Usein kysyttyä tulorekisteristä

Tulorekisteri otetaan käyttöön 1.1.2019.

Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta. Se sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot yksilötasolla. Tiedon tuottajat ilmoittavat tiedot ansiotuloista tulorekisteriin reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti. 

Ketkä ovat tulorekisterin käyttäjiä?

Palkkatiedon tuottajat
Palkkatietojen tuottajia vuodesta 2019 lähtien ovat kaikki työnantajat, yhdistykset, säätiöt, kotitaloustyönantajat, asunto-osakeyhtiöt ja muut toimijat, joilla on velvollisuus ilmoittaa palkkatietoja jollekin tulorekisterin käyttäjätaholle.

Tietoa tulorekisteriin tuottaa joko tiedon tuottaja itse tai hänen valtuuttamansa tahot, esimerkiksi tilitoimistot tai muut kumppanit, joille taloushallintoa on ulkoistettu.

Etuus- ja eläketietojen tuottajat
Vuodesta 2020 lähtien etuus- ja eläketietojen tuottajia ovat mm.:

  • työeläkevakuuttajat
  • eläkekassat ja -säätiöt
  • Kela
  • työttömyyskassat
  • vahinkovakuutusyhtiöt
  • henkivakuutusyhtiöt
  • Koulutusrahasto
  • TEMin hallinnonala (ml. maakunnille siirtyvät tehtävät)
  • Vakuutuskeskus (Liikennevakuutuskeskus, Potilasvakuutuskeskus ja Lääkevahinkovakuutuspooli)
  • vakuutuskassat
  • Valtiokonttori
  • Mela (Maatalousyrittäjien eläkelaitos)
  • Puolustusvoimat
  • osa kunnista

Palkkatiedon käyttäjät
Ensimmäisessä vaiheessa eli vuodesta 2019 lähtien:

  • Verohallinto
  • Kela
  • Työttömyysvakuutusrahasto (TVR)
  • työeläkelaitokset ja ETK

Palkka-, etuus- ja eläketietojen käyttäjät
Toisessa vaiheessa eli vuodesta 2020 lähtien mukaan tulevat ensimmäisen vaiheen käyttäjien lisäksi myös

  • Tilastokeskus
  • Koulutusrahasto
  • vahinkovakuutusyhtiöt
  • työttömyyskassat
  • TEMin hallinnonala
  • työsuojeluviranomaiset
  • Ahvenanmaan kunnat/maakunta
  • kunnat

Tulonsaaja: Tulonsaaja voi olla luonnollinen henkilö tai yritys, jos maksetaan esimerkiksi työkorvausta. Tulorekisteristä voi katsoa tulotietojaan sähköisen asiointipalvelun kautta. Tulorekisteri antaa ensimmäistä kertaa tulonsaajalle reaaliaikaisen kokonaiskuvan hänen palkka- ja etuustiedoistaan.

Tulorekisteriviranomainen: Verohallinnon yksikkö, joka vastaa tulorekisterin toiminnasta. 

Millaisia tietoja tulorekisteri sisältää?

Ensimmäisessä vaiheessa 1.1.2019 alkaen tulorekisteriin ilmoitetaan tiedot maksetuista palkoista ja muista ansiotuloista. Toisessa vaiheessa vuodesta 2020 lähtien tulorekisteriin ilmoitetaan myös tiedot maksetuista eläkkeistä ja etuuksista.

Tulorekisterin tietosisältö on määritelty erillisessä tulokoodistossa. Rekisterin tietosisällössä on huomioitu kaikkien rekisterin tietoja tarvitsevien toimijoiden tarpeet. Tiedon käyttäjällä on oikeus saada tieto tulorekisteristä vain, jos käyttäjällä on tietoon oikeus lainsäädännön perusteella.

Miten tulorekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu?

Tulorekisterin tiedot säilytetään ja niitä käsitellään ns. korotetun tietoturvatason ympäristössä.

Milloin tulorekisteri on valmis?

Tulorekisteri ja siihen liittyvät palvelut otetaan käyttöön 1.1.2019. Ensimmäisessä vaiheessa rekisteriin ilmoitetaan tiedot maksetuista palkoista ja muista ansiotuloista. Toisessa vaiheessa vuonna 2020 tulorekisteriin ilmoitetaan myös tiedot maksetuista eläkkeistä ja etuuksista.

