Ställföreträdande betalare: vanliga frågor

Vad avses med ställföreträdande betalare?

En ställföreträdande betalare är en borgensman, en borgenär eller en annan betalare som betalar en lönefordran i prestationsbetalarens ställe. T.ex. ett konkursbo kan vara en ställföreträdande betalare.

När en kommun verkar som ställföreträdande betalare (personlig assistans av en person med grav funktionsnedsättning), ska till exempel arbetsgivarprestationer för tillfället anmälas med den ställföreträdande betalarens FO-nummer, men till pensionsbolaget, försäkringsbolaget och Sysselsättningsfonden anmäls beloppen också enligt arbetsgivare. Hur anmäls uppgifterna till inkomstregistret?

Det förfarande som tidigare använts i årsanmälningarna till Skatteförvaltningen används inte längre av kommunerna. Tidigare har en kommun kunnat ansöka om ett separat FO-nummer, med vilket den anmält uppgifter som ställföreträdande betalare.

En anmälan ska ges till inkomstregistret med den ställföreträdande betalarens ”rätta” FO-nummer senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen. I anmälan anges också uppgifterna om den egentliga arbetsgivaren.

Den egentliga arbetsgivaren ska därtill ge uppgifter om de löner som den ställföreträdande betalaren betalat och för vilka arbetsgivaren är skyldig att betala socialförsäkringsavgifter. Uppgifterna ska lämnas senast på den femte kalenderdagen i följande månad. Därtill ska den egentliga arbetsgivaren ge arbetsgivarens separata anmälan.

Anmälan av den egentliga arbetsgivaren kan ges också av en annan aktör, såsom av en ställföreträdande betalare, om detta överenskommits separat mellan den ställföreträdande betalaren och den egentliga arbetsgivaren. Ansvaret för anmälningen av uppgifterna innehas också i så fall av den egentliga arbetsgivaren. Den ställföreträdande betalaren ska ha en fullmakt att sköta ärenden för den egentliga arbetsgivarens räkning.

Hur ska en kommun anmäla uppgifterna när den är ombud och ställföreträdande betalare för en person med grav funktionsnedsättning?

En kommun som är ställföreträdande betalare anmäler uppgifterna om prestationer som betalats till assistenter till inkomstregistret. Kommunen ska anmäla uppgifterna i anmälan om löneuppgifter med kommunens FO-nummer senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen. En kommun som är ställföreträdande betalare anmäler de prestationer som den betalat genom att använda inkomstslag för anmälan om löneuppgifter (ställföreträdande betalare har tillgång till alla andra inkomstslag i inkomstregistret utom så kallade informationsinkomstslag för arbetsgivare, kodvärde 321–325).

Om kommunen lämnar in anmälningarna om löneuppgifter och arbetsgivarens separata anmälan för den egentliga arbetsgivarens räkning (som arbetsgivarens befullmäktigade ombud) ska kommunen lämna in anmälningarna enligt löneutbetalningsmånad senast den femte dagen i kalendermånad som följer på betalningsmånaden.

I anmälan om löneuppgifter använder kommunen inkomstslag för den egentliga arbetsgivaren (kodvärde 321–325) i situationer där kommunen är ställföreträdande betalare. Om den egentliga arbetsgivaren dessutom själv har betalat prestationer till inkomsttagaren ska även de anmälas utöver de prestationer som betalats av den ställföreträdande betalaren. Då gäller det dock att notera att tidsfristen för anmälan om de prestationer som den egentliga arbetsgivaren betalat i regel är fem kalenderdagar från betalningsdagen. För anmälan om dessa inkomster används så kallade normala inkomstslag.

Hur anmäls skattefria kostnadsersättningar som betalats av en ställföreträdande betalare till inkomstregistret? 

Den ställföreträdande betalaren har tillgång till alla andra inkomstslag i inkomstregistret utom de så kalla informationsinkomstslagen för egentliga arbetsgivare, kodvärde 321–325. Således anmäler ställföreträdande betalare betalda skattefria kilometerersättningar och dagtraktamenten med inkomstslagen 311 Kilometerersättning (skattefri) och 331 Dagtraktamente.

Den egentliga arbetsgivaren anmäler endast sina betalda kostnadsersättningar och löner som den ställföreträdande betalaren betalat i anmälan om löneuppgifter separat för varje inkomsttagare. Kostnadsersättningar som betalats av ställföreträdande betalare anmäls inte med den egentliga arbetsgivarens inkomstslag (kodvärde 321–325), eftersom skattefria kostnadsersättningar inte omfattas av socialförsäkringsavgifter.

När ska den egentliga arbetsgivaren lämna in anmälan till inkomstregistret om lönen betalas av en ställföreträdande betalare?

Den egentliga arbetsgivaren ska dock göra anmälan om löneuppgifter och arbetsgivarens separata anmälan samt arbetsgivarens separata anmälan enligt löneutbetalningsperiod till inkomstregistret senast den femte kalenderdagen i månaden som följer efter betalningsmånaden. Om den egentliga arbetsgivaren själv har betalat prestationer till inkomsttagaren ska även de anmälas utöver de prestationer som betalats av den ställföreträdande betalaren. Då gäller det dock att notera att tidsfristen för anmälan om de prestationer som den egentliga arbetsgivaren betalat i regel är fem kalenderdagar från betalningsdagen.

Ska den egentliga arbetsgivaren göra en egen anmälan om den ställföreträdande betalaren betalar arbetsersättning eller kostnadsersättning till inkomsttagaren?

Den egentliga arbetsgivaren gör anmälan om löneuppgifter löner och arbetsinkomster som den ställföreträdande betalaren betalat och som utgör grunden för socialförsäkringsavgifter. Den egentliga arbetsgivaren ska utöver anmälan om löneuppgifter på basis av löner och kostnader som betalats av den ställföreträdande betalaren eller den egentliga arbetsgivaren dessutom göra arbetsgivarens separata anmälan.

Om den egentliga arbetsgivaren är regelbunden arbetsgivare ska arbetsgivarens separata anmälan alltid göras. Om den egentliga arbetsgivaren är tillfällig arbetsgivare och inte själv betalar löner behöver arbetsgivarens separata anmälan inte göras i en situation där den ställföreträdande betalaren endast betalar arbetsersättning. En tillfällig och regelbunden arbetsgivare ska dock göra arbetsgivarens separata anmälan till inkomstregistret om den ställföreträdande betalaren har betalat kostnadsersättningar. Då anmäls 0 euro som belopp av sjukförsäkringsavgiften.