Palvelussuhdetiedot: usein kysyttyä

Pitääkö palvelussuhdetiedot ilmoittaa joka kerta vai jäävätkö ne jotenkin "muistiin"?

Palvelussuhdetiedot ovat ilmoituskohtaisia tietoja, eivätkä ne siten jää muistiin. Palvelussuhdetiedot ilmoitetaan jokaisella ilmoituksella. Tiedot on tärkeä ilmoittaa jokaisella ilmoituksella samalla tavalla, jos tiedot eivät muutu. Lisäksi on korjattava ilmoitetut virheet. Käyttäjät vertaavat eri ilmoituksilla annettuja palvelussuhdetietoja ja tulkitsevat samoille ajoille ilmoitetut palvelussuhteet samoiksi.

Tulevaan aikaan kohdistuva palvelussuhdetiedon muutos (esimerkiksi määräaikaisuuden jatkaminen) ilmoitetaan tulorekisteriin viipymättä, kun muutos on tiedossa. Tällöin ei tarvitse tehdä muutoksia takautuviin ilmoituksiin. Vastaavasti esimerkiksi ammatin tai työehtosopimuksen muutos voidaan ilmoittaa muutosta seuraavan palkanmaksun yhteydessä. 

Eivätkö tiedon käyttäjät yhdistä peräkkäisiä palvelussuhteita? Mikä siinä tapauksessa ilmoitetaan palvelussuhteen alkamispäiväksi?     

Tiedon käyttäjät yhdistävät mahdolliset peräkkäiset palvelussuhteet. Tällöin palvelussuhteen alkupäivä olisi se, mikä työ- tai virkasopimuksessa sovittu.

Voinko ilmoittaa palvelussuhdetietoja, kun maksan suorituksen yritykselle?

Palvelussuhdetiedot on tarkoitettu luonnollisille henkilöille maksettuja suorituksia varten. Jos maksaja antaa esimerkiksi syntymäajan, etu- ja sukunimen sekä osan palvelussuhdetiedoista osakeyhtiölle tai muulle yhteisölle, maksaja ilmoittaa tulorekisteriin väärää tietoa. Tämä aiheuttaa turhaa selvittelyä, ja tiedon käyttäjät joutuvat kysymään lisätietoa maksajalta. 

Palkkatietoilmoituksen tietosisällön soveltamisohjeen mukaan kenttään Palkkauksen muoto -kenttään tulee arvo "Tuntipalkka", jos palkanmaksu perustuu tehtyihin tunteihin ja tuntihintaan.
Onko palkkauksen muoto tuntipalkka myös siinä tapauksessa, että palkanmaksu perustuu tehtyihin tunteihin ja kuukausipalkkaan, jonka perusteella on laskettu tuntihinta?

Palkkauksen muoto kuvaa tulonsaajan palkkauksen perustetta. Palkkaus voi perustua kuukausi-, tunti- tai urakkapalkkaan. Palkkauksen muodoksi ilmoitetaan työsopimuksessa tai virkanimitystä koskevassa asiakirjassa sovittu palkkauksen muoto.
Palkkauksen muodot tulorekisterissä ovat:
Kuukausipalkka - Palkanmaksun perustana kuukausipalkka.
Tuntipalkka - Palkanmaksu perustuu tehtyihin tunteihin ja tuntihintaan.
Urakkapalkka - Suorituspalkka, joka maksetaan ennalta sovitun työkokonaisuuden suorittamisen perusteella.

Palkkauksen muodoksi voi valita useita vaihtoehtoja, jos ilmoitettava palkka sisältää erilaisia palkkauksen muotoja.
Kysymyksessä esitetyssä tilanteessa maksajalla on kuukausipalkka, jonka perusteella on laskettu tuntihinta. Tällöin palkkauksen muotona voidaan käyttää kuukausipalkkaa. Jos tulonsaajalla olisi sekä kuukausi- että tuntiperusteinen palkkauksen muoto, voitaisiin kummankin osalta ilmoittaa tiedot erikseen.

Missä tilanteessa ilmoitetaan tieto "Palvelusuhteessa: Kyllä" ja missä tilanteessa "Palvelussuhteessa: Ei"?

