Till kyrkan och församlingarna

Inkomstregistret medför förändringar även i kyrkans och församlingens skyldigheter som arbetsgivare

Församlingarna och andra offentliga organisationer ska anmäla uppgifter om betalda löner till inkomstregistret. Alla löne- och förvärvsinkomster som betalas ut efter 1.1.2019 ska anmälas till inkomstregistret. Uppgifterna ska anmälas till inkomstregistret inom fem kalenderdagar från betalningstransaktionen.

Vilka uppgifter ska man anmäla till inkomstregistret?

Uppgifter som ska anmälas till inkomstregistret är löner som utbetalats för utfört arbete, naturaförmåner, arvoden, arbetsersättningar samt övriga förvärvsinkomster. Även skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas. Till inkomstregistret anmäls betalda dagtraktamenten, måltidsersättningar och kilometerersättningar. Naturaförmåner, såsom telefonförmån eller bilförmån, ska också anmälas. Skattefria personalförmåner (såsom nätförmån) behöver emellertid inte anmälas till inkomstregistret. Alla prestationer ska anmälas utan nedre gräns i euro eller åldersgräns. Även ersättningar som betalats till minderårig ska anmälas.

Kostnadsersättningar anmäls till inkomstregistret

Skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas till inkomstregistret. Skattefria kilometerersättningar, dagtraktamenten och måltidsersättningar samt skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas till inkomstregistret. Kostnadsersättningarna ska anmälas, även om någon penninglön inte utgår. Betalda kostnadsersättningar (och andra inkomster) ska anmälas på anmälan för den löneutbetalningsperiod och den betalningsdag när kostnaderna ersattes eller någon annan inkomst betalades till inkomsttagaren.

Frivilligarbetare

Även dagtraktamenten och kilometerersättningar som betalats till personer som deltar i frivilligarbete utan ersättning ska anmälas till inkomstregistret.  Dessutom ska skattepliktiga kostnadsersättningar som betalats till frivilligarbetare anmälas till inkomstregistret inom samma tidsfrist.

Naturaförmåner anmäls också i realtid

En naturaförmån är i enlighet med nyttjandeprincipen inkomst för den månad då förmånen har funnits tillgänglig för inkomsttagaren. Om både penninglön och naturaförmåner betalas till inkomsttagaren ska alla uppgifter anmälas enligt principen betalningsdagen + fem dagar. Däremot, om inga pengar, dvs. ingen penninglön, betalas till inkomsttagaren, utan t.ex. enbart naturaförmåner, ska uppgifterna anmälas till inkomstregistret månadsvis senast den femte dagen i den kalendermånad som följer efter den månad då förmånen mottagits.

Ifall telefonförmånen behandlas på förhand för hela året i löneberäkningen i januari, kan telefonförmånen också anmälas på förhand en gång om året till inkomstregistret. Detta förfarande kan användas, när inkomsten som ska utbetalas inte omfattas av försäkringsavgifter för arbetspensions-, arbetslöshets- eller arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring, som för t.ex. FöPL-försäkrade personer. En förutsättning är också att inga andra inkomster utbetalas till personen och att personen inte heller fått andra förmåner.

Uppgifter anmäls till inkomstregistret elektroniskt

Att uppgifterna lämnas in elektroniskt är en grundförutsättning för inkomstregistret. I fortsättningen kan uppgifter lämnas in på papper endast av särskilda skäl. Som ett särskilt skäl kan man betrakta situationer där man inte rimligtvis kan förutsätta att uppgifterna lämnas in elektroniskt. Uppgifter kan inte heller lämnas in till inkomstregistret per telefon, utan anmälan är formbunden.

Anmäl uppgifterna direkt från löneadministrationssystemet via ett tekniskt gränssnitt

Bäst och enklast går det att anmäla uppgifterna till inkomstregistret direkt från ett löne- eller resekostnadssystem via ett s.k. tekniskt gränssnitt. Det är bra att kontrollera hos den egna leverantören av löneadministrationssystemet om systemet kommer att få en uppdatering för inkomstregistret och hur det är tänkt att uppgifterna ska förmedlas till inkomstregistret. Användare av det tekniska gränssnittet behöver ett certifikat för att identifiera sig. En Katso-huvudanvändare kan göra en ansökan om idrifttagande av gränssnittstjänster i inkomstregistrets e-tjänst. Katso-huvudanvändaren loggar in på inkomstregistrets e-tjänst med Katso-koden.

Läs mer om certifikatet.

Alternativt kan uppgifterna anmälas i e-tjänsten

Uppgifterna kan anmälas till inkomstregistret även i inkomstregistrets e-tjänst. I inkomstregistrets e-tjänst kan löneuppgifterna anmälas antingen genom att ladda upp uppgifterna som en fil eller genom att mata in uppgifterna på en webblankett. Man loggar in på inkomstregistrets e-tjänst med personliga bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort på webbplatsen inkomstregistret.fi. Uppgifter kan inte anmälas till inkomstregistret via tjänsterna Ilmoitin.fi eller Lomake.fi.

Användningen av inkomstregistrets e-tjänst kräver fullmakt

Om t.ex. en anställd inom församlingens ekonomiförvaltning i inkomstregistret behöver granska, anmäla eller korrigera sådana löneuppgifter som församlingen har anmält till inkomstregistret, behöver den anställda en fullmakt från församlingen för detta. Den Katso-huvudanvändaren som församlingen har utsett kan på församlingens vägnar bevilja fullmakter för användning av inkomstregistrets e-tjänst. Fullmakterna beviljas i Katso-tjänsten. Ytterligare information om fullmakter finns på adressen https://yritys.tunnistus.fi.

De gamla Katso-fullmakterna som beviljats av Katso-huvudanvändaren kan inte användas i inkomstregistrets e-tjänst (t.ex. fullmakter som hänför sig till skatteärenden).

Församlingens arbetstagare eller ett företag som har hand om lönerna kan beviljas behörighet att sköta ärenden i inkomstregistrets e-tjänst med fullmaktskoderna:

  1. Anmälan om löneuppgifter eller
  2. Granska löneuppgifter.

Identifieringen i tjänsten sker med personliga identifieringsmetoder, såsom personliga bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort.

Befullmäktiga användare av inkomstregistrets e-tjänst.