Näin yhdistys ja säätiö ilmoittavat palkkatiedot tulorekisteriin

1.1.2019 jälkeen maksetut palkka- ja ansiotulot ilmoitetaan tulorekisteriin. Tulorekisteri koskee kaikenlaisia yhdistyksiä (mm. yleishyödyllinen tai rekisteröimätön yhdistys tai säätiö), jotka maksavat palkkoja tai muita ansiotuloja. 

Tulorekisteriin ilmoitettavilla tiedoilla ei ole ikärajaa eikä euromääräistä alarajaa. Poikkeuksena ovat 1.1.2020 jälkeen annetut enintään 100 euron arvoiset kilpailupalkinnot, joita ei tarvitse ilmoittaa tulorekisteriin, jos palkinnon saaja ei ole palvelussuhteessa antajaan.

Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava. Verovapaita henkilökuntaetuja (kuten nettietu) ei kuitenkaan ilmoiteta tulorekisteriin.

Tulorekisteri ei muuta stipendien tai apurahojen ilmoittamisen menettelyä.

Tulorekisteriin annetaan kaksi ilmoitusta: palkkatietoilmoitus ja työnantajan erillisilmoitus

Tietoja annetaan tulorekisteriin kahdella ilmoituksella. Maksetut palkat ja muut ansiotulot ilmoitetaan tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella.  Tiedot ilmoitetaan pääsääntöisesti jokaisen palkanmaksun jälkeen jokaisesta tulonsaajasta erikseen.

Työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetaan tiedot työnantajan sairausvakuutusmaksuista. Työnantajan erillisilmoitus annetaan organisaatiokohtaisesti kerran kuukaudessa.

Milloin tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin?

Palkkatietoilmoitus tulee pääsääntöisesti antaa viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Maksupäivällä tarkoitetaan palkkapäivää eli päivää, jolloin suoritus on tulonsaajan käytettävissä. Myös nk. satunnaisena työnantajana toimivan yhdistyksen tulee antaa tiedot viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. 

Työnantajan erillisilmoitus annetaan palkanmaksua seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä. Erillisilmoituksella ilmoitetaan maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä ja siitä mahdollisesti tehdyt vähennykset sekä työnantajarekisteriin kuuluvan työnantajan "Ei palkanmaksua" -tieto. Satunnaisen työnantajan tulee antaa tulorekisteriin työnantajan erillisilmoitus vain niiltä kuukausilta, joilta se maksaa palkkaa.

Rekisteröidyn yhdistyksen maksamat kertasuoritukset

Yhdistys voi 1.1.2020 alkaen ilmoittaa enintään 200 euron määräisiä kertasuorituksia koskevat tiedot tulorekisteriin kuukausittain viimeistään seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.

Kertasuoritus on suoritus, joka maksuhetkellä käytettävissä olevien tietojen mukaan maksetaan vain kerran. Kertasuoritus voi sisältää sekä veronalaisia että verovapaita tuloeriä. Kertasuoritus voi sisältää esimerkiksi palkkaa, työkorvausta tai kustannusten korvauksia. Kertasuorituksen määrään lasketaan kaikki tulonsaajalle samalla maksukerralla maksettavat erilaiset erät, kuten palkkiot ja kustannusten korvaukset. Tyypillinen kertasuoritus on esimerkiksi kilpailutuomarin palkkio, joka maksetaan vain kerran. Vaikka ilmoittamisen määräaikaa on pidennetty, kertasuoritukset on ilmoitettava tulorekisteriin erikseen jokaiselta maksupäivältä.

Luontoisedut ilmoitetaan myös ajantasaisesti

Luontoisetuja koskevat tiedot on ilmoitettava viimeistään luontoisedun kertymiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.

Jos luontoisedun kertymiskuukaudelta kertynyttä rahapalkkaa maksetaan seuraavan kuukauden aikana, luontoisetu voidaan ilmoittaa kyseisen kuukauden tuloksi. Ilmoitus on tällöin annettava viimeistään sitä kuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä, jonka tuloksi luontoisetu on ilmoitettu.

Puhelinetu voidaan ilmoittaa tiettyjen edellytysten täyttyessä kerran vuodessa etukäteen.

Matkakustannusten korvausten ilmoittaminen tulorekisteriin

Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin. Verovapaita kustannusten korvauksia ovat kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset. Majoittumiskorvauksia ja kuittia vastaan maksettuja matkalippuja ei ilmoiteta tulorekisteriin. Matkakustannusten korvaukset on ilmoitettava, vaikka rahapalkkaa ei maksettaisi.

Verovapaat kustannusten korvaukset (kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset) ilmoitetaan viimeistään maksukuukautta seuraavan kuukauden viidentenä päivänä.

Jos esimerkiksi vapaaehtoistyöntekijä toimittaa usean kuukauden matkalaskut kerralla yleishyödylliselle yhteisölle ja verovapaat kustannusten korvaukset maksetaan kerralla yhtenä maksupäivänä, ilmoitetaan maksetut kulukorvaukset tulorekisteriin viimeistään seuraavan kuukauden viidentenä päivänä. Tiedot on ilmoitettava silloinkin, kun saaja ei ole työsuhteessa maksajaan tai ei muuten saa palkkaa tekemästään työstä.

