Allmänt om korrigering: vanliga frågor

Vem korrigerar en felaktig uppgift i inkomstregistret?

Prestationsbetalaren ansvarar för inkomstuppgifternas riktighet.

Hur kan man korrigera anmälan som lämnats via det tekniska gränssnittet?

Anmälan kan korrigeras via vilken kanal som helst.

Vilka uppgifter behövs för korrigering av en felaktig uppgift?

Vid korrigeringar ska man alltid använda anmälningsreferensen för den anmälan som korrigeras.

Ska en ersättande anmälan lämnas in på samma sätt och via samma kanal som den ursprungliga anmälan?

Vid korrigering kan en ersättande anmälan lämnas via vilken kanal som helst. Betalaren kan ändra anmälningssättet vid korrigeringar om hen så önskar. Det finns inget som skulle hindra betalaren från att med sin ersättande anmälan ändra de löner som tidigare anmälts med anmälningssätt 1 till löner som anmäls med anmälningssätt 2 och vice versa. Man ska se till att socialförsäkringsavgifterna anmäls korrekt med den ersättande anmälan och att de förvalda värdena för inkomstslagens försäkringsuppgifter tas i beaktande.

Hur korrigerar jag en felaktig anmälan?

Med en ersättande anmälan så fort som möjligt då uppgiftslämnaren har upptäckt felet. I vissa situationer ska anmälan makuleras, t.ex. om man har angett fel personbeteckning.

Kan jag makulera endast en anmälan eller ska hela materialet makuleras? Hur makulerar man en anmälan?

Du kan makulera endast en anmälan. Uppgifterna raderas på olika sätt i olika anmälningskanaler. Se ytterligare information i kapitel 5 i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.

När ska en anmälan makuleras (dvs. att en ersättande anmälan inte är tillräcklig)?

Uppgifterna ska korrigeras genom att makulera den tidigare anmälan och lämna en ny anmälan t.ex. då betalningsdagen, personbeteckningen eller FO-numret har angetts fel. Närmare information finns i kapitel 6 i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.

Till och med vilket datum kan löneuppgifter för 2019 korrigeras till inkomstregistret?

Prestationsbetalaren ska korrigera en felaktig anmälan som denne lämnat in utan obefogat dröjsmål. Detta innebär att en felaktig anmälan ska korrigeras omedelbart när felet upptäcks. Uppgifterna som lämnats in till inkomstregistret administreras och korrigeras så länge som de sparas i inkomstregistret. Uppgifterna i inkomstregistret sparas 10 år från och med början av följande år efter att de införts till inkomstregistret.

Jag märkte i januari 2019, att jag hade anmält felaktiga löneuppgifter under 2018. Ska jag korrigera uppgifterna i inkomstregistret?

Till inkomstregistret ska man anmäla och korrigera endast de löner som betalats fr.o.m. 1.1.2019. Löneuppgifter som anmälts fel före 2019 korrigeras enligt det gamla förfaringssättet.

När ska uppgifterna korrigeras?

En prestationsbetalare ska utan obefogat dröjsmål korrigera en felaktig anmälan. Detta innebär att en felaktig anmälan ska korrigeras genast då misstaget upptäck.s En korrigering får således inte skjutas upp till följande lönekörning. Tidsfristerna för anmälningarna till inkomstregistret gäller inte för korrigering av uppgifter. Alla prestationsbetalare, såväl hushåll som de som lämnar uppgifterna på en pappersblankett, ska korrigera felaktiga uppgifter utan något obefogat dröjsmål.
 
Information om en ogrundad förmån ska utan obefogat dröjsmål anmälas senast inom en månad räknat från tidpunkten då den ogrundade förmånen upptäcktes. Med ogrundad förmån avses en prestation som betalats ut utan grund eller en förmån som en inkomsttagare inte har rätt till. En ogrundad förmån uppstår till exempel när en prestation har betalats ut på felaktiga grunder, till fel person eller till fel belopp.
 
