Så här gör du en fullmaktsansökan i Suomi.fi

Vissa samfund som använder Katso-tjänsten ska först göra en fullmaktsansökan i Suomi.fi-webbtjänsten för att de ska kunna börja ge fullmakter självständigt i tjänsten Suomi.fi-fullmakter. Fullmakt med ansökan är avsett för sådana företag och samfund vars uppgifter inte är införda i handelsregistret, föreningsregistret eller företags- och organisationsdatasystemet FODS. 

Denna anvisning riktar sig särskilt till skogssammanslutningar, jordbrukssammanslutningar, fastighetssammanslutningar, beskattningssammanslutningar, samfällda skogar, väglag, fiskelag och skifteslag samt dödsbon med FO-nummer. Anvisningen lämpar sig även för sådana företag, samfund och föreningar vars firmatecknares personbeteckningar inte är registrerade i handelsregistret eller föreningsregistret.

Finländska företag och samfund ska alltid ha ett FO-nummer för att de ska kunna ge en annan person eller ett annat företag fullmakt att sköta ärenden på deras vägnar.

Läs de detaljerade anvisningarna och följ dem så att du har tillgång till Suomi.fi-fullmakter i god tid före årsskiftet. 

Förbered dig, gör ansökan och ge fullmakt

  1. Kom överens om för vilka i samfundet ni ska söka fullmaktsrätt eller representantens fullmaktsrätt – dvs. vilka i samfundet som ska hantera och bevilja Suomi.fi-fullmakter.

    Om du ansöker om fullmaktsrätt exempelvis till dig själv, ska du efter att du fått fullmaktsrätt logga in i Suomi.fi-fullmakter och självständigt ge Suomi.fi-fullmakter, dvs. ärendefullmakter. Du kan ge Suomi.fi-fullmakter exempelvis till dig själv, en bokföringsbyrå eller medlemmar i ditt samfund.

    Representantens fullmaktsrätt kan sökas för en person som representerar ett företag eller samfund som har fått fullmakt av en annan person eller ett annat företag eller samfund. Om du ansöker om representantens fullmaktsrätt exempelvis till dig själv, kan du framöver 

    • ge representationsfullmakter till andra personer – en person med representationsfullmakt kan, på det företags eller samfunds vägnar som hen representerar, sköta ärenden för den som har befullmäktigat företaget eller samfundet
    • be om ärendefullmakter av andra företag, samfund eller personer på den parts vägnar som du representerar.

    Exempel: Ett samfund ger en bokföringsbyrå en ärendefullmakt för skötsel av skatteärenden. För bokföringsbyråns ekonomichef söks representantens fullmaktsrätt. Ekonomichefen ger bokförarna i bokföringsbyrån representationsfullmakt. Därefter kan bokförarna sköta skatteärenden på bokföringsbyråns kundorganisations vägnar.

    Observera att det enbart utifrån fullmaktsrätt eller representantens fullmaktsrätt inte går att sköta ärenden exempelvis i MinSkatt. För att sköta ärenden krävs det ärendefullmakt eller representationsfullmakt.

  2. När dessa personer befullmäktigas ska olika bilagor bifogas till fullmaktsansökan utifrån vem som fullmaktsgivare.

  3. Ta reda på vilka som har firmateckningsrätt i samfundet, dvs. som kan underteckna fullmaktsansökan.

    Firmateckningsrätt på ett samfunds vägnar kan även innehas av ett annat företag eller samfund. I en sammanslutning kan ett dödsbo vara delägare, och därigenom undertecknare. I detta fall ska ansökan undertecknas av de som har firmateckningsrätt på dödsboets vägnar.

    I vissa situationer ska till fullmaktsansökan bifogas ett dokument som påvisar att undertecknaren har rätt att sköta ärenden på företagets eller samfundets vägnar. Kontrollera i anvisningarna för ansökan i Suomi.fi vilka dokument som behövs

  4. Ta reda på vilka alla som behöver fullmakt och för skötsel av vilka ärenden. Observera att fullmaktsrätt eller representantens fullmaktsrätt ska sökas för alla sådana fullmaktsärenden för vilka det finns ett behov att ge ärendefullmakter eller representationsfullmakter. En person som har fått fullmaktsrätt eller representantens fullmaktsrätt kan självständigt befullmäktiga dessa personer i Suomi.fi-fullmakter.

