Yrittäjä: Kun maksat palkkaa, ilmoita tiedot tulorekisteriin

1.1.2019 jälkeen maksetut palkka- ja ansiotulot ilmoitetaan tulorekisteriin. Suorituksen maksaja, esimerkiksi työnantaja, on velvollinen ilmoittamaan maksetut suoritukset tulorekisteriin.

Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat kustannusten korvaukset, eli päivärahat, ateriakorvaukset ja kilometrikorvaukset, sekä kaikki veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava.

Yrityksen omistajan palkat

Yrityksen omistajien palkkatietojen ilmoittamisessa eli yrittäjän näkökulmasta merkitystä on sillä, voiko yrityksen omistaja nostaa yrityksestä palkkaa.

Osakeyhtiöstä yrityksen omistaja voi nostaa palkkaa, mutta esimerkiksi toiminimestä yrittäjä ei voi nostaa palkkaa vaan nostot ovat yksityisnostoja. Osakeyhtiön omistajalle maksettu palkka ilmoitetaan tulorekisteriin. Toiminimen yksityisnostoja käsitellään toiminimen kirjanpidossa, ja ne ilmoitetaan veroilmoituksella. Toiminimiyrittäjän yksityisnostoja ei ilmoiteta tulorekisteriin. Jos toiminimellä on kuitenkin työntekijöitä, ilmoitetaan toiminimestä työntekijöille maksetut palkat tulorekisteriin.

Tulorekisteriin ilmoitetaan kaikki palkat vakuuttamismuodosta riippumatta. YEL- ja MYEL-vakuutetulle yrittäjälle maksettu palkkatulo ilmoitetaan tulorekisteriin.

Tulorekisteriin ei ilmoiteta esimerkiksi

  • työnantajan tositteen perusteella maksamia matka- ja majoittumiskorvauksia, kuten matkalippua tai hotellilaskua
  • työnantajalle kuuluvia kulueriä
    • jos työntekijä ostaa työmaalle kahvia ja pullaa ja kulut korvataan kuittien mukaan maksajalle tai jos työntekijä tankkaa firman auton omalla rahallaan ja tämä maksetaan kulukorvauksena palkan yhteydessä
  • työnantajalle maksettuja korvauksia
  • sosiaalivakuutusmaksujen perusteena käytettävää työtuloa, joka määritetään yrittäjän eläkelain tai maatalousyrittäjän eläkelain mukaan vakuutetulle yrittäjälle
  • yritystuloja
    • poikkeuksena tästä: tulorekisteriin ilmoitetaan ennakkoperintärekisteriin kuulumattomalle työn suorittajalle maksetut vastikkeet (tulolajilla 336 Työkorvaus), joista tulee toimittaa ennakonpidätys. Ilmoitus on tehtävä riippumatta siitä, onko työkorvauksen saajana luonnollinen henkilö, osakeyhtiö, avoin yhtiö tai kommandiittiyhtiö.

Tiedot ilmoitetaan viiden päivän kuluessa maksupäivästä

Tietoja annetaan tulorekisteriin kahdella ilmoituksella. Palkkatietoilmoitus annetaan jokaisesta työntekijästä ja jokaiselta palkkapäivältä erikseen. Työnantajan erillisilmoitus annetaan yrityskohtaisesti kerran kuukaudessa.

Palkkatietoilmoitus tulee antaa pääsääntöisesti viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Maksupäivällä tarkoitetaan palkkapäivää eli päivää, jolloin suoritus on tulonsaajan käytettävissä. Myös satunnaisena työnantajana toimivan yrityksen tulee antaa tiedot maksupäivä + 5 päivää -periaatteella.

Työnantajan erillisilmoitus annetaan palkanmaksua seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä. Erillisilmoituksella ilmoitetaan maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä ja siitä mahdollisesti tehdyt vähennykset sekä työnantajarekisteriin kuuluvan työnantajan "Ei palkanmaksua" -tieto. Satunnaisen työnantajan tulee antaa tulorekisteriin työnantajan erillisilmoitus vain niiltä kuukausilta, joilta se maksaa palkkaa.