Uppgifter om återbetalda belopp ska lämnas in senast den femte kalenderdagen efter den dag då man tagit del av information om betalningen av det återkrävda beloppet, dess betalare och den ogrundade förmån till vilken betalningen anknyter. Tidsfristen på fem dagar börjar löpa när den betalning som inkommit finns i reskontran och i löneräkningen kopplats till inkomsten som debiterats inkomsttagaren.

Hur ska man korrigera en anmälan som innehåller fel?

Den ursprungliga anmälan korrigeras genom ersättande förfarande. Detta innebär att man korrigerar den ursprungliga anmälan så att alla uppgifter i anmälan lämnas på nytt, varvid man med anmälan utöver de nya och ändrade uppgifterna dessutom lämnar in de korrekta uppgifterna i den ursprungliga anmälan. En ersättande anmälan görs för samma betalningsdag som den ursprungliga anmälan. Korrigeringen hänförs till rätt anmälan med anmälningsreferensen.

Hur länge kan man korrigera en anmälan som lämnats in?

Uppgifterna i inkomstregistret kan administreras och korrigeras så länge som de sparas i registret. Uppgifterna i inkomstdatasystemet sparas i 10 år från och med början av följande år efter att de sparats.

Vad innebär ersättande förfarande?

Att man korrigerar den ursprungliga anmälan så att alla uppgifter i anmälan lämnas på nytt, varvid man med anmälan utöver de nya och ändrade uppgifterna dessutom lämnar in de korrekta uppgifterna i den ursprungliga anmälan. En ersättande anmälan görs för samma betalningsdag som den ursprungliga anmälan. Korrigeringen hänförs till rätt anmälan med anmälningsreferensen.

Ska en anmälan som lämnats in raderas, om den har innehållit fel?

Nej. En felaktig anmälan ska korrigeras genom att lämna in en ersättande anmälan. Detta innebär att man korrigerar den ursprungliga anmälan så att alla uppgifter i anmälan lämnas på nytt, varvid man med anmälan utöver de nya och ändrade uppgifterna dessutom lämnar in de korrekta uppgifterna i den ursprungliga anmälan. En ersättande anmälan görs för samma betalningsdag som den ursprungliga anmälan. Korrigeringen hänförs till rätt anmälan med anmälningsreferensen. Endast undantagsvis ska en anmälan som lämnats in makuleras (då betalningsdagen, löneutbetalningsperioden, betalarens eller inkomsttagarens kundnummer, pensionsarrangemangsnummer eller uppgift om en undantagssituation för försäkring har innehållit fel eller ändras).

Vem är ansvarig för korrigering av en felaktig anmälan?

Prestationsbetalaren ansvarar för att de uppgifter som lämnas in till inkomstregistret för registrering är riktiga och också för korrigeringen av dessa. Betalaren är skyldig att korrigera en felaktig uppgift som hen anmält, om den felaktiga uppgiften i inkomstregistret grundar sig på en anmälan från prestationsbetalaren. Om en inkomsttagare märker att någon av hans eller hennes uppgifter i anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret är fel, ska hen yrka på en korrigering hos den aktuella prestationsbetalaren.

Hur korrigeras uppgifter?

Uppgifterna i inkomstregistret korrigeras genom ersättande förfarande. Man korrigerar den ursprungliga anmälan så att alla uppgifter i anmälan lämnas på nytt, varvid man med anmälan utöver de nya och ändrade uppgifterna dessutom lämnar in de korrekta uppgifterna i den ursprungliga anmälan. En ersättande anmälan görs för samma betalningsdag som den ursprungliga anmälan.

Vilka uppgifter ska korrigeras?

Alla fel i anmälningsuppgifterna ska korrigeras. Detta gäller såväl inkomstuppgifter och andra obligatoriska uppgifter som sparas i inkomstregistret (6 § i lagen om inkomstdatasystemet), obligatoriska identifierings- och kontaktuppgifter (8 §) som också kompletterande tilläggsuppgifter (7 §). Till exempel frånvarouppgifter och uppgifter om ett anställningsförhållande som uppgetts som kompletterande uppgifter ska således korrigeras så att de blir korrekta, om dessa innehåller fel.
 
