Fullmakter

Vanliga frågor

När behövs fullmakt?

Fullmakter behövs i inkomstregistrets e-tjänst, när en person eller ett företag vill befullmäktiga en annan person eller ett annat företag att sköta ärenden för företagets räkning.

Vem ger fullmakter till inkomstregistret i ett företag?

En person med firmateckningsrätt från bolaget kan ge företag eller personer fullmakt att uträtta ärenden i inkomstregistret från och med 1.8.2018 i tjänsten Suomi.fi-fullmakter. Fullmaktskoderna Granska löneuppgifter och Anmäla löneuppgifter är i användningen.

Vem kan vara företagets företrädare i inkomstregistret?

Det är möjligt att uträtta ärenden för ett företag eller en organisation, om

• en organroll antecknats för uppgiftslämnaren i handelsregistret eller Företags- och organisationsdatasystemet (FODS) i företagets i fråga eller
• anmälaren fått en elektronisk fullmakt av en person med företagets/organisationens firmateckningsrätt att uträtta ärenden för företaget/organisationen i vissa e-tjänster.
 
Roller som ger rätt till att uträtta ärenden för ett företag:
• Verkställande direktör
• Ställföreträdare verkställande direktör
• Vice verkställande direktör
• Styrelseordförande
• Styrelseledamot
• Utredningsman
• Disponent
• Heltidsanställd disponent
• Näringsidkare
• Ansvarig bolagsman (Kb)
• Bolagsman (Öb)
• Befullmäktigad
• Prokurist
 
Om uppgiftslämnaren är ett enmansaktiebolag och uppgiftslämnaren är styrelsens enda ledamot, kan enbart en uppgiftslämnare för vilken någon av den nämnda organroller antecknats i handelsregistret, uträtta ärenden för företagets räkning.

En organroll är en förtroenderoll, vilket medför ett visst ansvar och vissa skyldigheter gentemot företaget eller organisationen. Användningen av uppgifter lämnar ett spår i logguppgifterna och företaget kan vid behov beställa en åtkomstloggrapport.

Enligt aktiebolagslagen har en styrelsemedlem som representant för företaget rätt att hantera företagets uppgifter. I fråga om prestationer som förtaget betalat är företaget registeransvarig och ska i sin del skydda behandling av uppgifter ändamålsenligt.

Företagets representant kan behandla företagets personuppgifter endast i den mån som det behövs för att sköta och övervaka företagets förpliktelser. Bolaget har som uppgift att sköta ärenden på så sätt att det inte hanterar personuppgifter i onödan.

Vilka fullmakter används i inkomstregistret?

En förutsättning för att använda inkomstregistrets e-tjänst är en rätt att uträtta ärenden i inkomstregistret. Användningen av inkomstregistret administreras med fullmakter. Inkomstregistret används egna fullmaktskoder:
• Anmäla löneuppgifter
• Granska löneuppgifter.

Vad kan man göra med fullmakten Anmäla löneuppgifter?

Med fullmakten Anmäla löneuppgifter kan den befullmäktigade göra det följande på fullmaktsgivarens vägnar i anknytning till löneuppgifter: • upprätthålla fullmaktsgivarens basuppgifter och anmälningar om löneuppgifter • skicka anmälningar om löneuppgifter som fullmaktsgivaren skapat • beställa rapporter som berör fullmaktsgivaren • skicka meddelanden.

Denna fullmakt omfattar även fullmakten Granska löneuppgifter.

Vad kan man göra med fullmakten Granska löneuppgifter?

Med fullmakten Granska löneuppgifter kan man granska det följande i anknytning till löneuppgifter:
• fullmaktsgivarens basuppgifter
• anmälningar om löneuppgifter som fullmaktsgivaren skapat
• rapporter som berör fullmaktsgivaren
• meddelanden som fullmaktsgivaren har skickat och tagit emot
• fullmaktsgivarens arkiverade dokument.

Denna fullmakt omfattar även fullmakten Granska löneuppgifter.

Måste en fullmakt fås av arbetsgivaren för Suomi.fi-fullmakter eller överförs Katso-fullmakterna (t.ex. Skatt-alla) automatiskt?

Fullmakterna överförs inte automatiskt. Fullmakter till inkomstregistret (fullmaktskoderna Anmäla löneuppgifter och Granska löneuppgifter) ska göras under hösten 2018 i tjänsten Suomi.fi-fullmakter och i Katso-tjänsten vad gäller specialgrupper.

Behövs en fullmakt, om Katso-koder finns (parallella administratörskoder)? Behövs nya koder på nytt?

