Beskrivning av behandlingen av personuppgifter i den AI-assisterade samtalsboten i Skatteförvaltningens servicenummer för personbeskattning
Dataskyddsbeskrivning enligt artiklarna 13–14 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679)
I denna dataskyddsbeskrivning beskrivs hur Skatteförvaltningen behandlar personuppgifter i den AI-assisterade samtalsboten som används i telefonservicen för personbeskattning. Samtalsboten används i vissa servicenummer. En kund som ringer till ett sådant servicenummer kan själv bestämma om hen i vissa situationer vill sköta sina ärenden med en samtalsbot eller hellre vill sköta dem med en kundrådgivare. Tills vidare används en samtalsbot i följande fall:
Samtalsbot för skattekort: Samtalsboten stöder kunder i enkla och begränsade fall som gäller skattekort. En kund som ringer till servicenumret för skattekort kan själv välja om hen vill sköta ärendet med samtalsboten. Om hen väljer att göra så, överförs samtalet till den samtalsbot på vilken denna dataskyddsbeskrivning tillämpas. Kunden kan när som helst återgå till kundtjänstens servicekö.
Samtalsbot för allmän rådgivning om hushållsavdrag: Samtalsboten erbjuder kunden allmän rådgivning om hushållsavdrag. När kunden ringer till servicenumret för inkomstbeskattning av privatpersoner och hens ärende gäller hushållsavdrag, kan kunden själv välja om hen vill sköta ärendet med samtalsboten. Om hen väljer att göra så, överförs samtalet till den samtalsbot på vilken denna dataskyddsbeskrivning tillämpas. Kunden kan när som helst återgå till kundtjänstens servicekö.
| 1. Personuppgiftsansvarig |
Skatteförvaltningen |
|---|---|
| 2. Kontaktuppgifter för Skatteförvaltningens dataskyddsombud |
Skatteförvaltningen |
| 3. Namn på dataskyddsbeskrivningen | Beskrivning av behandlingen av personuppgifter i den AI-assisterade samtalsboten i Skatteförvaltningens servicenummer för personbeskattning |
| 4. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter |
Samtalsbot för skattekort: Samtalsboten för skattekort hjälper kunden att göra vissa ändringar i skattekortet. Samtalsboten identifierar kunden, varefter den styr samtalet och samlar in den information som behövs för skattekortet av kunden. Informationen samlas in utifrån regelbaserad logik. Detta sker genom att omvandla kundens tal till text, bearbeta texten utifrån på förhand fastställda kriterier och skapa frågor och svar i textform som samtalsboten omvandlar till tal som den framför till kunden. Personuppgifter behandlas för att identifiera den registrerade personen samt för att utfärda skattekort. Dessutom behandlas personuppgifter för att utveckla tjänsten, för kvalitetskontroll och för att utreda felsituationer. Samtalsbot för hushållsavdrag: Samtalsboten för allmän rådgivning inom personbeskattningen ger råd till kunden i frågor som gäller hushållsavdrag. Samtalsboten tar emot kundens fråga i form av tal, omvandlar den till text, söker svaret i Skatteförvaltningens officiella material och omvandlar svaret till tal som den framför till kunden. Samtalsboten spelar inte in själva talet och kan inte identifiera enskilda personer. Samtalsboten gör inga tolkningar, dvs. i oklara eller annars besvärliga fall hänvisar den kunden till kundrådgivaren. Dessutom behandlas de lagrade personuppgifterna för att utveckla tjänsten, för kvalitetskontroll och för att utreda felsituationer. |
| 5. Rättslig grund för behandlingen |
Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är i första hand att fullgöra den personuppgiftsansvariges rättsliga förpliktelse och att utöva offentlig makt. Dessa grundar sig särskilt på följande bestämmelser:
|
| 6. Personuppgifter som behandlas |
Samtalsboten för skattekort behandlar följande kategorier av personuppgifter:
Samtalsboten för hushållsavdrag behandlar följande kategorier av personuppgifter:
|
| 7. Informationskällor som i regel används |
Uppgifterna fås av den registrerade. När det gäller skattekortsboten samlas uppgifter också in i samband med utfärdandet av skattekort. |
| 8. Uppgifter som i regel lämnas ut och personuppgiftsbiträden |
De systemleverantörer, serviceproducenter och avtalspartner som Skatteförvaltningen anlitar fungerar som personuppgiftsbiträden. |
| 9. Överföring av uppgifter till länder utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet | Personuppgifter lämnas inte ut till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. |
| 10. Förvaringstider för uppgifterna |
Systemet för samtalsboten förvarar behandlade uppgifter i 30 dagar. Därefter raderas uppgifterna automatiskt från systemet. För beskattningsuppgifter bestäms förvaringstiden för personuppgifterna enligt tiderna för beskattningsförfarande, skattekontroll, sökande av ändring i beskattningen och processen för ändringssökande samt enligt tiderna för indrivningsåtgärder. Förvaringstiden är i regel 12 år från utgången av det skatteår eller den skatteperiod som uppgiften eller dokumentet gäller (till exempel uppgifterna i skattedeklarationen eller beskattningsbeslutet). Förvaringstiderna fastställs dock enligt skatteslag och ärende och kan också vara längre än 12 år. I enskilda fall kan förvaringstiderna också avvika från huvudsakliga förvaringstider på grund av ändringssökande, uttag av skatter eller behandling av ett skattebrottsärende. I dessa fall är förvaringstiden längre. Beskattningsuppgifter arkiveras också på grund av allmänintresse. Då följs den förvaringstid som finns i Arkivverkets gallringsbeslut. Uppgifter om samtal sparas i högst en timme, varefter de raderas eller anonymiseras. |