Palkkaennakko

Palkkaennakkoa koskevat tiedot voi ilmoittaa tulorekisteriin samalla ilmoituksella, jolla varsinainen maksettu palkka ilmoitetaan, jos palkkaennakko ja varsinainen palkka maksetaan tulonsaajalle saman kalenterikuukauden aikana. Jos palkkaennakko maksetaan eri kalenterikuukauden aikana, kuin varsinainen palkka, on ilmoitus annettava tulorekisteriin viiden päivän kuluessa palkkaennakon maksupäivästä.

Esimerkki: Työntekijälle maksetaan palkkaennakkoa 10.1. ja varsinainen palkka 31.1. Palkkaennakko ja varsinainen palkka on ilmoitettava tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella viimeistään 5.2. Vaihtoehtoisesti maksaja voi ilmoittaa palkkaennakon erikseen, omalla ilmoituksellaan viimeistään 15.1, sekä varsinaisen palkan myös omalla ilmoituksellaan, viimeistään 5.2.

Luontoisedut

Luontoisedut ovat nautintaperiaatteen mukaisesti sen kuukauden tuloa, jolloin etu on ollut tulonsaajan käytettävissä. Tiedot luontoisedusta voi ilmoittaa samalla ilmoituksella, jolla ilmoitetaan maksettu rahapalkka. Vaihtoehtoisesti tiedot luontoisedusta voidaan ilmoittaa tulorekisteriin kuukausittain, viimeistään edun saamiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.

Luontoisedun voi ilmoittaa myös sen kertymiskuukautta seuraavan kuukauden tuloksi, jos luontoisedun kertymiskuukaudelta maksetaan rahapalkkaa vasta seuraavan kalenterikuukauden aikana. Tässä tapauksessa luontoisedun ilmoittamisen määräaika on rahapalkan maksukuukautta seuraavan kuukauden 5. päivänä.

Jos puhelinetu käsitellään palkanlaskennassa tammikuussa etukäteen koko vuodelta, voidaan puhelinetu ilmoittaa myös tulorekisteriin etukäteen kerran vuodessa. Näin voidaan toimia, kun maksettava tulo ei ole työeläke-, työttömyys- eikä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksujen alaista, kuten YEL-vakuutetuilla osakkailla. Edellytyksenä on myös, ettei henkilölle makseta mitään muuta tuloa, tai ole annettu muuta etua.

Matkakustannusten korvaukset

Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin.

Verovapaista kustannusten korvauksista ilmoitetaan kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset. Verovapaat matkakustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin viimeistään maksukuukautta seuraavan kuukauden viidentenä päivänä. Suoritukset voi ilmoittaa yhdellä ilmoituksella kerran kuukaudessa, vaikka kustannusten korvausten maksupäiviä olisi useita saman kuukauden aikana. Maksupäiväksi ilmoitukselle merkitään tällöin kuukauden viimeisin kustannusten korvausten maksupäivä.

Veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava viiden päivän kuluessa maksupäivästä.

Tiedot tulee antaa tulorekisteriin ilman euromääräisiä alarajoja tai ikärajoja

Tiedot on annettava tulorekisteriin ilman euromääräisiä alarajoja. Tulorekisterin tiedon käyttäjillä, kuten Verohallinnolla, työeläkevakuutusyhtiöillä ja työtapaturmavakuutusyhtiöillä, on erilaisia euromääräisiä rajoja, jotka liittyvät esimerkiksi vakuuttamisen velvollisuuksiin tai ennakonpidätyksen toimittamiseen. On kuitenkin huomattava, että tulorekisteriin ilmoitetaan tiedot ilman euromääräisiä alarajoja. Jos maksat palkkaa, tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin.

Myös alaikäisille maksettu palkka on ilmoitettava tulorekisteriin. Vaikka alaikäistä ei tarvitsisi sosiaalivakuuttaa, lapsen saama tulo on veronalaista ja tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin kaikissa tilanteissa ilman euromääräisiä alarajoja.

