Allmänt om inkomstregistret

Vad är inkomstregistret?

Inkomstregistret är en nationell elektronisk databas. Det innehåller omfattande information om löner, pensioner och förmåner på individnivå. Informationsproducenterna meddelar uppgifter om förvärvsinkomster till inkomstregistret i realtid och per betalning.

Vilka är inkomstregistrets användare?

Producenter av löneuppgifter
Från och med år 2019 utgörs producenterna av löneuppgifter alla arbetsgivare, föreningar, stiftelser, hushållsarbetsgivare, bostadsaktiebolag och andra aktörer med en skyldighet att anmäla löneuppgifter till dem som använder inkomstregistrets information.

Informationen till inkomstregistret produceras av antingen informationsproducenten själv eller av parter som denne befullmäktigat, exempelvis bokföringsbyråer eller andra partner till vilka ekonomiförvaltningen lagts ut.

Producenter av förmåns- och pensionsinformation
Från och med 2020 är producenter av förmåns- och pensionsinformation bl.a.:

  • Arbetspensionsförsäkrare
  • Pensionskassor och -stiftelser
  • FPA
  • Arbetslöshetskassorna
  • Skadeförsäkringsbolagen
  • Livförsäkringsbolagen
  • Utbildningsfonden
  • ANM:s förvaltningsområde (inkl. uppgifter som övergår på landskapen
  • Försäkringscentralen (Trafikförsäkringscentralen, Patientförsäkringscentralen och Läkemedelsskadeförsäkringspoolen
  • Försäkringskassorna
  • Statskontoret
  • LPA (Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt)
  • Landskapet Åland och kommunerna på Åland
  • Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet
  • Försvarsmakten
  • en del av kommunerna

Användare av löneinformation
I det första skedet, dvs. från och med år 2019:

Skatteförvaltningen
FPA
Arbetslöshetsförsäkringsfonden (TVR)
Arbetspensionsanstalterna och PSC
Användare av löne-, förmåns- och pensionsinformation


I det andra skedet, dvs. från och med år 2020, medverkar utöver användarna i det första skedet även bl.a.

Statistikcentralen
Utbildningsfonden
skadeförsäkringsbolagen
arbetslöshetskassorna
ANM:s förvaltningsområde
arbetarskyddsmyndigheterna
kommunerna


Inkomsttagare: En inkomsttagare kan vara en fysisk person eller ett företag, om till exempel arbetsersättning betalas ut. Det är möjligt att titta på egna inkomstuppgifter i inkomstregistret via e-tjänsten. Inkomstregistret ger för första gången inkomsttagaren en helhetsbild i realtid om hans eller hennes löne- och förmånsinformation.

Inkomstregistermyndighet: En enhet hos Skatteförvaltningen vilken ansvarar för inkomstregistrets funktion.

Vilken typ av information innehåller inkomstregistret?

I det första skedet, det vill säga från och med 1.1.2019, anmäls uppgifter om utbetalda löner och andra förvärvsinkomster.

I det andra skedet, från och med år 2020, anmäls också information om utbetalda pensioner och förmåner till inkomstregistret.

Inkomstregistrets datainnehåll definieras i en separat inkomstkoduppsättning. I registrets datainnehåll beaktas behoven hos samtliga aktörer som behöver information från registret. Den som använder informationen har rätt att få information från inkomstregistret endast om användaren har rätt att få informationen med stöd av lagstiftningen.

Hur skyddas personuppgifterna i inkomstregistret?

Uppgifterna i inkomstregistret förvaras och hanteras i en s.k. miljö med förhöjd datasäkerhetsnivå.

När är inkomstregistret klart?

Inkomstregistret och de anknutna tjänsterna tas i drift 1.1.2019. I det första skedet anmäls information om utbetalda löner och andra förvärvsinkomster till registret. I det andra skedet år 2020 anmäls även information om utbetalda pensioner och förmåner till inkomstregistret.

Vem ser mina inkomstuppgifter?