Palvelussuhde on työnantajan ja työntekijän välinen oikeussuhde. Palkkahallinnon sanaston mukaan palvelussuhteita ovat sekä työsuhteet että virkasuhteet. Julkisten alojen eläkelaissa (JuEL) palvelussuhteen käsite on laajempi: JuEL:n mukaisia palvelussuhteita ovat työ- ja virkasuhteiden lisäksi myös toimeksiannot, luottamustoimet ja -tehtävät sekä omaishoitajan ja perhehoitajan kanssa tehdyt sopimukset. Palvelussuhteena ilmoitetaan tulorekisteriin myös sellainen epätyypillinen tai lyhytaikainen työsuhde, josta ei ole välttämättä tehty kirjallista työsopimusta, esimerkiksi lastenhoitajan tai remonttimiehen palkkaaminen.

Palvelussuhteessa: kyllä/ei. Kyllä-tiedon perusteella tiedon käyttäjä saa tiedon, että tulonsaaja on palvelussuhteessa organisaatioon, johon työ on tehty. Ei-tieto valitaan, jos tulonsaajalle maksetaan palkanmaksukaudelta suorituksia, jotka perustuvat muuhun sopimukseen kuin palvelussuhteeseen. Ei-tiedolla maksaja siis ilmoittaa, että tulonsaaja ei ole palvelussuhteessa maksajan organisaatioon.

Missä tilanteessa ilmoitetaan palvelusuhteeseen sovellettava työehtosopimus?  

Työehtosopimus on sopimus, jonka yksi tai useampi työnantaja tai rekisteröity työnantajien yhdistys tekee yhden tai useamman rekisteröidyn työntekijöiden yhdistyksen kanssa ehdoista, joita palvelussuhteissa on noudatettava.

Tulorekisterissä sovellettava työehtosopimuskoodisto perustuu sosiaali- ja terveysministeriön ylläpitämään rekisteriin yleissitovista ja normaalisitovista työehtosopimuksista. Työehtosopimus on yleissitova eli valtakunnallinen, kun sen allekirjoittaneiden työnantajien palveluksessa on vähintään puolet alan työvoimasta.

Palvelussuhteeseen sovellettava työehtosopimus valitaan arvolistalta. Jos sovellettava työehtosopimus ei löydy arvolistalta, merkitään kohtaan koodiarvo 194 Muu työehtosopimus. Jos alalla ei ole valtakunnallista työehtosopimusta, valitaan koodiarvo 195 Alalla ei ole valtakunnallista työehtosopimusta.

Missä tilanteessa ilmoitetaan Tulonsaajan toimipaikka -tieto? 

Tulonsaajan toimipaikka on se paikka, jossa tulonsaaja työskentelee ja jossa tulonsaajan varsinainen työpaikka sijaitsee. Suorituksen maksaja ilmoittaa toimipaikan, jossa tulonsaaja pääsääntöisesti työskentelee. Jos tulonsaaja työskentelee useammassa toimipaikassa, ilmoitetaan sen toimipaikan nimi, jossa hän on työskennellyt eniten.

Toimipaikasta voidaan ilmoittaa joko 9-numeroinen toimipaikkatunnus (toimipaikkakoodi) tai osoite. Maksaja saa toimipaikkatunnuksen Tilastokeskuksen yritys- ja toimipaikkarekisteristä. Suositus on, että toimipaikkatunnuksen lisäksi ilmoitetaan myös tulonsaajan toimipaikan osoite.

Missä tilanteessa ilmoitetaan Palvelussuhteen kesto -tieto?

Palvelussuhteen kesto kuvaa sitä, onko tulonsaajan palvelussuhde voimassa toistaiseksi vai määräajan.
Palvelussuhteen kestoksi valitaan jompikumpi seuraavista:

  • Toistaiseksi voimassa oleva, jos palvelussuhteen päättymispäivää ei ole sovittu työsopimuksessa tai virkanimitystä koskevassa asiakirjassa
  • Määräaikainen, jos päättymispäivä on sovittu työsopimuksessa tai virkanimitystä koskevassa asiakirjassa. Palvelussuhteen kestoksi ilmoitetaan määräaikainen myös silloin, jos palvelussuhde on rajattu kestämään tietyn työtehtävän suorittamisen ajan.