Med tanke på korrigeringen av en anmälan har det ingen betydelse huruvida exempelvis penninglöner har anmälts enligt anmälningssätt 1 eller anmälningssätt 2 för inkomstregistret.

Hur hänförs en korrigering till rätt anmälan?

Inkomsttagaren kan från en och samma betalare ha flera giltiga anmälningar om löneuppgifter med samma löneutbetalningsperiod och -dag. Om betalaren väljer ”Ny anmälan” som typ av åtgärd, ersätter anmälan inte en tidigare anmälan även om löneutbetalningsperioden och -dagen skulle vara desamma. När man önskar korrigera en tidigare anmälan ska man välja ”Ersättande anmälan” som typ av åtgärd. I korrigeringen av uppgifter används en anmälningsreferens med vilken en korrigering eller makulering hänförs till rätt anmälan.

När ska man ange versionsnummer för anmälan?

Inkomstregistret markerar nya anmälningar om löneuppgifter med versionsnummer 1 och ersättande anmälningar med ett versionsnummer som är ett nummer högre än versionsnumret för den anmälan som ersätts. I behandlingsresponsen returnerar inkomstregistret versionsnumret till prestationsbetalaren, om uppgifterna sänds genom det tekniska gränssnittet eller laddningstjänsten. Betalaren kan inte ge den första, så kallade ”nya anmälan” något versionsnummer.
 
Det är inte obligatoriskt att använda versionsnumret i korrigeringen, men det rekommenderas. I en ersättande anmälan ges det versionsnummer till vilket man önskar hänföra korrigeringen. På detta sätt försäkrar man sig om att korrigeringen eller makuleringen hänförs till rätt anmälan. Inkomstregistret allokerar alltid en åtgärd till den senaste versionen av en anmälan, om versionsnumret inte används. När ett versionsnummer används för att allokera en ersättning kan man säkerställa att ändringar som eventuellt gjorts i någon annan process inte oavsiktligt skrivs över.

Påverkar anmälningssättet eller -kanalen av penninglöner korrigeringen?

Prestationsbetalaren väljer huruvida hen anmäler utbetalda penninglöner som ett totalbelopp (mindre noggrannhet för anmälan av penninglöner, det så kallade anmälningssättet 1) eller med kompletterande inkomstslag (större noggrannhet för anmälan av penninglöner, det så kallade anmälningssättet 2). Minst anmälningssätt 1 ska tillämpas för att anmäla penninglöner Anmälan beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av uppgifter till inkomstregistret: penninglöner och poster som ska dras av från lönen.
 
Med tanke på korrigeringen har det ingen betydelse vilket anmälningssätt som tillämpas. Det har inte heller någon betydelse om kompletterande tilläggsuppgifter har getts. Felaktiga uppgifter ska alltid korrigeras. I exemplen i denna anvisning behandlas korrigeringen av uppgifter som lämnats med tillämpning av båda anmälningssätten.
 
Inte heller anmälningskanalen påverkar korrigeringen av en anmälan. Till exempel anmälningar som har lämnats genom det tekniska gränssnittet kan således korrigeras med webblanketten för e-tjänsten och anmälningar som laddats upp som en fil kan korrigeras genom det tekniska gränssnittet.

För vilka anmälningar gäller korrigeringsförfarandet?

Korrigeringsförfarandet gäller alla anmälningar till inkomstregistret (anmälningar om löneuppgifter och arbetsgivarens separata anmälningar samt från början av 2021 även anmälningar om förmånsuppgifter).

Hur korrigeras uppgifter som lämnats in före 2019?

Till inkomstregistret anmäls betalningar som betalats 1.1.2019 och därefter samt korrigeringar av dessa inkomster. Om man 2019 eller därefter korrigerar betalningar som gjorts före 2019 anmäls korrigeringarna inte till inkomstregistret. Korrigeringar av uppgifter om betalningar som gjorts tidigare än 1.1.2019 görs direkt till respektive informationsanvändare.
 