Myndigheterna och övriga informationsanvändare får endast den information från inkomstregistret som de är berättigade till och som de behöver i sin verksamhet. Inkomstregistret medför inga nya rättigheter att få information. En informationsanvändare får information från inkomstregistret endast om användaren har rätt att få informationen med stöd av den lagstiftning som tillämpas på dess verksamhet. Uppgifternas synlighet begränsas med användarrättigheter och användningen av uppgifterna övervakas.

En enskild inkomsttagare ser i inkomstregistret enbart sina egna inkomstuppgifter eller uppgifter som han eller hon befullmäktigats att se.

Vad har arbetsgivare för nytta av inkomstregistret?

Inkomstregistret ersätter årsanmälningarna av löner och samma uppgifter behöver inte anmälas flera gånger.

Hur kan inkomstregistret bidra till bekämpning av grå ekonomi?

När man lämnar in inkomstuppgifterna i realtid, är det enkelt att konstatera eventuella brister i anmälningarna. Dessutom finns uppgifterna tillgängliga till alla de myndigheter som har rätt till uppgifterna.

Vilken nytta har inkomsttagaren av inkomstregistret?

Inkomsttagaren får uppgifter i realtid om de inkomster och förmåner  (fr.o.m. 2020) som betalats ut till honom eller henne. Dessutom får intressentgrupperna uppgifter i realtid, vilket gör förmånshandläggningen snabbare. Inkomsttagaren kan själv skriva ut ett inkomstregisterutdrag t.ex. för sin bank.

Förmåner kommer att inkluderas i inkomstregistret först fr.o.m. 2020. Avskaffas årsanmälningarna av löneuppgifter till olika myndigheter redan 2019?

Löner anmäls till inkomstregistret 2019 och förmåner fr.o.m. 2020. Årsanmälningar av löneuppgifter avskaffas redan under 2019.

Det sägs att inkomstregistret minskar arbetsgivares administrativa börda. Tidigare har lönerna emellertid anmälts endast en gång per år, och nu ska de anmälas varje månad. Hur minskar detta på den administrativa bördan?

De årliga överlappande anmälningarna till de olika intressentgrupperna (anmälningssätt 2) och begäran om tilläggsuppgifter som hänför sig till förmånshandläggningen (intressentgrupperna och arbetstagaren) blir överflödiga när uppgifterna kan fås direkt från inkomstregistret.

Ska man under 2019 ännu använda ett skattekort på papper, eller sköts allt elektroniskt? Förblir direktöverföringsavtalen i kraft?

Inkomstregistret medför inte några ändringar till förfarandena. Vi rekommenderar att man kontaktar Skatteförvaltningen direkt.

Får jag alla uppgifter som jag behöver i beskattningen av inkomstregistermyndigheten, t.ex. vilken inkomst som är skattepliktig?

Nej. Inkomstregistermyndigheten tar inte ställning till beskattningen. I beskattningsärenden ska man kontakta Skatteförvaltningen.

Om jag ansöker om ett ändringsskattekort under 2019, behöver jag ännu en lönespecifikation eller ser tjänstemännen mina inkomstuppgifter i inkomstregistret?

Inkomstregistret kan inte ta ställning till Skatteförvaltningens interna förfaranden. Vi rekommenderar att du kontaktar Skatteförvaltningen. De uppgifter som Skatteförvaltningen har rätt till överlåts från inkomstregistret till Skatteförvaltningen.

Jag har både löne- och pensionsinkomster. Kommer jag att under 2019 se alla mina inkomster i inkomstregistret, eller ser jag endast lönerna?

Endast lönerna. Fr.o.m. 2020 kommer du att se alla dina inkomster i inkomstregistret, dvs. både lönerna och förmånerna.

Hur skaffar jag ett inkomstregisterutdrag?

Det är enkelt att skriva ut ett utdrag när man loggar in på e-tjänsten på webbplatsen inkomstregistret.fi. Man kan även beställa ett inkomstregisterutdrag per telefon. Utdraget skickas då per post.

