ilmoittaa maksamansa verovapaat kilometrikorvaukset ja päivärahat tulolajeilla 311 Kilometrikorvaus (verovapaa) ja 331 Päiväraha.
Varsinainen työnantaja ilmoittaa vain itse maksamansa kustannusten korvaukset sekä sijaismaksajan maksamat palkat palkkatietoilmoituksella jokaisesta tulonsaajasta erikseen. Sijaismaksajan maksamia kustannusten korvauksia ei ilmoiteta varsinaisen työnantajan tulolajeilla (koodiarvot 321–325), koska verovapaat kustannusten korvaukset eivät ole sosiaalivakuutusmaksujen alaisia.

Milloin varsinaisen työnantajan täytyy antaa ilmoitukset tulorekisteriin, jos palkan maksaa sijaismaksaja?

Varsinaisen työnantajan pitää antaa tulorekisteriin palkkatietoilmoitus sekä työnantajan erillisilmoitus palkanmaksukuukausittain viimeistään maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä. Jos varsinainen työnantaja on maksanut itse tulonsaajalle suorituksia, myös ne pitää ilmoittaa sijaismaksajan maksamien suoritusten lisäksi. Tällöin on kuitenkin huomioitava, että varsinaisen työnantajan maksamien suoritusten ilmoittamisen määräaika on pääsääntöisesti viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.

Jos sijaismaksaja maksaa työkorvausta tai kustannusten korvausta tulonsaajalle, täytyykö varsinaisen työnantajan antaa oma ilmoitus?

Varsinainen työnantaja antaa palkkatietoilmoituksen sijaismaksajan maksamista sosiaalivakuutusmaksujen perusteena olevista palkoista ja työansioista. Varsinaisen työnantajan pitää antaa sijaismaksajan tai itse maksamiensa palkkojen ja kustannusten korvauksien perusteella palkkatietoilmoituksen lisäksi myös työnantajan erillisilmoitus.

Jos varsinainen työnantaja on säännöllinen työnantaja, työnantajan erillisilmoitus on annettava aina. Jos varsinainen työnantaja on satunnainen työnantaja eikä maksa itse palkkoja, työnantajan erillisilmoitusta ei tarvitse antaa tilanteessa, jossa sijaismaksaja maksaa pelkästään työkorvausta. Satunnaisten ja säännöllisen työnantajan pitää kuitenkin antaa tulorekisteriin työnantajan erillisilmoitus, jos sijaismaksaja on maksanut kustannusten korvauksia. Tällöin sairausvakuutusmaksun määräksi ilmoitetaan 0 euroa.