Kustannusten korvaukset

Usein kysyttyä

Mikä matkakustannusten korvauksissa ilmoitetaan palkanmaksukaudeksi?

Palkanmaksukautena matkakustannusten korvauksissa voidaan käyttää yrityksellä käytössä olevaa palkanmaksukautta. Jos tämä ei ole mahdollista, voidaan palkanmaksukautena käyttää esimerkiksi kalenterikuukautta. Halutessaan maksaja voi ilmoittaa palkanmaksukaudeksi sen ajanjakson, jonka ajalta matkakustannusten korvaukset maksetaan.

Suosituksena kuitenkin on, että käytettäisiin yrityksellä käytössä olevaa palkanmaksukautta, jolloin palkkojen kanssa samana päivänä maksetut kustannusten korvaukset voidaan ilmoittaa samassa aineistossa, jos tiedot ilmoitetaan esimerkiksi verkkolomakkeella tai erityisistä syistä paperilomakkeella. Jos tiedot toimitetaan teknisen rajapinnan tai sähköisen asiointipalvelun latauspalvelun kautta, samana päivänä maksetuista suorituksista annetaan tiedot eri aineistossa, jos kustannusten korvaukset maksetaan eri järjestelmästä kuin palkka. Tämä johtuu siitä, että aineiston tietolähteen on oltava kummassakin aineistossa yksilöllinen. 

Miten kilometrikorvaukset ilmoitetaan?    

Kilometrikorvaukset ilmoitetaan maksupäivän mukaan, vaikka ansaintakausi olisi pidemmältä ajanjaksolta. Kilometrimäärät täytyy ilmoittaa viimeistään vuoden viimeisellä ilmoituksella.

Jos tulonsaajalle maksetaan esimerkiksi junaliput suoraan kassasta kulukorvauksina, täytyykö ne ilmoittaa tulorekisteriin, jos päivärahoja tai muuta Verohallinnolle ilmoitettavia korvauksia ei makseta?

Liikenteenharjoittajan antaman tositteen (esimerkiksi matkalippujen ja taksikuittien) perusteella tulonsaajalle maksettuja matkustamiskustannusten korvauksia ei ilmoiteta, jos korvaukset maksetaan tulonsaajalle työmatkasta. Tietoja ei nykyisinkään ilmoiteta Verohallinnon vuosi-ilmoituksella.

Tulorekisteriin ilmoitetaan maksetut päivärahat, ateriakorvaukset ja kilometrikorvaukset.

Ilmoitetaanko tulorekisteriin myös maksetut verottomat korvaukset, päivärahat ja kilometrikorvaukset?

Kyllä, tulorekisteriin ilmoitetaan maksetut päivärahat, ateriakorvaukset ja kilometrikorvaukset.

Miten yömatkaraha ilmoitetaan tulorekisteriin?

Yömatkaraha on majoittumiskorvaus, jota ei ilmoiteta tulorekisteriin.

Jos työntekijä tekee työmatkan Verohallinnon ohjesäännön mukaisesti, ilmoitetaanko tulorekisteriin hotellilasku, jonka työnantaja maksaa?     

Majoittumiskorvauksia ei ilmoiteta tulorekisteriin. 

Jos työntekijä ostaa työmaalle kahvia ja pullaa ja kulut korvataan kuittien perusteella maksajalle, ilmoitetaanko tiedot tulorekisteriin?                    

Työnantajalle kuuluvia kulueriä ei ilmoiteta tulorekisteriin.

Tarkoitetaanko kustannusten korvauksilla verovapaiden lisäksi myös veronalaisia korvauksia, joista ei toimiteta ennakonpidätystä?

Tulorekisteriin ilmoitetaan verovapaat kustannusten korvaukset (päivärahat, ateriakorvaukset ja kilometrikorvaukset).

Lisäksi tulorekisteriin ilmoitetaan ennakkoperintälain 15 §:n mukaiset välittömästi työstä aiheutuneet veronalaiset kustannusten korvaukset, jotka on vapautettu ennakonpidätyksen toimittamisesta. Tällaisia ovat muun muassa kustannukset, jotka ovat aiheutuneet työvälineiden ja materiaalin hankkimisesta, tarveaineista ja suoja-asujen hankkimisesta. Ennakonpidätyksestä vapautettujen veronalaisten kustannusten korvausten ilmoittamiseen käytetään esimerkiksi tulolajeja Veronalainen kustannusten korvaus tai Vähennys ennen ennakonpidätystä kulujen vähennystavasta riippuen.

Myös veronalaiset matkakustannusten korvaukset, joista ei toimiteta ennakonpidätystä, on ilmoitettava tulorekisteriin tulolajeilla Kilometrikorvaus (veronalainen) tai Palkka yhteissumma silloin, jos korvaukset maksetaan palvelussuhteessa olevalle, tai Työkorvaus, jos korvaukset maksetaan toimeksiantosuhteessa olevalle henkilölle tai yhteisölle. Jos päivärahat on maksettu Verohallinnon päätöstä lievemmin perustein, korvaukset ilmoitetaan tulolajilla Palkka yhteissumma tai Muu maksettu lisä, jolloin suoritukset ovat myös sosiaalivakuutusmaksujen alaisia.

