Varmenteet konsernissa

Usein kysyttyä

Onko niin, että konsernin emo- ja tytäryhtiöt eivät voi käyttää ilmoittamiseen samaa varmennetta, vaan jokainen Y-tunnus tarvitsee oman varmenteen?

Eikö tytäryhtiö voi valtuuttaa emoyhtiötä ilmoittamaan tietoja tulorekisteriin? Kyse on tytäryhtiöiden omien työntekijöiden palkkojen ilmoittamisesta.

Tässä tapauksessa on mahdollista toimia kahdella tavalla. 

Vaihtoehto 1

Emoyhtiö tai konsernin palveluyhtiö tekee muiden yhtiöiden kanssa palvelusopimuksen ja hankkii niiltä valtuutuksen. Tämä on tehtävä Verohallinnon ja tulorekisterin rajapintapalveluiden käyttöehtojen kohdassa 5.1. "Valtuutus ja asiakkaan tunteminen" kuvatun mukaisesti.

Emoyhtiö tai palveluyhtiö hakee varmenteen, jota käytetään konsernin kaikkien yhtiöiden työntekijöiden palkkatietojen ilmoittamiseen. Tällöin emoyhtiö tai konsernin palveluyhtiö on rajapintapalveluiden käyttöehtojen mukainen käyttäjä, jolla on käyttöehtojen kohdissa 4 ja 5 kuvatut vastuut.

Vaihtoehto 2

Kukin konsernin yhtiö hakee oman varmenteen, jota käytetään vain kyseisen yhtiön tietojen ilmoittamiseen. Tällöin kukin yhtiö on itse käyttöehtojen mukainen käyttäjä ja vastaa itse varmenteensa käytöstä.

Voivatko kaikki konsernin yhtiöt käyttää ilmoittamiseen yhtä, ohjelman omistavan yhtiön varmennetta? Vai pitääkö jokaisen yhtiön hakea oma varmenne ohjelman käyttöön?

Konsernin yhtiöt käyttävät yhden konsernin yhtiön omistuksessa olevaa ohjelmaa. Kyse on tilitoimistokonsernista, jossa kukin yhtiö on tehnyt asiakkaidensa kanssa omat palvelusopimukset palkkatietojen ilmoittamisesta.

Tilitoimistokonsernin yhtiöt ovat tehneet palvelusopimukset omien asiakasyritystensä kanssa. Tällöin kukin asiakasyritys antaa palvelusopimuksen mukaiselle yhtiölle Verohallinnon ja tulorekisterin rajapintapalveluiden käyttöehtojen kohdassa 5.1. tarkoitetun valtuuden ilmoitusten antamiseen.

Käyttöehtojen mukaan asiakas on suorituksen maksaja, jonka velvoitteita palvelussa hoidetaan ja jonka nimissä palveluiden käyttö tapahtuu. Tässä tapauksessa käyttöehtojen mukaisia asiakkaita ovat ne asiakasyritykset, jotka ovat tehneet palvelusopimuksen tietyn tilitoimistokonsernin yhtiön kanssa.

Palvelusopimuksen asiakasyritysten kanssa tehnyt yhtiö on käyttöehtojen mukainen käyttäjä, joka hyväksyy käyttöehdot. Käyttäjä saa varmenteen ja toimii niiden asiakasyritysten puolesta, joiden kanssa se on tehnyt palvelusopimuksen ja joilta se on saanut valtuuden.

Muut konsernin yhtiöt ovat tässä tapauksessa käyttöehdoissa tarkoitettuja kolmansia osapuolia, eli muita kuin käyttäjä tai asiakas. Kolmannella osapuolella ei ole mitään valtuuksia toimia käyttäjän tai asiakkaan puolesta.

Palvelusopimuksen asiakasyrityksen kanssa tehnyt ja valtuuden saanut tilitoimistokonsernin yhtiö ei voi edelleen valtuuttaa jotain toista konserniyhtiötä antamaan omien asiakasyritystensä ilmoituksia.


Tässä tapauksessa jokaisen konsernin yhtiön pitää hakea oma varmenne. Jokainen yhtiö voi omaa varmennettaan käyttäen antaa niiden asiakasyritysten ilmoitukset, joiden kanssa se on tehnyt palvelusopimuksen ja joilta se on saanut valtuuden. 

Tilitoimistokonsernin yhtiöt käyttävät yhden konsernin yhtiön omistuksessa olevaa ohjelmaa. Kaikki asiakassopimukset on tehty ohjelman omistavan yhtiön kanssa. Voidaanko kaikkien asiakkaiden ilmoitukset antaa käyttäen yhtä varmennetta?