Däremot anmäls betalningar som återkrävts 1.1.2019 eller därefter till inkomstregistret även om den ursprungliga inkomsten betalats före 2019.

Om en prestation till för högt belopp behandlas som förskottslön under följande löneutbetalningsperiod, ska arbetsgivarens separata anmälan rättas?

Den lön som ligger till grund för sjukförsäkringsavgiften fastställs utifrån den bruttolön som betalats till inkomsttagaren. Om betalaren använder det s.k. förskottslöneförfarandet och drar av betalningen till för högt belopp från förskottslön som ska betalas senare, behöver inte betalaren rätta arbetsgivarens separata anmälan som getts tidigare. Betalaren anmäler i arbetsgivarens separata anmälan för rapporteringsperioden beloppet på arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift vilken den betalat, vilket grundar sig på beloppet på den lägsta inkomst som ska betalas till inkomsttagaren.

I situationen enligt exemplet är det inte nödvändigt att separat rätta arbetsgivarens separata anmälan som tidigare lämnats in.

Förskottslöneförfarande rekommenderas dock inte, eftersom det snedvrider det förmånsbelopp som ska betalas till inkomsttagare eller i värsta fall påverkar möjligheten att överhuvudtaget få förmånen. Om en prestation till för högt belopp kvittas mot bruttolönen, är det möjligt att en del av informationsanvändarna separat måste begära uppgifter om de betalda beloppen av betalaren. Därtill används fel inkomst till grund för förmånen.

Med vilka referensuppgifter kan korrigeringar och makuleringar hänföras till de ursprungliga anmälningarna?

I inkomstregistret kan anmälningar ha två separata preciserande referenser: inkomstregistrets anmälningsreferens och betalarens anmälningsreferens. Inkomstregistret ger automatiskt inkomstregistrets anmälningsreferens för en anmälan, om anmälan sparas i inkomstregistret. Dessutom får den som betalar prestationen fritt välja betalarens anmälningsreferens i det fall att uppgifterna sänds genom det tekniska gränssnittet eller nedladdningstjänsten. Korrigeringar och makuleringar kan hänföras till den ursprungliga anmälan med både inkomstregistrets anmälningsreferens och betalarens anmälningsreferens.

Kan uppgifterna om ett inkomstslag för penninglön vara negativa, om de penningslöneuppgifter som anmäls totalt sett är positiva?

I inkomstregistret är det inte möjligt att rätta inkomstslagen genom att använda negativa siffror, det vill säga siffror med minusförtecken (men undantag för förskottsinnehållning, källskatt och arbetsgivaravgifter). En inkomst som anmälts eller betalats felaktigt rättas genom att ge en ersättande anmälan, med vilken det rätta beloppet på inkomsten eller dess ändrade karaktär redogörs, till exempel att en utbetald inkomst ändras till en ogrundad förmån. I så fall korrigeras den ursprungliga anmälan genom ersättande förfarande. Om en ogrundad förmån tidigare anmälts felaktigt som en annan inkomst till inkomstregistret, ska uppgiften rättas genom att ange

  • det tidigare anmälda inkomstslaget (t.ex. Tidlön) och
  • den separata Ogrundad förmån-uppgift vilken getts i samband med denna.

Det andra alternativet är att se den prestation som betalats till för högt belopp som tidigare utbetald förskottslön och dra av prestationen till för högt belopp från den prestation som ska betalas senare.

Om lön betalats till för högt belopp i februari och den ursprungliga anmälan rättas i följande månad, ska också motsvarande arbetsgivarens separata anmälan rättas?

