Kostnadsersättningar: vanliga frågor

Vad ska man anmäla som löneutbetalningsperiod för ersättningar för resekostnader?

Som löneutbetalningsperiod för ersättningar för resekostnader kan man använda den löneutbetalningsperiod som företaget använder. Om detta inte är möjligt, kan man använda t.ex. en kalendermånad som löneutbetalningsperiod. Om betalaren så önskar kan hen som löneutbetalningsperiod anmäla den period för vilken ersättningar för resekostnader betalas.

Rekommendationen är emellertid att man skulle använda den löneutbetalningsperiod som företaget använder, varmed de kostnadsersättningar som betalats ut under samma dag som löner kan anmälas i samma material, om uppgifterna anmäls t.ex. på en webblankett eller av särskilda skäl på en pappersblankett. Om uppgifterna lämnas via det tekniska gränssnittet eller laddningstjänsten i e-tjänsten, ska uppgifterna om prestationer som betalats ut under samma dag lämnas i olika material, om kostnadsersättningarna betalas från ett annat system än lönen. Detta beror på att datakällan ska för varje material vara individuell. 

Hur ska kilometerersättningar anmälas?

Kilometerersättningar anmäls enligt betalningsdagen även om de skulle avse en längre intjäningsperiod. Antalet kilometer ska anmälas senast i årets sista anmälan.

Hur anmäler en förening skattefria dagtraktamenten och ersättningar för resekostnader till inkomstregistret?

Om ett allmännyttigt samfund betalar kilometerersättningar och dagtraktamenten till en person som deltar i frivilligarbete utan ersättning, anmäls dessa specificerat med inkomstslagen Kilometerersättning som betalats ut av ett allmännyttigt samfund (kodvärde 357) och Dagtraktamente som betalats ut av ett allmännyttigt samfund (kodvärde 358).

Med dessa inkomstslag anmäls endast skattefria kilometerersättningar och dagtraktamenten enligt 71 § 3 mom. i inkomstskattelagen (1535/1992). Enligt bestämmelsen är av resekostnadsersättning som ett allmännyttigt samfund betalar följande skattefria inkomst:

  • resekostnadsersättning som kan betalas också för en resa från den skattskyldiges bostad. Resekostnadsersättningar för resor som gjorts med något annat än ett allmänt fortskaffningsmedel är skattefria upp till högst 2 000 euro under ett kalenderår
  • dagtraktamente för högst tjugo dagar under ett kalenderår
  • (logiersättning som inte anmäls till inkomstregistret).

Endast den skattefria andelen anges för inkomstslaget. Om ett allmännyttigt samfund betalar mer kilometerersättningar eller dagtraktamenten än vad som föreskrivs i 71 § 3 mom. i inkomstskattelagen, anmäls den överstigande delen som arbetsersättning.

Om samfundet till sin egen löntagare i ett anställningsförhållande betalar skattefria kilometerersättningar och dagtraktamenten, anmäls de som vanligt med inkomstslagen Dagtraktamente (kodvärde 331) och Kilometerersättning (skattefri) (kodvärde 311). 

Om en förening betalar kilometerersättning och dagtraktamenten till frivilliga, ska uppgifterna anmälas till inkomstregistret? Och om föreningen inte har något FO-nummer?

Ja, de ska anmälas. Om det handlar om ett allmännyttigt samfund, används för dessa två olika inkomstslagskoder (357 Kilometerersättning som betalats ut av ett allmännyttigt samfund och 358 Dagtraktamente som betalats ut av ett allmännyttigt samfund).

Riksdagen har godkänt en lagändring (RP 228/2016), enligt vilken föreningsregistret och registret över religiösa samfund läggs till som stamregister i företags- och organisationsdatasystemet. Detta leder till att föreningar och religiösa samfund ska tilldelas FO-nummer och att uppgifterna om föreningarna blir tillgängliga i FODS datatjänst. I praktiken sköter PRS tilldelningen av FO-nummer till existerande samfund och religiösa samfund, och de behöver inte separat ansöka om FO-nummer. Sannolikt tas förfarandet i bruk senast på sommaren 2019.

