Tulorekisteri muuttaa yhdistysten ja säätiöiden palkkatietojen ilmoittamisen

1.1.2019 jälkeen maksetut palkka- ja ansiotulot ilmoitetaan tulorekisteriin. Tulorekisteri koskee kaikenlaisia yhdistyksiä (mm. yleishyödyllinen tai rekisteröimätön yhdistys tai säätiö), jotka maksavat palkkoja tai muita ansiotuloja. Tiedot tulee ilmoittaa tulorekisteriin jokaisen maksutapahtuman jälkeen viiden kalenteripäivän kuluessa.

Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava. Tulorekisteriin ilmoitetaan maksetut päivärahat, ateriakorvaukset ja kilometrikorvaukset. Myös luontoisedut, kuten puhelinetu tai autoetu, on ilmoitettava. Verovapaita luontoisetuja (kuten nettietu) ei kuitenkaan ilmoiteta tulorekisteriin.

Tulorekisteri ei muuta stipendien tai apurahojen ilmoittamisen menettelyä.

Tiedot ilmoitetaan viiden päivän kuluessa maksupäivästä

Tietoja annetaan tulorekisteriin kahdella ilmoituksella. Palkkatietoilmoitus annetaan jokaisesta työntekijästä ja jokaiselta maksupäivältä erikseen. Työnantajan erillisilmoitus annetaan yhdistyskohtaisesti kerran kuukaudessa.

Palkkatietoilmoitus tulee antaa viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Maksupäivällä tarkoitetaan palkkapäivää eli päivää, jolloin suoritus on tulonsaajan käytettävissä. Myös nk. satunnaisena työnantajana toimivan yhdistyksen tulee antaa tiedot viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä.

Työnantajan erillisilmoitus annetaan palkanmaksua seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä. Erillisilmoituksella ilmoitetaan maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä ja siitä mahdollisesti tehdyt vähennykset sekä työnantajarekisteriin kuuluvan työnantajan "Ei palkanmaksua" -tieto. Satunnaisen työnantajan tulee antaa tulorekisteriin työnantajan erillisilmoitus vain niiltä kuukausilta, joilta se maksaa palkkaa.

Luontoisedut ilmoitetaan myös ajantasaisesti

Tulorekisteriaikana esimerkiksi puhelinetua ei voi ilmoittaa koko vuodelta yhdellä kertaa vuoden lopussa, vaan tiedot on ilmoitettava reaaliaikaisesti. Luontoisedut ovat nautintaperiaatteen mukaisesti sen kuukauden tuloa, jolloin etu on ollut tulonsaajan käytettävissä.

Jos tulonsaajalle maksetaan sekä rahapalkkaa että luontoisetuja, ilmoitetaan kaikki tiedot viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Jos tulonsaajalle ei kuitenkaan makseta rahasuorituksia eli rahapalkkaa vaan ainoastaan esimerkiksi luontoisetuja, ilmoitetaan tiedot tulorekisteriin kuukausittain viimeistään edun saamiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.

Matkakustannusten korvausten ilmoittaminen tulorekisteriin

Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin. Verovapaista kustannusten korvauksista ilmoitetaan kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset. Majoittumiskorvauksia ja kuittia vastaan maksettuja matkalippuja ei ilmoiteta tulorekisteriin. Matkakustannusten korvaukset on ilmoitettava, vaikka rahapalkkaa ei maksettaisi.

Jos esimerkiksi vapaaehtoistyöntekijä toimittaa usean kuukauden matkalaskut kerralla yleishyödylliselle yhteisölle ja verovapaat kustannusten korvaukset maksetaan kerralla yhtenä maksupäivänä, ilmoitetaan maksetut kulukorvaukset tulorekisteriin tämän maksupäivän jälkeen viiden kalenteripäivän kuluessa. Tällöin ei käytetä euromääräistä alarajaa tai ikärajaa. Tiedot on ilmoitettava silloinkin, kun saaja ei ole työsuhteessa maksajaan tai ei muuten saa palkkaa tekemästään työstä.