Med Katso-koder kan du inte anmäla uppgifter till inkomstregistret i e-tjänsten. Katso-befullmäktigande används enbart för vissa specialgrupper. Med en fullmakt som gjorts i tjänsten Suomi.fi-fullmakter och i Katso-tjänsten vad gäller specialgrupper är det möjligt att uträtta ärenden i inkomstregistrets laddningstjänst och e-tjänst. De fullmaktskoder som används i inkomstregistret utgörs av Anmäla löneuppgifter och Granska löneuppgifter. Därtill finns fullmaktskoden Behandla inkomstuppgifter för uträttande av ärenden för en privatpersons räkning.

Vilka roller kan man bevilja fullmakter till? Kan man sköta ärenden i inkomstregistret för en annans räkning med andra roller från Skatteförvaltningen?

I inkomstregistret kan fullmakter beviljas till två roller:

I rollen Anmäla löneuppgifter kan den befullmäktigade för fullmaktsgivarens räkning upprätthålla fullmaktsgivarens basuppgifter och anmälningar om löneuppgifter, lämna in anmälningar om löneuppgifter vilka fullmaktsgivaren skapat och beställa rapporter.

I rollen Granska löneuppgifter kan man granska fullmaktsgivarens basuppgifter som hänför sig till löneuppgifterna, anmälningar om löneuppgifter, rapporter som berör fullmaktsgivaren, meddelanden som fullmaktsgivaren har skickat och tagit emot och arkiverade dokument.

Skatteförvaltningens fullmaktskoder används inte i inkomstregistret.

Om en arbetsersättning betalas en gång per år, ska en fullmakt för användning av e-tjänsten göras för anmälningen av denna?

Om inkomsttagaren inte är införd i förskottsuppbördsregistret, ska en anmälan om arbetsersättningen ges till inkomstregistret. En fullmakt är en förutsättning för att uträtta ärenden för ett företags räkning i inkomstregistrets e-tjänst. En fullmakt behövs dock inte om uppgiftslämnaren är ett hushåll eller en person med firmateckningsrätt i företaget (rätt att ensam representera företaget).

Hur identifierar man sig i inkomstregistret i en kommun som sköter också två grannkommuners löneberäkning?

Kommun A:s löneberäkning (kommunens FO-nummer) har befullmäktigats att verka för kommun B:s och kommun C:s räkning. Detta befullmäktigande görs i Katso-tjänsten, inte alltså i tjänsten Suomi.fi-fullmakter. Fullmaktskoden är Anmäla löneuppgifter I inkomstregistret är det möjligt att identifiera sig med nätbankskoder, mobilcertifikat eller certifikatkort. Det är inte möjligt att identifiera sig till inkomstregistret i Katso-tjänsten. Om ett tekniskt gränssnitt används i anmälningen, behövs inte någon separat identifiering, eftersom certifikatet ersätter identifieringen.

Finns det någon övergångstid då den gamla och den nya tjänsten fungerar samtidigt?

Avsikten är att avsluta Katso-tjänsten före utgången av år 2019. Under övergångstiden kan man ha fullmakter både i Katso-tjänsten och i Suomi.fi-fullmakter, eftersom de olika ärendehanteringstjänsterna börjar använda Suomi.fi-fullmakter vid olika tider. Notera att inkomstregistrets fullmaktstyper emellertid är nya i båda tjänsterna: Anmäla löneuppgifter och Granska löneuppgifter.

Hur befullmäktigar man ett bolag, om ingen av firmatecknarna har finländska bankkoder? Sådana bolag är t.ex. filialer till utländska bolag, men också finländska företag som ingår i en internationell koncern.

De utländska organisationer som inte har förts in i handelsregistret eller vars firmatecknare inte har en finländsk personbeteckning gäller särskilt förfarande. Vid särskilt förfarande används under övergångstiden Katso-koder och Katso-fullmakter. Särskilt förfarande används tills motsvarande förfaranden har lagts till på tjänsten Suomi.fi.

Kan verkställande direktören inom företaget befullmäktiga en person till att bevilja fullmakter till andra (såsom för närvarande är möjligt med Katso-koder)? Dvs. att verkställande direktören befullmäktigar endast en person som sedan befullmäktigar andra.

Ja. Verkställande direktören eller en annan person med fullmaktsrätt kan delegera hanteringen av fullmakter till en arbetstagare eller en tredje part genom att bevilja dem fullmaktsrätt.

Kan fullmaktsgivaren och fullmaktstagaren oberoende av varandra upphäva både representationsfullmakten och representantens fullmaktsrätt?

Ja, båda parterna kan upphäva fullmakten.

Är det möjligt att bevilja en allmän fullmakt eller ska man alltid välja i vilka ärenden man kan befullmäktiga andra med sin fullmaktsrätt?