Missä tilanteessa ilmoitetaan Osa-aikaisuuden prosentti -tieto? 

Osa-aikatyö on työtä, jossa työntekijän työaika on lyhyempi kuin vastaavan kokoaikaisen työntekijän säännöllinen työaika. Osa-aikaisuuden prosentti on määrä, jonka henkilö työskentelee verrattuna alalla sovellettavaan kokoaikaisen henkilön työaikaan. Osa-aikatyö voi johtua esimerkiksi työsopimuksen luonteesta, lomauttamisesta, osittaisesta hoitovapaasta tai osa-aikaeläkkeestä.

Osa-aikaisuuden prosenttina ilmoitetaan se työaika, josta on sovittu työsopimuksessa tai virkanimitystä koskevassa asiakirjassa. Jos tulonsaajan palvelussuhde on osa-aikainen, kohtaan merkitään prosenttiosuus, jonka osa-aikainen työntekijä on töissä verrattuna alalla sovellettavan kokoaikaisen työntekijän säännölliseen työaikaan, esimerkiksi 75 % tai 50 %.

Missä tilanteessa ilmoitetaan Säännöllinen sovittu viikkotyöaika -tieto? 

Säännöllisenä sovittuna viikkotyöaikana ilmoitetaan se tuntimäärä, josta on sovittu työsopimuksessa tai virkanimitystä koskevassa asiakirjassa ja jonka verran tulonsaaja työskentelee joka viikko. Silloin kun viikkotyöaika vaihtelee, ei tässä kohdassa ilmoiteta mitään.

Tulonsaajan säännöllinen viikkotyöaika voi vaihdella sovellettavan työ- tai virkaehtosopimuksen mukaan. Työaika voidaan esimerkiksi järjestää keskimäärin tietyn kestoisena enintään 52 viikon pituisen ajanjakson aikana.

Missä tilanteessa ilmoitetaan Palkkauksen muoto -tieto? 

Palkkauksen muoto kuvaa tulonsaajan palkkauksen perustetta. Palkkaus voi perustua kuukausipalkkaan, tuntipalkkaan tai urakkapalkkaan. Samaan palvelussuhteeseen voi sisältyä useampi eri palkkauksen muoto. Palkkauksen muodoksi ilmoitetaan työsopimuksessa tai virkanimitystä koskevassa asiakirjassa sovittu palkkauksen muoto.

Palkkauksen muodoksi valitaan yksi tai useampi seuraavista:

  • Kuukausipalkka, kun palkanmaksun perustana on kuukausipalkka.
  • Tuntipalkka, kun palkanmaksu perustuu tehtyihin tunteihin ja tuntihintaan.
  • Urakkapalkka, kun kyseessä on suorituspalkka, joka maksetaan ennalta sovitun työkokonaisuuden suorittamisen perusteella. Urakkapalkka valitaan myös silloin, jos palkkaan sisältyy provisiopalkkaa tai muuta suoritukseen perustuvaa palkkaa.

Missä tilanteessa ilmoitetaan Palvelussuhteen voimassaolo -tieto?

Palvelussuhteen voimassaolo tarkoittaa aikaa palvelussuhteen alkupäivästä sen loppupäivään. Voimassaolon voi ilmoittaa työ- tai virkasuhteesta sekä JuEL:n mukaisista muista palvelussuhteen lajeista (toimeksiannot, luottamustoimet ja -tehtävät sekä omaishoitaja- ja perhehoitajasopimukset). Tulorekisterin tiedon käyttäjät selvittävät tämän tiedon avulla esimerkiksi tulonsaajan oikeutta etuuteen. Jos palvelussuhteen voimassaolo on ilmoitettu tulorekisteriin, ei tietoa pyydetä enää erikseen maksajalta.

JuEL:n mukaan vakuutetuissa palvelussuhteissa sekä Suomen Pankin palvelussuhteissa palvelussuhteen voimassaolon ilmoittaminen on pakollista. Muissa tapauksissa palvelussuhteen voimassaolo on täydentävä tieto.

