Frånvarouppgifter: vanliga frågor

Jag har varit frånvarande från mitt arbete av en orsak som jag inte vill att utomstående ska få veta. Syns orsaken till min frånvaro i inkomstregistret?

Det är frivilligt att anmäla orsak till frånvaro till inkomstregistret. Uppgiften syns, om lönebetalaren har anmält den. Bl.a. känsliga uppgifter om frånvaroorsaker lämnas utanför anmälan om löneuppgifter.

Om månadslön betalas i början av månaden, hur är det möjligt att anmäla de frånvarouppgifter för den kommande månaden vilka inte ännu är kända?

Frånvarouppgifter är kompletterande uppgifter som det är frivilligt att lämna, men det rekommenderas dock att de anmäls. Ofta kan lön betalas för hela månaden till exempel i början eller i medlet av månaden, då frånvaron för löneutbetalningsperiod i fråga inte ännu är kända. Därför rekommenderas det att frånvaro under den tidigare löneutbetalningsperioden anmäls senast med anmälan för den innevarande löneutbetalningsperioden. På så sätt är informationen tillgänglig tillräckligt snabbt för informationsanvändarnas behov.

Ska alla sjukfrånvaron anmälas?

Frånvarouppgifter är kompletterande uppgifter som det är frivilligt att anmäla. Det rekommenderas dock att sjukfrånvarouppgifter anmäls på omfattande sätt till inkomstregistret, då uppgifterna kan utnyttjas av till exempel förmånsbetalarna.

Det finns olika frånvaroorsaker för avlönad och oavlönad frånvaro.

Hur anmäls en sjukfrånvaro, om den hör till semesterkarenstiden?

Om en inkomsttagare insjuknar under semestern, anmäls den tid under vilken semesterdagarna kumuleras som semestertid. I så fall kan en del av semestertiden vara förenlig med semesterlagen eller den så kallade självrisktiden för semestern vilken överenskommits i kollektivavtalet, vilken inte leder till att semestern flyttas.

Om frånvaron anmäls, ska alla frånvaron anmälas?

Uppgifterna om frånvaro är frivilliga kompletterande tilläggsuppgifter. Om betalaren anmäler frånvarouppgifter, är utgångspunkten att alla frånvaron borde anmälas, inte enbart en del av frånvaron.

Om en person är på semester till exempel 16.7–12.8, hur anmäls frånvaron?

Anmälningsperioden för frånvaro är den tidsperiod under vilken eventuella frånvaron av inkomsttagaren är kända hos uppgiftslämnaren vid anmälningstidpunkten. Som startdatum anmäls den dag fram till vilken frånvaroperioden tidigare anmälts, och som slutdatum den dag fram till vilken frånvaron utsträcker sig enligt uppgiftslämnarens uppgifter eller informationen i arbetsgivarens system. Vad gäller anmälning av frånvaron rekommenderas det att tidsintervallet för anmälning av frånvaron anmäls oavbrutet på varje anmälan, trots att frånvaron inte förekommit.

Exemplet i frågan:

  • Som startdatum för anmälningsperioden för frånvaron anmäls den dag som följer efter slutdagen av den period som anmälts i anmälan för juni.
  • I anmälan om löneutbetalning för juli anmäls 12.8 som slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron, om beloppet på lönen för hela semestern kan anmälas. Om lönebeloppet för semestern inte är känd vad gäller hela semestern då anmälan för juli bildas, anmäls 31.7 som slutdatum för anmälningsperioden för frånvaron.
  • Om inte andra frånvaron än semestern förekommer under anmälningsperioden, anmäls den som avlönad frånvaro för tiden 16.7–12.8. Som orsak till frånvaron anmäls semester och som lönebelopp lönen för hela semestertiden.
  • I anmälan för löneutbetalningen för augusti är startdatumet för anmälningsperioden för frånvaron den dag som följer efter slutdatumet i den tidigare anmälda anmälningsperioden, det vill säga 13.8 eller 31.7. Slutdatumet är den dag fram till vilken frånvaron är känd, då anmälan bildas.

Hur borde frånvaron anmälas till inkomstregistret, om personen har partiell vårdledighet, rehabilitering och sjukfrånvaro på samma dag?

