Tulorekisteri vaikuttaa taloyhtiöiden toimintaan

1.1.2019 jälkeen maksetut palkka- ja ansiotulot ilmoitetaan tulorekisteriin. Tulorekisteri koskee myös asunto-osakeyhtiöitä ja kiinteistöosakeyhtiöitä, jotka maksavat palkkoja, muita ansiotuloja tai kustannusten korvauksia. Tiedot pitää ilmoittaa tulorekisteriin jokaisen maksutapahtuman jälkeen viiden kalenteripäivän kuluessa.

Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava.

Tulorekisteriin ilmoitetaan aina taloyhtiön hallituksen jäsenille maksetut kokouspalkkiot.

Jos taloyhtiö maksaa hallituksen jäsenille kustannusten korvauksia esimerkiksi oman puhelimen käytöstä tai kilometrikorvauksia, korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin. Isännöitsijän palkkiot on ilmoitettava, jos isännöitsijä tai isännöitsijäyhtiö ei ole ennakkoperintärekisterissä. Toiminnantarkastajan palkkio on ilmoitettava tulorekisteriin, jos toiminnantarkastaja ei ole ennakkoperintärekisterissä. Taloyhtiö voi tarkistaa YTJ:n sivulta www.ytj.fi, kuuluuko isännöitsijä tai toiminnantarkastaja ennakkoperintärekisteriin.

Taloyhtiöt teettävät myös remontteja. Remonteista maksetut korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin, jos remonttipalvelua tarjoava yritys tai henkilö ei ole ennakkoperintärekisterissä.

Milloin tiedot pitää ilmoittaa?

Palkkatietoilmoitus pitää antaa viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Maksupäivällä tarkoitetaan palkkapäivää eli päivää, jolloin suoritus on tulonsaajan käytettävissä. Ilmoitus pitää antaa viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä myös silloin, jos taloyhtiö toimii nk. satunnaisena työnantajana.

Työnantajan erillisilmoitus annetaan viimeistään palkanmaksua seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä. Satunnaisen työnantajan pitää antaa tulorekisteriin työnantajan erillisilmoitus vain niiltä kuukausilta, joilta se maksaa palkkoja tai kustannusten korvauksia.

Kokouspalkkiot ilmoitetaan, kun tulo on maksettu

Taloyhtiöissä kokouspalkkioita saatetaan maksaa satunnaisesti esimerkiksi kerran tai kaksi kertaa vuodessa. Tulorekisteri ei muuta tätä. Tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin silloin, kun tulo on maksettu.

Esimerkki: Jos kevään kokouspalkkiot on maksettu 15.6., tiedot ilmoitetaan 20.6. mennessä. Jos syksyn kokouspalkkiot on maksettu 15.12., tiedot ilmoitetaan 20.12. mennessä tulorekisteriin.

Ilmoita myös kokouspalkkioiden ansaintakausi

Palkanmaksukausi on pakollinen tieto tulorekisterissä. Ansaintakausi on tulolajikohtainen tieto, joka ilmaisee, milloin tulo on kertynyt. Tulorekisterissä ansaintakausi on vapaaehtoisesti ilmoitettava täydentävä tieto. Tietoa tarvitsee kuitenkin moni tiedon käyttäjä, kuten sosiaalivakuuttajat, työttömyyskassat ja Kela. Vaikka ansaintakausi on vapaaehtoisesti annettava tieto, sen ilmoittamista suositellaan. Tulojen ansaintakausi voi olla pidempi kuin palkanmaksukausi.

Ansaintakauden ilmoittaminen on suositeltavaa erityisesti silloin, kun se ulottuu palkanmaksukautta edeltävälle ajalle, esimerkiksi kun maksetaan takautuvasti kokouspalkkioita tai kun on kyse osa-aikaisesta tai satunnaisesta työstä. Kun tiedot on kerran ilmoitettu, niitä ei kysytä enää uudelleen.

Tietyt työkorvaukset pitää ilmoittaa

Tulorekisteriin ilmoitetaan vain ne työkorvaukset, jotka maksetaan ennakkoperintärekisteriin kuulumattomalle työn suorittajalle. Ilmoitus on tehtävä silloinkin, kun työkorvauksen saajana on esimerkiksi osakeyhtiö, yhdistys, avoin yhtiö tai kommandiittiyhtiö. Työkorvaukseen sisältyvää arvonlisäveron osuutta ei ilmoiteta tulorekisteriin. Taloyhtiö voi tarkistaa YTJ:n sivulta www.ytj.fi, kuuluuko palveluntarjoaja ennakkoperintärekisteriin.

Matkakustannusten korvaukset ilmoitetaan, vaikka ei makseta palkkaa

Myös kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin. Verovapaista kustannusten korvauksista ilmoitetaan kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset. Majoittumiskorvauksia ja kuittia vastaan maksettuja matkalippuja ei ilmoiteta tulorekisteriin. Matkakustannusten korvaukset on ilmoitettava, vaikka rahapalkkaa ei maksettaisi.

Maksetut kustannusten korvaukset (ja muut tulot) ilmoitetaan sen palkanmaksukauden ja maksupäivän ilmoituksella, jolloin kulut on korvattu tulonsaajalle tai muu tulo on maksettu.

Tiedot annetaan tulorekisteriin ilman euromääräisiä alarajoja tai ikärajoja

Jos taloyhtiö maksaa palkkaa, palkkiota, luontoisetuja, työkorvauksia tai muuta ansiotuloa, tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin. Kaikki tiedot, myös kustannusten korvaukset, ilmoitetaan ilman euromääräisiä alarajoja.

