Tietoa tulorekisterin tietojärjestelmästä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Vuonna 2019 käyttöönotettava tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta. Se sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot yksilötasolla. Tulorekisterin käyttötarkoituksena on vastaanottaa ja tallettaa suorituksen maksajien ilmoittamia tulotietoja ja muita niihin liittyviä tietoja sekä välittää tiedot tiedon käyttäjille tulotietojärjestelmästä annetun lain 13 §:ssä mainittuihin tarkoituksiin. Tulorekisteri otetaan käyttöön vaiheittain 1.1.2019 ja 1.1.2020.

1.3.2018 aloitetaan tulotietojärjestelmän sidosryhmätestaus. Sidosryhmätestauksessa ei käytetä oikeita henkilötietoja. Tulorekisterihanke muodostaa testausta varten kuvitteellisen asiakasaineiston, jota sidosryhmät käyttävät testauksessa. Tulorekisterihankkeen muodostaman aineiston lisäksi sidosryhmät voivat käyttää testauksessa omia testiasiakkaitaan, jotka tulee olla anonymisoitu sidosryhmätestaussuunnitelman liitteen 7 mukaisesti. Koska kyseessä on rakenteilla olevan järjestelmän testausympäristö, ei testauksessa käytettävä testiaineisto saa olla tuotantodataa. (EU:n tietosuoja-asetus artiklat 25 ja 32).

Tulorekisterihankkeen aikana tulorekisterihanke kerää ja säilyttää yhteystietoja erilaisia ohjaamistehtäviä sekä viestinnällisiä tehtäviä varten. Tällaisia ovat:

  • Tulorekisterin sidosryhmätestaus edellyttää testaussopimuksen tekemistä ja käyttöehtojen hyväksymistä. Testaussopimuksella testaaja ilmoittaa edustamansa organisaation testausyhteyshenkilön ja teknisen yhteyshenkilön.
  • Uutiskirjeet ja hanketiedotteet, joiden tehtävä on asiakkaiden ohjaus ja neuvonta. Viranomaisen ohjaus- ja neuvontavelvoitteesta johtuen tulorekisterihanke kerää vain sellaisten henkilöiden osoitetiedot, jotka ovat uutiskirjeen tilanneet. Uutiskirjeen voi peruuttaa koska tahansa. Tätä osoitetietoa ei käytetä muuhun tarkoitukseen.

Rekisterinpitäjä

Tulotietojärjestelmän toimintaa varten ylläpidetyn henkilörekisterin rekisterinpitäjä tulee olemaan Verohallinnon Tulorekisteriyksikkö.

Tulorekisterihankkeen toimintaa varten ylläpidetyn henkilörekisterin rekisterinpitäjä on Verohallinto.

Tulorekisterin tietojärjestelmä

Verohallinnon Tulorekisteriyksikkö tulee ylläpitämään 1.1.2019 käyttöönotettavaa tulotietojärjestelmää sekä vastaa siihen sisältyvän tulorekisterin toimivuudesta ja tietoturvallisuudesta yhdessä Verohallinnon kanssa.

Verohallinnon tulorekisterihanke kerää, tallettaa ja käsittelee henkilötietoja tulotietojärjestelmän toteutusvaiheessa. Toimintaa varten annetut henkilötiedot talletetaan tulotietojärjestelmään. Tulotietojärjestelmä jakautuu osarekistereihin.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tulorekisterihanke saa tulotietojärjestelmän toteuttamista varten henkilötietoja testaussopimuksista, tulorekisterin erilaisista uutiskirjeiden tilauslomakkeista, yhteydenottopyynnöistä ja muusta yhteistyöstä sidosryhmien kanssa tulotietojärjestelmän toteuttamishankkeen aikana.

Tietojen salassapito ja julkisuus

Tulorekisterihankkeen aikana tulotietojärjestelmään talletetut testaussopimusten, uutiskirjeiden tilaajien henkilötiedot on tarkoitettu ainoastaan tulorekisterihankkeen käyttöön eikä niitä luovuteta kolmannelle.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tulorekisterihankkeessa kerättyjä henkilötietoja ei luovuteta hankkeen ulkopuolelle.

Asiakastietojen käyttö

Tulorekisterihankkeen asiakaskanta sisältää sidosryhmien edustajien, tulorekisterin testaajaorganisaatioiden edustajien sekä tulorekisterin uutiskirjeiden tilaajien perustiedot kuten nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Asiakastietoja käytetään vain annettuun tarkoitukseen. Esimerkiksi tuottajien hanketiedotteen tilaajalle lähetetään vain tuottajien hanketiedote. Asiakastietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen.

Suojausperiaatteet

Tulorekisterihankkeen keräämät tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu kulunvalvontaan, henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja käyttöoikeuksien rajaukseen.

Tulorekisterihankeen keräämien yhteystietojen katselu- ja muuttamisoikeudet on rajattu henkilöstön tehtävien mukaisesti.

Tietojen häviämättömyydestä huolehditaan varmuuskopioinnilla ja fyysisillä turvamenettelyillä. Rekisteriin liittyvät paperilla olevat tiedot on suojattu kulunvalvonnalla ja lukituilla arkistoilla.