Hur fastställs förseningsavgiften i inkomstregistret? Hur ansöker man om ändring till förseningsavgiften?

Skatteförvaltningen fastställer förseningsavgiften på basis av uppgifter som erhållits från inkomstregistret. Skatteförvaltningen påför en förseningsavgift, om de obligatoriska uppgifterna om utbetalda prestationer anmäls senare än på den åttonde dagen i den kalendermånad som följer efter betalningsdagen. Ändring söks hos Skatteförvaltningen.

Vad avses med användargränssnitt?

Med ett användargränssnitt avses en e-tjänst som prestationsbetalare eller andra informationsproducenter, informationsanvändare och inkomsttagare kan använda.

Syns enbart skattepliktiga inkomster i inkomstregistret eller kan man se alla inkomster för personen?

De uppgifter som informationsanvändare behöver anmäls till inkomstregistret. Alla prestationer som arbetsgivaren betalat ska anmälas till inkomstregistret, dvs. löner, naturaförmåner och skattefria kostnadsersättningar. Till inkomstregistret anmäls däremot inte t.ex. största delen av kapitalinkomster, såsom räntor eller dividender. Inte heller skattefria personalförmåner ska anmälas. Se närmare information i anvisningen på adressen inkomstregistret.fi.

Används Skatteförvaltningens underredovisningsenheter vid anmälningar till inkomstregistret?

Inkomstregistret använder inte underredovisningsenheter. Betalaren kan emellertid specificera sina inkomsttagare med uppgiften Underorganisation.

Kommer deklaration och betalning av skatter på eget initiativ att ändras?

Inkomstregistret medför i sig inte några ändringar till betalning av skatter. Anmälan ändras däremot från det nuvarande förfarandet. Framöver kommer prestationsbetalaren att anmäla de förskottsinnehållningar och källskatter som uppburits av inkomsttagaren med anmälan om löneuppgifter separat för varje inkomsttagare, och dessa uppgifter lämnas inte längre månatligen med en deklaration av skatter på eget initiativ. Betalaren anmäler totalbeloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift månatligen med arbetsgivarens separata anmälan till inkomstregistret. Anmälan till inkomstregistret ersätter alla uppgifter om arbetsgivarprestationer på deklaration av skatter på eget initiativ (4001r) och alla övriga uppgifter om skatter på eget initiativ på skatteslag 25 (arbetsersättning) och skatteslag 69 (källskatt på royaltyer).

Inkomstregistret medför inte några förändringar på tidsfristerna eller förfaranden för betalningar, så t.ex. för Skatteförvaltningen förblir de nuvarande förfallodagarna fortfarande betalningsdagar för arbetsgivarskyldigheter. Arbetsgivaren redovisar på eget initiativ de förskottsinnehållningar, källskatter och sjukförsäkringsavgifter som hen tagit ut under månaden till Skatteförvaltningen senast under den förfallodag som motsvarar företagets egen skatteperiod, i regel den 12 dagen i påföljande månad.

Betalas förskottsinnehållning på det gamla sättet (på den 12:e i följande månad), trots att anmälan ges redan på den 5:e kalenderdagen efter betalningsdagen?

Ja. Inkomstregistret medför inte ändringar vad gäller tidsfristerna och förfaringssätten för betalning, det vill säga att de nuvarande förfallodagarna förblir oförändrade till exempel vad gäller arbetsgivarförpliktelserna. Arbetsgivaren redovisar de förskottsinnehållningar, källskatter och sjukförsäkringsavgifter som den tagit ut under månaden till Skatteförvaltningen på eget initiativ senast på förfallodagen enligt företagets egen skatteperiod, som i allmänhet är den 12:e i följande månad.

Kan en medborgare ur inkomstregistret granska vem som använt och tittat på hans eller hennes uppgifter?