Kuka näkee tulotietoni?

Viranomaiset ja muut tiedon käyttäjät saavat tulorekisteristä vain sen tiedon, johon niillä on oikeus ja jota ne tarvitsevat toiminnassaan. Tulorekisteri ei luo mitään uusia oikeuksia saada tietoja. Tiedon käyttäjä saa tiedon tulorekisteristä vain, jos käyttäjällä on oikeus saada tiedot sen toimintaan sovellettavan lainsäädännön perusteella.

Jokainen tulonsaaja näkee tulorekisteristä vain omat tulotietonsa tai tiedot, joihin on saanut valtuutuksen.

Suomi.fi-valtuudet

Mihin Suomi.fi-valtuuksia tarvitaan tulorekisterissä?

Tulorekisterissä Suomi.fi-valtuutuksella voi valtuuttaa toisen henkilön tai organisaation asioimaan toisen puolesta joko Palkkatietojen ilmoittaminen- tai Palkkatietojen katselu -roolilla. Valtuutus tarvitaan, jotta voi käyttää sähköistä asiointipalvelua toisen puolesta. Mikäli käytätte rajapintaa palkkatietoilmoitusten toimittamiseen, ei Suomi.fi-valtuutusta tarvita.

Valtuuttaa voi kahteen rooliin: Palkkatietojen ilmoittaminen -roolissa valtuutettu voi valtuuttajan puolesta ylläpitää valtuuttajan perustietoja ja palkkatietoilmoituksia, toimittaa valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia ja tilata raportteja.

Palkkatietojen katselu -roolissa voi katsella palkkatietoihin liittyviä valtuuttajan perustietoja, palkkatietoilmoituksia, valtuuttajaa koskevia raportteja, valtuuttajan lähettämiä ja saamia viestejä ja arkistoituja asiakirjoja.

Milloin Suomi.fi-valtuudet ovat käytössä tulorekisterissä?

Yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen voi valtuuttaa yrityksiä tai henkilöitä tulorekisterin rooleihin Palkkatietojen katselu ja Palkkatietojen ilmoittaminen 8.8.2018 lähtien palvelussa Suomi.fi-valtuudet: https://www.suomi.fi/valtuudet-tunnistaudu/.

Jos olet yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö, voit toimia tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa yrityksen edustajana. Nimenkirjoitusoikeus tarkistetaan YTJ-järjestelmästä tai kaupparekisteristä. Yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen voi valtuuttaa yrityksiä tai henkilöitä tulorekisterin rooleihin Palkkatietojen katselu ja Palkkatietojen ilmoittaminen.

Mikä Suomi.fi-valtuudet on?

Palvelun Suomi.fi-valtuudet avulla voidaan luotettavasti tarkistaa henkilön tai organisaation valtuudet sekä toimivalta asioida sähköisesti toisen henkilön tai edustamansa organisaation puolesta ajasta ja paikasta riippumatta.

Voinko valtuuttaa toisen tahon ilmoittamaan tiedot tulorekisteriin?

Voit, jos olet:

  • toimitusjohtaja
  • nimenkirjoitusoikeudellinen isännöitsijä
  • nimenkirjoitusoikeudellinen
  • saanut oikeuden toimitusjohtajalta tai nimenkirjoitusoikeudelliselta:
    valtuutusoikeus tai edustajan valtuutusoikeus

Mahdollistaako Suomi.fi-valtuudet kuolinpesän puolesta asioinnin?

Tällä hetkellä asiointi kuolinpesän puolesta ei ole mahdollista palvelussa. Kuolinpesän edustuksessa haasteena on ajantasaisen ja oikean tiedon saaminen kuolinpesän osakkaista, jos tiedot ovat muuttuneet. Tulorekisterissä kuolinpesän puolesta asioivalle on myönnettävä valtuus Katso-palvelussa.

Tunnistautuminen

Miten sellainen henkilö tunnistautuu tulorekisteriin, jolla ei ole henkilötunnusta tai joka ei halua käyttää henkilökohtaisia pankkitunnuksiaan työasioiden hoitoon (eikä hänellä ole työmatkapuhelinta tai henkilövarmennekorttia)?

