Anställningsuppgifter: vanliga frågor

Ska uppgifterna om ett anställningsförhållande anmälas varje gång eller sparas dem på något sätt i "minnet"?

Uppgifterna om ett anställningsförhållande är anmälansspecifika uppgifter och sparas därmed inte i minnet. Uppgifterna om ett anställningsförhållande ska anmälas med varje anmälan. Det är viktigt att alltid anmäla dessa uppgifter på samma sätt, om uppgifterna inte har ändrats. Man ska även korrigera alla fel i anmälningarna. Användare jämför uppgifter om ett anställningsförhållande som lämnats med olika anmälningar och tolkar anställningsförhållanden som anmälts för samma perioder som samma anställningsförhållanden.

En kommande förändring av en uppgift om ett anställningsförhållande (t.ex. förlängning av ett tidsbestämt anställningsförhållande) ska anmälas till inkomstregistret utan dröjsmål så fort som man får veta om förändringen. Då behöver man inte göra några ändringar retroaktivt. På motsvarande sätt kan t.ex. förändringar av yrke eller kollektivavtal anmälas i samband med följande lönebetalning efter förändringen.

Slår inte informationsanvändarna ihop konsekutiva anställningsförhållanden? Vad anmäls i så fall som startdatum för anställningsförhållandet?

Informationsanvändarna slår samman eventuella konsekutiva anställningsförhållanden. I så fall är startdatumet för anställningsförhållanden den dag som överenskommits i tjänste- eller kollektivavtalet.

Under samma betalningsdag betalas till inkomsttagaren lön för två kortvariga anställningsförhållanden. Hur anmäls löneuppgifter och uppgifter om anställningsförhållandet för Keva?

Uppgifterna kan sannolikt anmälas med samma anmälan om löneuppgifter på så sätt att olika giltighetstider anmäls för separata anställningsförhållanden (detta är ännu öppet). I OffPL är förutsättningen i så fall att grunden för registreringen av giltigheten är den samma. Därtill ska betalarens underorganisationer vara den samma, eftersom samma material kan omfatta enbart en underorganisation hos Keva.

Om grunderna för registreringarna är olika, ska separata anmälningar om löneuppgifter ges för anställningsförhållandena. Förvärven anmäls i så fall enligt grunden för registreringen, specificerade med separata anmälningar om löneuppgifter.

Senare kommer anvisningar om anmälning till inkomstregistret av anställningsförhållande- och frånvarouppgifter vad gäller personer som kallas in till arbete efter behov eller som på återkommande sätt arbetar med korta anställningsförhållanden.

Anmälningarna är pensionsskyddsspecifika. Början av det pensionsarrangemangsnummer som anmälts redogör för vilket pensionsskydd inkomsttagaren omfattas av. Om en inkomsttagare har anställningsförhållanden som omfattas av olika pensionsskydd, ska uppgifter om dessa anmälas med olika anmälningar om löneuppgifter.
Också tidigare har anställningsförhållanden som omfattas av olika pensionsskydd anmälts med olika anmälningar och olika arbetsgivarkoder.

Kan jag anmäla uppgifter om anställningsförhållanden när jag betalar prestationer till företag?

Uppgifter om anställningsförhållanden är avsedda för prestationer som betalas till fysiska personer. Om betalaren till exempel anger födelsetid, förnamn och efternamn samt en del uppgifter om anställningsförhållande för ett aktiebolag eller ett annat samfund anger betalaren felaktiga uppgifter till inkomstregistret. Detta orsakar onödiga utredningar, och informationsanvändarna blir tvungna att be om ytterligare information av betalaren.  

Enligt tillämpningsanvisningen för datainnehållet i anmälan om löneuppgifter får fältet Avlöningsform värdet "Timlön", om lönen baserar sig på utförda timmar och timpris.
Är avlöningsformen timlön även om lönebetalningen baserar sig på antalet arbetstimmar och månadslön, utifrån vilken timpriset har beräknats?

Avlöningsformen beskriver grunden för inkomsttagarens lön. Lönen kan basera sig på månads-, tim- eller ackordslön. Som avlöningsform anmäls avtalad avlöningsform enligt arbetsavtal eller handling om tillsättande av tjänsten.
I inkomstregistret är avlöningsformerna:
Månadslön – Lönen baserar sig på månadslön.
Timlön – Lönen baserar sig på timpris enligt utförda arbetstimmar.
Ackordslön – betalas på basis av utförande av en på förhand avtalad arbetshelhet.