    På Skatt.fi kan du kontrollera vilka Suomi.fi-fullmakter som är avsedda för skötsel av skatteärenden samt vilka Katso-roller som motsvarar dessa

    Om du har använt Katso-identifiering och Katso-fullmakter även i andra än Skatteförvaltningens e-tjänster, ska du på varje myndighets webbplats kontrollera vilka Suomi.fi-fullmakter du behöver i deras e-tjänster och för skötsel av olika ärenden. Alla olika Suomi.fi-fullmakter finns beskrivna på webbplatsen Suomi.fi

  5. Skaffa dig de nödvändiga dokumenten innan du gör en fullmaktsansökan. Exempel på dokument som behövs:

    Sammanslutning:

    • dokument varav framgår ansökans undertecknares firmateckningsrätt (till exempel beskattningsbeslut, varav framgår delägarna i sammanslutningen)
    • kopia av ansökans undertecknares finska identitetskort eller pass

    Dödsbo med FO-nummer:

    • kopia av delägarförteckningen i bouppteckningen
    • kopia av ansökans undertecknares finska identitetskort eller pass

    Samfälld skog:

    • dokument varav framgår ansökans undertecknares firmateckningsrätt (till exempel protokollsutdrag, varav framgår firmateckningsklausulen och firmatecknarna)
    • kopia av ansökans undertecknares finska identitetskort eller pass

    Information om vilka dokument andra samfund behöver finns i fullmaktsanvisningarna på Suomi.fi

Gå till e-tjänsten Suomi.fi för att fylla i en fullmaktsansökan (öppnas i nytt fönster) 

Fullmaktsansökan består av 12 faser, som du ska gå igenom och fylla i.

  1. Ansökningsfas 1/12
    Fullmaktsgivare − välj bolagsform, till exempel finländskt företag eller samfund med ett FO-nummer.

  2. Ansökningsfas 1/12
    Välj om det samfund som du företräder införts i handelsregistret eller inte. Om du svarar nej, öppnas en ny listruta. Välj bolagsform därifrån, till exempel sammanslutning. Välj därefter Nästa.

    En solidarisk innehållningspliktig kan utgöras av ett icke-registrerat bolag, en stiftelse eller en förening.

  3. Ansökningsfas 2/12
    Ange det fullmaktsgivande samfundets FO-nummer och fullständiga namn.

  4. Ansökningsfas 3/12
    Välj den punkt som överensstämmer med situationen för det företag som du företräder eller samfundet. Om affärsverksamheten är normal, välj Normal situation.

    Efter ditt val öppnas en meny, där du tillfrågas vem som undertecknar ansökan, om undertecknarna har ett giltigt officiellt identitetsbevis och om någon av undertecknarna är föremål för intressebevakning.

  5. Ansökningsfas 3/12
    Välj vem eller vilka som undertecknar ansökan. Observera att om ett annat företag eller en annan sammanslutning är delägare till exempel i en sammanslutning, välj också den andra som undertecknare, det vill säga den lägre punkten.Exempel: Välj bägge punkter som undertecknare, om delägarna i en sammanslutning med tre delägare är till exempel två personer och ett företag eller ett dödsbo.

    Välj med vilken handling undertecknaren styrker sin identitet. Du kan välja flera alternativ beroende på vilka identitetsbevis sammanslutningens delägare har.

    Om undertecknaren av ansökan inte har ett giltigt pass eller ID-kort, ska hen styrka sin identitet genom att besöka närmaste skattebyrå med en annan ID-handling med bild (till exempel ett körkort som beviljats efter 1.10.1990).

    Om någon av delägarna i sammanslutningen omfattas av intressebevakning, ska ansökan undertecknas av den aktuella personens intressebevakare.

    De uppgifter som begärs i denna punkt behövs i behandlingen av ansökan om fullmakt och de fastställer vilka dokument som ska fogas till ansökan.