Mikäli henkilö on ulkomaalainen eikä hänellä ole suomalaista henkilötunnusta voi hän kirjautua tulorekisteriin Katso-tunnisteilla lisätietoa osoitteesta https://yritys.tunnistus.fi . Ellei henkilö halua käyttää henkilökohtaisia tunnuksia eikä henkilöllä ole työmatkapuhelinta tai henkilövarmennekorttia henkilö ei voi tunnistautua tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun.

Onko Suomi.fi-palveluun haettava myös jotkin tunnukset kuten Katso-palvelussa?

Suomi.fi-palveluun tunnistaudutaan sähköisesti omilla vahvan tunnistautumisen välineillä (pankkitunnukset, mobiilitunnistus, HST-varmenne ja organisaatiovarmenne). Erillisiä tunnuksia ei siis käytetä.

Toimiiko Itellan TYVI-palvelu Suomi.fi-valtuuksien kanssa?

Ei toimi tällä hetkellä.

Katso-palvelu

Loppuuko Katso-tunnisteen käyttö ja jos loppuu niin milloin?

Tulorekisteri tulee käyttämään Suomi.fi-tunnistautumista. Katso-palvelu on tarkoitus ajaa alas vuoden 2019 loppuun mennessä. Katso-tunnisteet poistuvat käytöstä vuoden 2019 loppuun mennessä.

Pitääkö kaikkien asiakkaiden Katso-valtuutukset uusia? Pitääkö tilitoimiston pyytää yrityksiltä valtuudet (uudelleen), jos on jo Katso-valtuudet?

Tulorekisterin käyttämät valtuudet ovat uusia valtuuksia, eikä niitä ole Katso-palvelussa tällähetkellä. Tulorekisterin valtuudet Katso-palvelussa ovat käytettävissä elokuussa 2018.

Onko käytössä siirtymäaika, jolloin vanha ja uusi toimivat päällekkäin?

Katso-palvelu on tarkoitus ajaa alas vuoden 2019 loppuun mennessä. Siirtymäaikana sinulla voi olla valtuutuksia sekä Katso-palvelussa että Suomi.fi-valtuuksissa, koska eri asiointipalvelut siirtyvät hyödyntämään Suomi.fi-valtuuksia eri tahtiin. Huomioithan, että tulorekisterin valtuustyypit ovat kuitenkin uusia molemmissa palveluissa: Palkkatietojen ilmoittaminen ja Palkkatietojen katselu.

Yhdistysten ja säätiöiden valtuudet

Voiko yhdistyksissä se, jolla tällä hetkellä on valtuudet myöntää Katso-oikeuksia, myöntää Katso-palvelussa valtuudet muille myös palkkatietojen ilmoittamista ja katselua varten?

Kyllä. Tunnistautuminen tapahtuu Suomi.fi-palvelussa ja valtuuttaminen Katso-palvelussa.

Jos on säätiö ja Katso-valtuutukset on tehty, toimivatko ne sellaisinaan vai pitääkö niitä jotenkin uusia?

Tulorekisteriin tulevat käyttöön uudet valtuudet: Palkkatietojen ilmoittaminen ja Palkkatietojen katselu. Jos säätiö on kaupparekisterissä, valtuutus tapahtuu palvelussa Suomi.fi-valtuudet.

Jos yhdistyksen säännöissä on kaksi nimenkirjoittajaa, miten toimii valtuutus? Pitääkö kahden nimenkirjoitusoikeuden haltijan tehdä valtuutus?

Suomi.fi-valtuudet ei tue nimenkirjoitussääntöjä, jotka eivät mahdollista yksin edustamista. Yhdistykset voivat hyödyntää Suomi.fi-valtuuksia vasta, kun uusi yhdistysrekisteri valmistuu, eli tämänhetkisten tietojen mukaan vuoden 2019 loppupuolella. Siihen saakka käytetään Katso-palvelun tunnistusmenetelmiä.

Ulkomaisten yritysten valtuudet

Miten yhtiölle tehdään valtuutus, jos yhdelläkään yhtiön nimenkirjoittajista ei ole suomalaisia pankkitunnuksia? Tällaisia ovat esimerkiksi ulkomaisten yhtiöiden sivuliikkeet, mutta myös suomalaiset yritykset, jotka ovat osana kansainvälistä konsernia.