Som avlöningsform kan man välja flera alternativ om den anmälda lönen består av olika avlöningsformer.
I den situation som beskrivs i frågan har betalaren månadslön utifrån vilken timlönen har beräknats. Då kan man som avlöningsform använda månadslön. Om en inkomsttagare har både månads- och timbaserad avlöning kan uppgifterna om respektive avlöningsform anmälas separat.

I vilken situation anmäls uppgiften "I anställningsförhållande: Ja" och i vilken situation "I anställningsförhållande: Nej”?

En anställning är ett juridiskt förhållande mellan en arbetsgivare och en arbetstagare. Enligt löneadministrationens terminologi är både arbets- och tjänsteförhållanden anställningsförhållanden. I pensionslagen för den offentliga sektorn (OffPL) är definitionen av anställningsförhållande mer omfattande: Anställningsförhållanden enligt OffPL är förutom arbets- och tjänsteförhållanden även uppdrag, förtroendeuppdrag samt avtal med närstående- och familjevårdare. Som anställningsförhållande anmäls till inkomstregistret även sådana otypiska eller kortvariga arbetsförhållanden som eventuellt saknar skriftligt arbetsavtal, till exempel anställning av barnvårdare eller reparatör.

I anställningsförhållande: ja/nej. Om man väljer Ja underrättas informationsanvändaren om att inkomsttagaren är anställd i en organisation för vilken arbetet har utförts. Uppgiften Nej väljs om man till inkomsttagaren betalar prestationer för löneutbetalningsperioden som baserar sig på annat avtal än anställningsförhållande. Med uppgiften nej anmäler alltså betalaren att inkomsttagaren inte står i anställningsförhållande till betalarens organisation.

I vilken situation ska man anmäla kollektivavtal som tillämpas på anställningen?  

Kollektivavtal är ett avtal som en eller flera arbetsgivare eller registrerade arbetsgivarföreningar ingår med en eller flera registrerade arbetstagarföreningar om de villkor som ska iakttas i anställningsförhållanden.

Koderna för tillämpliga kollektivavtal som tillämpas i inkomstregistret baserar sig på social- och hälsovårdsministeriets register över allmänt och normalt bindande kollektivavtal. Kollektivavtal är allmänt bindande dvs. riksomfattande när arbetsgivarnas anställda omfattar minst hälften av branschens arbetskraft.

Det tillämpliga kollektivavtalet väljs på värdelistan. Om tillämpligt kollektivavtal inte finns på värdelistan anges kodvärdet 194 Annat kollektivavtal i punkten. Om branschen saknar riksomfattande kollektivavtal väljer man kodvärdet 195 Branschen saknar riksomfattande kollektivavtal.

I vilken situation anmäls Typ av anställningsförhållande? 

Typen av anställningsförhållande beskriver om inkomsttagarens anställningsförhållande är på hel- eller deltid.
Som typ av anställningsförhållande väljs ett bland följande alternativ:

  • Heltid när arbetstagarens arbetstid är den maximala arbetstiden för en heltidsanställd som tillämpas i branschen. I allmänhet fastställs detta i kollektivavtal. Om inget kollektivavtal tillämpas på anställningsförhållandet anses en heltidsanställds maximala arbetstid vara den maximala arbetstiden enligt arbetstidslagen, dvs. 40 timmar i veckan.
  • Deltid när arbetstagarens arbetstid är kortare än den maximala arbetstiden enligt branschens kollektivavtal (maximal arbetstid för heltidsanställd) eller arbetstidslagen (40 timmar i veckan).
  • Uppgiften är inte tillgänglig om uppgiften om heltids- eller deltidsanställning inte är tillgänglig.

I vilken situation anmäls Anställningsförhållandets längd?

Anställningsförhållandets längd beskriver om inkomsttagarens anställningsförhållande gäller tills vidare eller för viss tid.
Som anställningsförhållandets längd väljs någotdera av följande alternativ:

  • Tills vidare om slutdatumet för anställningsförhållandet inte har avtalats i arbetsavtalet eller handlingen om tillsättande av tjänsten
  • Viss tid om slutdatumet har avtalats i arbetsavtalet eller handlingen om tillsättande av tjänsten. Som anställningsförhållandets längd anmäls viss tid också om anställningsförhållandet pågår tills en viss arbetsuppgift är utförd.