Inkomstregistret.fi-sidan redogör dock för de uppgifter som kan lämnas ut till en viss informationsanvändare, användningssyftet för utlämnandet av uppgifterna och den lagstiftning som ligger till grund för utlämnandet av uppgifter. En inkomsttagare har rätt till insyn i egna uppgifter.

Ska bokföringsmaterial i fortsättningen förvaras i 10 år, då förvaringsskyldigheten hittills varit 6 år?

Inkomstregistret påverkar inte skyldigheterna att förvara bokföringsmaterial. Det handlar om två olika saker. I inkomstregistret sparas uppgifterna i tio år räknat från början av året efter det år de införts. Detta svarar i regel mot tiden som arbetsgivarna är skyldiga att spara lönebokföringen och den övriga bokföringen. En anmälan till inkomstregistret leder inte till att arbetsgivarens skyldighet att förvara bokföringen eller annat material kan förbises.

Vilket är förfarandet i fortsättningen vad gäller skattekort? Behöver arbetstagarna överlämna uppgifter om ändringar separat eller är uppgifterna tillgängliga från inkomstregistret?

Från inkomstregistret fås inte de förskottsinnehållningsuppgifter utifrån vilka betalaren verkställer förskottsinnehållning utifrån inkomsttagaren lön.

Inkomstregistret möjliggör tillgång till realtida uppgifter, men det kan inte ta ställning till Skatteförvaltningens utvecklingsarbete. Skatteförvaltningen ger information om eventuella ändringar och utveckling av förfarandena på Skatt.fi-sidorna (skatt.fi/ändringar).

Hur har det säkerställts att uppgifter inte hämtas i onödan ur systemet?

Uppgifter ur inkomstregistret får användas för de användningssyften som fastställts i lagstiftningen. I inkomstregistret har noggranna profiler och roller fastställts, med vilka det är möjligt att hämta uppgifter. Dessa avgränsar också rätten att få information för informationsanvändarna. Inkomstdatasystemet följer hur användarna tittar på uppgifter och ingriper vid behov vad gäller missbruk. Uppgifter får inte sökas av ren nyfikenhet.

Hur kan en person som inte har nätbankskoder, till exempel en person med funktionsnedsättning, granska egna uppgifter?

Om personen inte har nätbanskoder, kan han eller hon beställa hem ett inkomstregisterutdrag.

Ersätter inkomstregistret Palkka.fi-tjänsten?

Nej. Inkomstregistret är en elektronisk databas, till vilken de löner och prestationer som prestationsbetalarna betalat anmäls. Betalaren räknar i allmänhet lönen i sitt eget löneberäkningssystem, i vilket den anmälan som ska lämnas in till inkomstregistret bildas. Palkka.fi är ett avgiftsfritt löneberäkningssystem, som automatiskt till inkomstregistret sänder anmälningar om de löner och övriga prestationer vilka fakturerats i tjänsten.

Inkomstregistret delar och överlåter de anmälda uppgifterna till de informationsanvändare som har rätt att få uppgifterna.

Om man använder Palkka.fi-tjänsten för löneutbetalning, överlämnas uppgifterna direkt till inkomstregistret?

Ja, uppgifterna överförs direkt från Palkka.fi till inkomstregistret, om kunden valt automatisk sändning av uppgifter (alternativet Ja har valts vid automatiska anmälningar). Om kunden valt alternativet Nej vid automatiska anmälningar, ska kunden själv sköta sändningen av anmälan. Anmälningar av hushållsarbetsgivare sänds alltid automatiskt.

Sänds uppgifter från Palkka.fi-tjänsten direkt och automatiskt till inkomstregistret?

Om ett hushåll använder Palkka.fi-tjänsten för att betala löner, sänds uppgifterna automatiskt till inkomstregistret efter löneutbetalningen. Ingen separat anmälan behövs i så fall till inkomstregistret. En företagskund ska välja automatiska anmälningar i tjänsten, för att uppgifterna ska sändas automatiskt till inkomstregistret.

Lämnar (period)skattedeklarationer helt bort?

