Vanliga frågor om inkomstregistret

Allmänt om inkomstregistret

Vad är inkomstregistret?

Inkomstregistret är en nationell elektronisk databas. Det innehåller omfattande information om löner, pensioner och förmåner på individnivå. Informationsproducenterna meddelar uppgifter om förvärvsinkomster till inkomstregistret i realtid och per betalning.

 Vilka är inkomstregistrets användare?

Producenter av löneuppgifter 

Från och med år 2019 utgörs producenterna av löneuppgifter alla arbetsgivare, föreningar, stiftelser, hushållsarbetsgivare, bostadsaktiebolag och andra aktörer med en skyldighet att anmäla löneuppgifter till dem som använder inkomstregistrets information.

Informationen till inkomstregistret produceras av antingen informationsproducenten själv eller av parter som denne befullmäktigat, exempelvis bokföringsbyråer eller andra partner till vilka ekonomiförvaltningen lagts ut.

Producenter av förmåns- och pensionsinformation 
Från och med 2020 är producenter av förmåns- och pensionsinformation bl.a.:

  • Arbetspensionsförsäkrare
  • Pensionskassor och -stiftelser
  • FPA
  • Arbetslöshetskassorna
  • Skadeförsäkringsbolagen
  • Livförsäkringsbolagen
  • Utbildningsfonden
  • ANM:s förvaltningsområde (inkl. uppgifter som övergår på landskapen
  • Försäkringscentralen (Trafikförsäkringscentralen, Patientförsäkringscentralen och Läkemedelsskadeförsäkringspoolen
  • Försäkringskassorna
  • Statskontoret
  • LPA (Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt)
  • Landskapet Åland och kommunerna på Åland
  • Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet
  • Försvarsmakten
  • en del av kommunerna

Användare av löneinformation 
I det första skedet, dvs. från och med år 2019:

  • Skatteförvaltningen
  • FPA
  • Arbetslöshetsförsäkringsfonden (TVR)
  • Arbetspensionsanstalterna och PSC

Användare av löne-, förmåns- och pensionsinformation 
I det andra skedet, dvs. från och med år 2020, medverkar utöver användarna i det första skedet även bl.a. 

  • Statistikcentralen
  • Utbildningsfonden
  • skadeförsäkringsbolagen

  • arbetslöshetskassorna
  • ANM:s förvaltningsområde
  • arbetarskyddsmyndigheterna
  • kommunerna

Inkomsttagare

En inkomsttagare kan vara en fysisk person eller ett företag, om till exempel arbetsersättning betalas ut. Det är möjligt att titta på egna inkomstuppgifter i inkomstregistret via e-tjänsten. Inkomstregistret ger för första gången inkomsttagaren en helhetsbild i realtid om hans eller hennes löne- och förmånsinformation.

Inkomstregistermyndighet

En enhet hos Skatteförvaltningen vilken ansvarar för inkomstregistrets funktion.

 Vilken typ av information innehåller inkomstregistret?

I det första skedet, det vill säga från och med 1.1.2019, anmäls uppgifter om utbetalda löner och andra förvärvsinkomster.

I det andra skedet, från och med år 2020, anmäls också information om utbetalda pensioner och förmåner till inkomstregistret.

Inkomstregistrets datainnehåll definieras i en separat inkomstkoduppsättning. I registrets datainnehåll beaktas behoven hos samtliga aktörer som behöver information från registret. Den som använder informationen har rätt att få information från inkomstregistret endast om användaren har rätt att få informationen med stöd av lagstiftningen.

 Hur skyddas personuppgifterna i inkomstregistret?

Uppgifterna i inkomstregistret förvaras och hanteras i en s.k. miljö med förhöjd datasäkerhetsnivå.

 När är inkomstregistret klart?

 Inkomstregistret och de anknutna tjänsterna tas i drift 1.1.2019. I det första skedet anmäls information om utbetalda löner och andra förvärvsinkomster till registret. I det andra skedet år 2020 anmäls även information om utbetalda pensioner och förmåner till inkomstregistret.

Vem ser mina inkomstuppgifter?

Myndigheterna och övriga informationsanvändare får endast den information från inkomstregistret som de är berättigade till och som de behöver i sin verksamhet. Inkomstregistret medför inga nya rättigheter att få information. En informationsanvändare får information från inkomstregistret endast om användaren har rätt att få informationen med stöd av den lagstiftning som tillämpas på dess verksamhet.

En enskild inkomsttagare ser i inkomstregistret enbart sina egna inkomstuppgifter eller uppgifter som han eller hon befullmäktigats att se.

Suomi.fi-fullmakter

Vad används Suomi.fi-fullmakter för i inkomstregistret?