| 11. Principerna för skydd av uppgifterna |
Uppgifterna förvaras i elektroniskt format i ett system vars användning begränsas med användarrättigheter. Uppgifterna är tillgängliga endast för separat utsedda personer som använder kombinationer av användarbeteckningar och lösenord som lämnats ut till dem. Uppgifterna behandlas endast av sådana personer till vars uppgifter behandlingen hör. Alla personer som behandlar uppgifter har genomgått en säkerhetsutredning (Säkerhetsutredningslagen (726/2014)). |
| 12. Automatiskt beslutsfattande, inklusive profilering |
Samtalsboten bedömer, profilerar eller poängsätter inte personer, eftersom systemet inte analyserar eller klassificerar användare automatiskt och personuppgifter inte används till att skapa användarprofiler. Till samtalsboten anknyter inte sådant automatiskt beslutsfattande som har rättsverkningar eller andra med tanke på personen betydande verkningar, eftersom syftet med boten är att ge råd och utfärda ett skattekort utifrån de uppgifter som den registrerade uppger. Samtalsboten fattar inte beslut som gäller användare automatiskt, utan en människa deltar i beslutsfattandet eller kontrollerar beslutet i efterhand. Beslutsfattandet grundar sig alltid på de uppgifter som kunden har uppgett och på myndighetens prövning, och personuppgifter utnyttjas inte i det automatiserade beslutsfattandet. |
| 13. Dina rättigheter |
1) Rätt till tillgång (artikel 15) Du har rätt att från den personuppgiftsansvarige få en bekräftelse på att dina personuppgifter behandlas eller inte behandlas. Om dessa personuppgifter behandlas kan du begära kopior av dina uppgifter. I fråga om system som du inte har åtkomst till själv kan du lämna en begäran om insyn här . Undantag: Enligt 31 § 2 och 3 mom. i visselblåsarlagen får den rätt för den registrerade att få tillgång till uppgifter som det föreskrivs om i artikel 15 i dataskyddsförordningen begränsas i fråga om sådana personuppgifter som har rapporterats med stöd av visselblåsarlagen, om det är nödvändigt och proportionerligt för att säkra utredningen av rapportens riktighet eller skydda den rapporterande personens identitet. Du informeras om orsakerna till begränsningen och du har rätt att begära att uppgifterna lämnas ut till dataombudsmannen i enlighet med 34 § 3 och 4 moment i dataskyddslagen. 2) Rätt till rättelse (artikel 16) Du har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som rör dig. Den registrerade har rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade, bland annat genom att tillhandahålla tilläggsutredningar. De eventuella bristerna i uppgifterna och deras kompletterande avgörs med beaktande av ändamålet med behandlingen av personuppgifterna. 3) Rätt till begränsning av behandling (artikel 18) Du har i vissa situationer rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen av uppgifterna. När det gäller behandlingen av personuppgifterna för Skatteförvaltningens personal kommer detta i fråga främst i situationer där en person bestrider personuppgifternas korrekthet och under den tid tills uppgifterna rättas till. Undantag: Enligt 31 § 1 mom. i visselblåsarlagen tillämpas artikel 18 om den registrerades rätt till begränsad behandling i dataskyddsförordningen inte i fråga om sådan behandling av personuppgifter som avses visselblåsarlagen. 4) Rätt att göra invändningar (artikel 21) Du ska, av skäl som hänför sig till din specifika situation, ha rätt att när som helst göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter. I en sådan situation bedömer Skatteförvaltningen om det finns en synnerligen viktig och motiverad orsak till behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter eller om behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att uppgöra, framställa eller försvara rättsliga anspråk. Om Skatteförvaltningen anser att behandling behövs kan Skatteförvaltningen avslå din begäran. I ett sådant fall kan du överföra ärendet till en tillsynsmyndighet för behandling. Rätten att göra invändningar tillämpas inte när behandlingen grundar sig på Skatteförvaltningens rättsliga förpliktelse (artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen). 5) Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet Utan att det påverkar något annat administrativt prövningsförfarande eller rättsmedel, har du som anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot dataskyddsförordningen rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet, särskilt i den medlemsstat där du har din stadigvarande hemvist eller din arbetsplats eller där det påstådda intrånget begicks. Kontaktuppgifter till den behöriga tillsynsmyndigheten i Finland: Dataombudsmannens byrå |