Missä tilanteessa ilmoitetaan Palvelussuhteen päättymisen syy -tieto?

Jos tulonsaajan palvelussuhde on päättymässä tai päättynyt, ilmoitetaan palvelussuhteen päättymisen syy. Palvelussuhteen päättymisen syy ilmoitetaan valitun koodiston mukaan.

Kevan koodisto on Kevan ylläpitämä eläketurvakohtainen koodisto, jossa on yksi päättymisen syykoodi kutakin eläketurvaa kohti. Eri eläketurvien koodistot ovat Kevan verkkosivuilla (keva.fi).

Suomen Pankin koodisto on Suomen Pankin ylläpitämä koodisto.
Tulorekisterin koodisto on tulorekisterin ylläpitämä koodisto. Tämä koodisto on kaikkien suoritusten maksajien käytettävissä.

Missä tilanteessa ilmoitetaan palvelussuhteen alkupäivä?

Palvelussuhteen alkupäiväksi ilmoitetaan yhdenjaksoisen palvelussuhteen alkupäivä. Alkupäivä ei muutu esimerkiksi silloin, jos määräaikaisuutta jatketaan. Palvelussuhdetta ei ilmoiteta yhdenjaksoisena, jos työnantaja yhdistyy toiseen (esimerkiksi fuusiossa) tai eläketurva vaihtuu. Palvelussuhteen katsotaan olevan yhdenjaksoinen, jos välissä ei ole yhdenkään päivän katkosta. Jos palvelussuhde jatkuu ilman katkoksia, kaikilla tulonsaajan palkkatietoilmoituksilla ilmoitetaan sama palvelussuhteen alkupäivä.

Missä tilanteessa ilmoitetaan palvelussuhteen loppupäivä?

Palvelussuhteen loppupäivä ilmoitetaan, jos palvelussuhde on määräaikainen. Loppupäivä ilmoitetaan heti, kun se on suorituksen maksajan tiedossa. Jos määräaikaisen palvelussuhteen loppupäivä on jo palvelussuhteen alussa tiedossa, ilmoitetaan loppupäivä, kun palvelussuhteen tietoja ilmoitetaan ensimmäistä kertaa. Määräaikaisena pidetään myös sellaista palvelussuhdetta, joka on sovittu päättymään, kun tietty ennalta sovittu tehtävä on hoidettu. Tällöin palvelussuhteen loppupäivä ilmoitetaan heti, kun se on tiedossa.

Palvelussuhteen loppupäivä ilmoitetaan myös silloin, jos toistaiseksi voimassa olevan palvelussuhteen päättymispäivä on tiedossa tai palvelussuhde on päättynyt.

Jos palvelussuhteen päättymisen syy on ilmoitettu, loppupäivä pitää aina ilmoittaa.

Jos käytetään tulorekisterin koodistoa, mitä tietoja voi ilmoittaa palvelussuhteen päättymisen syyksi?

Jos käytetään tulorekisterin koodistoa, palvelussuhteen päättymisen syyksi valitaan jokin seuraavista:

  • Oma irtisanoutuminen, kun työntekijä itse päättää työsuhteensa.
  • Muu syy, jos koodistosta ei löydy muuta sopivaa vaihtoehtoa palvelussuhteen päättymiselle. Muu syy voi olla esimerkiksi työntekijän kuolema.
  • Henkilöstä riippuvan syy, kun työntekijä on omalla menettelyllään aiheuttanut työsuhteen päättymisen. Tällaisia voivat olla esimerkiksi työtehtävien laiminlyönti tai päihtyneenä työskentely.
  • Tuotannolliset ja taloudelliset syyt, kun työsuhde päättyy yrityksen tuotannollisista ja taloudellisista syistä.
  • Työsuhteen päättyminen yhteisestä sopimuksesta, kun työnantaja ja työntekijä yhdessä sopivat työsuhteen päättymisestä ja sen ehdoista.
  • Eläkkeelle siirtyminen, kun työsuhde päättyy työntekijän jäädessä vanhuuseläkkeelle. Tällöin on suositeltavaa ilmoittaa myös tulolajien ansaintakaudet.
  • Määräaikaisen palvelussuhteen päättyminen, kun palvelussuhteelle on sovittu päättymispäivä työsopimuksessa tai virkanimitystä koskevassa asiakirjassa.

