Tidsfristerna för anmälan: vanliga frågor

Vad är tidsfristen för anmälningarna?

Anmälan om löneuppgifter ska lämnas in senast den femte kalenderdagen efter betalningsdagen. Om uppgifterna lämnas på en pappersblankett, är tidsfristen för att lämna in uppgifter 8 kalenderdagar i stället för 5 kalenderdagar. Arbetsgivarens separata anmälan ska lämnas in månatligen, senast den femte dagen i den kalendermånad som följer efter lönebetalningsmånaden. Om anmälan ska inlämnas in på en helgfri lördag eller en helgdag, kan uppgifterna anmälas på den nästföljande vardagen. Om arbetsgivarens separata anmälan undantagsvis lämnas in på en pappersblankett, ska anmälan lämnas senast den åttonde dagen i den kalendermånad som följer efter lönebetalningsmånaden.

Ska uppgifterna anmälas en gång i månaden?

Uppgifterna anmäls separat efter varje betalningstransaktion.

Ett företag har anställda med timlön som erhåller lön med två veckors mellanrum och anställda med månadslön som erhåller lön en gång i månaden. Kan de prestationer som betalats ut till de anställda anmälas i samma material, då betalningsdagen är den samma.

Nej, om löneutbetalningsperioderna för anställda med månadslön och anställda med timlön är olika. Ett material kan innehålla anmälningar för en betalningsdag och en löneutbetalningsperiod. Om löneutbetalningsperioderna för anställda med månadslön och anställda med timlön är olika, ska uppgifterna lämnas i olika material även om betalningsdagen skulle vara densamma.

Kan man skicka in betalningarna för hela kalenderveckan på en och samma gång i en fil (5 olika lönebetalningsdagar)? T.ex. ilremissor för hela veckan.

Nej. Ett material kan innehålla anmälningar för en betalningsdag och en löneutbetalningsperiod. Om prestationer har betalats ut till inkomsttagare på fem olika dagar, ska betalaren skapa fem olika material av dessa. Om betalaren så önskar kan hen lämna alla material till inkomstregistret under en och samma dag, men då ska man följa principen betalningsdag + 5 dagar, dvs. att alla betalningsuppgifter ska lämnas på den femte dagen efter den första betalningsdagen. Betalaren kan t.ex. ladda upp materialen på en och samma gång via laddningstjänsten.

Kan två olika betalningar förenas och anmälas med en anmälan, om de betalas inom fem dagar och den utsatta tiden på fem dagar inte överskrids?

Nej, eftersom en anmälan ska göras enligt betalningsdag. Prestationer som betalats till en inkomsttagare på samma betalningsdag kan anmälas på samma anmälan. Det är inte möjligt att anmäla prestationer som betalas på olika dagar med samma anmälan.

Om till exempel löneutbetalningen för semestertiden sker automatiskt, kan anmälan göras i förväg?

Ja, det kan du. En anmälan kan ges 45 dagar innan betalningsdagen, till exempel direkt från lönekörningen före betalningsdagen.

Om skattefria ersättningar (dagtraktamenten, kilometerersättningar) betalas dagligen i ett företag, ska de också anmälas inom 5 kalenderdagar från betalningen eller kan de anmälas till exempel en gång per månad?

Om betalningsdagen är måndag, är den utsatta tiden för anmälan fem dagar efter betalningsdagen, det vill säga på lördag. Ska uppgifterna alltså anmälas på lördag?

Uppgifterna ska efter varje betalningstransaktion anmälas senast den femte kalenderdagen efter betalningsdagen. Följaktligen kan också utbetalda kostnadsersättningar (kilometerersättningar, måltidsersättningar, dagtraktamenten) anmälas inom samma tidsfrist.

Om jag betalar lön på fredag, finns pengarna på inkomsttagarens konto på måndag. Börjar de 5 dagarna räknas från fredag eller från måndag?

Med betalningsdag avses den dag då inkomsten är tillgänglig för inkomsttagaren (i de flesta fall på inkomsttagarens konto), det vill säga i detta fall börjar den utsatta tiden löpa från och med måndag. Följaktligen anges måndag som betalningsdag i den anmälan om löneuppgifter som ska ges till inkomstregistret.

