Anmälning av information

Vad avses med anmälan? Om det till en löntagare betalas olika löneposter på samma betalningsdag (till exempel ersättning för övertidsarbete och lön för sjuktid), hur många anmälningar ska lämnas in om dessa?

Anmälan avser en inkomsttagares information för en betalningsgång. Om flera olika betalningar har gjorts till en och samma löntagare på samma betalningsgång, ska endast en anmälan lämnas in om dessa. Det kan finnas flera olika inkomstslag på en anmälan.

Vilken nytta får anmälaren av att lämna frivilliga uppgifter, till exempel om mottagarens anställning är fast eller tidsbestämd?

Informationen behövs av dem som betalar ut förmåner, till exempel arbetslöshetskassorna, Utbildningsfonden, lönesubventionen, kommunerna och FPA. Informationen behövs även av arbetarskyddet och Statistikcentralen. För en del informationsanvändare är miniminivåns uppgifter som ska anmälas gällande penninglöner inte tillräckligt noggrann. Genom att lämna kompletterande uppgifter till inkomstregistret säkerställer betalaren att uppgifterna inte efterfrågas på nytt. Om uppgifterna inte anmäls, efterfrågas de vid behov av betalaren, dvs. arbetsgivaren eller bokföringsbyrån.

Kan flera anmälningar lämnas in om en och samma person, om arbetsgivaren har löneinformation i flera olika system?

Ja. Flera anmälningar kan lämnas in om en och samma person för samma löneperiod, och informationen kan anmälas från flera olika system. När "ny" väljs som typ av anmälan, ersätter den inte föregående anmälan, utan båda förblir i kraft. 

Ska olika löneposter anmälas separat eller räknas de samman till en totalsumma?

Penninglöner kan anmälas som en totalsumma (anmälningssätt 1 för penninglöner). De vanligaste löneposterna kan även anmälas separat (anmälningssätt 2 för penninglöner). I detta fall behöver de inte räknas samman. Vissa prestationer ska dock alltid specificeras, till exempel naturaförmåner och kostnadsersättningar. Informationen på inkomsttagarens anmälan om löneuppgifter skapas på ettdera sättet:

  • Löner enligt anmälningssätt 1 eller
  • löner enligt anmälningssätt 2 och
  • inkomstposter som anmäls separat

Anmälningssätt 1 och anmälningssätt 2 kan inte användas samtidigt i samma anmälan, men betalaren kan använda olika anmälningssätt i olika anmälningar. Rekommendationen är dock att penninglöner ska anmälas specificerat enligt anmälningssätt 2, då alla som använder informationen i inkomstregistret kan utnyttja den information som registret innehåller.

Om löneutbetalaren också betalar förmåner eller pensioner, hur ska dessa anmälas 2019? Kan de anmälas på samma gång med lönerna, eller ska en årsanmälan lämnas in om dem?

För pensioner och andra sociala förmåner finns ett eget dataflöde, och de kan inte kombineras med anmälningar eller annat material om löner och andra arbets-givarprestationer. För pensioner och andra sociala förmåner som betalats ut under 2019 lämnas fortfarande en årsanmälan och förskottsinnehållningar som verkställts på dem anmälas med skattedeklaration om skatter som betalas på eget initiativ. Från och med början av 2020 överförs pensioner och andra förmåner till inkomstregistret.

Om löneutbetalaren dock betalar till exempel kompletterande dagpenning till arbetsgivarens sjukkassa eller pension till en tidigare anställd, ska även denna information anmälas med löneanmälan för inkomsttagare 2019, på motsvarande sätt som den nu anmäls med årsanmälan om arbetsgivarprestationer som lämnas in till Skatteförvaltningen.

Har det någon betydelse om inkomsten intjänats i huvud- eller bisyssla?

Specificeringen av inkomster från huvud- och bisyssla slopas i och med inkomstregistret.

Ska medlemsavgifter till arbetsmarknadsorganisationer som debiterats arbetstagaren också anmälas till inkomstregistret?