Nej. Skattedeklaration av skatter på eget initiativ lämnar i det första skedet bort vad gäller de uppgifter som anmäls till inkomstregistret med en anmälan om löneuppgifter eller med arbetsgivarens separata anmälan (det vill säga uppgifter om arbetsgivarprestationer såsom betalda löner, förskottsinnehållning, källskatt och sjukförsäkringsavgifter samt förskottsinnehållning på arbetsersättning och källskatt på royalties). 

Faller betalaruppgifter för arbetsgivarens årsanmälan (VSPSVYHT) bort från årsanmälningen?

Sammandragsuppgifter enligt betalare ersätts med anmälningar som ges till inkomstregistret.

Vilka dataflöden ersätter inkomstregistret? Ersätter inkomstregistret alla årsanmälningar som ska ges efter årsskiftet (ArPL, olycksfallsförsäkring, arbetslöshetsförsäkring)?

De uppgifter som överlämnas till inkomstregistret med en anmälan om löneuppgifter ersätter flera av de nuvarande års- och månadsanmälningsdataflödena. Läs mer i anvisningen Anmälning av information till inkomstregistret: obligatoriska och kompletterande uppgifter i anmälan om löneuppgifter.

Ska årsanmälningar för löner för år 2019 göras till de arbetsolycksfallsförsäkringsbolag som får tillgång till uppgifterna i inkomstregistret först år 2020?

Det behövs inte. Det är inte nödvändigt att lämna in någon separat årsanmälan till arbetsolycksfallsförsäkrare. Arbetsolycksfallsförsäkrarna får uppgifter som gäller år 2019 ur inkomstregistret i början av år 2020.

Om lön betalas till en företagare via Palkka.fi-tjänsten, ska uppgifterna anmälas till inkomstregistret?

Ja, de ska anmälas. Om företaget i Palkka.fi-tjänsten valt automatiska anmälningar, sänder tjänsten anmälan automatiskt till inkomstregistret

Kan en person hindra anmälning av uppgifter till inkomstregistret genom att åberopa dataskyddsförordningen?

Nej. En prestationsbetalare har en skyldighet att överlämna uppgifter till inkomstregistret.

Slopas blankett Y17 till FPA?

Behovet av blankett Y17 beror på om man också anmäler kompletterande uppgifter med anmälan om löneuppgifter:
När en arbetsgivare anmäler alla kompletterande uppgifter till inkomstregistret med anmälan av löneuppgifter, minskar behovet av följande anmälningar, ansökningar och blanketter: Ansökningar om SFL-förmåner av arbetsgivare (Y17) och anknutna arbetsinkomster, löneintyg, TT4 Intyg för fastställande av arbetsvillkoret och SV 18 Ansökan om ersättning för semesterkostnader för föräldradagpenningtid.

Hur beställer man till exempel intyg över skatteskulder och utsänd arbetstagare från inkomstregistret?

Inkomstregistret medför inga förändringar i beställningar av handlingar från olika myndigheter. Även framöver beställs till exempel intyg över skatteskulder av Skatteförvaltningen och intyg över utsänd arbetstagare av Pensionsskyddscentralen eller FPA.

Hurdana logguppgifter bildas i inkomstregistret om vem som till exempel tagit del av uppgifter om mig?

Uppgifter i inkomstregistret får endast användas i lagstadgade syften. Inkomstregistret har exakt definierade profiler och roller för sökning av uppgifter och som begränsar informationsanvändarnas rätt till uppgifter. Användningen av uppgifter i inkomstregistersystemet följs upp, och vid behov kan man ingripa i missbruk. Man får inte söka uppgifter av nyfikenhet.
På inkomstregistret.fi beskrivs vilka uppgifter som utlämnas till respektive informationsanvändare, för vilka syften som uppgifter utlämnas och vilka bestämmelser utlämnande baserar sig. Inkomsttagare har rätt att granska sina uppgifter. En logg bildas om användningen av inkomstregistrets e-tjänst.