Palvelussuhteen päättymisen syyksi ilmoitetaan määräaikaisen palvelussuhteen päättyminen myös silloin, kun palvelussuhde on rajattu kestämään tietyn työtehtävän suorittamisen ajan, esimerkiksi rakennustyömaalla rakennustyön valmistumiseen saakka.

Missä tilanteessa ilmoitetaan Rekisteröinnin peruste -tieto?

Rekisteröinnin peruste -tiedolla voidaan erotella esimerkiksi tietty palvelussuhteen tyyppi tai ammattiryhmä. Tieto on tarkoitettu Kevan asiakkaiden ja Suomen Pankin käyttöön. Jos kyseessä on JuEL:n mukaan vakuutettu palvelussuhde tai Suomen Pankin palvelussuhde, rekisteröinnin peruste on pakollinen tieto.

JuEL:n mukaan vakuutetuissa palvelussuhteissa yhdellä palkkatietoilmoituksella voi ilmoittaa tulonsaajan useiden palvelussuhteiden (eli eri voimassaoloaikojen) ansioita ja muita tietoja vain, jos palvelussuhteiden rekisteröinnin peruste on sama. Muutoin on annettava erilliset palkkatietoilmoitukset.

Rekisteröinnin peruste ilmoitetaan valitun koodiston mukaan.
Kevan koodisto on Kevan verkkosivuilla (keva.fi). Rekisteröinnin peruste -koodistosta on ennen tulorekisteriä käytetty nimitystä Palvelussuhteen laji -koodisto. Palvelussuhteen rekisteröinnin peruste vaikuttaa eläkkeen laskentaan.

Miten palvelussuhdetiedot korjataan?

Tulorekisteriin ilmoitettuja palvelussuhteen tietoja korjataan tulorekisterin yleisen periaatteen mukaisesti korvaavalla ilmoituksella. Tämä tarkoittaa sitä, että korvaavalla ilmoituksella annetaan korjattujen tietojen lisäksi myös kaikki alkuperäisessä ilmoituksessa oikein olleet tiedot.

Jos huomataan, että tulorekisteriin ilmoitetuissa palvelussuhteen tiedoissa on virhe, suorituksen maksajan pitää korjata tiedot viipymättä. Kun tietoa korjataan takautuvasti, maksajan pitää korjata virheellinen tieto jokaiseen ilmoituksen, jossa se esiintyy. Silloin kun tulorekisteriin on ehditty ilmoittaa tiedot palvelussuhteesta, mutta tulonsaaja ei aloitakaan työtä, mitätöidään tieto mahdollisimman pian muutoksen tultua ilmoittajan tietoon.

Sellainen palvelussuhteen tiedon muutos, joka koskee ilmoitettavan palkanmaksukauden jälkeistä aikaa, ilmoitetaan tulorekisteriin heti, kun muutos on tiedossa. Tällainen muutos on esimerkiksi määräaikaisuuden jatkaminen. Tällöin aikaisempiin ilmoituksiin ei tarvitse tehdä muutoksia.

Ilmoitetaanko palvelussuhteen päättymisen syykoodiksi 6 Eläkkeelle siirtyminen myös esimerkiksi silloin, kun työntekijä siirtyy työkyvyttömyyseläkkeelle, vai ainoastaan silloin, kun työntekijä siirtyy vanhuuseläkkeelle?

Palvelussuhteen päättymisen syykoodi 6 Eläkkeelle siirtyminen voidaan ilmoittaa myös muille kuin vanhuuseläkkeelle siirtyneille työntekijöille. Syykoodia voidaan käyttää esimerkiksi silloin, kun työntekijä siirtyy työkyvyttömyyseläkkeelle tai varhaiseläkkeelle.
Julkisten alojen eläkelain (JuEL) piiriin kuuluvien työnantajien ja Suomen Pankin on käytettävä ilmoituksissa omia eläketurvakohtaisia palvelussuhteen päättymisen syykoodistojaan eläkevakuuttajien tarpeisiin.