Partiell vårdledighet anmäls i frånvarouppgifterna enbart om den genomförts som fulla arbetsdagar, till exempel vårdledighet alltid på måndagar. 
Som orsak till frånvaron väljs den orsak som ligger till grund för lönen för frånvaron.

  • Om en person på grund av partiell vårdledighet utför förkortad arbetstid och är i rehabilitering (avlönad eller oavlönad) och insjuknar mitt under en rehabiliteringsdag, anmäls frånvaron som rehabiliteringsfrånvaro.
  • Om personen å sin sida avbryter rehabiliteringen på grund av sjukdom och är hela dagen borta från rehabiliteringen, anmäls frånvaron som sjukfrånvaro. Sjukdagpenning omfattar inte självrisk direkt efter rehabiliteringspenning. En förutsättning för att bevilja dagpenning direkt från och med följande dag är ett läkarintyg.
  • Om personen är på partiell vårdledighet under en hel dag (t.ex. på måndagar) och då deltar i rehabilitering, och avtalet om vårdledighet inte ändras på grund av rehabiliteringen, anmäls vårdledigheten som en egen period och utbildning de övriga dagarna.

Med vilken frånvarokod anmäls frånvaro som beviljats på grund av övertidsarbete?

Ledigheten kan anmälas med orsakskoden ”Annan orsak”, som används för avlönad frånvaro.

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Sjukdom?

Orsakskoden Sjukdom används då inkomsttagaren på grund arbetsoförmåga som orsakats av en sjukdom eller ett olycksfall inte kan utföra sitt arbete.

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Partiell sjukfrånvaro?

Orsakskoden Partiell sjukfrånvaro används då det handlar om sjukfrånvaro som föranleds av arbetsoförmåga, under vilken arbetstagaren utför deltidsarbete enligt överenskommelse med arbetsgivaren, under förutsättning att arbetstagaren utan att äventyra sin hälsa eller återhämtning kan sköta en del av sina uppgifter som hör till heltidsarbete.

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Särskild moderskapsledighet?

Orsakskoden Särskild moderskapsledighet används då det handlar om ledighet som beviljats för en särskild moderskapspenningperiod. Dagpenning för särskild moderskapsledighet betalas för den tid då en inkomsttagare på grund av riskfaktorer relaterade till arbetsuppgifterna eller -förhållandena inte kan utföra arbetet.

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Rehabilitering?

Orsakskoden Rehabilitering används då inkomsttagaren överhuvudtaget inte kan utföra sitt arbete på grund av yrkesinriktad eller medicinsk rehabilitering. I punkten anges heldagsfrånvaro. 

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Sjukt barn eller tvingande familjeskäl?

Orsakskoden Sjukt barn eller tvingande familjeskäl används om

  • inkomsttagaren är borta från arbetet på grund av att ett eget barn under 10 år eller ett barn under 10 år som stadigvarande bor i inkomsttagarens hushåll plötsligt insjuknar eller
  • inkomsttagaren är borta från arbetet, eftersom frånvaron är behövlig för särskild vård av en familjemedlem eller någon annan närstående, eller
  • inkomsttagaren är borta från arbetet eftersom hans eller hennes omedelbara närvaro är nödvändig på grund av en oförutsägbar och tvingande orsak i samband med en sjukdom eller olycka som drabbat hans eller hennes familj.

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Partiell vårdledighet?

Orsakskoden Partiell vårdledighet används då inkomsttagarens arbetstid per dygn förkortats för att kunna sköta ett barn till inkomsttagaren eller ett annat barn som stadigvarande bor i hans eller hennes hushåll. När det gäller partiell vårdledighet anges inte antalet frånvarodagar, utan antalet dagar till vilka den anmälda frånvaroorsaken hänför sig till.

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Utbildning?

Orsakskoden Utbildning används då orsaken till frånvaro är utbildning som arbetsgivaren beordrat, utbildning enligt arbetsmarknadsorganisationernas samarbetsavtal, fackföreningsutbildning eller teoretisk utbildning som ingår i läroavtalsutbildning.

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Tjänstledighet?

