Tulorekisteri kuntatyönantajille

Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta tulotiedoille. Työnantajat ja muut suorituksen maksajat ilmoittavat tiedot 1.1.2019 jälkeen maksetuista ansiotuloista tulorekisteriin pääsääntöisesti viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Työnantajan erillisilmoitus annetaan tulorekisteriin viimeistään maksukuukautta seuraavan kuun 5. päivänä.

Tulorekisteriin ilmoitettavat tiedot

Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava.

Kunnilla on julkishallinnon toimijoina myös omia, erityisiä velvoitteita. Julkishallinnon toimijoilla on velvollisuus ilmoittaa joitakin tietoja, jotka esimerkiksi yksityissektorin työnantajille ovat vapaaehtoisia. Tällaisia ovat tietyt palvelussuhdetiedot, joita Keva tarvitsee kuntien työntekijöiden eläkevakuuttamisessa.

Kun tulonsaaja on vakuutettu JuEL:n (julkisten alojen eläkelain) mukaan, tulonsaajan palvelussuhteesta ilmoitetaan

  • palvelussuhteen voimassaoloaika
  • palvelussuhteen päättymisen syy
  • ammattiluokka ja muut ammattia koskeva tiedot
  • rekisteröinnin peruste.

Kevan tulorekisterisivuilla on paljon tietoa kunnille. Lisäksi Keva on julkaissut ohjeen palvelussuhde- ja ansiotietojen ilmoittamisesta tulorekisteriin (pdf).

Ammattiluokan ilmoittaminen

JuEL:n mukaan vakuutetusta tulonsaajasta pitää antaa kaksi ammattiluokkaa: tapaturmavakuuttajia varten Tilastokeskuksen ammattiluokitus TK10 ja Kevaa varten ammattinimikkeistö.

Tulorekisterissä on käytössä oma Tilastokeskuksen ammattiluokitus TK10. Ammattiluokan koodi ilmoitetaan tulorekisteriin 5-numeroisena. Apua Tilastokeskuksen ammattiluokitus TK10 -koodiston käyttöön saat omalta tapaturmavakuutusyhtiöltäsi.

Neuvontaa Kevan tarvitsemien tietojen käytöstä (Kevan nimikkeistön mukainen ammattinimike, rekisteröinnin peruste, Kevan ilmoittajakoodiston mukainen maksajan aliorganisaatio, Kevan koodiston mukainen palvelussuhteen päättymisen syy): palvelussuhderekisteri@keva.fi

Eläketietojen ilmoittaminen, kun työntekijöinä on sekä JuEL:n että TyEL:n mukaan vakuutettuja

Kevassa on asiakkaina työnantajia, joiden työntekijöistä osa vakuutetaan julkisten alojen eläkelain mukaan (JuEL) ja osa työntekijän eläkelain mukaan (TyEL).

Ilmoitukset on tehtävä siten, että jokaiselle tulonsaajalle merkitään se työeläkelaitos, jossa tulonsaaja on vakuutettu.

Tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa tulonsaajalle merkitään molemmissa tilanteissa ensin Työntekijän työeläkevakuutus -tieto ja sen jälkeen Työeläkelaitos-valintalistasta valitaan se työeläkelaitos, jossa tulonsaaja on vakuutettu.

Työkorvauksen ilmoittaminen, kun vain osa tuloista vakuutetaan JuEL:n mukaan

Jos suorituksen maksaja maksaa sekä sellaista työkorvausta, joka kuuluu JuEL:n piiriin, että sellaista, joka ei kuulu, on suorituksen maksajan ilmoitettava tiedot tulorekisteriin kahtena erillisenä aineistona.

