Tulorekisteri vaikuttaa taloyhtiöiden toimintaan

1.1.2019 jälkeen maksetut palkka- ja ansiotulot ilmoitetaan tulorekisteriin. Tulorekisteri koskee myös asunto-osakeyhtiöitä ja kiinteistöosakeyhtiöitä, jotka maksavat palkkoja, muita ansiotuloja tai kustannusten korvauksia. Tiedot maksetuista suorituksista pitää ilmoittaa tulorekisteriin jokaisen maksutapahtuman jälkeen, pääsääntöisesti viiden kalenteripäivän kuluessa.

Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava.

Tulorekisteriin ilmoitetaan aina taloyhtiön hallituksen jäsenille maksetut kokouspalkkiot.

Jos taloyhtiö maksaa hallituksen jäsenille kustannusten korvauksia esimerkiksi oman puhelimen käytöstä tai kilometrikorvauksia, korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin.

Isännöitsijän palkkiot on ilmoitettava, jos isännöitsijä tai isännöitsijäyhtiö ei ole ennakkoperintärekisterissä. Toiminnantarkastajan palkkio on ilmoitettava tulorekisteriin, jos toiminnantarkastaja ei ole ennakkoperintärekisterissä.

Taloyhtiöt teettävät myös remontteja. Remonteista maksetut korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin, jos remonttipalvelua tarjoava yritys tai henkilö ei ole ennakkoperintärekisterissä.

Taloyhtiö voi tarkistaa YTJ:n sivulta www.ytj.fi, kuuluuko isännöitsijä, toiminnantarkastaja tai remonttipalveluja tarjoava yritys tai henkilö ennakkoperintärekisteriin.

Milloin tiedot pitää ilmoittaa?

Palkkatietoilmoitus pitää antaa tulorekisteriin pääsääntöisesti viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Maksupäivällä tarkoitetaan palkkapäivää eli päivää, jolloin suoritus on tulonsaajan käytettävissä. Ilmoitus pitää antaa viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä myös silloin, jos taloyhtiö toimii nk. satunnaisena työnantajana.

Työnantajan erillisilmoitus annetaan viimeistään palkanmaksua seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä. Satunnaisen työnantajan pitää antaa tulorekisteriin työnantajan erillisilmoitus vain niiltä kuukausilta, joilta se maksaa palkkoja tai kustannusten korvauksia.

Kokouspalkkiot ilmoitetaan, kun tulo on maksettu

Taloyhtiöissä kokouspalkkioita saatetaan maksaa satunnaisesti esimerkiksi kerran tai kaksi kertaa vuodessa. Tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin silloin, kun tulo on maksettu.

Esimerkki: Jos kevään kokouspalkkiot on maksettu 15.6., tiedot ilmoitetaan 20.6. mennessä. Jos syksyn kokouspalkkiot on maksettu 15.12., tiedot ilmoitetaan 20.12. mennessä tulorekisteriin.

Ilmoita myös kokouspalkkioiden ansaintakausi

Palkanmaksukausi on pakollinen tieto tulorekisterissä. Ansaintakausi on tulolajikohtainen tieto, joka ilmaisee, milloin tulo on kertynyt. Tulorekisterissä ansaintakausi on vapaaehtoisesti ilmoitettava täydentävä tieto. Tietoa tarvitsee kuitenkin moni tiedon käyttäjä, kuten sosiaalivakuuttajat, työttömyyskassat ja Kela. Vaikka ansaintakausi on vapaaehtoisesti annettava tieto, sen ilmoittamista suositellaan. Tulojen ansaintakausi voi olla pidempi kuin palkanmaksukausi.

Ansaintakauden ilmoittaminen on suositeltavaa erityisesti silloin, kun se ulottuu palkanmaksukautta edeltävälle ajalle, esimerkiksi kun maksetaan takautuvasti kokouspalkkioita tai kun on kyse osa-aikaisesta tai satunnaisesta työstä. Kun tiedot on kerran ilmoitettu, niitä ei kysytä enää uudelleen.

Tietyt työkorvaukset pitää ilmoittaa

Tulorekisteriin ilmoitetaan vain ne työkorvaukset, jotka maksetaan ennakkoperintärekisteriin kuulumattomalle työn suorittajalle. Ilmoitus on tehtävä silloinkin, kun työkorvauksen saajana on esimerkiksi osakeyhtiö, yhdistys, avoin yhtiö tai kommandiittiyhtiö. Työkorvaukseen sisältyvää arvonlisäveron osuutta ei ilmoiteta tulorekisteriin. Taloyhtiö voi tarkistaa YTJ:n sivulta www.ytj.fi, kuuluuko palveluntarjoaja ennakkoperintärekisteriin.