Niille ulkomaisille organisaatioille, joita ei ole rekisteröity kaupparekisteriin tai joiden nimenkirjoitusoikeudellisella henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta, on käytössä erityismenettely. Erityismenettelyssä käytetään siirtymäaikana Katso-tunnisteita ja Katso-valtuutuksia. Erityismenettelyä käytetään, kunnes vastaavat menettelyt ovat Suomi.fi-palvelussa.

Mihin rooleihin voi valtuuttaa? Voiko tulorekisterissä asioida toisen puolesta muilla Verohallinnon rooleilla?

Tulorekisteriin voi valtuuttaa kahteen rooliin:

Palkkatietojen ilmoittaminen -roolissa valtuutettu voi valtuuttajan puolesta ylläpitää valtuuttajan perustietoja ja palkkatietoilmoituksia, toimittaa valtuuttajan tuottamia palkkatietoilmoituksia ja tilata raportteja.

Palkkatietojen katselu -roolissa voi katsella palkkatietoihin liittyviä valtuuttajan perustietoja, palkkatietoilmoituksia, valtuuttajaa koskevia raportteja, valtuuttajan lähettämiä ja saamia viestejä ja arkistoituja asiakirjoja.

Verohallinnon valtuuskoodit eivät ole käytössä tulorekisterissä.

Kenellä on oikeus valtuuttaa asioimaan yrityksen puolesta?

Valtuutuksen voi tehdä kaupparekisteriin merkitty toimitusjohtaja tai toimitusjohtajan sijainen tai toimihenkilö, jolla on yksinedustusoikeus. Valtuutuksen voi tehdä myös yksityinen elinkeinonharjoittaja ja henkilö, jolle joku edellisistä on myöntänyt valtuutusoikeuden.

Voiko toimitusjohtaja valtuuttaa yrityksen sisällä yhden henkilön, joka saa valtuudet antaa valtuuksia muille (kuten Katso-tunnisteissa on nyt mahdollista)? Eli toimitusjohtaja valtuuttaa vain yhden henkilön ja tämä henkilö voi valtuuttaa loput.

Kyllä. Toimitusjohtaja tai muu valtuutusoikeudellinen voi delegoida valtuuksien hallinnan työntekijälle tai kolmannelle osapuolelle myöntämällä valtuutusoikeuden.                                                   

Voivatko valtuuden myöntäjä ja saaja toisistaan riippumatta perua niin edustamisvaltuuden kuin edustajan valtuutusoikeudenkin?

Voivat, kumpi tahansa osapuolista voi mitätöidä valtuuden.

Onko mahdollista antaa yleisvaltuutus vai onko aina valittava erikseen, missä asioissa valtuutusoikeudella voi valtuuttaa muita?

On aina valittava vähintään yksi asia, mihin asiamies valtuutetaan. Tulorekisterissä valtuustyypit ovat Palkkatietojen ilmoittaminen ja Palkkatietojen katselu.

Voiko myös valtuutusoikeuden saanut henkilö hyväksyä yhtiölle tehtyjä valtuuspyyntöjä?

Kyllä, valtuutusoikeuden saanut henkilö voi hyväksyä yhtiölle tehtyjä valtuuspyyntöjä.

Jos valtuutan yrityksen ilmoittamaan palkat puolestani, pitääkö yrityksen puolestaan valtuuttaa oma henkilöstönsä jokainen henkilötunnus erikseen?

Kyllä. Valtuuden voi kerralla myöntää usealle henkilölle.

Mitä tarkoittaa aliorganisaatio?

Aliorganisaatio on yrityksensä itsensä määrittelemä tapa eriyttää organisaation erilaisia liiketoiminnallisia osastoja tai muita yksiköitä itse pääorganisaatiosta. Tällä menettelyllä organisaatio voi antaa valtuuksia tietyille aliorganisaation työntekijöille ja pitää esim. palkkatietojen hallinnoinnin suuryrityksessä / muussa organisaatiossa erillään. Katso-palvelussa aliorganisaatiotieto lisätään Y-tunnuksen perään. Aliorganisaatio voi olla enintään 20 merkkiä (Katso-palvelussa).

Suomi.fi-valtuuksiin aliorganisaation toiminnallisuus toteutetaan syksyllä 2018. Suomi.fi-valtuuksissa asia toteutetaan niin, että aliorganisaatiotieto lisätään valtuuskoodin tarkenteeksi.

Voiko tilitoimisto laatia asiakkaan puolesta valtakirjan, jonka asiakas vain hyväksyy, kuten nyt Katso-palvelussa voi laatia?