Tulorekisterin tiedon käyttäjillä, kuten Verohallinnolla, työeläkevakuutusyhtiöillä ja työtapaturmavakuutusyhtiöillä, on erilaisia euromääräisiä rajoja, jotka liittyvät esimerkiksi vakuuttamisen velvollisuuksiin tai ennakonpidätyksen toimittamiseen. Tämä ei kuitenkaan vaikuta tulorekisteriin ilmoittamiseen.

Myös alaikäisille maksettu palkka tai muu ansiotulo on ilmoitettava tulorekisteriin. Vaikka alaikäistä ei tarvitsisi sosiaalivakuuttaa, lapsen saama tulo on veronalaista ja tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin kaikissa tilanteissa ilman euromääräisiä alarajoja.

Tulorekisteriin ilmoitetaan sähköisesti

Suositeltavinta ja vaivattominta on ilmoittaa tiedot tulorekisteriin käytössä olevasta palkka- tai matkakulujärjestelmästä teknistä rajapintaa pitkin. On hyvä selvittää omalta järjestelmätoimittajalta, onko järjestelmään tulossa tulorekisteripäivitys ja miten tiedot välitetään järjestelmästä tulorekisteriin.

Tiedot voidaan ilmoittaa tulorekisteriin myös sähköisessä asiointipalvelussa. Palveluun tullaan kirjautumaan sivulta www.tulorekisteri.fi. Palveluun tunnistaudutaan henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Tulorekisteriin ei voi ilmoittaa tietoja Ilmoitin.fi- tai Lomake.fi-palvelussa.

Paperilomakkeella voi ilmoittaa vain erityisestä syystä

Sähköinen asiointi on tulorekisterin perusedellytys, ja tiedot voidaan jatkossa ilmoittaa paperilomakkeella vain erityisestä syystä. Erityisenä syynä voitaisiin pitää tilanteita, joissa ei kohtuudella voitaisi edellyttää tietojen antamista sähköisesti. Tietoja ei voi ilmoittaa tulorekisteriin myöskään puhelimitse, vaan tiedot tulee ilmoittaa määrämuotoisesti.

Kuka voi ilmoittaa tiedot?

Tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa voi toimia taloyhtiön puolesta esimerkiksi isännöitsijä tai päävastuullinen isännöitsijä, jotka on merkitty taloyhtiön yhtiöjärjestykseen kaupparekisteriin tai YTJ:hin. Lue listaus toimielinrooleista

Valtuuttaminen sähköisen asiointipalvelun käyttöön

Jos taloyhtiö haluaa valtuuttaa, jonkun toisen esimerkiksi tilitoimiston toimimaan puolestaan tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa, tulee taloyhtiön tehdä valtuutukset palvelussa Suomi.fi valtuudet.

Valtuuksia voi myöntää esimerkiksi yhtiöjärjestyksen mukainen toimihenkilö, jolla on yksinedustamisoikeus. Lue lisää valtuuksista.

Tulorekisteri on uusi palvelu, joten vanhat valtuudet eivät toimi tulorekisterissä. Tulorekisterissä on käytössä valtuuskoodit Palkkatietojen ilmoittaminen ja Palkkatietojen katselu.

Esimerkki: As. Oy:n isännöitsijä, jolla on nimenkirjoitusoikeus, voi myöntää henkilölle tai toiselle organisaatiolle valtuuden asioida tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa taloyhtiön puolesta.

Jos taloyhtiön nimenkirjoitusoikeus on kahdella henkilöllä, jotka edustavat taloyhtiötä yhdessä, valtuutusta ei voi tehdä palvelussa Suomi.fi-valtuudet. Tällöin on mietittävä, voidaanko taloyhtiön riskienhallinnan ja toiminnan näkökulmasta yhtiöjärjestystä muuttaa, tai tehtävä valtuutus Katso-palvelussa.

Lue lisää valtuuttamisesta.

Palkkojen ilmoittaminen siirtyy tulorekisteriin ja muut ilmoituskanavat poistuvat käytöstä

Viimeiset palkkojen vuosi-ilmoitukset annetaan nykymenettelyllä vuodelta 2018 Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, Työllisyysrahastolle ja työtapaturmavakuuttajille. Tiedot 1.1.2019 jälkeen maksetuista suorituksista annetaan reaaliaikaisesti ja keskitetysti tulorekisteriin. Tulorekisterin käyttöönotto koskee kaikkia suorituksen maksajia ilman siirtymäaikoja.

Ennen 1.1.2019 maksettujen suoritusten ilmoittaminen ja korjaukset tehdään kullekin viranomaiselle erikseen. Onkin syytä huomioida, että vuonna 2019 on sekä tulorekisteriin tehtäviä ilmoituksia että erikseen kullekin viranomaiselle tehtäviä ilmoituksia vuodelta 2018 ja tätä edeltäviltä vuosilta.

Muista nämä:
- Tulorekisteriin ilmoitettavilla tiedoilla ei ole euromääräistä alarajaa.
- Verovapaat kustannusten korvaukset on ilmoitettava, vaikka rahapalkkaa ei maksettaisi.
- Työkorvaukset on ilmoitettava, jos palveluntarjoaja ei kuulu ennakkoperintärekisteriin.
- Sähköinen asiointi on perusedellytys.
- Tiedot on annettava viiden päivän kuluessa maksupäivästä.