Matkakustannusten korvaukset ilmoitetaan, vaikka ei makseta palkkaa

Myös kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin. Verovapaista kustannusten korvauksista ilmoitetaan kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset. Majoittumiskorvauksia ja kuittia vastaan maksettuja matkalippuja ei ilmoiteta tulorekisteriin. Matkakustannusten korvaukset on ilmoitettava, vaikka rahapalkkaa ei maksettaisi.

Veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Verovapaat kustannusten korvaukset on ilmoitettava viimeistään maksukuukautta seuraavan kuukauden 5. päivänä.

Tiedot annetaan tulorekisteriin ilman euromääräisiä alarajoja tai ikärajoja

Jos taloyhtiö maksaa palkkaa, palkkiota, luontoisetuja, työkorvauksia tai muuta ansiotuloa, tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin. Kaikki tiedot, myös kustannusten korvaukset, ilmoitetaan ilman euromääräisiä alarajoja.

Tulorekisterin tiedon käyttäjillä, kuten Verohallinnolla, työeläkevakuutusyhtiöillä ja työtapaturmavakuutusyhtiöillä, on erilaisia euromääräisiä rajoja, jotka liittyvät esimerkiksi vakuuttamisen velvollisuuksiin tai ennakonpidätyksen toimittamiseen. Tämä ei kuitenkaan vaikuta tulorekisteriin ilmoittamiseen.

Myös alaikäisille maksettu palkka tai muu ansiotulo on ilmoitettava tulorekisteriin. Vaikka alaikäistä ei tarvitsisi sosiaalivakuuttaa, lapsen saama tulo on veronalaista ja tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin kaikissa tilanteissa ilman euromääräisiä alarajoja.

Tulorekisteriin ilmoitetaan sähköisesti

Suositeltavinta ja vaivattominta on ilmoittaa tiedot tulorekisteriin käytössä olevasta palkka- tai matkakulujärjestelmästä teknistä rajapintaa pitkin.

Tiedot voidaan ilmoittaa tulorekisteriin myös sähköisessä asiointipalvelussa. Palveluun kirjaudutaan sivulta www.tulorekisteri.fi. Palveluun tunnistaudutaan henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla.

Kuka voi ilmoittaa tiedot?

Tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa taloyhtiön puolesta voi toimia esimerkiksi isännöitsijä tai päävastuullinen isännöitsijä, jos henkilöillä on nimenkirjoitusoikeus, joka on merkitty taloyhtiön yhtiöjärjestykseen ja kaupparekisteriin. Lue lisää toimielinrooleista.

Valtuuttaminen sähköisen asiointipalvelun käyttöön

Jos taloyhtiö haluaa valtuuttaa, jonkun toisen esimerkiksi tilitoimiston toimimaan puolestaan tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa, tulee taloyhtiön tehdä valtuutukset palvelussa Suomi.fi valtuudet.

Valtuuksia voi myöntää esimerkiksi yhtiöjärjestyksen mukainen toimihenkilö, jolla on yksinedustamisoikeus. Lue lisää valtuuksista.

Tulorekisterissä on käytössä valtuuskoodit Palkkatietojen ilmoittaminen ja Palkkatietojen katselu.

Esimerkki: As. Oy:n isännöitsijä, jolla on nimenkirjoitusoikeus, voi myöntää henkilölle tai toiselle organisaatiolle valtuuden asioida tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa taloyhtiön puolesta.

Lue lisää valtuuttamisesta.

Muista nämä:

  • Tulorekisterissä asioidaan sähköisesti. Paperilla ilmoittaminen on sallittua vain erityisestä syystä.

  • Tulorekisteriin ilmoitettavilla tiedoilla ei ole euromääräistä alarajaa.

  • Myös verovapaat kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin, vaikka rahapalkkaa ei maksettaisi.

  • Työkorvaukset ilmoitetaan tulorekisteriin, jos palveluntarjoaja ei kuulu ennakkoperintärekisteriin. Tarkasta ennakkoperintärekisteröinnin voimassaolo yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä: www.ytj.fi.

  • Tiedot on annettava viiden päivän kuluessa maksupäivästä.