Om betalningsdagen är måndag, är den utsatta tiden för anmälan fem dagar efter betalningsdagen, det vill säga på lördag. Ska uppgifterna alltså anmälas på lördag?

På alla utsatta tider som används i inkomstregistret tillämpas lagen om beräknande av laga tid (150/1930). Om den sista inlämningsdagen är en helgfri lördag eller helgdag enligt 5 § i lagen, förflyttas den sista inlämningsdagen med stöd av denna bestämmelse alltid till följande vardag.

I exempelfallet är måndag betalningsdag, då förfallodagen vore lördag. Enligt lagstiftningen flyttas den utsatta tiden till följande veckas måndag.

Gäller den utsatta tiden på fem dagar också för löner som betalas av hushåll?

När prestationsbetalaren är en fysisk person som inte är införd i arbetsgivarregistret, ska uppgifter om betalda löner och andra prestationer lämnas in månatligen senast på den femte dagen i den kalendermånad som följer efter betalningsmånaden.

Om jag sätter löner i betalning i förskott t.ex. den 15:e, men betalningsdagen är först den 31:a, kan jag göra anmälan redan i förväg?

En anmälan kan göras 45 dagar före betalningsdagen, varför du kan göra anmälan den 15:e. Den 31:a antecknas om betalningsdag i anmälan om löneuppgifter.

Ska också kostnadsersättningar anmälas till inkomstregistret inom en utsatt tid på fem dagar?

Ja. Kostnadsersättningar ska anmälas till inkomstregistret inom 5 kalenderdagar från betalningsdagen. Det rekommenderas att en gränssnittsförbindelse byggs från resefakturasystemet till inkomstregistret.

Om löneförskott betalas, ska det också anmälas inom 5 dagar?

Ja. Uppgiften ska anmälas till inkomstregistret på den femte kalenderdagen från betalningsdagen för löneförskottet.

Förskottsinnehållning ska verkställas på löneförskottet och socialförsäkringsavgifter ska betalas utifrån detta på betalningsdagen för löneförskottet. När förskottsinnehållningen har verkställts och socialförsäkringsavgifterna har betalats, avdras löneförskottet från arbetstagarens bruttolön på den egentliga lönebetalningsdagen. Arbetsgivaren redovisar förskottsinnehållningen och socialförsäkringsavgifterna till de instanser som ansvarar för uppbörden enligt separata tidsfrister.

Vilka påföljder påförs om uppgifter anmäls för sent?

Som påföljdsavgift för en anmälan som ges för sent till inkomstregistret påförs en förseningsavgift enligt lagen om inkomstdatasystemet. De påföljdsavgifter som uppkommer på grund av försummelse av skyldigheten att anmäla beskattningsuppgifter till inkomstregistret utgörs av skatteförhöjning enligt lagen om beskattningsförfarandet beträffande skatter som betalas på eget initiativ (EgenBeskL) och en försummelseavgift för en utomstående uppgiftslämnare enligt lagen om beskattningsförfarande (BFL).

En förseningsavgift påförs efter den åttonde dagen i den följande månaden. Hur fastställs den dagsspecifika förseningsavgiften?

De betalda lönerna anmäls enligt inkomsttagare. Det totala beloppet på den sjukförsäkringsavgift som räknats utifrån lönerna anmäls en gång per månad med arbetsgivarens separata anmälan.

En förseningsavgift påförs utifrån de uppgifter som ska ges för en kalendermånad. En förseningsavgift påförs, om uppgifterna om prestationer som betalats under kalendermånaden lämnas senare än vad de senast ska lämnas i fråga om transaktionerna den sista dagen i den aktuella månaden. En förseningsavgift påförs om en anmälan lämnas in efter den 8:e i den kalendermånad som följer efter betalningsmånaden.

Är den dagliga förseningsavgiften på 3 euro inkomsttagarspecifik?