  6. Ansökningsfas 4/12
    Välj typ av fullmakt. I denna punkt väljer till exempel sammanslutningar, dödsbon med FO-nummer eller samfällda skogar vanligen fullmaktstypen fullmaktsrätt, det vill säga att samfundet ger en person rätt att ge en ärendefullmakt på samfundets vägnar

    • Fullmaktsrätt: En person som har fått fullmaktsrätt kan ge ärendefullmakter i ett företag eller samfund till andra personer, företag och samfund. Med en fullmaktsrätt är det möjligt att se de fullmakter som ett företag eller samfund gett, till vilka den som har fullmaktsrätt har rätt. Med fullmaktsrätten ser man inte vilka fullmakter ett företag eller samfund fått av ett annat företag, samfund eller en annan person.
    • Fullmaktsrätt för en representant kan sökas för en person som representerar ett företag eller ett samfund som har fått en fullmakt av en annan person eller ett annat företag eller samfund. Om du ansöker om fullmaktsrätt för en representant exempelvis för dig själv, kan du i fortsättningen
      • begära fullmakter för ärendehantering av andra företag, samfund eller personer på den parts vägnar hen representerar.
      • ge representationsfullmakter till andra personer – en person med representationsfullmakt kan, på det företags eller samfunds vägnar som hen representerar, sköta ärenden för den som har befullmäktigat företaget eller samfundet

    Om du ansöker om fullmaktsrätt exempelvis för dig själv, ska du efter att du fått fullmaktsrätt logga in i Suomi.fi-fullmakter och självständigt ge Suomi.fi-fullmakter, dvs. ärendefullmakter. Du kan ge Suomi.fi-fullmakter exempelvis till dig själv, en bokföringsbyrå eller medlemmar i ditt samfund. Först efter att du gett en fullmaktsrätt kan du sköta skatteärenden elektroniskt till exempel i MinSkatt.

  7. Ansökningsfas 5/12
    Fullmaktstagare − person som ges fullmaktsrätt.

    Fortsätt enligt anvisningarna till följande fas, där du ger uppgifter om fullmaktstagaren.

  8. Ansökningsfas 6/12
    Uppgifter om fullmaktstagaren – fyll i uppgifter om den person som börjar sköta samfundets fullmaktsärenden. Fyll i personbeteckningen och det fullständiga namnet. Klicka därefter på Lägg till som fullmaktstagare. Vid behov kan du lägga till flera personer.

    • I denna punkt anges vanligen den medlem eller delägare i sammanslutningar, dödsbon med FO-nummer eller samfällda skogar vilken ska börja sköta samfundets ärenden.

    När du lagt till uppgifterna om en eller flera fullmaktstagare, fortsätt till följande fas.

  9. Ansökningsfas 7/12
    Fullmaktsärenden – välj de fullmaktsärenden i vilka den som sköter sammanslutningens fullmaktsärenden kan sköta ärenden på sammanslutningens vägnar. Du kan söka fullmakter med sökfunktionen genom att ange till exempel sökordet ”skatt”.

    • Uträttande av skatteärenden för ett samfunds räkning: Skötsel av skatteärenden.
    • Skötsel av inkomstregisterärenden för ett samfunds räkning i MinSkatt: Anmälning av löneuppgifter och Granskning löneuppgifter
    • Observera att olika fullmakter används i olika myndigheters tjänster. Det finns separata fullmakter för exempelvis FPA-ärenden och tullärenden, vilka här ska definieras beroende på vilka ärenden som ska skötas för samfundets räkning. Du kan ansöka alla fullmaktsärenden som samfundet behöver på en gång med en ansökan.

    Välj fullmakt genom att klicka på rutan framför fullmaktens namn.

  10. Ansökningsfas 7/12
    Specifikation av fullmakten. Vanligen behövs ingen specifikation, men den som gör fullmaktsansökan beslutar om eventuell användning av specifikation. Ta del av anvisningarna om fullmaktens specifikation och använd vid behov specifikation i fullmakterna.

  11. Ansökningsfas 9/12
    Giltighetstid − välj giltighetstid för fullmakterna.

  12. Ansökningsfas 10/12
    Inlämnande för behandling – du kan skicka ansökan elektroniskt när du har identifierat dig i tjänsten.

    • Logga in exempelvis med personliga bankkoder (punkt 15 i anvisningen). Observera att du även ska skriva ut ansökan, underteckna den utskrivna ansökan, skanna ansökan i digitalt format eller ta ett foto av den med smarttelefon, infoga ansökan i digitalt format på nytt i ansökan och därefter skicka den. Stark autentisering med bankkoder är med andra ord inte detsamma som att underteckna ansökan.

