Palkanmaksukausi ja ansaintakausi: usein kysyttyä

Mitä eroa on palkanmaksukaudella ja ansaintakaudella?

Palkkakausi tai palkanmaksukausi on ajanjakso, jolta palkka maksetaan. Ansaintakausi taas on se ajanjakso, jolta tulo on kertynyt.  

Mitä pidetään maksupäivänä?                        

Suorituksen maksupäivä on päivä, jolloin suoritus on tulonsaajan käytettävissä eli esimerkiksi merkitty tulonsaajan pankkitilille (palkansaajan palkkapäivä).

Mikä merkitään maksupäiväksi, jos ilmoituksessa ei ole mitään maksettuja suorituksia?                        

Jos euromääräisiä suorituksia ei makseta, ilmoitetaan päivä, jolloin tiedot toimitettiin tulorekisteriin. Muu ilmoituspäivä voi olla kyseessä esimerkiksi silloin, kun ilmoitetaan pelkkiä poissaolo-, työskentely- ja oleskelujaksoja.

Mitä palkanmaksukaudella tarkoitetaan?  

Palkanmaksukausi (ns. palkkakausi) on ajanjakso, jolta palkka maksetaan. Yrityksellä voi olla käytössään useita palkanmaksukausia, esimerkiksi kuukausipalkkalaisille ja tuntipalkkalaisille erikseen. Palkanmaksukausi voi myös poiketa yrityksen normaalista palkanmaksukaudesta. Työsuhteen päättyessä päättyy myös palkanmaksukausi. Vastaavasti kesken palkanmaksukautta työsuhteen aloittavan palkanmaksukausi alkaa työsuhteen alkaessa. Palkanmaksukausi voi siten olla tietyissä tilanteissa eri tulonsaajilla eri pituinen. Tulon maksupäivä voi olla myös palkanmaksukauden ulkopuolella.

Mitä ansaintakausi tarkoittaa?                        

Ansaintakausi on ajanjakso, jolta tulo on kertynyt. Ansaintakausi voi olla pidempi tai lyhyempi kuin palkanmaksukausi, esimerkiksi vuoden pituinen tai pidempi. Ansaintakausi on tulolajikohtainen tieto, ja se voi olla kunkin ilmoitettavan tulolajin kohdalla eripituinen. Palkan ansainta-aika voi olla eri kuin palkanmaksukausi.

Ansaintakausi on vapaaehtoisesti ilmoitettava täydentävä tieto, jota tarvitsee moni tiedon käyttäjä, esimerkiksi sosiaalivakuuttajat, työttömyyskassat ja Kela. Vaikka ansaintakausi on vapaaehtoisesti annettava täydentävä tieto, sen ilmoittamista suositellaan.

Miten palkanmaksukausi ja ansaintakausi eroavat toisistaan?                   

Palkanmaksukausi on ajanjakso, jolta palkka maksetaan. Työsuhteen päättyessä päättyy myös palkanmaksukausi. Palkka on maksettava palkanmaksukauden viimeisenä päivänä, jollei toisin sovita. Aineistossa voi olla vain yksi palkanmaksukausi.

Tulon ansainta-aika (ns. ansaintakausi, kertymäaika) voi olla eri kuin palkanmaksukausi. Ansaintakausi on ajanjakso, jolta tulo on kertynyt. Ansaintakausi voi olla pidempi tai lyhyempi kuin palkanmaksukausi, esimerkiksi vuoden pituinen tai pidempi. Ansaintakausi on tulolajikohtainen tieto, ja se voi olla kunkin ilmoitettavan tulolajin kohdalla eripituinen.

Miten ilmoitetaan palkanmaksukausi, jos ilmoitetaan matkakustannuksia?                      

Matkakustannusten ilmoittamisessa voidaan käyttää samaa palkanmaksukautta kuin yrityksen normaali palkanmaksukausi on ollut. Jollei tämä ole mahdollista, voidaan ilmoittaa palkanmaksukaudeksi esimerkiksi kyseinen kalenterikuukausi.

Jos palkan ansaintakausi on täysin virheellinen, missä tapauksissa järjestelmä ei hyväksy rajapinnan kautta annettua ilmoitusta?

Tulorekisteri tekee muodolliset tarkistukset tietojen vastaanotossa, esimerkiksi kauden loppupäivä ei voi olla ennen alkupäivää. Tulorekisteri ei kuitenkaan voi tietää, onko muodollisesti oikein annettu päivämäärä tosiasiassa oikea.

Ansaintakausi on eri kuin palkanmaksukausi. Miten voi ilmoittaa useita ansaintakausia yhden palkanmaksukauden sisällä?           

Ansaintakausi on tulolajikohtainen tieto. Kullekin maksettavalle tulolajille voi ilmoittaa oman, erillisen ansaintakauden.

Voiko tammikuussa 2019 ilmoitettava ansaintakausi ajoittua vuoden 2018 puolelle?        

Kyllä voi. Ansaintakausi on tulolajikohtainen tieto. Kullekin maksettavalle tulolajille voi ilmoittaa oman, erillisen ansaintakauden.