Jos työntekijä tankkaa yrityksen auton omilla rahoillaan ja tämä maksetaan kulukorvauksena palkan yhteydessä, ilmoitetaanko tiedot tulorekisteriin?                         

Tulorekisteriin ilmoitetaan veronalaiset ja verovapaat kustannusten korvaukset samassa laajuudessa kuin Verohallinnon nykyisellä vuosi-ilmoituksella. Työnantajalle kuuluvia kulueriä ei ilmoiteta.

Jos maksetaan pelkkiä matkakustannusten korvauksia, jotka maksetaan eri järjestelmästä kuin palkat, minkä mukaan palkanmaksukausi määräytyy?                          

Tällöin palkanmaksukautena voidaan pitää yrityksen normaalia palkanmaksukautta. Jos tämä ei ole mahdollista, palkanmaksukaudeksi voidaan merkitä kuluva kalenterikuukausi.

Työntekijä ilmoittaa verovapaat matkakulut työnantajalle usealta kuukaudelta kerralla, ja ne maksetaan yhtenä maksupäivänä. Onko maksetut kulukorvaukset ilmoitettava viiden päivän kuluessa tämän maksupäivän jälkeen?          

Kyllä.

Millä tulolajilla ilmoitetaan verovapaa yömatkaraha?       

Yömatkarahaa ei ilmoiteta tulorekisteriin (tietoa ei nykyisinkään ilmoiteta vuosi-ilmoituksella Verohallinnolle). Kyse on majoittumiskorvauksesta. Katso Päiväraha-tulolajin selite ohjeesta Tulolajien ja tuloista vähennettävien erien selitteet.

Jos yritys maksaa pelkkiä matkakustannusten korvauksia kuukauden aikana, eikä maksa palkkoja lainkaan, pitääkö antaa palkkatietoilmoituksen lisäksi myös työnantajan erillisilmoitus?  

Pitää antaa myös työnantajan erillisilmoitus. Jos työnantaja on maksanut pelkästään verovapaita kustannusten korvauksia, esimerkiksi verovapaita kilometrikorvauksia, ilmoitetaan työnantajan erillisilmoituksella sairausvakuutusmaksun määräksi 0 euroa. Ei palkanmaksua -tietoa ei anneta.

Työnantaja voi antaa kohdekaudelta vain yhden työnantajan erillisilmoituksen.

Jos todistajalle on maksettu kustannusten korvauksia, ilmoitetaanko ne tulorekisteriin?

Kyllä ilmoitetaan. Todistajanpalkkiota maksetaan esiintymisestä oikeudessa todistajana. Palkkio on työkorvausta, ellei sitä ole sovittu maksettavaksi palkkana. Työkorvauksesta toimitetaan ennakonpidätys, jos saaja ei kuulu ennakkoperintärekisteriin. Muita sosiaalivakuutusmaksuja ei makseta.

Todistajanpalkkio ilmoitetaan tulorekisteriin tulolajilla 336 Työkorvaus.

Työkorvausten yhteydessä maksetut kustannusten korvaukset ovat veronalaisia. Ne lisätään tulon määrään ja yhteissumma ilmoitetaan tulolajilla 336 Työkorvaus. Valtion varoista maksettavat korvaukset todistelukustannuksista ovat verovapaita. Niitä ei ilmoiteta tulorekisteriin.

Miten yhteisetuus tai tiekunta ilmoittaa matkakulukorvaukset tai päivärahat osakkaalleen?

Matkakulukorvaukset ja päivärahat ilmoitetaan palkkatietoilmoituksessa tulolajeilla 311 (Kilometrikorvaus, verovapaa) ja 331 (Päiväraha).

Ilmoitetaanko siviilipalveluksessa olevalle maksettavia päivärahoja tulorekisteriin?

Siviilipalvelusta suorittavan päivärahat ovat etuuksia, ja ne tulorekisteriin vasta 1.1.2020 alkaen.

Koulutusorganisaatiomme maksaa opiskelijoille satunnaisesti verottomia kilometrikorvauksia opiskeluun liittyvistä matkoista (esim. tutustumismatkat alan yrityksiin). Opiskelijoille ei kilometrikorvausten lisäksi makseta palkkaa. Millä tulolajia korvausten maksamisessa pitää käyttää?

Kilometrikorvaukset ilmoitetaan tulolajilla 311 (Kilometrikorvaus, verovapaa).

Meillä on henkilöitä, jotka eivät ole työsuhteessa ja joille maksetaan kilometrikorvausta 0,25 e/km. Ilmoitetaanko tulorekisteriin myös nämä kilometrikorvaukset, vaikka korvaus on alle 0,43 e/km?

Kyllä ilmoitetaan.

Tuleeko kunnan tehdä ilmoitus tulorekisteriin, jos maksetaan pelkästään verottomia päivärahoja ja kilometrikorvauksia?

Kyllä.