    Alternativt kan du skicka ansökan per post eller lämna in den på närmaste skattebyrå tillsammans med alla nödvändiga dokument.

    I denna fas kan du också få ett meddelande om att ansökan kan lämnas in för behandling enbart genom att besöka ett serviceställe. Du får information om serviceställen på samma gång som du skriver ut eller sparar en ansökan för att undertecknas.

  13. Ansökningsfas 11/12
    Kontaktuppgifter – ange den e-postadress till vilken du vill få en bekräftelse, när den ansökta fullmaktsrätten eller fullmaktsrätten för en representant har registrerats.

    • Via e-post ombeds du också att lämna tilläggsuppgifter vid behov, om något dokument saknas i ansökan eller ansökan är bristfälligt ifylld.
  14. Ansökningsfas 12/12
    Uppgifterna i ansökan − granska från sammandraget att alla uppgifter är korrekta.

  15. Ansökningsfas 12/12
    Om du har valt att skicka ansökan elektroniskt, ska du i denna fas logga in genom att identifiera dig med personlig stark autentisering (t.ex. bankkoder).

  16. Välj i övre högra hörnet i sammanfattningen Spara och lägg till bilagor eller Skriv ut ansökan (detta visas om du har valt att lämna in ansökan på ett serviceställe eller skicka den per post).

  17. Vid behov kan du spara ansökan ofullbordad och komma tillbaka senare för att slutföra den. Du kan bli tvungen att spara ansökan ofullbordad till exempel om du ännu inte har alla nödvändiga bilagor eller du inte får alla underskrifter på ansökan genast efter utskrift.

    Lägg vid behov i denna fas till nödvändiga bilagor till ansökan. Observera att utan nödvändiga bilagor kan ansökan förkastas eller förbli icke-godkänd. Exempel på dokument som behövs:

    Sammanslutning:

    • dokument varav framgår undertecknarnas firmateckningsrätt (till exempel beskattningsbeslut, varav framgår delägarna i sammanslutningen)
    • kopia av varje undertecknares finska identitetskort eller pass

    Dödsbo med FO-nummer:

    • kopia av delägarförteckningen i bouppteckningen
    • kopia av varje undertecknares finska identitetskort eller pass

    Samfälld skog:

    • dokument som redogör för undertecknarnas firmateckningsrätt (till exempel protokollsutdrag, varav framgår firmateckningsklausulen och firmatecknarna)
    • kopia av undertecknarnas finska identitetskort eller pass

    Information om vilka dokument andra samfund behöver finns i fullmaktsanvisningarna på Suomi.fi

  18. Skriv ut ansökan på papper. (Se bild 17: Skriv ut eller spara ansökan (PDF) När du har laddat ned fullmaktsansökan kan du skriva ut den.)

    Spara ansökans identifikationsnummer.

    Begär att nödvändiga personer undertecknar ansökan. Det finns två sätt för detta:

    1. Alla sätter sitt namn på samma ansökan.
      Exempel: En sammanslutning har fyra delägare. Skriv ut en ansökan och fyra delägare undertecknar samma dokument.
    2. Om alla undertecknare inte kan skriva under samma ansökan, skriv ut ett antal exemplar av ansökan som överensstämmer med antalet undertecknare eller sänd ansökan som PDF-fil för underskrift till varje undertecknare. Var och en skriver under sitt eget exemplar av ansökan, tar en bild av den undertecknade ansökan eller skannar den och sänder den till dig. Lämna in alla undertecknade ansökningar på en gång för behandling.
      Exempel: En sammanslutning har fyra delägare. Du sänder ansökan i PDF-format till varje delägare. Delägarna skriver ut sin ansökan själva. Varje delägare skriver under en ansökan, skannar därefter ansökan och lämnar den tillbaka till dig. Du översänder alla skannade ansökningar på en gång för behandling.
  19. Om du ska skicka ansökan elektroniskt, gör så här:

    • Ladda ned fullmaktsansökan.
    • Skriv ut ansökan.
    • Begär underskrifter till ansökan (alla delägare ska underteckna ansökan).
    • Skanna eller ta ett foto av den undertecknade ansökan och de övriga bilagorna, om de inte ännu är i digitalt format.
    • Gå till sidan Fullmakt med ansökan på Suomi.fi. Skrolla ned tills du ser rubriken Egna ansökningar. Välj under rubriken Logga in exempelvis med personliga bankkoder. Därefter kan du fylla in din ofullbordade ansökan.