I vilken situation anmäls Procentuell deltid?

Deltidsarbete är arbete där arbetstagarens arbetstid är kortare än den ordinarie arbetstiden för en motsvarande arbetstagare. Procentuell deltid är arbetstiden för en person jämfört med den maximala arbetstiden inom branschen. Deltidsarbete kan bero på till exempel arbetsavtalets natur, permittering, partiell vårdledighet eller deltidspension.

Som procentuell deltid anmäls den arbetstid om vilken avtalats i arbetsavtalet eller handlingen om tillsättandet av tjänsten. Om inkomsttagarens anställning är på deltid anges den procentuella andel under vilken arbetstagaren arbetar jämfört med den ordinarie arbetstid för en heltidsanställd som tillämpas inom branschen, exempelvis 75 % eller 50 %.

I vilken situation anmäls Ordinarie avtalad veckoarbetstid? 

För regelbunden veckoarbetstid anmäls det antal timmar om vilka avtalats i arbetsavtalet eller handlingen om tillsättandet av tjänsten och som inkomsttagaren arbetar varje vecka. När veckoarbetstiden varierar ska ingenting anmälas i denna punkt.
Inkomsttagarens ordinarie veckoarbetstid kan variera enligt det kollektivavtal eller tjänstekollektivavtal som tillämpas. Den kan till exempel ordnas enligt en viss längd under en period på högst 52 veckor.

I vilken situation anmäls Avlöningsform? 

Avlöningsformen beskriver grunden för inkomsttagarens lön. Lönen kan basera sig på månadslön, timlön eller ackordslön. Samma anställningsförhållande kan ha flera avlöningsformer. Som avlöningsform anmäls avtalad avlöningsform enligt arbetsavtal eller handling om tillsättande av tjänsten.
Som avlöningsform väljs ett eller flera av följande alternativ:

  • Månadslön när lönen baserar sig på månadslön.
  • Timlön när lönen baserar sig på timpris enligt utförda arbetstimmar.
  • Ackordslön när lönen betalas på basis av utförande av en på förhand avtalad arbetshelhet. Ackordslön väljs också när det i lönen ingår provisionslön eller annan prestationsbaserad lön.

I vilken situation anmäls Anställningsförhållandets giltighet? 

Med anställningsförhållandets giltighet avses tiden från anställningsförhållandets startdatum till dess slutdatum. Giltigheten kan anmälas för arbets- eller tjänsteförhållande och övriga anställningsformer enligt OffPL (uppdrag, förtroendeuppdrag och -uppgifter samt närståendevårdar- och familjevårdaravtal). Inkomstregistrets informationsanvändare utreder med hjälp av denna uppgift till exempel inkomsttagarens rätt till förmåner. Om anställningsförhållandets giltighet har anmälts till inkomstregistret begärs informationen inte efteråt separat av betalaren.

När det gäller anställningsförhållanden som försäkrats enligt OffPL och Finlands Banks anställningsförhållanden är det obligatoriskt att anmäla anställningsförhållandets giltighet. I övriga fall är anställningsförhållandets giltighet en kompletterande uppgift.

I vilken situation anmäls Orsak till avslutande av anställningsförhållande?

Om inkomsttagarens anställningsförhållande håller på att avslutas eller har avslutats anmäls orsak till avslutande av anställningsförhållande. Orsak till avslutande av anställningsförhållande anmäls med koder.

Kevas koder är pensionsskyddsspecifika koder med en orsakskod för avslutande per respektive pensionsskydd. Koderna för de olika pensionsskydden finns på Kevas webbplats (keva.fi).
Finlands Banks koder administreras av Finlands Bank
Inkomstregistrets koder administreras av inkomstregistret Denna koduppsättning är tillgänglig för alla betalare.

I vilken situation anmäls anställningsförhållandets startdatum?

Som anställningsförhållandets startdatum anges startdatumet för ett anställningsförhållande utan avbrott. Startdatumet ändras inte om till exempel en anställning för viss tid förlängs. Anställningsförhållandet anmäls inte som utan avbrott om arbetsgivaren till exempel fusioneras eller pensionsskyddet byts. Anställningsförhållandet anses fortsätta utan avbrott om inga ens en dag långa avbrott förekommer. Om anställningsförhållandet fortsätter utan avbrott anmäls samma startdatumför anställningsförhållandet i alla anmälningar om löneuppgifter för inkomsttagaren.