Nej. En förseningsavgift påförs utifrån de uppgifter som ska ges för en kalendermånad. En förseningsavgift påförs, om uppgifterna om prestationer som betalats under kalendermånaden lämnas senare än vad de senast ska lämnas i fråga om transaktionerna den sista dagen i den aktuella månaden. En förseningsavgift påförs om en anmälan lämnas in efter den 8:e i den kalendermånad som följer efter betalningsmånaden.

Om en ensamföretagare betalar lön till själv varannan månad, ska en anmälan trots detta lämnas in till inkomstregistret varje månad på grund av en telefonförmån?

Ja.

Mötesarvoden betalas två gånger per år, det vill säga att ett mötesarvode för april kan betalas i december. Gäller 45-dagarsregeln för en sådan situation, det vill säga påförs en förseningsavgift?

Betalaren beslutar själv när mötesarvoden betalas. En förutsättning för betalningen är en anmälan till inkomstregistret inom tidsfristen. Det rekommenderas att man anmäler intjäningsperioderna för de betalda prestationerna, vilka flera förmånsbetalare behöver.

En förseningsavgift påförs enbart utifrån uppgifter som en anmälningsskyldig anmäler för sent till inkomstregistret.

En förseningsavgift påförs utifrån de uppgifter som ska ges för en kalendermånad. En förseningsavgift påförs, om uppgifterna om prestationer som betalats under kalendermånaden lämnas senare än vad de senast ska lämnas i fråga om transaktionerna den sista dagen i den aktuella månaden. En förseningsavgift påförs om en anmälan lämnas in efter den 8:e i den kalendermånad som följer efter betalningsmånaden.

Ingen separat förseningsavgift påförs för anmälningar om löneuppgifter och arbetsgivarens separata anmälningar, utan anmälningarna anses utgöra en anmälningshelhet, för vilken en förseningsavgift påförs.
Följaktligen påförs inte någon förseningsavgift i den nämnda situationen, förutom om den betalda prestationen anmäls för sent till inkomstregistret.

När ska skattefri kostnadsersättning anmälas, då samma löneutbetalning inte omfattar eller omfattar skattepliktig inkomst?

Betalda kostnadsersättningar ska anmälas till inkomstregistret med betalningsdagen + 5 dagar-principen. Det finns ingen nedre gräns.
Det spelar inte någon roll om annan inkomst betalas till samma inkomsttagare eller om kostnaderna betalas från samma system som lönerna eller från ett annat system. Trots att inte annan inkomst betalas till en inkomsttagare, ska skattefria resekostnadsersättningar anmälas senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen.

Vad avses med att uppgifterna ska anmälas genast efter betalning?

Uppgifterna ska anmälas till inkomstregistret senast den femte kalenderdagen efter betalningsdagen. Om betalningsdagen är den 15 ska uppgifterna anmälas senast den 20. I samma material kan man endast lämna in anmälningar för samma betalningsdag och löneutbetalningsperiod. Anmälningsskyldigheten uppstår när prestationen betalas, vilket innebär att om man betalar lön fyra gånger i månaden ska även anmälan om löneuppgifter lämnas in fyra gånger under månaden.

Betalaren kan inte anmäla uppgifter till inkomstregistret en gång i månaden om det funnits mer än en betalningsdag under månaden. Eftersom uppgifterna ska anmälas till inkomstregistret enligt betalningsdag kan betalaren inte heller inom fem dagar samla betalda prestationer i samma anmälan och material.

Ska skattefria resekostnadsersättningar anmälas enligt principen betalningsdag + 5 dagar?

Skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas till inkomstregistret. Av skattefria kostnadsersättningar ska kilometerersättningar, dagtraktamenten och måltidsersättningar anmälas. Ersättningar för resekostnader ska anmälas enligt principen betalningsdagen + fem dagar, även om ingen penninglön betalas.

Kan anmälan göras före betalningsdagen, till exempel genast efter lönekörningen?

Uppgifter om betalade prestationer kan även anmälas till inkomstregistret på förhand (exempelvis direkt från lönekörningen), men dock tidigast 45 dagar före betalningsdagen.