  • Jos työkorvaus ei kuulu JuEL:n piiriin, aineiston palkkatietoilmoituksissa ei ilmoiteta Kevan tarvitsemia tietoja.
  • Jos työkorvaus kuuluu JuEL:n piiriin, ilmoituksen voi antaa osana muuta JuEL-aineistoa. Tällöin palkkatietoilmoituksessa ilmoitetaan Kevaa varten eläkevakuuttamista koskevat tiedot. Suorituksen maksaja ilmoittaa seuraavat tiedot:
    • Yhtiötunnus
    • Eläkejärjestelynumero
    • Kevan ilmoittajakoodiston mukainen aliorganisaation tunniste
    • Kevan ammattinimikkeistön mukainen tunniste
    • Kevan rekisteröinnin peruste
    • Palvelussuhdetietoina ilmoitukselle voi ilmoittaa palvelussuhteen alkamispäivänä ja päättymispäivänä suorituksen maksupäivän.
    • Palvelussuhteen päättymisen syynä käytetään Kevan koodiston mukaista päättymisen syytä.

JuEL:n mukaiset palkkatietoilmoitukset, kun tulonsaajaa ei iän perusteella tarvitse vakuuttaa

Jos tulonsaajan palkasta ei hänen ikänsä perusteella tarvitse maksaa jotakin sosiaalivakuutusmaksua, tulonsaajan palkkatietoilmoitukset voi kuitenkin antaa samassa aineistossa muiden JuEL-palkkatietoilmoitusten kanssa. Palkkatietoilmoituksessa pitää olla eläkejärjestelynumero, jotta ilmoitus läpäisee Kevan ilmoittajakoodiston mukaisen maksajan aliorganisaation tarkistukset.

JuEL:n mukaiset palkkatietoilmoitukset, joissa tulonsaajaa ei iän perusteella tarvitse vakuuttaa, voi antaa tulorekisteriin kahdella eri tavalla:

  • Tiedot annetaan erillisenä aineistona: ilmoituksessa ei anneta eläkejärjestelynumeroa eikä Kevan ilmoittajakoodiston mukaisia aliorganisaation tietoja.
  • Tiedot annetaan JuEL-aineiston mukana: ilmoituksessa on annettava eläkejärjestelynumero ja vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tietona "Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläke-, sairaus-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus)", jos vakuuttamisvelvollisuutta ei ole ko. vakuutusten osalta. Tarkista vakuuttamisvelvollisuuden ikärajat vakuuttajilta.

Kunta antaa vain yhden työnantajan erillisilmoituksen

Työnantajan erillisilmoitukset annetaan viimeistään maksukuukautta seuraavan kuun 5. päivänä.

Kunta antaa vain yhden työnantajan erillisilmoituksen kuukaudessa. Työnantajan erillisilmoituksella voi antaa maksajan aliorganisaationa vain yhden Kevan ilmoittajakoodiston mukaisen arvon. Kunnalla voi kuitenkin olla useita erityyppisiä aliorganisaatiotietoja.

Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin tällaisessa tilanteessa:

  • Tulorekisteriin ilmoitettaessa maksaja voi käyttää maksajan aliorganisaatiotietona pääasiallisen aliorganisaation tunnistetta, jos tällainen on tiedossa.

Kunnat sijaismaksajana

Kunta voi toimia myös sijaismaksajana, kun henkilökohtaisen avustajan palkkaamiseen liittyvistä työnantajavelvoitteista on erikseen sovittu avustettavan henkilön kanssa. Kunta toimii sijaismaksajana, kun se maksaa henkilökohtaisen avustajan palkat omista varoistaan.

Sijaismaksajana toimiva kunta ilmoittaa tiedot tulorekisteriin kunnan oikealla Y-tunnuksella viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Huomaa, että tulorekisteriaikana kunta ei voi enää hakea erillistä Y-tunnusta tietojen ilmoittamiseen sijaismaksajana. 

Kunta voi itse rajata sitä, mille työntekijöille tulorekisteriin ilmoitetut tiedot näkyvät tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Tällöin kunta antaa ilmoituksella itse määrittämänsä maksajan oman aliorganisaation tunnisteen ja rajaa tietylle henkilölle annettavat valtuudet koskemaan vain niiden aliorganisaatioiden tunnisteita, joiden tietojen se haluaa olevan kyseisen henkilön katseltavissa. Kunta tekee valtuutukset ja rajaukset valtuuksiin Katso-palvelussa.