Uppgifterna i den separata anmälan (det totala beloppet på sjukförsäkringsavgiften) ska motsvara uppgifterna om de löner som anmälts i anmälan om löneuppgifter. Om inkomstuppgifterna i anmälan om löneuppgifter förändras så att arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift samtidigt ändras, ska betalaren även korrigera arbetsgivarens separata anmälan som den gett. En sådan situation föreligger till exempel då den lön som betalats ändras till en ogrundad förmån. Prestationen är då inte längre underställd sjukförsäkringsavgiften. Alla uppgifter i anmälan ska ges på nytt, även de uppgifter som varit korrekta.

Timlön har betalats till ett för högt belopp i januari, och det belopp som betalats till för högt belopp dras av från den lön som ska betalas i februari. De händelser som hänför sig till den gamla intjäningsperioden föregås av ett minustecken och de som hänför sig till den nya intjäningsperioden är prestationer som ska betalas. Sådana korrigeringar kan i stora företag uppgå till hundratals. Hur kan de skötas enklare?

I inkomstregistret är det inte möjligt att rätta inkomstslagen genom att använda negativa siffror, det vill säga siffror med minusförtecken (men undantag för förskottsinnehållning, källskatt och arbetsgivaravgifter). En inkomst som anmälts eller betalats fel rättas genom att ge en ersättande anmälan, med vilken inkomstens rätta belopp eller förändrande karaktär meddelas, till exempel att den betalda inkomsten ändrats till en ogrundad förmån.

I exempelsituationen kan prestationsbetalaren också rätta den betalning som den gjort till för högt belopp utan att prestationen behandlas som en ogrundad förmån. I så fall behandlar betalaren prestation som förskottslön som betalats tidigare eller som en annan motsvarande post. Betalaren drar av den betalning som gjorts till för högt belopp från en prestation som betalas senare.

I en sådan situation anmäls till inkomstregistret enbart det faktiska belopp som betalats till inkomsttagaren, från vilket betalningen till för högt belopp dragits av. Detta förfarande rekommenderas dock inte, eftersom det snedvrider det förmånsbelopp som ska betalas till inkomsttagaren eller i värsta fall påverkar möjligheten att överhuvudtaget få förmånen. Om en prestation till för högt belopp kvittas mot bruttolönen, är det möjligt att en del av informationsanvändarna separat måste begära uppgifter om de betalda beloppen av betalaren. Därtill används fel inkomst till grund för förmånen.

Kan ersättande anmälningar sändas, trots att inte någon uppgift i den tidigare anmälan om löneuppgifter ändrats?

I inkomstregistret finns det inte någon funktion som granskar om uppgifter ändrats på en ersättande anmälan. Onödiga ersättande anmälningar borde dock undvikas.

Kan makulering av en anmälan användas också i rättelsesituationer, där till exempel lön som ska betalas ut ska rättas?

Makulering av en anmälan kan användas också i andra situationer än de där man separat handlett att rätta en anmälan med makulering och därefter ge en ny anmälan.
Makulering ska dock användas enbart i de anvisade situationerna. Om en anmälan makuleras, ses en anmälan som getts efter denna som en ny anmälan. På grund av denna är det möjligt att påföra en förseningsavgift, trots att beloppet på prestationen ändrar och blir lägre än vad som anmälts eller om till exempel en anmälan rättas inom 45 dagar från den utsatta tiden för sanktioneringen.

I exempelfallet ska prestationen till för högt belopp rättas till en ogrundad förmån. I fallet är det inte möjligt att makulera den anmälan som getts och ge en ny anmälan med rätta uppgifter. Om en anmälan makuleras och en ny anmälan ges, motsvarar inte uppgifterna i inkomstregistret det inkomstbelopp som betalas till inkomsttagaren. 

Vilka inkomstslag korrigeras för den ursprungliga perioden utan uppgiften Ogrundad förmån?