I vilken situation anmäls anställningsförhållandets slutdatum? 

Anställningsförhållandets slutdatum anges om anställningsförhållandet gäller för viss tid. Slutdatumet anmäls genast när prestationsbetalaren fått kännedom om det. Om slutdatumet för ett anställningsförhållande för viss tid är känt redan i början av anställningsförhållandet anges slutdatumet när uppgifterna om anställningsförhållandet anmäls för första gången. Som anställningsförhållande för viss tid betraktas också ett anställningsförhållande som upphör avtalsenligt när en viss uppgift har utförts. Då anges slutdatumet för anställningsförhållandet genast när det blir känt.

Anställningsförhållandets slutdatum anges också när slutdatumet för ett anställningsförhållande som gäller tills vidare är känt eller om anställningsförhållandet har upphört.

Om orsaken till avslutande av anställningsförhållandet har anmälts ska slutdatumet alltid anmälas.

Vilka orsaker kan man anmäla för att ett anställningsförhållande upphör om man använder inkomstregistrets koduppsättning?

Om man använder inkomstregistrets koder väljer man någon av följande orsaker:

  • Uppsägning på arbetstagarens eget initiativ.
  • Annan orsak om man inte hittar ett lämpligt alternativ bland koderna. Annan orsak kan vara att arbetstagaren avlidit.
  • Personlig orsak när arbetstagaren genom sitt förfarande orsakat avslutandet av anställningsförhållandet. Exempel på detta är att försumma arbetsuppgifter eller arbeta i berusat tillstånd.
  • Produktionsorsaker och ekonomiska orsaker när anställningsförhållandet avslutas på grund av dessa orsaker.
  • Gemensam överenskommelse om avslutande av anställningsförhållandet när arbetsgivaren och arbetstagaren tillsammans avtalar om avslutande av anställningsförhållandet och dess villkor.
  • Pensionering när anställningen avslutas till följd av ålderspension. Då är det bra att också anmäla inkomstslagens intjäningsperioder.
  • Avslutande av tidsbundet anställningsförhållande när man avtalat om ett slutdatum för anställningsförhållandet i arbetsavtalet eller handlingen om tillsättandet av tjänsten.

Som orsak till avslutandet av anställningsförhållandet anges avslutande av tidsbundet anställningsförhållande även när anställningsförhållandet begränsats till att pågå tills en viss arbetsuppgift utförts, till exempel när arbetena på en byggarbetsplats är klara.

I vilken situation anmäls Registreringsgrund?  

Med hjälp av uppgiften Registreringsgrund av anställningsförhållande kan man t.ex. specificera typ av anställningsförhållande eller yrkesklass. Uppgiften är avsedd för Kevas kunder och Finlands Bank. Om det är fråga om ett anställningsförhållande som försäkrats enligt OffPL eller ett anställningsförhållande på Finlands Bank, är registreringsgrunden en obligatorisk uppgift.

Enligt OffPL kan man för försäkrade anställningsförhållanden anmäla flera inkomster och andra inkomster för inkomsttagaren med en anmälan om löneuppgifter (dvs. olika giltighetstider) endast om registreringsgrunden av anställningsförhållandena är den samma. I övrigt ska separata anmälningar om löneuppgifter göras.

Registreringsgrunden anmäls med den valda koduppsättningen.
Kevas koder finns på Kevas webbplats (keva.fi). Koduppsättningen Registreringsgrund har före inkomstregistret haft benämningen Koduppsättning för slag av anställningsförhållande. Registreringsgrunden av anställningsförhållande påverkar beräkningen av pensionen.

Hur korrigeras uppgifter om anställningsförhållandet?

Uppgifter om anställningsförhållanden som anmälts till inkomstregistret korrigeras i enlighet med den allmänna principen för inkomstregistret med ersättande anmälan. Detta innebär att man i den ersättande anmälan utöver de korrigerade uppgifterna även ska ange alla korrekta uppgifter i den ursprungliga anmälan.

Om man upptäcker ett fel i uppgifter om anställningsförhållande som anmälts till inkomstregistret ska prestationsbetalaren utan dröjsmål korrigera uppgifterna. När uppgifter korrigeras retroaktivt ska betalaren korrigera felaktiga uppgifter i varje anmälan där de förekommer. När man hunnit anmäla uppgifter om anställningsförhållande till inkomstregistret men inkomsttagaren inte påbörjar arbetet ska uppgifterna makuleras så snabbt som möjligt efter att anmälaren fått kännedom om dem.