    Lägg till den skannade ansökan och de övriga bilagorna genom att klicka på Lägg till fil (kom ihåg att bifoga kopior av undertecknarnas pass eller fotoförsedda identitetskort).

  20. Skicka ansökan till behandling på önskat sätt.

  21. När fullmaktsansökan har behandlats och godkänts får du ett meddelande om detta till den e-postadress som du uppgett i ansökan.

  1. Identifiera dig i Suomi.fi-fullmakter exempelvis med personliga bankkoder.

  2. När du har fått information om att fullmaktsansökan har godkänts kan du själv ge ärendefullmakter eller representationsfullmakter på samfundets vägnar.

  3. Om du inte ännu i detta skede har ett identifieringsverktyg för stark autentisering, skaffa dig ett sådant. Personliga bankkoder, mobilcertifikat eller elektroniskt identitetskort är identifieringsverktyg.

    Säkerställ också att alla fullmaktstagare har personliga bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort så att de kan identifiera sig i e-tjänster.

    Läs mer om identifiering

  4. Välj Uträtta ärenden för företag. I menyn visas de samfund på vilkas vägnar du kan sköta ärenden (t.ex. sammanslutning, dödsbo med FO-nummer eller samfälld skog).

  5. Välj fullmaktstypen Ärendefullmakt eller Representationsfullmakt.

  6. Välj på listan det samfund på vilkets vägnar du vill sköta ärenden.

  7. Välj Ge fullmakt.

    Ge ärendefullmakter eller representationsfullmakter till de personer som behöver dem för att sköta ärenden på samfundets vägnar. Om du själv ska börja sköta samfundets ärenden ska du komma ihåg att ge dig själv fullmakt. Du kan också ge fullmakt exempelvis till en bokföringsbyrå.

    Exempel:

    • Skatteärenden på ett samfunds vägnar i MinSkatt: hantering av skatteärenden
    • Inkomstregisterärenden på ett samfunds vägnar: anmäla löneuppgifter och granska löneuppgifter
    • Observera att olika fullmakter används i olika myndigheters tjänster. Det finns separata fullmakter för exempelvis Fpa-ärenden och tullärenden.
  8. Lägg i nästa fas till uppgifter om den person eller den bokföringsbyrå som blir fullmaktstagare under Lägg till person eller Lägg till företag. Ange i sökfältet exempelvis bokföringsbyråns namn eller FO-nummer eller personens personbeteckning och välj Lägg till.

  9. Välj fullmaktsärenden i nästa fas, dvs. de ärenden som du vill ge bokföringsbyrån eller personen rätt att sköta. Kontrollera i beskrivningarna av fullmaktsärendena vilka befogenheter respektive fullmakt ger. Du kan söka fullmakter med sökfunktionen genom att ange till exempel sökordet ”skatt”. 

  10. Fastställ i nästa fas fullmaktens startdatum och giltighetstid. Du kan antingen ange ett slutdatum eller välja att fullmakten ska gälla i 1, 5, 15, 20 eller 25 år från startdatumet. Vid behov kan du annullera en fullmakt under giltighetstiden.

  11. Gå till nästa fas för att kontrollera att alla uppgifter i fullmakten är riktiga och bekräfta fullmakten. Du får en kvittering på att bekräftelsen av fullmakten har lyckats.

  12. Därefter kan fullmaktstagaren logga in exempelvis i MinSkatt med egna nätbankskoder. När hen väljer ”Uträtta ärenden för företag” i MinSkatt kan hen på samfundets vägnar sköta sådana skatteärenden hen har fått fullmakt för.

    Om du har gett dig själv fullmakt att sköta samfundets ärenden, kontrollera efter att du har beviljat fullmakten att den fungerar. Logga in exempelvis i MinSkatt och välj ”Uträtta ärenden för företag”. Om allt är i ordning ser du uppgifter om det samfund på vilkets vägnar du har fullmakt att sköta ärenden.