Om ett samfund som utgör inkomsttagare undantagsvis inte har något FO-nummer, kan man anmäla uppgiften med föreningsregisterbeteckningen och anteckna Annan identifierare som identifierartyp. Om en förening som inte har ett FO-nummer betalar löner, ska det ansöka om ett FO-nummer, om ett sådant inte tilldelats på myndighetsinitiativ.

Om till exempel tågbiljetter betalas till inkomsttagaren direkt från kassan som kostnadsersättning; ska de också anmälas till inkomstregistret, om dagtraktamenten eller andra ersättningar som ska anmälas till Skatteförvaltningen inte betalas?

Ersättning för resekostnader som betalats till en inkomsttagare utifrån verifikat som en transportör gett (t.ex. resebiljetter och taxikvitton) anmäls inte, om ersättningarna betalas till en inkomsttagare för en arbetsresa. Uppgifterna anmäls inte heller för närvarande i Skatteförvaltningens årsanmälan.

Till inkomstregistret anmäls betalda dagtraktamenten, måltidsersättningar och kilometerersättningar.

Anmäls också betalda skattefria ersättningar, dagtraktamenten och kilometerersättningar till inkomstregistret?

Ja, till inkomstregistret anmäls betalda dagtraktamenten, måltidsersättningar och kilometerersättningar.

När anmäls en nattresepenning till inkomstregistret?

Nattresepenning är en inkvarteringsersättning som inte anmäls till inkomstregistret.

Om en arbetstagare gör en arbetsresa enligt Skatteförvaltningens reglemente, anmäls då en hotellfaktura som arbetsgivaren betalar till inkomstregistret?

Inkvarteringsersättningar anmäls inte till inkomstregistret. 

Om en arbetstagare köper kaffe och bullar till en byggplats och kostnaderna ersätts utifrån kvitton till betalaren, ska uppgifterna anmälas till inkomstregistret?

Kostnadsposter som hör till arbetsgivaren anmäls inte till inkomstregistret.

Avses med kostnadsersättningar förutom skattefria ersättningar också skattepliktiga ersättningar på vilka förskottsinnehållning inte verkställs?

Till inkomstregistret anmäls skattefria kostnadsersättningar (dagtraktamenten, måltidsersättningar och kilometerersättningar).

Därtill anmäls till inkomstregistret ersättningar för skattepliktiga kostnader som direkt uppkommit med anledning av arbetet enligt 15 § i lagen om förskottsuppbörd och som är undantagna verkställande av förskottsinnehållning. Sådana är bland annat kostnader för anskaffning av arbetsredskap och material, ämnen och skyddsdräkter. För att anmäla ersättningar för skattepliktiga kostnader som är undantagna förskottsinnehållning används till exempel inkomstslagen Skattepliktig kostnadsersättning eller Avdrag före förskottsinnehållning, beroende på sättet för avdrag av kostnaderna.

Också ersättningar för skattepliktiga resekostnader på vilka förskottsinnehållning inte verkställs, ska anmälas till inkomstregistret under inkomstslagen Kilometerersättning (skattepliktig) eller Lön totalt, om ersättningarna betalas till en person med ett uppdragsförhållande eller till ett samfund. Om dagtraktamenten betalats på lindrigare grunder än i Skatteförvaltningens beslut, anmäls ersättningarna under inkomstslagen Lön totalt eller Annat betalt tillägg, varvid de också är underställda socialförsäkringsavgifter.

Om en arbetstagare tankar företagets bil med egna pengar och tankningen betalas som kostnadsersättning i samband med lönen, ska uppgifterna då anmälas till inkomstregistret?