Tässä tapauksessa tilitoimistokonsernin asiakkaat ovat tehneet palvelusopimuksen yhden konsernin yhtiön kanssa ja antaneet sille valtuuden. Tällöin palvelusopimuksen tehnyt ja valtuuden saanut yhtiö voi ilmoittaa kaikkien asiakasyritysten palkkatiedot käyttäen omaa varmennettaan.

Entä voidaanko kaikki ilmoitukset antaa käyttäen yhtä varmennetta, jos myös asiakkaat voivat käyttää samaa ohjelmaa?

Kyllä. Varmenteen hakenut tilitoimistokonsernin yhtiö toimii Verohallinnon ja tulorekisterin rajapintapalveluiden käyttöehtojen mukaisena käyttäjänä kaikessa ohjelman kautta tapahtuvassa ilmoittamisessa. Käyttöehtojen kohdan 4 "Käyttäjän vastuu" mukaisesti käyttäjä vastaa varmenteen käytöstä.

Käyttäjä voi järjestää ohjelmistonsa siten, että toiset tilitoimistokonsernin yhtiöt tai asiakkaat voivat ilmoittaa tietoja käyttäjän varmenteen avulla. Käyttäjä vastaa käyttöehtojen kohdan 5.2 "Asiakkaan tahdon mukainen asiointi" perusteella siitä, että ohjelmiston käyttäjille (konsernin työntekijät tai asiakkaat) annetaan sellaista tukea, ohjausta ja neuvontaa, että hyvään asioiden hoitoon pyrkivän asiakkaan ilmoitukset saadaan annettua oikein. Käyttöehtojen kohdan 5.3 mukainen "Puolesta-asioinnin valvonta" koskee käyttäjää.

Onko niin, että työnantajan ilmoitukset lähetetään työnantajan nimissä ja ilmoittamisessa käytetään työantajan varmennetta?

Työnantaja on hakenut varmenteen käytössään olevaan ohjelmaan. Samaa ohjelmaa käyttää myös yksi tai useampi työnantajan palveluntarjoaja, esimerkiksi tilitoimisto.

Työnantaja on itse hakenut varmenteen ja toimii siten Verohallinnon ja tulorekisterin rajapintapalveluiden käyttöehtojen mukaisena käyttäjänä. Käyttöehtojen kohdan 5 "Asiakkaan puolesta toimiminen" ehtoja ei tässä tilanteessa sovelleta, vaan työnantaja vastaa kohdan 4 "Käyttäjän vastuu" mukaisesti itse kaikista ohjelman kautta lähetetyistä tiedoista. Työnantaja voi luovuttaa varmenteensa käyttöoikeuden edelleen palveluntarjoajalle omalla vastuullaan.

Olemme konserni X. Hoidamme matkalaskujen hallinnan samassa Saas-ympäristössä yhtiön Y kanssa. Tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin kyseisestä ympäristöstä teknistä rajapintaa pitkin (viivästetty Web Service -rajapinta).

Yhtiön Y maksatukseen tai tietojen ilmoittamiseen meillä ei konsernissa X ole toimeksiantosopimusta, vaan yhtiö Y hoitaa ilmoitukset Verohallintoon itse.
Järjestelmistä vastaamme puolestaan keskitetysti konsernissa X, myös yhtiön Y osalta.

Olen saanut ohjelmistotoimittajalta vahvistuksen, että voimme ilmoittaa konsernin X tiedot yhdellä varmenteella samalla tavalla kuin tilitoimisto tai emoyhtiö, koska meillä on muiden yhtiöiden kanssa toimeksiantosopimukset.

Tarvitsemmeko erillisen varmenteen yhtiölle Y, joka maksaa itse henkilöstönsä matkakustannukset mutta toimii konsernin X kanssa samassa järjestelmässä?

Tässä on kaksi vaihtoehtoista toimintatapaa:

Vaihtoehto 1

Yhtiö Y valtuuttaa konsernin X yhtiön (sama yhtiö, jonka konsernin X muut yhtiöt ovat valtuuttaneet) asioimaan puolestaan Verohallinnon ja tulorekisterin rajapintapalveluiden käyttöehtojen kohdan 5 mukaisesti. Tällöin yhtiö Y on käyttöehtojen mukainen "asiakas" ja valtuutettu konsernin X yhtiö on "käyttäjä", jolla on käyttöehtojen kohdan 5 mukaiset vastuut ja velvollisuudet.

Vaihtoehto 2

Yhtiö Y hakee oman varmenteen.