I inkomstregistret kan man med en Suomi.fi-fullmakt ge en annan person eller organisation fullmakt att sköta ärenden för en annans räkning antingen med rollen Anmäla löneuppgifter eller Granska löneuppgifter. Fullmakten behövs för att kunna använda e-tjänsten för en annans räkning. Om ni använder gränssnittet för inlämnandet av anmälan om löneuppgifter, behövs ingen Suomi.fi-fullmakt.

En person kan beviljas fullmakt till följande två roller: I rollen Anmäla löneuppgifter kan den befullmäktigade för fullmaktsgivarens räkning upprätthålla fullmaktsgivarens basuppgifter och anmälningar om löneuppgifter, lämna in anmälningar om löneuppgifter vilka fullmaktsgivaren skapat och beställa rapporter.

I rollen Granska löneuppgifter kan man granska fullmaktsgivarens basuppgifter som hänför sig till löneuppgifterna, anmälningar om löneuppgifter, rapporter som berör fullmaktsgivaren, meddelanden som fullmaktsgivaren har skickat och tagit emot och arkiverade dokument.

När används Suomi.fi-fullmakter?

En person som har firmateckningsrätt i företaget kan befullmäktiga företag eller personer till inkomstregistrets roller Granska löneuppgifter och Anmäla löneuppgifter fr.o.m. 8.8.2018 i tjänsten Suomi.fi-fullmakter: https://www.suomi.fi/fullmakter-identifiera-dig/.

Om du har firmateckningsrätt i företaget, kan du representera företaget i inkomstregistrets e-tjänst. Firmateckningsrätten kontrolleras i FODS eller i handelsregistret. Den som har firmateckningsrätt i företaget kan befullmäktiga företag eller personer till inkomstregistrets roller Granska löneuppgifter och Anmäla löneuppgifter.

Vad innebär Suomi.fi-fullmakter?

Med tjänsten Suomi.fi-fullmakter kan man på ett tillförlitligt sätt granska en persons eller ett företags fullmakter och befogenheter att sköta ärenden elektroniskt för en annan person eller den organisation som personen representerar oberoende av tid och plats.

Kan jag befullmäktiga en annan part att anmäla uppgifterna till inkomstregistret?

Ja, det kan du, om du:

  • är verkställande direktör
  • är disponent med firmateckningsrätt
  • har firmateckningsrätt
  • har beviljats någon av följande rättigheter av vd:n eller en annan person med firmateckningsrätt: fullmaktsrätt eller representantens fullmaktsrätt

Kan man sköta ärenden för ett dödsbo med Suomi.fi-fullmakter?

För tillfället är det inte möjligt att sköta ärenden för ett dödsbo i tjänsten. Vid representation av ett dödsbo kan det bli svårt att erhålla uppdaterade och korrekta uppgifter om delägarna, om uppgifterna har ändrats. I inkomstregistret ska den som sköter ärenden för ett dödsbo beviljas en fullmakt i Katso-tjänsten.

Identifikation

Hur sker identifieringen till inkomstregistret av en person som saknar personbeteckning eller som inte vill använda personliga bankkoder för att sköta arbetsärenden (och personen har inte någon telefon för arbetsresor eller något personcertifikatkort)?

Om personen är en utlänning som saknar en finländsk personbeteckning, kan hen logga in i inkomstregistret med sina Katso-koder. Ytterligare information finns på adressen https://yritys.tunnistus.fi. Om personen inte vill använda sina personliga koder och hen inte har någon telefon för arbetsresor eller något personcertifikatkort, kan hen inte logga in i inkomstregistrets e-tjänst.

Ska man hämta koder till tjänsten Suomi.fi på samma sätt som till Katso-tjänsten?

Man identifierar sig i tjänsten Suomi.fi elektroniskt med starka identifieringsmetoder (bankkoder, mobilcertifikat, EID-certifikat och organisationscertifikat). Några separata koder används alltså inte.

Fungerar Itellas TYVI-tjänst med Suomi.fi-fullmakter?

Inte för tillfället.

Katso-fullmakter

Ska användningen av Katso-koder upphöra och om det är så, när kommer detta att ske?

Inkomstregistret kommer att använda Suomi.fi-identifiering. Avsikten är att avsluta Katso-tjänsten före utgången av år 2019. Användningen av Katso-koderna avslutas före utgången av år 2019.

Ska Katso-fullmakter förnyas för alla kunder? Ska redovisningsbyrån be företagen om fullmakter (på nytt), om man redan har Katso-fullmakter?

De fullmakter som används i inkomstregistret är nya fullmakter, och de finns inte för tillfället i Katso-tjänsten. Inkomstregistrets fullmakter i Katso-tjänsten finns tillgängliga i augusti 2018.