Tilitoimisto voi luoda asiakkaalle Suomi.fi-valtuuksissa valtuuspyynnön, jonka asiakas voi hyväksyä.

Voiko tilitoimisto lähettää Suomi.fi-valtuuspyynnöt massana? 

Tilitoimisto voi lähettää valtuuspyynnön useammalle osapuolelle samalla kerralla.  Valtuuden myöntäjä voi valtuuttaa useamman henkilön kerralla (tällä hetkellä enintään 30 henkilöä). Myöntämisen jälkeen valtuutettu voi jakaa edustamisvaltuuksia valitsemilleen tahoille palvelussa Suomi.fi-valtuudet.

Tilitoimistossa ei siis tarvitse kohdistaa tietyn yrityksen valtuutusta tilitoimiston työntekijälle, vaan työntekijä saa automaattisesti valtuuden hoitaa kaikkien valtuuden antaneiden yritysten asioita, kun edustamisvaltuus on myönnetty työntekijälle? 

Kyllä juuri näin, ei tarvitse. Edellytyksenä on, että tilitoimiston valtuutusoikeudellinen on myöntänyt edustamisvaltuuden ja nimenomaan Palkkatietojen ilmoittaminen -asiointioikeuden kyseiselle työntekijälle.

Tilitoimiston päävaltuuttaja voi siis jakaa asiakasyrityksen valtuuden henkilökunnalle, vaikka kerralla kaikille. Mutta voiko hän valtuuttaa koko henkilökuntansa kaikkiin asiakasyrityksiin, joista valtuus on tullut hänelle kerralla (tai sopivissa erissä)? 

Jos asiakasyritys on antanut tilitoimistolle esim. Palkkatietojen ilmoittaminen -valtuuden ja tilitoimiston valtuuttamisoikeudellinen henkilö on antanut Palkkatietojen ilmoittaminen -edustamisvaltuuden kaikille työntekijöille, niin nämä työntekijät pääsevät asioimaan kyseisen asiakasyrityksen puolesta. 

Jos myöhemmin myös muut asiakasyritykset antavat tilitoimistolle Palkkatietojen ilmoittaminen -valtuuden, työntekijät, joilla tämä edustamisvaltuus jo on, pääsevät automaattisesti asioimaan kyseisten yritysten puolesta. Ei tarvita erillistä valtuutusta. 

Kuinka ne yhtiöt valtuuttavat, joilla on kaksi yhdessä -edustus eikä kaupparekisteriin merkittyä toimitusjohtajaa?

Valtuuttaminen tällöin ei onnistu. Yhtiöjärjestystä tulisi muuttaa siten, että yhtiöllä olisi vähintään toimitusjohtaja ja tämä rekisteröitynä kaupparekisteriin.

Tulorekisterin tekninen rajapinta ja valtuudet

Jos tilitoimisto käyttää teknistä rajapintaa (jossa toimitaan varmenteen kanssa) palkkatietojen ilmoittamisessa, tarvitaanko missään tilanteessa Suomi.fi-valtuuksia?

Tilatakseen varmenteen tilitoimiston on käytettävä tulorekisterin sähköistä asiointipalvelua. Kun varmenne on saatu, teknistä rajapintaa voi käyttää ilman Suomi.fi-valtuuksia.

Teknisen rajapinnan yhteydessä puhutaan varmenteesta. Miten sellaisen saa?

Hakemuksen teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi voi tehdä 1.11.2018 lähtien tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Samassa yhteydessä tehdään varmennetilaus. Varmennetilauksen perusteella organisaation nimeämä tekninen yhteyshenkilö saa siirtotunnukset, joiden avulla varmennepyyntö voidaan tehdä.

Voiko tilitoimisto lähettää minkä tahansa asiakkaansa palkkatietoilmoituksia teknisen rajapinnan kautta ilman valtuuksia pelkkää varmennetta hyödyntäen?

Kyllä, tilitoimisto voi lähettää minkä tahansa asiakkaan palkkatietoilmoituksia käyttämällä varmennetta.

Kuka voi tilata varmenteen?

Varmenteen voi muodostaa asiakas, joka on tehnyt palvelusopimuksen teknisen rajapinnan käytöstä tulorekisterin kanssa tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa.


Tietoa KATRE-hankkeesta ja sen etenemisestä