Arbetsgivare: anmäl frånvaro till inkomstregistret

De frånvarouppgifter som har anmälts till inkomstregistret används till exempel vid beviljandet av olika förmåner och stöd. När uppgifterna finns i inkomstregistret, kan inkomsttagare få snabba beslut med rätt innehåll och arbetsgivare behöver inte i efterhand lämna in några utredningar till olika myndigheter.

Anmäl endast frånvaro för inkomsttagare som står i ett anställningsförhållande dvs. i ett arbetsförhållande. Vi rekommenderar att du även anmäler frånvarouppgifter för inkomsttagare som har en kortvarig anställning, såsom säsongsarbetare. Om en inkomsttagare står i ett uppdragsförhållande, ska frånvaro inte anmälas till inkomstregistret.

Så här utnyttjas de frånvarouppgifter som har anmälts till inkomstregistret

• Arbetslöshetskassorna inhämtar i första hand löneuppgifter från inkomstregistret för medlemmar som ansöker om utkomstskydd. Om uppgifter om oavlönad frånvaro inte har anmälts, betraktas de oavlönade dagarna också som arbetsdagar. Då kan underlåtenheten att anmäla uppgifterna leda till att en arbetslöshetskassa fattar felaktiga beslut.
• När en arbetsgivare anmäler uppgifter om frånvaro via inkomstregistret, kan arbetsgivaren på en och samma anmälan ansöka om dagpenningsförmåner hos FPA. Detta sparar arbetsgivaren tid och möda, eftersom arbetsgivaren i annat fall är tvungen att ansöka om FPA:s dagpenningsförmåner via andra ärendehanteringskanaler. Dessutom kan bristfälliga uppgifter leda till att beloppet på en utbetald förmån är alltför stort eller alltför litet.
• Arbetspensionsförsäkringsbolagen använder inkomstregistrets uppgifter om frånvaro när de bestämmer pensioner och övervakar invalidpensioner, om uppgifterna har anmälts. Om uppgifter saknas kan det fördröja utbetalningen av en pension, eftersom arbetspensionsförsäkringsbolaget är tvunget att begära extra utredningar av arbetsgivaren eller pensionstagaren.
• Olycksfallsförsäkringsbolagen behöver uppgifterna när de fastställer ersättningar för inkomstbortfall (dagpenning, rehabiliteringspenning, olycksfallspension). Om en arbetsgivare inte har anmält uppgifter om frånvaro till inkomstregistret, ombes arbetsgivaren lämna uppgifterna. Genom att anmäla uppgifterna till inkomstregistret kan arbetsgivaren undvika extra kontakter från försäkringsbolaget, och inkomsttagaren får ersättningen fortare. Då är den andel som eventuellt ska betalas till arbetsgivaren också snabbare känd och kan dras av.
• Arbetarskyddsmyndigheten utreder hur arbetsgivare har uppfyllt sina skyldigheter vad gäller frånvarouppgifter. Utifrån uppgifterna är det möjligt att utreda om en arbetsgivare verkligen har betalat lön för frånvarotid till en arbetstagare eller om det finns ett giltigt skäl till att lönen inte har betalats ut.
• Sysselsättningsfonden använder uppgifterna vid beräkningen av beloppet av vuxenutbildningsstöd som betalas till löntagare. Om uppgifter om frånvaro inte har anmälts till inkomstregistret, kan beloppet av ett beviljat stöd vara mindre än det belopp som stödmottagaren har rätt att få. Då är stödmottagaren tvungen att ansöka om rättelse av stödbeslutet. Det medför extra arbete för stödmottagaren själv och stödmottagarens arbetsgivare.
• Patientförsäkringscentralen behöver uppgifterna för att kunna bestämma ersättningar till ersättningssökande på rätt sätt. Om en ersättning bestäms utifrån löneuppgifterna för en tidsperiod innan inkomsttagaren varit arbetsoförmögen och tidsperioden innehåller oavlönade frånvaron, kan ersättningen till inkomsttagaren bli alltför liten. Om det dessutom sker att uppgifter om frånvaro saknas, är Patientförsäkringscentralen tvungen att kontrollera uppgifterna direkt med arbetsgivaren.
• Utvecklings- och förvaltningscentret för NTM-centralerna och arbets- och näringsbyråerna (UF-centret) behöver uppgifter om frånvaro när centret betalar ut lönesubventioner. Om uppgifterna har anmälts blir uppgifterna om den lönesumma som ska ersättas till sökanden genast rätt. Då undviker arbetsgivaren ett extra utredningsarbete.

Vilka frånvaro ska anmälas?

Anmäl endast heldagsfrånvaro till inkomstregistret. Anmäl frånvaro för en del av dagen endast om frånvaron har börjat under arbetsdagen. Frånvaro som pågår hela dagen och anknyter till utförande av deltidsarbete anmäls inte. Samma löneperiod kan innehålla flera frånvaroperioder, som helt eller delvis kan överlappa varandra och som kan ha olika frånvaroorsaker. En frånvaroperiod kan endast ha en orsak.

Tidsfristerna för anmälan

Anmäl uppgifter om frånvaro senast i anmälan för följande löneutbetalningsperiod. Till exempel frånvaro under löneutbetalningsperioden 01/2020 ska senast anmälas i anmälan för löneutbetalningsperioden 02/2020. På så sätt får användarna av uppgifterna, såsom handläggarna av förmåner, tillgång till frånvarouppgifterna tillräckligt snabbt.

Korrigera vid behov en felaktig anmälan

Korrigera en felaktig anmälan omedelbart genom att lämna in en ersättande anmälan till inkomstregistret.

Läs mer: Korrigering av uppgifter i inkomstregistret