Till inkomstregistret anmäls inte medlemsavgifter som betalats till arbetsmarknadsorganisationer eller arbetslöshetskassor och som debiterats arbetstagaren, utan medlemsavgifterna anmäls också i fortsättningen med den separata årsanmälan för skatt till Skatteförvaltningen.

Hur anmäls arvoden till inkomstregistret?

Arvoden kan anmälas med inkomstslaget 101 "lön totalsumma” (snävare anmälningssätt 1) eller mer specificerat enligt inkomstslag (anmälningssätt 2). Det rekommenderas att arvodena anmäls enligt hur inkomsten har betalats. Om den betalda prestationen är exempelvis ett mötesarvode eller ett arvode som betalas för medlemskap i ett förvaltningsorgan, ska dessa arvoden anmälas som separata inkomstslag i inkomstregistret.

Ska löneuppgifterna anmälas betalningsspecifikt?

Ja. Inkomstregistret är en uppdaterad och centraliserad databas, och uppgifterna för detta anmäls endast en gång i samband med löneutbetalningen.

Kan uppgifter anmälas utan kundnummer till inkomstregistret?

Uppgifter kan också anmälas utan kundnummer till inkomstregistret, om betalaren eller inkomsttagaren inte har det aktuella numret, till exempel ett FO-nummer, personnummer, skatteregisternummer eller ett utländskt personnummer. I detta fall lämnas tilläggsuppgifter om betalaren eller inkomsttagaren, till exempel födelsedatum och basuppgifter (namn och adress).

Prestationsbetalaren handlar i strid med skyldigheterna enligt lagen om inkomstdatasystemet i det fall att uppgifterna uppges utan kundnummer, även om betalaren eller inkomsttagaren har ett sådant.

Hur anmäls prestationer som betalats i någon annan valuta än euro till inkomstregistret?

Det betalda beloppet ska uppges i euro till inkomstregistret, även om betalningen har gjorts i någon annan valuta. Om betalningen har gjorts i någon annan valuta, ska den konverteras till euro med hjälp av Europeiska centralbankens gällande referenskurs på betalningsdagen. Det inkomstbelopp som konverterats enligt referenskursen den dag då betalningen anmäls till inkomstregistret ska användas, om betalningen görs före förfallodagen i samband med till exempel en lönekörning.

Hur anmäls retroaktiva prestationer eller annan retroaktiv information?

Exempel 1: Erfarenhetstillägg betalas retroaktivt för två år Exempel 2: Hela lönen betalas retroaktivt Exempel 3: Frånvaro utan lön anmäls 2 månader i efterhand

1:

  • Betalningsdag: den dag då prestationen betalas, t.ex. 30.5
  • Löneperiod: den löneperiod under vilken inkomsten betalas, t.ex. 1.5–31.5
  • Inkomstslag: 101 (Lön totalsumma) eller 216 (Annat betalt tillägg)
  • Intjäningsperiod: 1.1.2019–30.12.2021 (intjäningsperioden är en frivillig uppgift för att ange under vilken period inkomsten har influtit)

2: Om anställningsförhållandet börjar 20.1 och andelen för januari betalas 15.2:

  • Betalningsdag: 15.2
  • Löneperiod: 1.2–28.2
  • Inkomstslag: 101 (Lön totalsumma)
  • Intjäningsperiod: 20.1–30.1

3:

  • Betalningsdag eller annan anmälningsdag: 15.4
  • Period för frånvaro utan lön: 1.1–28.2
  • Orsak till frånvaro: 1 (Sjukdom)

Är det möjligt att betala löneförskott efter årsskiftet?

Ja, men det betalda löneförskottet ska anmälas till inkomstregistret senast inom fem kalenderdagar efter betalningen. På löneförskottet ska förskottsinnehållning verkställas och socialförsäkringsavgifter betalas på betalningsdagen för löneförskottet. När förskottsinnehållningen har verkställts och socialförsäkringsavgifterna har betalats, avdras löneförskottet från arbetstagarens bruttolön på den egentliga lönebetalningsdagen. Ett löneförskott som anmälts får inte anmälas på nytt på den egentliga lönebetalningsdagen.