Näin yhdistys ja säätiö ilmoittavat palkkatiedot tulorekisteriin

Maksetut palkat ja muut ansiotulot ilmoitetaan tulorekisteriin. Tulorekisteri-ilmoittaminen koskee kaikenlaisia yhdistyksiä ja säätiöitä, eli myös yleishyödyllisiä tai rekisteröimättömiä yhdistyksiä ja säätiöitä, jotka maksavat palkkoja tai muita ansiotuloja.

Tulorekisteriin ilmoitettaville tiedoille ei ole ikärajaa eikä euromääräistä alarajaa. Poikkeuksena ovat enintään 100 euron arvoiset kilpailupalkinnot, joita ei tarvitse ilmoittaa tulorekisteriin, ellei palkinnon saaja ole palvelussuhteessa palkinnon antajaan.

Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset ja muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava. Verovapaita henkilökuntaetuja (kuten nettietua) ei kuitenkaan ilmoiteta tulorekisteriin.

Tulorekisteriin ei ilmoiteta stipendejä tai apurahoja.

Yhdistys tai säätiö ei yleensä ole tulorekisterilaissa tarkoitettu etuuden maksaja, joten se ei vahvista etuustietojen ilmoittamista tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Jos yhdistys tai säätiö on maksanut tulorekisterilaissa tarkoitettuja etuuksia kuten eläkkeitä, ota yhteyttä tulorekisterin asiakaspalveluun ennen ilmoittamisen aloittamista.

Yhdistyksen tai säätiön maksamat kertasuoritukset

Yhdistys tai säätiö voi ilmoittaa enintään 200 euron kertasuorituksia koskevat tiedot tulorekisteriin kuukausittain viimeistään seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.

Kertasuoritus on suoritus, joka maksuhetkellä käytettävissä olevien tietojen mukaan maksetaan vain kerran. Kertasuoritus voi sisältää sekä veronalaisia että verovapaita tuloeriä. Kertasuoritus voi sisältää esimerkiksi palkkaa, työkorvausta tai kustannusten korvauksia. Kertasuorituksen määrään lasketaan kaikki tulonsaajalle samalla maksukerralla maksettavat erilaiset erät, kuten palkkiot ja kustannusten korvaukset. Tyypillinen kertasuoritus on esimerkiksi kilpailutuomarin palkkio, joka maksetaan vain kerran. Vaikka ilmoittamisen määräaikaa on pidennetty, kertasuoritukset on ilmoitettava tulorekisteriin erikseen jokaiselta maksupäivältä.

Myös luontoisedut ilmoitetaan ajantasaisesti

Luontoisetuja koskevat tiedot on ilmoitettava viimeistään luontoisedun kertymiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.

Jos luontoisedun kertymiskuukaudelta kertynyttä rahapalkkaa maksetaan seuraavan kuukauden aikana, luontoisetu voidaan ilmoittaa kyseisen kuukauden tuloksi. Ilmoitus on tällöin annettava viimeistään sitä kuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä, jonka tuloksi luontoisetu ilmoitetaan.

Puhelinetu voidaan ilmoittaa tiettyjen edellytysten täyttyessä kerran vuodessa etukäteen.

Luontoisedut ilmoitetaan palkkatietoilmoituksella. Luontoisetu ei ole tulorekisterilaissa tarkoitettu etuus.

Matkakustannusten korvausten ilmoittaminen tulorekisteriin

Sekä verovapaat että veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin. Kustannusten korvaukset ilmoitetaan palkkatietoilmoituksella.

Verovapaita kustannusten korvauksia ovat kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset. Nämä kustannusten korvaukset on ilmoitettava, vaikka rahapalkkaa ei maksettaisi. Majoittumiskorvauksia ja kuittia vastaan maksettuja matkalippuja ei ilmoiteta tulorekisteriin.

Verovapaat kustannusten korvaukset ilmoitetaan viimeistään maksukuukautta seuraavan kuukauden viidentenä päivänä.

Jos esimerkiksi vapaaehtoistyöntekijä toimittaa usean kuukauden matkalaskut kerralla yleishyödylliselle yhteisölle ja verovapaat kustannusten korvaukset maksetaan kerralla yhtenä maksupäivänä, ilmoitetaan maksetut kulukorvaukset tulorekisteriin viimeistään seuraavan kuukauden viidentenä päivänä. Tiedot on ilmoitettava silloinkin, kun korvausten saaja ei ole työsuhteessa maksajaan tai ei muuten saa palkkaa tekemästään työstä.

Suoritukset voi ilmoittaa yhdellä ilmoituksella kerran kuukaudessa, vaikka kustannusten korvausten maksupäiviä olisi useita saman kuukauden aikana. Tällöin ilmoitukselle merkitään maksupäiväksi kuukauden viimeisin kustannusten korvausten maksupäivä.