Sådana ändringar av uppgifter om anställningsförhållanden som hänför sig till tiden efter löneutbetalningsperioden ska omedelbart anmälas till inkomstregistret när ändringen blir känd. En sådan ändring är till exempel förlängning av anställningsförhållande för viss tid. Då behöver ändringar inte göras i tidigare anmälningar.

Ska man som orsakskod för avslutande av anställningsförhållande anmäla 6 Pensionering även när en person till exempel går i invalidpension eller endast när arbetstagaren går i ålderspension?

Orsakskoden för avslutande av anställningsförhållande 6 Pensionering kan också anges för andra arbetstagare än sådana som går i ålderspension. Orsakskoden kan användas till exempel när en arbetstagare går i invalidpension eller förtidspension.

De arbetsgivare som omfattas av pensionslagen för den offentliga sektorn (OffPL) och Finlands Bank ska i sina anmälningar för pensionsförsäkrarnas behov använda egna pensionsskyddspecifika koder för orsakerna för avslutandet av ett anställningsförhållande. Orsaken till avslutande är en obligatorisk uppgift om slutdatum har angetts för anställningsförhållandet och det är fråga om ett anställningsförhållande som försäkrats enligt OffPL eller Finlands Banks anställningsförhållande.

Värdena enligt inkomstregistrets koder överförs inte till OffPL-försäkrare eller Finlands Bank. Det rekommenderas att dessa arbetsgivare dock även anmäler värdena enligt inkomstregistrets koder så att övriga informationsanvändare kan använda dem.

När en inkomsttagare inom samma koncern övergår från ett juridiskt företag till ett annat utan att anställningsförhållandet avbryts, till exempel från moderbolaget till ett dotterbolag, avslutar löneräkningen anställningen i moderbolaget och påbörjar den i dotterbolaget. Ska avslutande av anställningsförhållandet i moderbolaget anmälas med orsakskoden 2 Annan orsak?

När arbetsgivaren byts (från moderbolaget till dotterbolaget) anmäls anställningsförhållandet inte som fortlöpande. I detta fall väljer man som orsak till avslutande av anställningsförhållandet 2 Annan orsak för moderbolaget. Koden kan användas i situationer där man inte hittar någon annan lämplig orsak till varför anställningsförhållandet avslutas bland koderna.

En arbetstagare flyttar från ett verksamhetsställe till ett annat att arbetsgivaren byts. Kan man som orsakskod för avslutande av anställningsförhållande ange 2 Annan orsak även när anställningsförhållandet de facto inte avslutas?

I detta avslutas arbetstagarens anställning inte och arbetsgivaren förblir den samma, eftersom endast arbetstagarens fysiska arbetsplats byts. Därför anger man inte att anställningsförhållandet har avslutats, utan den nya löneräkningen sköter löneutbetalningen till inkomsttagaren enligt uppgifterna om det ursprungliga anställningsförhållandet.

Datumet för och orsaken till avslutandet av anställningsförhållandet är nödvändiga uppgifter för vissa informationsanvändare. Uppgifterna används till exempel vid beviljande av lagstadgade förmåner och debitering av klientavgifter. Om arbetsgivaren anmäler kompletterande uppgifter med utbetalda löner behöver den inte anmäla uppgifterna flera gånger till olika instanser.

Hur väljer man kollektivavtal som ska anmälas om flera kollektivavtal tillämpas samtidigt?

Om flera kollektivavtal tillämpas under samma period anmäler man kollektivavtalet för det huvudsakliga arbetet. Huvudsakligt arbete är det arbete som inkomsttagaren ägnar mest tid åt. 

Vad avses med anställningsförhållandets startdatum? Vår koncern har flera företag och inkomsttagaren byter arbetsplats till ett annat koncernföretag.

Som anställningsförhållandets startdatum anges startdatumet för ett anställningsförhållande utan avbrott.
I exemplet byts inkomsttagarens anställning när arbetsplatsen byts till ett annat koncernföretag. Som anställningsförhållandets startdatum anmäls detta anställningsförhållandes startdatum, alltså inte den dag då inkomsttagaren började inom koncernen.