Till inkomstregistret anmäls skattepliktiga och skattefria kostnadsersättningar i samma omfattning som i Skatteförvaltningens nuvarande årsanmälan. Kostnadsposter som hör till arbetsgivaren anmäls inte.

Om enbart ersättningar för resekostnader betalas och de betalas ur ett annat system än löner, på vilken grund fastställs då löneutbetalningsperioden?

I så fall är det möjligt att se företagets normala löneutbetalningsperiod som löneutbetalningsperiod. Om detta inte är möjligt, är det möjligt att anteckna innevarande kalendermånad som löneutbetalningsperiod.

En arbetstagare anmäler skattefria resekostnader till arbetsgivaren för flera månader åt gången och de betalas på en betalningsdag. Ska betalda kostnadsersättningar anmälas inom fem dagar efter denna betalningsdag?

Ja.

Med vilket inkomstslag anmäls skattefri nattresepenning?

Nattresepenning anmäls inte till inkomstregistret (informationen anmäls inte heller för tillfället med årsanmälan till Skatteförvaltningen). Det handlar om en inkvarteringsersättning. Se förklaringen om inkomstslaget Dagtraktamente i anvisningen Förklaringar på inkomstslag och poster som ska dras av från inkomsterna.

Om ett företag betalar enbart ersättningar för resekostnader under en månad utan att alls betala löner, ska också arbetsgivarens separata anmälan ges vid sidan om anmälan om löneuppgifter?

Också arbetsgivarens separata anmälan ska ges. Om arbetsgivaren betalat enbart skattefria kostnadsersättningar, till exempel skattefri kilometerersättning, anmäls 0 euro som belopp på sjukförsäkringsavgiften i arbetsgivarens separata anmälan. Uppgiften Ingen lönebetalning ges inte. Arbetsgivaren kan ge enbart en separat anmälan för en rapporteringsperiod.

Används allmännyttiga samfunds inkomstslag 357 och 358 (kilometerersättning och dagtraktamente som betalats ut av ett allmännyttigt samfund) även när man betalar kilometerersättningar och dagtraktamenten till föreningens löntagare eller en utomstående arvodestagare?

Nej. Inkomstslagen 357 och 358 används endast när ett allmännyttigt samfund betalar dagtraktamenten och kilometerersättningar till inkomsttagare som deltar i frivilligverksamhet utan ersättning. Om en förening betalar skattefria dagtraktamenten och kilometerersättningar till sina löntagare används inkomstslagen 303, 311 och 331. Då finns det inga begränsningar för betalning av skattefria ersättningar. Om en förening betalar arvoden (arbetsersättning) till en inkomsttagare och samtidigt kostnadsersättningar är dessa inte skattefria utan ska lägga till inkomsten och anmälas med inkomstslaget 336 Arbetsersättning. 

Ska kostnadsersättningar anmälas till inkomstregistret om man betalat sådana till ett vittne?

Ja. Vittnesarvode betalas för vittnesmål i rätten. Arvodet är arbetsersättning, förutom om det överenskommits att det betalas som lön. Förskottsinnehållning verkställs på arbetsersättningen, om mottagaren inte är införd i förskottsuppbördsregistret. Inga andra socialförsäkringsavgifter betalas. Vittnesarvoden anmäls till inkomstregistret med inkomstslaget 336 Arbetsersättning.

De kostnadsersättningar som betalats i samband med arbetsersättningar är skattepliktiga. De läggs till inkomsten, och den totala summan anmäls med inkomstslaget 336 Arbetsersättning. Ersättningar för vittnesmålskostnader vilka betalas ur statens medel är skattefria. Dessa anmäls inte till inkomstregistret.

Förmåner kommer att inkluderas i inkomstregistret först fr.o.m. 2020. Avskaffas årsanmälningarna av löneuppgifter till olika myndigheter redan 2019?

Löner anmäls till inkomstregistret 2019 och förmåner fr.o.m. 2020. Årsanmälningar av löneuppgifter avskaffas redan under 2019.