Kunta sijaismaksajana, kun avustettava on alaikäinen

Kun kunta toimii sijaismaksajana ja avustettava on alaikäinen, ilmoitetaan tulorekisteriin varsinaisen työnantajan tietona aina avustettavan henkilön tiedot. Näin siitäkin huolimatta, että mahdollisia sopimuksia on saatettu solmia huoltajan kanssa.

Tulorekisteri on ohjeistanut sijaismaksajien ilmoittamista erillisessä asiakasohjeessa Sijaismaksajan maksamat suoritukset. Ohjeistuksen kappaleessa 2.2 käsitellään tilannetta, jossa kunta toimii sijaismaksajana. Tulorekisteri on tarkentanut tätä ohjetta edellä kuvatulla tavalla.

Perhehoitajien tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin

Jos perhehoitajalla on toimeksiantosuhde kuntaan tai kuntayhtymään, usein hoitajan palkan maksaa ja palkkatietoilmoitukset tekee ulkoinen toimija, joka ei ole Kevan asiakas. Ulkoinen toimija antaa ilmoitukset kunnan tai kuntayhtymän eläkejärjestelynumerolla ja käyttää perhehoitajille varattua Kevan ilmoittajakoodiston mukaista maksajan aliorganisaation tunnistetta.

Tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin seuraavasti:

Ulkoinen toimija ilmoittaa perhehoitajalle maksamansa suoritukset tulorekisteriin. Palkkatietoilmoitukset voi antaa esimerkiksi tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Maksaja ilmoittaa tiedot tulorekisteriin seuraavasti:  

  • Suorituksen maksaja on ulkoinen toimija.
  • Tulonsaaja on perhehoitaja, jolle suoritus on maksettu.
  • Eläkevakuutustietoina ilmoitetaan JuEL:n mukaiset pakolliset tiedot: ilmoituksessa annetaan varsinaisen työnantajan eli kunnan tai kuntayhtymän eläkejärjestelynumero ja Kevan ilmoittajakoodiston mukainen maksajan aliorganisaation tunniste.

Tietoja voi ilmoittaa eri kanavissa

Tiedot on annettava tulorekisteriin sähköisesti. Tulorekisterissä on käytössä kaksi sähköistä asiointikanavaa: tekninen rajapinta ja sähköinen asiointipalvelu.

Jos tiedot ilmoitetaan teknistä rajapintaa pitkin suoraan palkkahallinnon järjestelmästä, järjestelmätoimittajan kanssa on sovittava varmenteen hakemisesta. Hakemus teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi ja varmenteen tilaamiseksi tehdään tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa Katso-tunnisteella. Kunnassa hakemuksen voi tehdä Katso-pääkäyttäjä.

Tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa tiedot voi syöttää verkkolomakkeella tai ladata tiedostona tulorekisterin latauspalvelussa. Palveluun kirjaudutaan sivulta tulorekisteri.fi. Tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun tunnistaudutaan henkilökohtaisilla tunnistusmenetelmillä, kuten verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla.

Tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa voi myös tarkastella niitä tietoja, joiden katseluun on saanut oikeuden, sekä korjata tietoja tai tilata annetuista tiedoista raportteja.

Tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun käyttö vaatii valtuutuksen

Jos esimerkiksi kunnan taloushallinnon työntekijän täytyy katsella, ilmoittaa tai korjata tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja, työntekijä tarvitsee tähän valtuuden kunnalta. Kunnan nimeämä Katso-pääkäyttäjä voi myöntää kunnan puolesta valtuuksia tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun käyttöön. Valtuudet myönnetään Katso-palvelussa. Lisätietoa valtuutusten tekemisestä on osoitteessa https://yritys.tunnistus.fi.

Tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa ei voi käyttää Katso-pääkäyttäjän myöntämiä vanhoja Katso-valtuuksia (esimerkiksi veroasiointiin liittyviä valtuuksia).

Kunnan työntekijälle tai palkkoja hoitavalle yritykselle voi antaa oikeuden asioida tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa valtuuskoodeilla Palkkatietojen ilmoittaminen tai Palkkatietojen katselu.