Maksetut kustannusten korvaukset (ja muut tulot) ilmoitetaan sen palkanmaksukauden ja maksupäivän ilmoituksella, jolloin kulut on tulonsaajalle korvattu tai muu tulo maksettu. Palkanmaksukausi ja tulojen ansaintakausi tarkoittavat eri asioita. Ansaintakausi voi olla pidempi kuin palkanmaksukausi. Ansaintakausi on tulolajikohtainen tieto ja ilmaisee, miltä aikaväliltä tulo on kertynyt.

Tiedot tulee antaa tulorekisteriin ilman euromääräisiä alarajoja tai ikärajoja

Tiedot annetaan tulorekisteriin ilman euromääräisiä alarajoja. Tulorekisterin tiedon käyttäjillä, kuten Verohallinnolla, työeläkevakuutusyhtiöillä ja työtapaturmavakuutusyhtiöillä, on erilaisia euromääräisiä rajoja, jotka liittyvät esimerkiksi vakuuttamisen velvollisuuksiin tai ennakonpidätyksen toimittamiseen. On kuitenkin huomattava, että tulorekisteriin ilmoitetaan tiedot ilman euromääräisiä alarajoja. Jos maksat palkkaa, palkkiota, luontoisetuja, työkorvauksia tai muuta ansiotuloa, on tiedot ilmoitettava tulorekisteriin. Myös kustannusten korvaukset on ilmoitettava ilman euromääräisiä alarajoja.

Myös alaikäisille maksettu palkka tai muu ansiotulo on ilmoitettava tulorekisteriin. Vaikka alaikäistä ei tarvitsisi sosiaalivakuuttaa, on lapsen saama tulo veronalaista ja tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin kaikissa tilanteissa ilman euromääräisiä alarajoja.

Anna tiedot tulorekisteriin mahdollisimman kattavasti – jälkikäteen tehtävä työ vähenee

Tulorekisteriin ilmoitettavista tiedoista osa on pakollisia tietoja, osa on pakollisia tietoja silloin, jos kyseistä tuloa maksetaan, ja osa on vapaaehtoisesti annettavia täydentäviä tietoja, joita tiedon käyttäjät tarvitsevat voidakseen hyödyntää täysimääräisesti tulorekisteristä saamiaan tietoja.

Tulorekisteriin ilmoitettavat pakolliset tiedot vastaavat Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työtapaturmavakuuttajille ja Työttömyysvakuutusrahastolle vuosi-ilmoituksilla annettavia tietoja, jotka nykyisin annetaan ilman erillistä pyyntöä.

Täydentävät tiedot ovat tietoja, jotka nykyisin tulee antaa pyydettäessä. Näitä tietoja tarvitaan muun muassa etuuspäätöksiin, asiakasmaksujen määräämiseen ja korvauskäsittelyyn. Kun työnantaja antaa myös täydentävät tiedot välittömästi palkan maksun yhteydessä, jälkikäteen tehtävät selvittelytyöt vähenevät.

Paperilla voi ilmoittaa vain erityisestä syystä

Sähköinen asiointi on tulorekisterin perusedellytys, ja tiedot voidaan jatkossa ilmoittaa paperilomakkeella vain erityisestä syystä. Erityisenä syynä voitaisiin pitää tilanteita, joissa ei kohtuudella voitaisi edellyttää tietojen antamista sähköisesti. Näin on esimerkiksi silloin, kun luonnollisella henkilöllä, kuolinpesällä, satunnaisella työnantajalla tai ulkomaalaisella ei ole mahdollisuutta antaa tietoja sähköisesti. Tietoja ei voi ilmoittaa tulorekisteriin myöskään puhelimitse, vaan tiedot tulee ilmoittaa määrämuotoisesti.

