Tilitoimistojen kokemien haasteiden oppeja hyödynnetään tulorekisterissä

20.6.2019

Tulorekisteri haastatteli huhtikuussa puhelimitse 20 tilitoimistoa, jotka olivat kokeneet ongelmia tulorekisterin käytössä. Haastatteluun sai ilmoittautua tulorekisteri.fi-sivulta.

Haastattelututkimuksen tarkoituksena oli selvittää mistä tilitoimistojen haasteet tulorekisterin käytössä johtuvat. Haastateltaviksi ilmoittautui sekä suuria että pieniä tilitoimistoja, joista suuri osa asioi tulorekisterissä rajapinnan kautta käyttäen sähköistä asiointipalvelua vain erityistilanteissa.

Vain muutama haastatelluista käytti ainoana ilmoituskanavana sähköistä asiointipalvelua. Tutkimuksen perusteella voidaan olettaa, että tilitoimiston koolla ei ole merkitystä siinä, mitä haasteita tulorekisteristä on seurannut.

Tulorekisterijärjestelmä takkuili alkuvuonna

Tulorekisterin järjestelmästä aiheutuneet ongelmat olivat aiheuttaneet paljon haasteita tilitoimistolle. Erityisesti ongelmia oli yntynyt ns. tuplailmoituksista, aineiston jumittumisesta Käsittelyssä-tilaan ja englanninkielisistä virheilmoituksista. Järjestelmää pidettiin keskeneräisenä.

Kevään aikana tulorekisterijärjestelmään on tehty parannuksia. Virheilmoituksia on käännetty suomeksi, tuplailmoitusten lähettäminen latauspalvelussa estetty ja Käsittely-tilaan jumittumisongelmaa korjattu.

Ruuhkainen asiakaspalvelu

Tulorekisterin asiakaspalvelu ruuhkautui tammikuussa erittäin suuren yhteydenottotarpeen takia. Jonotusajat venyivät 30-60 minuuttiin. Lisäksi tilitoimistot kokivat, ettei tulorekisterin asiakaspalvelussa osattu neuvoa heitä.

Alkuvuoden asiakaspalvelun ruuhkat ovat nyt tasoittuneet. Kesäkuussa puhelinpalvelun jonotusajat ovat olleet keskimäärin 5 minuuttia  ja henkilöstöä on koulutettu kevään aikana. Asiakaspalvelusta tehtiin tutkimus toukokuussa, jonka mukaan asiakaspalveluun ollaan pääosin tyytyväisiä ja asiat saadaan hyvin hoidettua. Tulorekisteriyksikön asiakaspalvelun tavoite on kehittyä entisestään.

Ongelmia palkkajärjestelmissä

Tilitoimistojen käyttämät palkkahallintojärjestelmät eivät myöskään ole toimineet ongelmitta. Esimerkiksi ohjaustietojen syöttäminen, tulolajien koodaaminen ja koodistot koettiin haastaviksi. Lisäksi ilmoitusten palautesanomia ei välttämättä palautunut ollenkaan.

Tulorekisteri on tehnyt tiivistä yhteistyötä ohjelmistotalojen kanssa ja järjestelmiin liittyviä haasteita on ratkottu yhdessä koko kevään. Ohjaustietojen syöttämiseen ja tulolajien koodaamiseen liittyvät tehtävät ovat olleet käyttöönottoon liittyviä kertaluontoisia tehtäviä ja niiden tuomista ongelmista on toivottavasti kevään aikana suurimmalta osin päästy.

Puutteellinen raportointi

Tulorekisterin raporttien ei katsottu vastaavan tilitoimistojen tarpeita ja niiden lisäävän toisaalta työmäärää. Raporttien sisältöä pidettiin epätarkkana ja toimimattomana. Lisäksi koettiin, että raportit sotkevat sisäisiä prosesseja ja aikatauluja.

Tulorekisteri on tehnyt suunnitelmia raporttien kehittämisen osalta. Tavoitteena on tuottaa raportteja, jotka palvelevat paremmin ilmoittajien tarpeita.

Hankalat tulolajit

Tulolajien ilmoittamista pidettiin vaikeana, kun tulolajeja ei pysty suoraan yhdistämään palkkalajeihin tai tiedetä mitä tulolajia pitäisi käyttää. Ohjeistusta pidettiin epäselvänä. Toisaalta tulolajit eivät tilitoimistojen mukaan kata kaikkia tilanteita.

Tulorekisterin asiakaspalvelu auttaa mielellään oikean tulolajin valinnassa.

Lainsäädännössä parannettavaa

Tulorekisteriä sääteleviä lakeja toivottiin muutettavan. Viiden päivän määräaikaa pidettiin tiukkana. Samoin luontoisetujen ja palkkaennakoiden ilmoittamiseen toivottiin muutoksia.

Nämä toiveet on toimitettu lainsäätäjän tietoon.

Tulorekisteri on jatkuvasti kehittyvä järjestelmä ja järjestelmää kehitetään jatkossakin saadun palautteen perusteella. Tulorekisterille voi antaa palautetta palautelomakkeella. Kaikki saapunut palaute luetaan.