Anna tiedot tulorekisteriin mahdollisimman kattavasti – jälkikäteen tehtävä työ vähenee

Tulorekisteriin ilmoitettavista tiedoista osa on aina pakollisia tietoja, ja osa on pakollisia tietoja silloin, jos kyseistä tuloa maksetaan. Osa on vapaaehtoisesti annettavia täydentäviä tietoja, joita tiedon käyttäjät tarvitsevat voidakseen hyödyntää täysimääräisesti tulorekisteristä saamiaan tietoja.

Tulorekisteriin ilmoitettavat pakolliset tiedot vastaavat niitä tietoja, jotka on ennen vuotta 2019 annettu vuosi-ilmoituksilla Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työtapaturmavakuuttajille ja Työllisyysrahastolle ilman erillistä pyyntöä.

Täydentäviä tietoja tarvitaan muun muassa etuuspäätöksiin, asiakasmaksujen määräämiseen ja korvauskäsittelyyn. Kun työnantaja antaa myös täydentävät tiedot välittömästi palkan maksun yhteydessä, jälkikäteen tehtävät selvittelytyöt vähenevät.

Ilmoita tiedot sähköisesti

Tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin sähköisesti. Vaivattominta on ilmoittaa tiedot tulorekisteriin suoraan palkkajärjestelmästä. Sähköiseen palkanlaskentaan ja ilmoittamiseen voi tutustua esimerkiksi pienyrittäjille ja kotitalouksille suunnatussa maksuttomassa Palkka.fi-palvelussa. Palkka.fi-palvelussa on mahdollista laskea yritysten palkat ja ilmoittaa tiedot suoraan tulorekisteriin, eikä siten erillisiä ilmoituksia tulorekisteriin tarvitse tehdä.

Tiedot voidaan ilmoittaa tulorekisteriin myös tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa, joko lataamalla tiedot xml-tiedostona, tai syöttämällä tiedot manuaalisesti verkkolomakkeella. Tulorekisterin sähköisen asiointipalveluun tunnistaudutaan henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella, tai varmennekortilla.

Jos yritys ei vielä ole digiajassa eikä käytä sähköisiä asiointipalveluita, on nyt hyvä hetki siirtyä käyttämään sähköisiä palveluita. Se vaatii uusien käytäntöjen opettelua ja muutosta, mutta tuo pitkällä aikavälillä helpotusta työnantajan arkeen.

Tiedot voidaan ilmoittaa paperilomakkeella vain erityisestä syystä. Erityinen syy tarkoittaa tilannetta, jossa ei kohtuudella voitaisi edellyttää tietojen antamista sähköisesti. Näin on esimerkiksi silloin, kun luonnollisella henkilöllä, kuolinpesällä, satunnaisella työnantajalla tai ulkomaalaisellaei ole mahdollisuutta antaa tietoja sähköisesti. Tietoja ei voi ilmoittaa tulorekisteriin myöskään puhelimitse, vaan tiedot tulee ilmoittaa määrämuotoisesti.

Sähköisen asiointipalvelun käyttöön voi tehdä valtuutuksen

Suositeltavinta on ilmoittaa tiedot automaattisesti tulorekisteriin suoraan palkkajärjestelmästä teknistä rajapintaa pitkin. Jos yritys käyttää tietojen ilmoittamiseen tulorekisterin sähköistä asiointipalvelua, voi tietoja yrityksen puolesta ilmoittaa henkilö jolla on toimielinrooli yritykseen. Vaihtoehtoisesti yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen, eli esimerkiksi toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen tai yksityinen elinkeinonharjoittaja voi valtuuttaa esimerkiksi tilitoimiston ilmoittamaan tiedot puolestaan tulorekisteriin.

Valtuutuksen voi tehdä palvelussa Suomi.fi-valtuudet tai Katso-palvelussa yritysmuodosta riippuen. Lue lisää valtuuttamisesta.