Inkomstregistret för kommunerna

Inkomstregistret är en nationell elektronisk databas över inkomstuppgifterna. Arbetsgivare och övriga prestationsbetalare anmäler uppgifterna om förvärvsinkomster som utbetalats efter 1.1.2019 till inkomstregistret inom fem dagar efter utbetalningsdagen. Arbetsgivarens separata anmälan lämnas in månatligen till inkomstregistret senast på den 5:e dagen i den kalendermånad som följer efter löneutbetalningen.

Uppgifter som ska anmälas till inkomstregistret

Uppgifter som ska anmälas till inkomstregistret är löner som utbetalats för utfört arbete, naturaförmåner, arvoden, arbetsersättningar samt övriga förvärvsinkomster. Även skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas till inkomstregistret.

I egenskap av aktörer inom den offentliga förvaltningen har kommunerna även sina egna särskilda förpliktelser. Aktörer inom den offentliga förvaltningen är skyldiga att anmäla vissa uppgifter som är frivilliga t.ex. för arbetsgivare inom den privata sektorn. Sådana uppgifter är vissa uppgifter om anställningsförhållanden som Keva behöver för pensionsförsäkringen av kommunala arbetstagare.

När inkomsttagaren är försäkrad enligt OffPL (pensionslagen för den offentliga sektorn), ska följande uppgifter anmälas om inkomsttagarens anställningsförhållande:

  • anställningsförhållandets giltighetstid
  • orsak till avslutande av anställningsförhållande
  • yrkesklass och övriga uppgifter som hänför sig till yrket
  • registreringsgrund.

På Kevas webbsidor om inkomstregistret finns mycket information för kommunerna. Keva har därtill publicerat en anvisning om anmälan av anställnings- och inkomstuppgifter till inkomstregistret.

Anmälan av yrkesklass

För inkomsttagaren som försäkrats enligt OffPL ska två yrkesklasser anges: Statistikcentralens yrkesklassificering TK10 för arbetsolycksfallsförsäkringen och yrkesbeteckningar för Kevas behov.

Inkomstregistret använder sin egen koduppsättning, Statistikcentralens yrkesklassificering TK10. Koden för yrkeskategorin anges med fem siffror till inkomstregistret. Hjälp för användningen av koder enligt Statistikcentralens yrkesklassificering TK10 får du av ditt olycksfallsförsäkringsbolag.

Handledning för användningen av de uppgifter Keva behöver (yrkesbeteckning enligt Kevas beteckningar, registreringsgrund, betalarens underorganisation enligt Kevas anmälarkoder, orsak till avslutande av anställningsförhållande enligt Kevas koder): palvelussuhderekisteri@keva.fi

Anmälan av pensionsuppgifter, då man har både OffPL och ArPL-försäkrade arbetstagare

Keva har som kunder arbetsgivare, vars arbetstagare dels är försäkrade enligt pensionslagen för den offentliga sektorn (OffPL) och dels enligt lagen för arbetstagarens arbetspensionsförsäkring (ArPL).

Anmälningarna ska lämnas in så att man för varje inkomsttagare anger den arbetspensionsanstalt, där inkomsttagaren är försäkrad.

I inkomstregistrets e-tjänst anges i båda situationerna först uppgiften Arbetstagarens arbetspensionsförsäkring och därefter väljs den arbetspensionsanstalt i listrutan, där inkomsttagaren är försäkrad.

Anmälan av arbetsersättning, då endast en del av inkomsten försäkras enligt OffPL

Om prestationsbetalaren betalar både arbetsersättning som omfattas av OffPL och arbetsersättning som inte omfattas av OffPL, ska prestationsbetalaren lämna in uppgifterna till inkomstregistret som två separata material.

  • Om arbetsersättningen inte omfattas av OffPL, anmäls inte i materialets anmälningar om löneuppgifter uppgifter som Keva behöver.
  • Om arbetsersättningen omfattas av OffPL, kan anmälan lämnas in som en del av övrigt material enligt OffPL-uppgifter. Då anmäls i anmälan om löneuppgifter pensionsförsäkringsuppgifterna för Keva. Prestationsbetalaren anmäler följande uppgifter:
    • Bolagskod
    • Pensionsarrangemangnummer
    • Betalarens underorganisation enligt Kevas anmälarkoder
    • Yrkesbeteckning enligt Kevas beteckningar
    • Kevas registreringsgrund
    • Som uppgift om anställningsförhållande kan man som anställningsförhållandets start- och slutdatum anmäla prestationens betalningsdag.
    • Som orsak till avslutande av anställningsförhållande anmäls orsak enligt Kevas koder.

Anmälningar om löneuppgifter enligt OffPL, då inkomsttagaren inte behöver försäkras på basis av ålder

Om man på inkomsttagarens lön inte behöver betala vissa socialförsäkringsavgifter på basis av hens ålder, kan inkomsttagarens anmälningar om löneuppgifter ändå lämnas in i samma material med övriga anmälningar om löneuppgifter enligt OffPL. Anmälan om löneuppgifter ska innehålla pensionsarrangemangnumret för att anmälan ska gå igenom kontrollen för betalarens underorganisation enligt Kevas anmälarkoder.