Päättymisen syy on pakollinen tieto, jos palvelussuhteelle on ilmoitettu loppupäivä ja kyseessä on JuEL:n mukaan vakuutettu palvelussuhde tai Suomen Pankin palvelussuhde.

Tulorekisterin ylläpitämän koodiston mukaiset arvot eivät siirry JuEL-vakuuttajalle eivätkä Suomen Pankille. Suositus on, että kyseiset työnantajat kuitenkin antavat ilmoituksissa myös tulorekisterin ylläpitämän koodiston mukaiset arvot, jotta muut tiedon käyttäjät voivat hyödyntää niitä.

Kun tulonsaaja siirtyy konsernin sisällä työsuhteen katkeamatta juridisesta yrityksestä toiseen, esimerkiksi emoyhtiöstä tytäryhtiöön, palkanlaskennassa työsuhde päätetään emoyhtiössä ja vastaavasti aloitetaan tytäryhtiössä. Ilmoitetaanko työsuhteen päättyminen emoyhtiössä palvelussuhteen päättymisen syykoodilla 2 Muu syy?

Työnantajan vaihtuessa (emoyhtiöstä tytäryhtiöön) palvelussuhdetta ei ilmoiteta yhdenjaksoisena. Tässä tapauksessa palvelussuhteen päättymisen syyksi valitaan emoyhtiön osalta 2 Muu syy. Koodia voi käyttää tilanteissa, joissa koodistosta ei löydy muuta sopivaa vaihtoehtoa palvelussuhteen päättymisen syyksi.

Tulonsaaja siirtyy toimipisteestä toiseen saman työnantajan palveluksessa. Voidaanko palvelussuhteen päättymisen syykoodiksi ilmoittaa 2 Muu syy, kun työsuhde ei todellisuudessa pääty?

Tässä tapauksessa työntekijän työsuhde ei pääty eikä työnantaja vaihdu, sillä ainoastaan työntekijän fyysinen toimipaikka vaihtuu. Sen vuoksi ei ilmoiteta palvelussuhteen päättymistä, vaan uusi palkanlaskenta hoitaa tulonsaajan palkanmaksun alkuperäisen palvelussuhteen tietojen mukaan.

Palvelussuhteen päättymisen päivämäärä sekä syy päättymiselle ovat välttämättömiä tietoja osalle tiedon käyttäjistä. Tietoa käytetään esimerkiksi lakisääteisten etuuksien myöntämisen tai asiakasmaksujen toimeenpanon perusteena. Jos työnantaja ilmoittaa täydentävät tiedot samassa yhteydessä maksamiensa palkkojen kanssa, hänen ei tarvitsee ilmoittaa tietoja moneen kertaan eri tahoille.

Miten valitaan ilmoitettava työehtosopimus, jos samanaikaisesti sovelletaan useita työehtosopimuksia?

Jos samalla jaksolla sovelletaan useaa eri työehtosopimusta, ilmoitetaan pääasiallisen työn työehtosopimus. Pääasiallinen työ on se, jota tulonsaaja tekee ajallisesti eniten.

Mitä tarkoitetaan palvelussuhteen alkupäivällä?

Konsernissamme on useita yrityksiä, ja tulonsaaja siirtyy työskentelemään yrityksestä toiseen. Palvelussuhteen alkupäiväksi ilmoitetaan yhdenjaksoisen palvelussuhteen alkupäivä.
Esimerkkitapauksessa tulonsaajan työsuhde vaihtuu, kun hän siirtyy konsernin sisällä toiseen yritykseen. Palvelussuhteen alkupäiväksi ilmoitetaan kyseisen työsuhteen alkupäivä, ei siis konserniin tulon päivämäärä.

Siirtyvätkö kaikki eläkkeitten maksutiedot eläkelaitoksille ja työntekijältä tieto eläkkeelle jäämisestä tulorekisterin kautta? Vai pitääkö vielä itse ilmoittaa jotain palkkatietoja tai eläkkeelle jäämisiä eläkeyhtiölle?

Tiedot siirtyvät tulorekisterin kautta. Maksajan on ilmoitettava palkkatietoilmoituksessa, kun työsuhde päättyy eläkkeelle jäämisen johdosta.