Man ska alltid välja minst ett ärende som ombudet befullmäktigas till. I inkomstregistret är fullmaktstyperna Anmäla löneuppgifter och Granska löneuppgifter.

Kan en redovisningsbyrå upprätta en fullmakt på kundens vägnar så att kunden ska endast godkänna fullmakten, såsom för närvarande är möjligt i Katso-tjänsten?

Redovisningsbyrån kan i Suomi.fi-fullmakter skapa en fullmaktsbegäran till kunden och kunden kan godkänna denna begäran.

Kan en redovisningsbyrå skicka Suomi.fi-fullmaktsbegäran som ett massutskick? 

En redovisningsbyrå kan skicka en fullmaktsbegäran till flera parter samtidigt.  Fullmaktsgivaren kan befullmäktiga flera personer på samma gång (för närvarande högst 30 personer). Efter att fullmakt har beviljats kan den som befullmäktigats bevilja representationsfullmakter till valda parter i tjänsten Suomi.fi-fullmakter.

Är en fullmakt för e-kommunikation för Katso-tjänsten tillräcklig för att anmäla uppgifter till inkomstregistret? Ska ett företag ge ännu en annan fullmakt, för att bokföringsbyrån ska kunna anmäla uppgifterna för företagets räkning till inkomstregistret?

Nuvarande Katso-fullmakter kan inte användas för anmälan till inkomstregistret. I inkomstregistret används egna fullmaktskoder. I e-tjänsten ska kunden befullmäktiga bokföringsbyrån att förfara för dess räkning. 

Vid uträttande av ärenden via det tekniska gränssnittet ges det certifikat som skapats i inkomstregistrets certifikattjänst antingen till företaget eller den bokföringsbyrå som sköter företagets ärenden eller någon annan av löneadministrationens partner. Ett certifikat beviljas ett företag, om företaget anmäler lönerna genom det tekniska gränssnittet. Om certifikatet beviljas till en bokföringsbyrå eller en annan partner till löneadministrationen, förbinder sig denna att i samband med användningen av certifikatet sända uppgifter endast för de kunder med vilka den har ingått ett inbördes uppdragsavtal.

Hur befullmäktigar våra kunder bokföringsbyrån att sända sina uppgifter till inkomstregistret, om ett tekniskt gränssnitt är i användning?

Om ett tekniskt gränssnitt används för att anmäla uppgifter, behövs inte Suomi.fi-identifiering och inte heller befullmäktigande. Bokföringsbyrån behöver enbart ett certifikat. Certifikatet ansöks av den aktör som lämnar in uppgifter till inkomstregistret, det vill säga av företaget själv, bokföringsbyrån eller en partner till löneadministrationen.

Ett företag byter bokföringsbyrå. Ser den nya bokföringsbyrån de anmälningar som den tidigare bokföringsbyrån lämnat in till inkomstregistret för kundföretagets räkning?

Fullmakten gäller för ett visst företags eller en viss persons uppgifter. Om den nya bokföringsbyrån har befullmäktigats att använda inkomstregistrets behörighetskoder kan den se fullmaktsgivarens anmälningar om löneuppgifter, dvs. även den tidigare bokföringsbyråns anmälningar.

Ett företag byter bokföringsbyrå. Kan en ny bokföringsbyrå rätta anmälningar som gjorts av en tidigare bokföringsbyrå?

Byte av den befullmäktigade parten påverkar inte vilka uppgifter den nya befullmäktigade parten ser.  När fullmakten går ut kan den befullmäktigade inte längre se företagets uppgifter eller inlämnade anmälningar.
En ny bokföringsbyrå som befullmäktigats med fullmaktskoden Anmäla löneuppgifter kan administrera och lämna in anmälningar om löneuppgifter som fullmaktsgivaren har skapat, dvs. också sådana som gjorts av den tidigare bokföringsbyrån. De uppgifter som företaget anmält sparas i 10 år i inkomstregistret från och med början av året som följer på inlämnandet. Uppgifter kan korrigeras så länge som de förvaras i inkomstregistret.

Hur ska en kommun som även sköter två grannkommuners löneräkning (kommun X sköter kommun A:s respektive B:s löneräkning) identifiera sig i inkomstregistret?

Kommun X:s löneräkning (kommunens FO-nummer) har befullmäktigats att sköta ärenden i inkomstregistret för kommun A:s och B:s räkning. Fullmakter ges i tjänsten Katso (inte i tjänsten Suomi.fi-fullmakter). Fullmaktskoden är Anmäla löneuppgifter. Anmälan förutsätter således fullmakt. Det går att identifiera sig i inkomstregistret med nätbankskoder, mobilcertifikat eller certifikatkort. Katso-kod kan inte användas för identifiering.