Saitko tulorekisteriltä kirjeen ilmoituksista, jotka on lähetetty useaan kertaan?

8.8.2019

Tulorekisteriin on tallentunut joissakin tilanteissa samoja ilmoituksia useaan kertaan. Tällöin muodostuu niin sanottuja tuplailmoituksia, joilla on sama maksupäivä, palkanmaksukausi, maksaja ja tulonsaaja sekä samat tulolajit ja määrät.

Olemme lähettäneet tulorekisteristä kirjeen sellaisille ilmoittajille, jotka ovat antaneet tällaisia ilmoituksia. Kirjeessä on maksajan tunniste, maksajan ilmoitusviite ja maksupäivä. Lisäksi kirjeessä on jokaisen ilmoituksen ilmoitusviitteet: sekä ensimmäisen ilmoituksen että siihen verrattuna ylimääräiseksi katsotun ilmoituksen ilmoitusviite. Jos ylimääräiseksi katsottuja ilmoituksia on useita, kirjeessä on kaikkien ilmoitusviitteet.

Jos huomaat ilmoituksissa virheitä, korjaa virheelliset ilmoitukset ja mitätöi ylimääräiset ilmoitukset. Kirjeiden vuoksi ei tarvitse olla yhteydessä Tulorekisteriyksikköön.

Tulorekisteriin annettujen tietojen perusteella tehdään esimerkiksi kansalaisten eläke- ja etuuspäätöksiä sekä määrätään erilaisia maksuja. Tämän vuoksi on tärkeää, että tiedot ovat tulorekisterissä oikein. Suorituksen maksaja eli työnantaja on velvollinen korjaamaan virheelliset tiedot viipymättä tulorekisteriin.

On hyvä myös huomata, että osa samankaltaisista ilmoituksista on tarpeellisia, eikä niitä pidä mitätöidä tulorekisteristä.

  • Esimerkiksi jokainen palkanmaksukaudella tehty matkalasku voi muodostaa oman ilmoituksensa, vaikka maksupäivä olisi sama. Tämä on joissakin matkalaskujärjestelmissä normaalitilanne. Ilmoittajan ei tarvitse tällöin tehdä mitään.

Miten tuplailmoituksia on muodostunut?

  • Kun ilmoitukset lähetetään tulorekisteriin teknisen rajapinnan kautta, pelkästä tulorekisterin vastaanottokuittauksesta ei voi päätellä, onko aineisto hylätty vai tallennettu tulorekisteriin. On tärkeää tarkistaa aina käsittelypalautteesta, onko ilmoitus tallennettu tulorekisteriin.
  • Alkuvuonna osa rajapinnan ja latauspalvelun kautta lähetetyistä aineistoista jäi tulorekisterissä Käsittelyssä-tilaan. Tällöin saattoi käydä niin, että aineisto lähetettiin tulorekisteriin uudelleen. Tapauksia on selvitelty, ja nyt Tulorekisteriyksikkö on lähettänyt uuden kirjeen niille ilmoittajille, joilla on vielä voimassa alkuvuonna muodostuneita tuplailmoituksia.
  • Tuplailmoituksia on syntynyt myös siten, että joitakin aineiston ilmoituksia on korjattu, minkä jälkeen on lähetetty kaikki ilmoitukset uudelleen tulorekisteriin, vaikka pitäisi lähettää ainoastaan korjatut ilmoitukset.

Jos olet saanut tulorekisterin valvontakirjeen useaan kertaan lähetetyistä ilmoituksista, toimi näin:

  • Tarkista tulorekisteristä, onko ylimääräisiä ilmoituksia muodostunut. 
  • Ota tarvittaessa yhteyttä palkkahallintojärjestelmäsi toimittajaan. Ohjelmistotoimittajat neuvovat omien ohjelmistojensa käytössä sekä siinä, miten aineiston tila tarkistetaan ja miten käsittelypalautteet luetaan.

Tulorekisterin asiakaspalvelu neuvoo tarvittaessa tuplailmoituksiin liittyvissä tilanteissa.

Katso videot:
Näin mitätöit ilmoituksen tulorekisterissä (YouTube, pituus 2:25 min)

Näin mitätöit aineiston tulorekisterissä (YouTube, pituus 1:50 min)