Yrittäjä: Kun maksat palkkaa, ilmoita tiedot tulorekisteriin 1.1.2019 lähtien

1.1.2019 jälkeen maksetut palkka- ja ansiotulot ilmoitetaan tulorekisteriin. Kaikki työnantajat (suuret ja pienet yritykset tai esimerkiksi kotitaloustyönantajat) ilmoittavat jatkossa tiedot ajantasaisesti tulorekisteriin. Suorituksen maksaja, esimerkiksi työnantaja, on velvollinen ilmoittamaan maksetut palkkatiedot.

Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava. Tulorekisteriin ilmoitetaan maksetut päivärahat, ateriakorvaukset ja kilometrikorvaukset.

Yrityksen omistajan palkat

Yrityksen omistajien palkkatietojen ilmoittamisessa eli yrittäjän näkökulmasta merkitystä on sillä, voiko yrityksen omistaja nostaa yrityksestä palkkaa. Osakeyhtiöstä yrityksen omistaja voi nostaa palkkaa, mutta esimerkiksi toiminimestä yrittäjä ei voi nostaa palkkaa vaan nostot ovat yksityisnostoja. Osakeyhtiön omistajalle maksettu palkka ilmoitetaan tulorekisteriin. Toiminimen yksityisnostoja käsitellään toiminimen kirjanpidossa, ja ne ilmoitetaan veroilmoituksella. Toiminimiyrittäjän yksityisnostoja ei ilmoiteta tulorekisteriin. Jos toiminimellä on kuitenkin työntekijöitä, ilmoitetaan toiminimestä työntekijöille maksetut palkat tulorekisteriin.

Tulorekisteriin ilmoitetaan kaikki palkat vakuuttamismuodosta riippumatta. YEL- ja MYEL-vakuutetulle yrittäjälle maksettu palkkatulo ilmoitetaan tulorekisteriin.

Tulorekisteriin ei kuitenkaan ilmoiteta esimerkiksi

  • työnantajan tositteen perusteella maksamia matka- ja majoittumiskorvauksia, kuten matkalippua tai hotellilaskua
  • työnantajalle kuuluvia kulueriä
    • jos työntekijä ostaa työmaalle kahvia ja pullaa ja kulut korvataan kuittien mukaan maksajalle tai jos työntekijä tankkaa firman auton omalla rahallaan ja tämä maksetaan kulukorvauksena palkan yhteydessä
  • työnantajalle maksettuja korvauksia
  • sosiaalivakuutusmaksujen perusteena käytettävää työtuloa, joka määritetään yrittäjän eläkelain tai maatalousyrittäjän eläkelain mukaan vakuutetulle yrittäjälle
  • yritystuloja
    • poikkeuksena tästä: tulorekisteriin ilmoitetaan ennakkoperintärekisteriin kuulumattomalle työn suorittajalle maksetut vastikkeet (tulolajilla työkorvaus), joista tulee toimittaa ennakonpidätys. Ilmoitus on tehtävä riippumatta siitä, onko työkorvauksen saajana luonnollinen henkilö, osakeyhtiö, avoin yhtiö tai kommandiittiyhtiö.

Tiedot ilmoitetaan viiden päivän kuluessa maksupäivästä

Tietoja annetaan tulorekisteriin kahdella ilmoituksella. Palkkatietoilmoitus annetaan jokaisesta työntekijästä ja jokaiselta palkkapäivältä erikseen. Työnantajan erillisilmoitus annetaan yrityskohtaisesti kerran kuukaudessa.

Palkkatietoilmoitus tulee antaa viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Maksupäivällä tarkoitetaan palkkapäivää eli päivää, jolloin suoritus on tulonsaajan käytettävissä. Myös satunnaisena työnantajana toimivan yrityksen tulee antaa tiedot maksupäivä + 5 päivää -periaatteella.

Työnantajan erillisilmoitus annetaan palkanmaksua seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä. Erillisilmoituksella ilmoitetaan maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä ja siitä mahdollisesti tehdyt vähennykset sekä työnantajarekisteriin kuuluvan työnantajan "Ei palkanmaksua" -tieto. Satunnaisen työnantajan tulee antaa tulorekisteriin työnantajan erillisilmoitus vain niiltä kuukausilta, joilta se maksaa palkkaa.

Myös palkkaennakko tulee ilmoittaa viidentenä kalenteripäivänä palkkaennakon maksupäivästä

Palkkaennakosta tulee toimittaa ennakonpidätys ja maksaa sosiaalivakuutusmaksut palkkaennakon maksupäivänä. Kun ennakonpidätys on toimitettu ja sosiaalivakuutusmaksut maksettu, palkkaennakko vähennetään työntekijän bruttopalkasta varsinaisena palkanmaksupäivänä. Työnantaja tilittää ennakonpidätyksen ja sosiaalivakuutusmaksut maksujen keräämisestä vastaaville tahoille erillisten aikataulujen mukaan. Tulorekisteriin ilmoitettua palkkaennakkoa ei saa ilmoittaa tulorekisteriin uudelleen varsinaisena palkanmaksupäivänä.