Finns det någon övergångstid då den gamla och den nya tjänsten fungerar samtidigt?

Avsikten är att avsluta Katso-tjänsten före utgången av år 2019. Under övergångstiden kan man ha fullmakter både i Katso-tjänsten och i Suomi.fi-fullmakter, eftersom de olika ärendehanteringstjänsterna börjar använda Suomi.fi-fullmakter vid olika tider. Notera att inkomstregistrets fullmaktstyper emellertid är nya i båda tjänsterna: Anmäla löneuppgifter och Granska löneuppgifter.

Kan den person i en förening som för närvarande har behörighet att bevilja Katso-rättigheter bevilja fullmakter i Katso-tjänsten även till andra för anmälan och granskning av löneuppgifter?

Ja. Identifieringen sker i tjänsten Suomi.fi och befullmäktigandet i Katso-tjänsten

Hur sker befullmäktigandet i de bolag som tillämpar två i förening-representation och inte har någon verkställande direktör som har införts i handelsregistret?

I dessa fall kan man inte bevilja fullmakter. Bolagsordningen bör ändras så att bolaget åtminstone har en verkställande direktör som förts in i handelsregistret.

Utländska organisationer

Hur befullmäktigar man ett bolag, om ingen av firmatecknarna har finländska bankkoder? Sådana bolag är t.ex. filialer till utländska bolag, men också finländska företag som ingår i en internationell koncern.

De utländska organisationer som inte har förts in i handelsregistret eller vars firmatecknare inte har en finländsk personbeteckning gäller särskilt förfarande. Vid särskilt förfarande används under övergångstiden Katso-koder och Katso-fullmakter. Särskilt förfarande används tills motsvarande förfaranden har lagts till på tjänsten Suomi.fi.

Vilka roller kan man bevilja fullmakter till? Kan man sköta ärenden i inkomstregistret för en annans räkning med andra roller från Skatteförvaltningen?

I inkomstregistret kan fullmakter beviljas till två roller:

I rollen Anmäla löneuppgifter kan den befullmäktigade för fullmaktsgivarens räkning upprätthålla fullmaktsgivarens basuppgifter och anmälningar om löneuppgifter, lämna in anmälningar om löneuppgifter vilka fullmaktsgivaren skapat och beställa rapporter.

I rollen Granska löneuppgifter kan man granska fullmaktsgivarens basuppgifter som hänför sig till löneuppgifterna, anmälningar om löneuppgifter, rapporter som berör fullmaktsgivaren, meddelanden som fullmaktsgivaren har skickat och tagit emot och arkiverade dokument.

Skatteförvaltningens fullmaktskoder används inte i inkomstregistret.

Vem har rätt att bevilja fullmakter att sköta ärenden för företagets räkning?

En fullmakt kan ges av en i handelsregistret införd verkställande direktör eller verkställande direktörens ställföreträdare eller tjänsteman med rätt att ensam företräda företaget. En fullmakt kan också ges av enskild näringsidkare och person, som någon ovan nämnd har beviljat fullmaktsrätten.

Kan verkställande direktören inom företaget befullmäktiga en person till att bevilja fullmakter till andra (såsom för närvarande är möjligt med Katso-koder)? Dvs. att verkställande direktören befullmäktigar endast en person som sedan befullmäktigar andra.

Ja. Verkställande direktören eller en annan person med fullmaktsrätt kan delegera hanteringen av fullmakter till en arbetstagare eller en tredje part genom att bevilja dem fullmaktsrätt.

Kan fullmaktsgivaren och fullmaktstagaren oberoende av varandra upphäva både representationsfullmakten och representantens fullmaktsrätt?

Ja, båda parterna kan upphäva fullmakten.

Är det möjligt att bevilja en allmän fullmakt eller ska man alltid välja i vilka ärenden man kan befullmäktiga andra med sin fullmaktsrätt?

Man ska alltid välja minst ett ärende som ombudet befullmäktigas till. I inkomstregistret är fullmaktstyperna Anmäla löneuppgifter och Granska löneuppgifter.

Kan en person som beviljats fullmaktsrätt godkänna fullmaktsbegäran som lämnats till företaget?

Ja, en person som beviljats fullmaktsrätt kan godkänna fullmaktsbegäran som lämnats till företaget.

Om jag befullmäktigar ett företag till att anmäla lönerna i mitt ställe, ska företaget befullmäktiga varje personbeteckning av sin personal separat?

Ja. Fullmakter kan beviljas till flera personer på samma gång.

Vad betyder en underorganisation?