Yleishyödyllisten yhteisöjen tai julkisyhteisöjen maksamiin verovapaisiin kustannusten korvauksiin liittyy erityisiä rajoituksia:

  • Kilometrikorvauksia voi maksaa verovapaasti yhdelle tulonsaajalle enintään 3 000 euroa kalenterivuodessa. Ilmoita kilometrikorvaukset tulolajilla Yleishyödyllisen yhteisön maksama kilometrikorvaus (357). Ilmoita verovapaan osuuden ylittävä osuus tulolajilla Työkorvaus (336).
  • Päivärahaa voi maksaa verovapaasti yhdelle tulonsaajalle enintään 20 päivältä kalenterivuodessa. Ilmoita päivärahat tulolajilla Yleishyödyllisen yhteisön maksama päiväraha (358). Ilmoita verovapaan osuuden ylittävä osuus tulolajilla Työkorvaus (336).

Veronalaiset kustannusten korvaukset (ja muut tulot) ilmoitetaan sen palkanmaksukauden ja maksupäivän ilmoituksella, jolloin tulonsaajalle on korvattu kulut tai maksettu muu tulo. Veronalaiset kustannusten korvaukset ilmoitetaan tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä, vaikka samalla ei maksettaisi rahapalkkaa.

Ilmoita yli 100 euron kilpailupalkinnot tulorekisteriin

Kilpailun järjestäjän ei tarvitse ilmoittaa tulorekisteriin kilpailupalkintoa, jonka arvo on enintään 100 euroa, ellei palkinnon saaja ole palvelussuhteessa kilpailun järjestäjään. Kilpailupalkinto voi olla rahasumma tai tavara.

Lue lisää kilpailupalkintojen ilmoittamisesta ohjeesta Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: Työntekijän palkitseminen, yrittäjälle maksettavat suoritukset ja muut erityistilanteet.

Asioi sähköisesti

Helpointa on ilmoittaa tiedot tulorekisteriin suoraan palkkahallinnon ohjelmistosta teknistä rajapintaa pitkin. Yhdistykset ja säätiöt voivat käyttää esimerkiksi maksutonta Palkka.fi-palkanlaskentaohjelmaa, josta tiedot siirtyvät tulorekisteriin automaattisesti.

Tiedot voi ilmoittaa myös tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa, johon kirjaudutaan sivulta tulorekisteri.fi. Sähköisessä asiointipalvelussa tiedot voi ilmoittaa lataamalla tiedot xml-muotoisina tiedostoina tai syöttämällä tiedot manuaalisesti verkkolomakkeelle. Tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun kirjaudutaan henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla.

Valtuuttaminen sähköisen asiointipalvelun käyttöön

Yhdistysrekisteriin merkitty yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja tai nimenkirjoitusoikeudellinen, jolla on oikeus edustaa yhdistystä yksin, voi asioida tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa yhdistyksen puolesta ilman erillistä valtuutta. Nämä toimielinroolit ovat riittävä valtuus tulorekisterissä asiointiin.

Muut yhdistyksen edustajat, jotka asioivat tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa yhdistyksen puolesta, tarvitsevat Suomi.fi-valtuuden. Jos jollekin henkilölle on merkitty yhdistysrekisteriin yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus yksin, voi tämä nimenkirjoitusoikeudellinen myöntää valtuuksia itse palvelussa Suomi.fi-valtuudet.

Jos yhdistyksen nimenkirjoitussäännön mukaan yhdistystä edustaa kaksi tai useampi henkilö yhdessä tai nimenkirjoitusoikeudellista ei ole merkitty yhdistysrekisteriin, käytetään valtuuksien antamiseen valtuushakemusta.

Jos yhdistyksen nimenkirjoitusoikeudellisella on yhdistysrekisteriin merkitty oikeus edustaa yhdistystä yksin, mutta valtuuttaminen ei siitä huolimatta onnistu Suomi.fi-valtuuksissa, pitää nimenkirjoitusoikeudellisen lähettää tarkistuspyyntö yhdistysrekisteriin PRH:n palautelomakkeella.

Lomakkeelta pitää valita kohta "Yhdistykset" ja kirjoittaa tekstikenttään seuraavat tiedot:

  • "Suomi.fi-valtuuttaminen ei onnistu."
  • yhdistyksen Y-tunnus
  • henkilön nimi, jolla valtuuttaminen ei onnistu
  • sähköpostiosoite vastausta varten.

Lue lisää valtuushakemuksesta.

Lue lisää tulorekisterin valtuuskoodeista.

Katso verkkoseminaari: Tulorekisteri yhdistyksille (YouTube, pituus 57 min).