Tieto palkkaennakosta saattaa nykyisin tulla kirjanpitäjälle esimerkiksi vasta seuraavan kuun aikana. Jatkossa ilmoittaminen tapahtuu reaaliaikaisesti. Tulotietojärjestelmästä annetun lain mukaan tiedot maksetuista suorituksista on ilmoitettava viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.

Verohallinnon voimassa oleva ohjeistus on jo ennen tulorekisteriä ollut, että ennakonpidätys on aina toimitettava silloin, kun suoritus – vaikka sitten palkkaennakkokin – on tulonsaajalle maksettu.

Esimerkki: Palkkaennakko maksetaan suoraan tililtä 8.2.2019. Se kirjataan palkanmaksuohjelmassa vasta sitten, kun palkkaennakko peritään, esimerkiksi 28.2.2019. Milloin tämä pitää ilmoittaa? Jos ilmoittaminen tehdään suoraan palkkaohjelmasta, niin ilmoitushan menisi 28.2.2019, kun siitä on tehty palkanlaskennassa kirjaus. Onko tämä nyt oikein?
Maksettu palkkaennakko on ilmoitettava tulorekisteriin viidentenä kalenteripäivänä maksun jälkeen, eli esimerkkitapauksessa viimeistään 13.2.2019. Tulorekisteriin ilmoitettua palkkaennakkoa ei saa ilmoittaa uudelleen varsinaisena palkanmaksupäivänä (esimerkkitapauksessa 28.2.2019).

Luontoisedut ilmoitetaan myös ajantasaisesti

Tulorekisteriaikana esimerkiksi puhelinetua ei voi ilmoittaa koko vuodelta yhdellä kertaa vuoden lopussa, vaan tiedot on ilmoitettava reaaliaikaisesti. Luontoisedut ovat nautintaperiaatteen mukaisesti sen kuukauden tuloa, jolloin etu on ollut tulonsaajan käytettävissä.

Jos tulonsaajalle maksetaan sekä rahapalkkaa että luontoisetuja, ilmoitetaan kaikki tiedot maksupäivä + 5 päivää -periaatteella. Jos sen sijaan tulonsaajalle ei makseta rahasuorituksia eli rahapalkkaa vaan ainoastaan esimerkiksi luontoisetuja, ilmoitetaan tiedot tulorekisteriin kuukausittain viimeistään edun saamiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.

Matkakustannusten korvausten ilmoittaminen tulorekisteriin

Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin. Verovapaista kustannusten korvauksista ilmoitetaan kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset. Matkakustannusten korvaukset on ilmoitettava maksupäivä + 5 päivää -periaatteella, vaikka rahapalkkaa ei maksettaisi.

Esimerkiksi työntekijä toimittaa usean kuukauden matkalaskut kerralla työnantajalle javerovapaat matkakulut maksetaan työntekijälle kerralla yhtenä maksupäivänä, Työnantaja ilmoittaa maksetut kulukorvaukset tulorekisteriin maksupäivän jälkeen viiden kalenteripäivän kuluessa. Maksetut kustannusten korvaukset (ja muut tulot) ilmoitetaan sen palkanmaksukauden ja maksupäivän ilmoituksella, jolloin kulut on korvattu tulonsaajalle tai muu tulo maksettu.

Palkanmaksukausi ja tulojen ansaintakausi tarkoittavat eri asioita. Ansaintakausi voi olla pidempi kuin palkanmaksukausi. Ansaintakausi on tulolajikohtainen tieto ja ilmaisee, miltä aikaväliltä tulo on kertynyt.

Tiedot tulee antaa tulorekisteriin ilman euromääräisiä alarajoja tai ikärajoja

Tiedot on annettava tulorekisteriin ilman euromääräisiä alarajoja. Tulorekisterin tiedon käyttäjillä, kuten Verohallinnolla, työeläkevakuutusyhtiöillä ja työtapaturmavakuutusyhtiöillä, on erilaisia euromääräisiä rajoja, jotka liittyvät esimerkiksi vakuuttamisen velvollisuuksiin tai ennakonpidätyksen toimittamiseen. On kuitenkin huomattava, että tulorekisteriin ilmoitetaan tiedot ilman euromääräisiä alarajoja. Jos maksat palkkaa, tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin.

Myös alaikäisille maksettu palkka on ilmoitettava tulorekisteriin. Vaikka alaikäistä ei tarvitsisi sosiaalivakuuttaa, lapsen saama tulo on veronalaista ja tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin kaikissa tilanteissa ilman euromääräisiä alarajoja.

Anna tiedot tulorekisteriin mahdollisimman kattavasti – jälkikäteen tehtävä työ vähenee

Tulorekisteriin ilmoitettavista tiedoista osa on pakollisia tietoja, osa on pakollisia tietoja silloin, jos kyseistä tuloa maksetaan, ja osa on vapaaehtoisesti annettavia täydentäviä tietoja, joita tiedon käyttäjät tarvitsevat voidakseen hyödyntää täysimääräisesti tulorekisteristä saamiaan tietoja.