Mikä on vuosilomapalkan ansaintakausi, kun lomapalkka ilmoitetaan aikapalkassa? Ilmoitetaanko vuosilomapalkan ansaintakaudeksi loma-aika eikä loman ansaintakautta (lomavuosi)? Entä mikä on lomarahan ansaintakausi?

Lomarahathan maksetaan usein yhdellä kertaa kaikille henkilöille riippumatta loma-ajoista. Vuosilomapalkan ansaintakausi on vuosiloma-aika. Lomarahan ansaintakausi on se ajanjakso, jolta lomaraha on kertynyt. Jos lomarahaa maksetaan useassa erässä, kaikissa maksuerissä voidaan ilmoittaa sama kertymäaika.

Mikä merkitään palkanmaksukaudeksi kustannusten korvauksiin?

Jos järjestelmässä, josta ilmoitukset lähetetään, ei normaalisti käytetä palkanmaksukausia esimerkiksi työkorvauksia ja kustannusten korvauksia ilmoitettaessa, palkanmaksukautena voidaan käyttää työkorvausten suorittamisen perusteena olevan ensimmäisen ja viimeisen työsuorituksen suorittamispäivää.

Palkanmaksukausi voi olla myös yhden päivän pituinen, jos työsuoritus on kestänyt yhden päivän. Palkanmaksukaudeksi voidaan myös merkitä yrityksen normaali palkanmaksukausi. Jos tämä ei ole mahdollista, voidaan merkitä kuluva kalenterikuukausi. Vastaavasti kustannusten korvausten ilmoittamisessa voidaan käyttää yrityksen normaalia palkanmaksukautta tai kuluvaa kalenterikuukautta. Halutessaan maksaja voi ilmoittaa palkanmaksukaudeksi sen ajanjakson, jonka ajalta matkakustannusten korvaukset maksetaan.

Jos henkilön työsuhde päättyy kesken palkanmaksukauden, onko ilmoituksessa käytettävä poikkeavaa palkanmaksukautta vai voiko käyttää yrityksen normaalia palkanmaksukautta?

Työsopimuslaissa (55/2001) on säädetty palkanmaksukaudesta ja palkanmaksukauden pituudesta. Lain mukaan työsuhteen päättyessä päättyy myös palkanmaksukausi. Tulorekisteri ei tuo muutoksia esimerkiksi työsopimuslainsäädäntöön.

Tulorekisterin palkkatietoilmoituksen tietosisällön soveltamisohjeen teksti vastaa lain säännöksiä. Kyseisen ohjeen mukaan työsuhteen päättyessä päättyy myös palkanmaksukausi. Aineistossa voi olla vain yksi palkanmaksukausi. Jos työntekijälle maksetun tulon palkanmaksukausi eroaa muiden samassa aineistossa olevien työntekijöiden palkanmaksukaudesta, hänen tulojen ilmoittamiseksi täytyy luoda oma aineisto.

Jos ohjeen kuvaama ilmoitustapa ei ole mahdollinen, voidaan palvelussuhdetiedot ilmoittaa käyttäen yrityksen normaalia palkanmaksukautta. Tällöin tiedon käyttäjä saattaa tiedustella erikseen palkanmaksukauden todellisia alku- ja loppupäiviä ja osa-aikaisten palkan jakautumista palvelussuhteiden kesken.

Tarvitseeko palkkakausi ilmoittaa joka kohdassa (ennakonpidätys, vähennykset) erikseen vai riittääkö, että sen ilmoittaa vain ensimmäisessä kohdassa? Palvelu antaa lähettää ilmoituksen, vaikka muut kohdat ovat tyhjiä.

Ilmeisesti tarkoitatte ansaintakausia, joita ei ilmoiteta palkasta vähennettäville erille (400-sarjan tulolajit). Palkkakausi on aineistossa oleva yrityksen antama tieto, joka kertoo, miltä ajalta palkka maksetaan. Ansaintakausi on tulolajikohtainen tieto, jonka avulla maksaja voi kertoa, miltä ajalta tulo on kertynyt. Ansaintakausi-tietoa tarvitaan erityisesti sosiaalivakuutusmaksujen perusteena oleville tuloille. Sitä ei tarvitse ilmoittaa esimerkiksi verovapaille suorituksille tai vähennyserille, kuten ennakonpidätykselle ja työntekijämaksuille.

Tuntipalkkaiselle työntekijälle maksetaan joulukuun 2018 palkka tammikuussa 2019, aikapalkan ansaintajakso on 1.31.12.2018. Onko ansaintajakso sama myös ennakonpidätyksessä, TYEL:ssä ja työttömyysvakuutuksessa? Jos työttömyysvakuutukseen ja TYEL-maksuun on ilmoittanut ansaintajaksoksi tammikuun, tuleeko se korjata?

Ansaintajakso ilmoitetaan vain maksetuille suorituksille, eikä sitä tarvitse ilmoittaa ennakonpidätyksissä tai työntekijältä perityissä työntekijämaksuissa.

Jos 15.2. maksetaan helmikuun palkka ja tammikuussa kertyneet kilometrikorvaukset, tuleeko ansaintakaudeksi palkoista 1.28.2 ja kilometrikorvauksista 1.31.1?

Palkkojen ansaintakaudeksi tulee merkitä koko helmikuu. Verovapaille suorituksille ei tarvitse merkitä ansaintajaksoa.