Suositeltavinta ja vaivattominta on ilmoittaa tiedot tulorekisteriin suoraan palkka- tai matkakulujärjestelmästä nk. teknistä rajapintaa pitkin. Onkin hyvä selvittää omalta palkkajärjestelmän toimittajalta, onko palkkajärjestelmään tulossa tulorekisteripäivitys ja miten tiedot on tarkoitus välittää tulorekisteriin.

Jos yhdistys ei vielä ole digiajassa eikä käytä sähköisiä asiointipalveluja, on nyt hyvä hetki siirtyä käyttämään sähköisiä palveluita. Se vaatii uusien käytäntöjen opettelua ja muutosta mutta tuo pitkällä aikavälillä helpotusta arkeen. Tiedot voidaan ilmoittaa tulorekisteriin myös tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa joko lataamalla tiedot tiedostona tai syöttämällä tiedot manuaalisesti verkkolomakkeella. Tällöin palveluun tunnistaudutaan Suomi.fi-tunnistuksen vahvoilla tunnistusvälineillä, kuten pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Tulorekisteriin ei voi ilmoittaa tietoja Ilmoitin.fi- tai Lomake.fi-palvelusta.

Valtuuttaminen sähköisen asiointipalvelun käyttöön

Lähtökohtaisesti tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun valtuuttamisessa käytetään Suomi.fi-valtuuksia. Seuraavissa tapauksissa ei voi käyttää Suomi.fi-valtuuksia, vaan valtuutukseen käytetään Katso-palvelua:

  • Kaupparekisterissä tai YTJ:ssä ei ole organisaatiolle Y-tunnusta tai tietoa sen nimenkirjoitusoikeudellisesta henkilöstä. Tällaisia toimijoita ovat esimerkiksi kunnat, seurakunnat, oppilaitokset, yhdistykset, säätiöt, elinkeinoyhtymät, kuolinpesät ja julkiset viranomaiset.

Yhdistysten ja säätiöiden nimenkirjoitusoikeudellinen tekee tarvittavat valtuutukset tulorekisterin rooleihin palkkatietojen ilmoittaminen ja palkkatietojen katselu. Valtuutuksen voi tehdä 8.8.2018 lähtien Katso-palvelussa. Lue lisää valtuuttamisesta.

Palkkailmoittaminen siirtyy tulorekisteriin – muut ilmoituskanavat poistuvat käytöstä

Viimeiset palkkojen vuosi-ilmoitukset annetaan nykymenettelyllä vuodelta 2018 Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, Työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturmavakuuttajille erikseen. 1.1.2019 lähtien palkkatietojen ilmoittamismenettely muuttuu, ja tiedot 1.1.2019 jälkeen maksetuista suorituksista annetaan reaaliaikaisesti yhteen keskitettyyn rekisteriin. Käyttöönotto koskee kaikkia suorituksen maksajia ilman siirtymäaikoja.

Ennen 1.1.2019 maksettujen suoritusten ilmoittaminen ja korjaukset tehdään kullekin viranomaiselle erikseen. Onkin syytä huomioida, että vuonna 2019 työnantajilla on sekä tulorekisteriin tehtäviä ilmoituksia että erikseen viranomaiselle tehtäviä ilmoituksia vuodelta 2018 ja tätä edeltäviltä vuosilta.

Tärkeää!
- Tulorekisteriin ilmoitettavilla tiedoilla ei ole euromääräistä alarajaa.
- Verovapaat kustannusten korvaukset on ilmoitettava, vaikka rahapalkkaa ei maksettaisi.
- Tulorekisteri ei muuta apurahojen tai stipendien ilmoittamista.
- Sähköinen asiointi on perusedellytys.
- Tiedot on annettava viiden päivän kuluessa maksupäivästä.
- Jos maksat ja ilmoitat itse palkat – tutustu tulorekisteriin! 

Avoin ja maksuton verkkokurssi

Voit opiskella tulorekisterin perusasioita milloin tahansa myös verkkokurssilla. Kurssi on avoin ja maksuton.

Osallistu verkkokurssille (Moodle)