En underorganisation är ett sätt som företaget själv har fastställt för att separera organisationens olika affärsmässiga avdelningar eller andra enheter från huvudorganisationen. Med detta förfarande kan organisationen bevilja fullmakter till vissa arbetstagare i underorganisationen och hålla t.ex. hanteringen av löneuppgifter i ett storföretag/i den övriga organisationen separat från dessa. I Katso-tjänsten läggs uppgiften om underorganisation till efter FO-numret. Underorganisationen kan omfatta högst 20 tecken (i Katso-tjänsten).

Funktionen underorganisation kommer att genomföras i Suomi.fi-fullmakter under hösten 2018. I Suomi.fi-fullmakter genomförs detta genom att lägga till uppgiften om underorganisation som en specifikation av fullmaktskoden.

Kan en redovisningsbyrå upprätta en fullmakt på kundens vägnar så att kunden ska endast godkänna fullmakten, såsom för närvarande är möjligt i Katso-tjänsten?

Redovisningsbyrån kan i Suomi.fi-fullmakter skapa en fullmaktsbegäran till kunden och kunden kan godkänna denna begäran.

Kan en redovisningsbyrå skicka Suomi.fi-fullmaktsbegäran som ett massutskick? 

En redovisningsbyrå kan skicka en fullmaktsbegäran till flera parter samtidigt.  Fullmaktsgivaren kan befullmäktiga flera personer på samma gång (för närvarande högst 30 personer). Efter att fullmakt har beviljats kan den som befullmäktigats bevilja representationsfullmakter till valda parter i tjänsten Suomi.fi-fullmakter.

Redovisningsbyrån behöver alltså inte rikta den fullmakt som avser ett visst företag till en viss anställd i redovisningsbyrån, utan den anställda får automatiskt fullmakt att sköta ärenden av alla de företag som beviljat fullmakter så länge som den anställda har beviljats en representationsfullmakt? 

Precis. Förutsättningen är att den som på redovisningsbyrån har fullmaktsrätt har beviljat en representationsfullmakt och rätt att Anmäla löneuppgifter till denna anställda.

Den huvudsakliga fullmaktsgivaren på redovisningsbyrån kan alltså bevilja fullmakter som avser kundföretaget till sina anställda. Kan hen befullmäktiga hela sin personal att sköta ärenden för alla kundföretag som har beviljat fullmakter för redovisningsbyrån på en gång (eller ett visst antal åt gången)? 

Om kundföretaget har beviljat redovisningsbyrån t.ex. fullmakten Anmäla löneuppgifter och den person som på redovisningsbyrån har fullmaktsrätt har beviljat representationsfullmakten Anmäla löneuppgifter till alla anställda, kan dessa anställda sköta ärenden för detta kundföretag. 

Om senare även andra kundföretag beviljar redovisningsbyrån fullmakten Anmäla löneuppgifter, får de anställda som redan har beviljats representationsfullmakt automatiskt sköta ärenden för dessa kundföretag. Någon separat fullmakt behövs alltså inte. 

Hur sker befullmäktigandet i de bolag som tillämpar två i förening-representation och inte har någon verkställande direktör som antecknats i handelsregistret?

I dessa fall kan man inte bevilja fullmakter. Bolagsordningen bör ändras så att bolaget åtminstone har en verkställande direktör som förts in i handelsregistret.

Certifikat och tekniskt gränssnitt

Om en redovisningsbyrå använder det tekniska gränssnittet (med certifikat) för anmälan av löneuppgifterna, behövs Suomi.fi-fullmakter alls?

För beställning av ett certifikat ska redovisningsbyrån använda inkomstregistrets e-tjänst. När certifikatet har erhållits, kan det tekniska gränssnittet användas utan Suomi.fi-fullmakter.

I samband med det tekniska gränssnittet talar man om ett certifikat. Hur får man ett certifikat?

Ansökan om ibruktagande av det tekniska gränssnittet kan från 1.11.2018 göras i inkomstregistrets e-tjänst. I samband med ansökan beställs certifikatet. På basis av certifikatbeställningen erhåller den namngivna tekniska kontaktpersonen för organisationen överföringskoder, med vilka man kan begära ett certifikat.

Kan en redovisningsbyrå skicka anmälningar om löneuppgifter för alla sina kunder via det tekniska gränssnittet utan fullmakter, med endast certifikatet?

Ja, en redovisningsbyrå kan skicka anmälningar om löneuppgifter för alla sina kunder med certifikatet.

Vem kan beställa ett certifikat?

Ett certifikat kan skapas av en kund som har ingått ett tjänsteavtal om användningen av det tekniska gränssnittet med inkomstregistret i e-tjänsten.