Tulorekisteriin ilmoitettavat pakolliset tiedot vastaavat Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työtapaturmavakuuttajille ja Työttömyysvakuutusrahastolle vuosi-ilmoituksilla annettavia tietoja, jotka nykyisin annetaan ilman erillistä pyyntöä.

Täydentäviä tietoja tarvitaan muun muassa etuuspäätöksiin, asiakasmaksujen määräämiseen ja korvauskäsittelyyn. Kun työnantaja antaa myös täydentävät tiedot välittömästi palkan maksun yhteydessä, jälkikäteen tehtävät selvittelytyöt vähenevät.

Paperilla voi ilmoittaa vain erityisestä syystä

Sähköinen asiointi on tulorekisterin perusedellytys, ja tiedot voidaan jatkossa ilmoittaa paperilomakkeella vain erityisestä syystä. Erityisenä syynä voitaisiin pitää tilanteita, joissa ei kohtuudella voitaisi edellyttää tietojen antamista sähköisesti. Näin on esimerkiksi silloin, kun luonnollisella henkilöllä, kuolinpesällä, satunnaisella työnantajalla tai ulkomaalaisella ei ole mahdollisuutta antaa tietoja sähköisesti. Tietoja ei voi ilmoittaa tulorekisteriin myöskään puhelimitse, vaan tiedot tulee ilmoittaa määrämuotoisesti.

Suositeltavinta ja vaivattominta on ilmoittaa tiedot tulorekisteriin suoraan palkkajärjestelmästä nk. teknistä rajapintaa pitkin. Onkin hyvä selvittää omalta palkkajärjestelmän toimittajalta, onko palkkajärjestelmään tulossa tulorekisteripäivitys ja miten tiedot on tarkoitus välittää tulorekisteriin.

Jos yritys ei vielä ole digiajassa eikä käytä sähköisiä asiointipalveluita, on nyt hyvä hetki siirtyä käyttämään sähköisiä palveluita. Se vaatii uusien käytäntöjen opettelua ja muutosta mutta tuo pitkällä aikavälillä helpotusta työnantajan arkeen.

Sähköiseen palkanlaskentaan ja ilmoittamiseen voi tutustua erityisesti pienyrittäjille ja kotitalouksille suunnatussa maksuttomassa Palkka.fi-palvelussa, joka on lakisääteinen viranomaispalvelu. Palkka.fi -palvelussa on mahdollista laskea yritysten palkat ja 1.1.2019 lähtien ilmoittaa tiedot suoraan tulorekisteriin, eikä siten erillistä tulorekisteri-ilmoitusta tarvita.

Tiedot voidaan ilmoittaa tulorekisteriin myös tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa joko lataamalla tiedot tiedostona tai syöttämällä tiedot manuaalisesti verkkolomakkeella. Tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun tunnistaudutaan Suomi.fi-tunnistuksen vahvoilla tunnistusvälineillä, kuten pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla.

Tulorekisteriin ei voi ilmoittaa tietoja Ilmoitin.fi- tai Lomake.fi-palvelusta.

Sähköisen asiointipalvelun käyttöön tarvitaan valtuutus

Suositeltavinta on ilmoittaa tiedot tulorekisteriin suoraan palkkajärjestelmästä teknistä rajapintaa pitkin. Jos yritys käyttää tietojen ilmoittamiseen tulorekisterin sähköistä asiointipalvelua, voi yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen, toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen tai yksityinen elinkeinonharjoittaja valtuuttaa esimerkiksi tilitoimiston ilmoittamaan tiedot puolestaan tulorekisteriin.

Valtuutuksen voi tehdä 8.8.2018 lähtien palvelussa Suomi.fi-valtuudet tai Katso-palvelussa yritysmuodosta riippuen. Lue lisää valtuuttamisesta.

Palkkailmoittaminen siirtyy tulorekisteriin – muut ilmoituskanavat poistuvat käytöstä

Viimeiset palkkojen vuosi-ilmoitukset annetaan nykymenettelyllä vuodelta 2018 Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, Työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturmavakuuttajille erikseen. 1.1.2019 lähtien palkkatietojen ilmoittamismenettely muuttuu, ja tiedot 1.1.2019 jälkeen maksetuista suorituksista annetaan reaaliaikaisesti yhteen keskitettyyn rekisteriin. Käyttöönotto koskee kaikkia palkanmaksajia ilman siirtymäaikoja.

Ennen 1.1.2019 maksettujen suoritusten ilmoittaminen ja korjaukset tehdään kullekin viranomaiselle erikseen. Onkin syytä huomioida, että vuonna 2019 työnantajilla on sekä tulorekisteriin tehtäviä ilmoituksia että erikseen viranomaiselle tehtäviä ilmoituksia vuodelta 2018 ja tätä edeltäviltä vuosilta.