Orsakskoden Tjänstledighet används då en inkomsttagare med tjänsteförhållande är borta från sitt jobb, på grund av att han eller hon befriats från tjänsteuppgifter av en orsak som inte separat föreskrivs i lag.

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Repetitionsövning?

Orsakskoden Repetitionsövning används då inkomsttagaren är borta från sitt arbete på grund av repetitionsövning i reserven eller utbildning i befolkningsskydd.

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Pekkasledighet?

Orsakskoden Pekkasledighet används då inkomsttagaren är på utjämningsledighet enligt kollektivavtalet.

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Arbetsolycka?

Orsakskoden Arbetsolycka används då inkomsttagaren är borta från sitt jobb på grund av arbetsoförmåga till följd av en arbetsolycka eller yrkessjukdom.

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Söckenhelg?

Orsakskoden Söckenhelg används då orsaken till frånvaron från arbetet är en söckenhelg, till exempel långfredag eller annandag påsk. Söckenhelger anmäls som avlönad frånvaro, om anmälningsperioden för frånvaro omfattar en söckenhelg, som inte är en arbetsdag och för vilken lön för frånvarotid betalas. 

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Semester?

Orsakskoden Semester används då det handlar om en avlönad period under vilken inkomsttagaren årligen är befriad från arbetsuppgifterna enligt anställningsförhållandet med stöd av lag eller avtal.

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Militär- eller civiltjänst?

Orsakskoden Militär- eller civiltjänst används då inkomsttagaren är frånvarande från arbete på grund av tjänstgöring med stöd av värnpliktslagen (1438/2007) eller civiltjänstlagen (1446/ 2007).

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Permittering?

Med orsakskoden Permittering anmäls den tidsperiod under vilken inkomsttagarens arbete och lönebetalning tillfälligt avbrutits på initiativ av arbetsgivaren på grund av ekonomiska orsaker eller produktionsorsaker, medan anställningsförhållandet i övrigt förblir i kraft.

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Avbrott i utbud av arbete?

Med orsakskoden Avbrott i utbud av arbete anmäls den tidsperiod under vilken det är omöjligt att utföra arbetet av orsaker som inte beror på arbetstagaren.

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Strejk eller lockout?

Med orsakskoden Strejk eller lockout anmäls den tid då

  • arbetstagarna avbryter utförandet av arbetsuppgifterna enligt anställningsförhållandet på grund av arbetskonfliktsåtgärder eller
  • arbetsgivaren hindrar arbetstagarna från att utföra uppgifter som hör till anställningsförhållandet på grund av arbetskonfliktsåtgärder.

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Alterneringsledighet?

Orsakskoden Alterneringsledighet används då det handlar om frånvaro för vilken arbetstagaren får tillstånd utifrån ett avtal som arbetstagaren ingått med arbetsgivaren. En arbetslös arbetssökande som uppfyller villkoren i alterneringsledighetslagen (1305/2002) anställs i stället för honom eller henne.

I vilken situation används frånvaroorsakskoden Studieledighet?

Orsakskoden Studieledighet används då inkomsttagaren är borta från sitt arbete på grund av att arbetsgivaren befriat honom eller henne från arbetsuppgifterna enligt anställningsförhållandet på grund av studier som uppfyller villkoren enligt lagen om studieledighet Med orsakskoden kan man också anmäla behovsprövad studieledighet.

Vårt system ger inte frånvarouppgifter på daglig basis. Kan jag anmäla uppgifterna som antal frånvarodagar?

Frånvarouppgifterna kan anmälas som tidsperioder eller som antal frånvarodagar. För frånvaroperioden anges alltid startdatum och dessutom slutdatum eller alternativt antal frånvarodagar. Det rekommenderas att frånvarouppgifter anmäls som tidsperioder (start- och slutdatum), eftersom frånvaroperioder används i behandlingen av så gott som alla förmåner. Informationsanvändarna är tvungna att begära tilläggsuppgifter av betalaren om endast antal frånvarodagar anges utan att ange slutdatum för frånvaroperioden. Till exempel för FPA är det inte tillräckligt om frånvaro anmäls som antal frånvarodagar utan att ange frånvaroperioden.