Sådana inkomstslag i 300-serien som inte är inkomst som de facto betalats till inkomsttagaren korrigeras för den ursprungliga löneutbetalningsperioden genom att anmäla det korrekta inkomstbeloppet. Exempel på dessa är bland annat:

  1. Inkomstslag för ställföreträdande betalare som anmälts av den egentliga arbetsgivaren (kodvärde 321–325): Om den ställföreträdande betalaren har överbetalat en prestation till inkomsttagaren korrigerar den ställföreträdande betalaren anmälan och anger att den överbetalda prestationen är en ogrundad förmån. Då ska den egentliga arbetsgivaren korrigera anmälan och anmäla det korrekta inkomstbeloppet utan uppgiften Ogrundad förmån.
  2. Naturaförmåner och förmåner och prestationer som gjorts i annan form än i penningform: (kodvärde 301, 302, 304, 315, 317, 330, 334, 342): Naturaförmåner kan inte vara ogrundade, eftersom inkomsttagaren har haft tillgång till förmånen och det inte är fråga om felbetalning (överbetald prestation). Prestationen har eventuellt anmälts felaktigt till inkomstregistret, men inkomsttagaren har oavsett haft tillgång till hela förmånen. Anmälan rättas med en ersättande anmälan utan uppgiften Ogrundad förmån.
  3. Åtgärdsarvode för kommunal veterinär (kodvärde 312): Det är inte fråga om inkomst som faktiskt betalats till inkomsttagaren, och därför kan prestationen inte överbetalas. Prestationen kan inte heller vara ogrundad förmån. Om uppgiften har anmälts felaktigt till inkomstregistret, rättas uppgiften med en ersättande anmälan i vilken rätt inkomstbelopp anges.
  4. Försäkringslön (352): Det är inte fråga om inkomst som faktiskt betalats till inkomsttagaren, och därför kan prestationen inte överbetalas. Prestationen kan inte heller vara ogrundad förmån. Om uppgiften har anmälts felaktigt till inkomstregistret, rättas uppgiften med en ersättande anmälan i vilken rätt inkomstbelopp anges. 
  5. Anställningsoption (kodvärde 343) är prestation som till sin karaktär inte kan vara ogrundad förmån.
  6. Skattefria kostnadsersättningar (kodvärde 303, 311, 331, 357, 358): Om man till inkomsttagaren betalar ett för stort belopp av kostnadsersättningar (som överstiger gränsen enligt Skatteförvaltningens beslut) ska anmälan korrigeras genom ersättande förfarande genom att ange den överbetalda prestationen som skattepliktig inkomst (t.ex. lön som kan vara ogrundad förmån).

Kan uppgifter korrigeras utan anmälningsreferens?

Nej. För korrigering krävs alltid anmälningsreferens (antingen betalarens eller inkomstregistrets). Anmälningsreferensen kan kontrolleras i en inlämnad anmälans behandlingsrespons om anmälan har inlämnats via det tekniska gränssnittet eller laddningstjänsten. Betalaren kan också på nytt ladda ner materialets behandlingsrespons via e-tjänsten, varvid betalaren får alla anmälningars referenser i materialet i XML-format. Dessutom kan betalaren kontrollera anmälningsreferenserna i anmälningarna om löneuppgifter via e-tjänsten. 

Var hittar man anmälningsreferensen om den inte är känd?

Anmälningsreferensen kan kontrolleras i en inlämnad anmälans behandlingsrespons om anmälan har inlämnats via det tekniska gränssnittet eller laddningstjänsten. Betalaren kan också på nytt ladda ner materialets behandlingsrespons via e-tjänsten, varvid betalaren får alla anmälningars referenser i materialet i XML-format. Dessutom kan betalaren kontrollera anmälningsreferenserna i anmälningarna om löneuppgifter via e-tjänsten.

Kan betalningsdagen korrigeras i e-tjänsten för hela materialet eller ska man korrigera uppgiften separat för varje inkomsttagare?

Betalningsdag kan inte korrigeras på en gång för hela materialet i e-tjänsten. Betalaren kan radera allt inlämnat material. Därefter ska betalaren lämna in det korrigerade materialet på nytt. Via laddningstjänsten eller det tekniska gränssnittet kan man lämna in hela materialet på en gång, men i e-tjänsten ska nya anmälningar lämnas in en åt gången på webblanketter.