Suoritukset voi ilmoittaa yhdellä ilmoituksella kerran kuukaudessa, vaikka kustannusten korvausten maksupäiviä olisi useita saman kuukauden aikana. Maksupäiväksi ilmoitukselle merkitään tällöin kuukauden viimeisin kustannusten korvausten maksupäivä.

Veronalaiset kustannusten korvaukset (ja muut tulot) ilmoitetaan sen palkanmaksukauden ja maksupäivän ilmoituksella, jolloin kulut on tulonsaajalle korvattu tai muu tulo maksettu. Veronalaiset kustannusten korvaukset ilmoitetaan tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä, vaikka samalla ei maksettaisi rahapalkkaa.

Yleishyödyllisten yhteisöjen tai julkisyhteisöjen maksamiin verovapaisiin kustannusten korvauksiin liittyy erityisiä rajoituksia:

  • Kilometrikorvauksia voi maksaa verovapaasti yhdelle tulonsaajalle enintään 3 000 euroa kalenterivuodessa. Ilmoita kilometrikorvaukset tulolajilla Yleishyödyllisen yhteisön maksama kilometrikorvaus (357). Ilmoita verovapaan osuuden ylittävä osuus tulolajilla Työkorvaus (336).
  • Matkakustannusten korvauksista päivärahaa voi maksaa verovapaasti yhdelle tulonsaajalle enintään 20 päivältä kalenterivuodessa. Ilmoita matkakustannusten korvaukset tulolajilla Yleishyödyllisen yhteisön maksama päiväraha (358). Ilmoita verovapaan päivärahan ylittävä veronalainen määrä tulolajilla Työkorvaus (336).

Ilmoita tulorekisteriin yli 100 euron kilpailupalkinnot

Kilpailun järjestäjän ei tarvitse ilmoittaa tulorekisteriin kilpailupalkintoa, jonka arvo on enintään 100 euroa , jos palkinnon saaja ei ole palvelussuhteessa kilpailun järjestäjään. Kilpailupalkinto voi olla rahasumma tai tavara.

Lue lisää kilpailupalkintojen ilmoittamisesta ohjeesta Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: Työntekijän palkitseminen, yrittäjälle maksettavat suoritukset ja muut erityistilanteet.

Paperilla voi ilmoittaa vain erityisestä syystä

Tiedot voidaan ilmoittaa tulorekisteriin paperilomakkeella vain erityisestä syystä. Erityisenä syynä voidaan pitää tilanteita, joissa ei kohtuudella voitaisi edellyttää tietojen antamista sähköisesti. Näin on esimerkiksi silloin, kun sähköinen ilmoittaminen on yksityishenkilölle, kuolinpesälle, satunnaiselle työnantajalle tai ulkomaalaiselle teknisen esteen vuoksi mahdotonta. Tietoja ei voi ilmoittaa tulorekisteriin myöskään puhelimitse, vaan tiedot tulee ilmoittaa määrämuotoisesti.

Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteri uudistui 18.9.2019. Tällöin kaikki yhdistysrekisteriin merkityt yhdistykset ja uskonnolliset yhdyskunnat saivat Y-tunnuksen. Tämän jälkeen yhdistykset ovat voineet ilmoittaa maksamansa palkat, palkkiot ja korvaukset sähköisesti tulorekisteriin.

Helpointa on ilmoittaa tiedot tulorekisteriin suoraan palkkahallinnon ohjelmistosta teknistä rajapintaa pitkin. Yhdistykset voivat käyttää esimerkiksi maksutonta Palkka.fi-palkanlaskentaohjelmaa, josta tiedot siirtyvät tulorekisteriin automaattisesti.

Tiedot voi ilmoittaa myös tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa, jonne kirjaudutaan sivulta tulorekisteri.fi. Sähköisessä asiointipalvelussa tiedot voi ilmoittaa lataamalla tiedot xml-muotoisina tiedostoina tai syöttämällä tiedot manuaalisesti verkkolomakkeella.  

Valtuuttaminen sähköisen asiointipalvelun käyttöön

Yhdistys tarvitsee tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa asiointiin Katso-tunnisteen.

Yhdistys voi valtuuttaa henkilöitä tai yrityksiä asioimaan yhdistyksen puolesta tulorekisterissä. Yhdistykset tekevät valtuutukset toistaiseksi Katso-palvelussa. Valtuutuksen tekee yhdistyksen Katso-pääkäyttäjä tai Katso-rinnakkaispääkäyttäjä. Myöhemmin yhdistysten valtuutukset siirtyvät palveluun Suomi.fi-valtuudet.

Valtuuttamisen yhteydessä henkilölle tai yritykselle määritellään valtuuskoodit. Valtuuskoodi määrittelee sen, mitä asioita valtuutettu henkilö voi yhdistyksen puolesta hoitaa tulorekisterissä.
Tulorekisterin valtuuskoodit ovat palkkatietojen ilmoittaminen ja palkkatietojen katselu. Palkkatietojen ilmoittaminen -valtuus sisältää myös palkkatietojen katselu -valtuuden.

Lue lisää tulorekisterin valtuuskoodeista

Verkkoseminaari: Tulorekisteri yhdistyksille (YouTube, pituus 57 min)