Anmälningar om löneuppgifter enligt OffPL, där inkomsttagaren inte behöver försäkras på basis av ålder, kan lämnas in till inkomstregistret på två olika sätt:

  • Uppgifterna lämnas in som två separata material: i anmälan anges inte pensionsarrangemangnumret eller uppgifter om betalarens underorganisation enligt Kevas anmälarkoder.
  • Uppgifterna lämnas in tillsammans med materialet enligt OffPL-uppgifter: i anmälan anges pensionsarrangemangnumret och som uppgift för Typ av undantagssituation för försäkring "Ingen försäkringsskyldighet (arbetspensions-, sjuk-, arbetslöshets- eller arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring)", om det inte föreligger försäkringsskyldighet för respektive försäkringar. Kontrollera åldersgränsen för försäkringsskyldighet av försäkrarna.

Kommunen lämnar in endast en separat anmälan

Arbetsgivarens separata anmälan ska lämnas in senast på den 5:e dagen i den kalendermånad som följer efter betalningsmånaden.

Kommunen lämnar in endast en separat anmälan i månaden. I arbetsgivarens separata anmälan kan man ange endast ett värde enligt Kevas anmälarkoder för betalarens underorganisation. Kommunen kan dock ha flera olika slags uppgifter om underorganisationer.

Anmälan av uppgifter till inkomstregistret i en dylik situation:

  • Vid anmälan till inkomstregistret kan betalaren använda som uppgift om betalarens underorganisation den huvudsakliga underorganisationens identifierare, om den är känd.

Kommuner som ställföreträdande betalare

Kommunen kan även verka som ställföreträdande betalare, då man separat har kommit överens med den person som är berättigad till stöd om arbetsgivarskyldigheter som hänför sig till anställningen av en personlig assistent. Kommunen verkar som ställföreträdande betalare när löner utbetalas för personliga assistenter med kommunens medel.

En kommun som verkar som ställföreträdande betalare anmäler med kommunens riktiga FO-nummer uppgifterna till inkomstregistret senast den femte kalenderdagen efter  betalningsdagen. Vänligen notera, att efter införandet av inkomstregistret kan kommunerna inte längre ansöka om ett separat FO-nummer för anmälan av uppgifterna som ställföreträdande betalare.

Kommunen kan själv begränsa för vilka arbetstagare uppgifterna som sparats i inkomstregistret visas i inkomstregistrets e-tjänst. Då ger kommunen betalarens egen underorganisations identifierare som de själv fastställt i anmälan och begränsar de fullmakter som ges åt personen att endast gälla de underorganisationers identifierare, vilka man vill att personen i fråga kan se. Kommunen befullmäktigar och gör begränsningarna i Katso-tjänsten.

Kommunen som ställföreträdande betalare, då den hjälpbehövande är minderårig

När kommunen verkar som ställföreträdande betalare och den hjälpbehövande är minderårig, ska alltid den hjälpbehövande personens uppgifter anmäls till inkomstregistret som den egentliga arbetsgivarens uppgifter. Förfarandet gäller även om man ingått avtal med vårdnadshavaren.

Inkomstregistret har publicerat en separat anvisning för situationer med ställföreträdande betalare: Prestationer som betalas av en ställföreträdande betalare. I anvisningens avsnitt 2.2 behandlas en situation där kommunen verkar som ställföreträdande betalare. Inkomstregistret har preciserats denna anvisning på ovan beskrivna sättet.

Anmälan av familjevårdarnas uppgifter till inkomstregistret

Om familjevårdaren är i ett uppdragsförhållande till kommunen eller samkommunen, är det ofta en utomstående aktör, som inte är Kevas kund, som betalar familjevårdarens lön och gör anmälningarna om löneuppgifter. Den utomstående aktören lämnar in anmälningarna med kommunens eller samkommunens pensionsarrangemangnummer och använder betalarens underorganisations identifierare enligt Kevas anmälarkoder som har reserverats för familjevårdare.

Uppgifterna anmäls till inkomstregistret enligt följande:

En utomstående aktör anmäler till inkomstregistret uppgifterna om de utbetalade prestationerna som betalats till familjevårdaren. Anmälningar om löneuppgifter kan till exempel lämnas in i inkomstregistrets e-tjänst.

Betalaren anmäler uppgifterna till inkomstregistret enligt följande:

  • Prestationsbetalaren är en utomstående aktör.
  • Inkomsttagaren är en familjevårdare, till vilken prestationen har betalats.
  • Som pensionsförsäkringsuppgifter anmäls de obligatoriska uppgifterna enligt OffPL: i anmälan anges den egentliga arbetsgivarens dvs. kommunens eller samkommunens pensionsarrangemangnummer och betalarens underorganisations identifierare enligt Kevas anmälarkoder.

Uppgifterna kan anmälas genom olika kanaler

Uppgifterna ska lämnas in elektroniskt till inkomstregistret. Inkomstregistret använder två elektroniska ärendehanteringskanaler: det tekniska gränssnittet och e-tjänsten.

Om uppgifterna anmäls via det tekniska gränssnittet direkt från lönesystemet, ska man komma överens med systemleverantören om att ansöka om certifikat. Ansökan om ibruktagande av det tekniska gränssnittet och beställning av certifikatet lämnas in till inkomstregistrets e-tjänst med Katso-koden. I kommunen kan ansökan lämnas in av Katso-huvudanvändaren.

I inkomstregistrets e-tjänst kan uppgifterna matas in med en webblankett eller genom att ladda upp dem som en fil. Man loggar in i e-tjänsten på webbplatsen inkomstregistret.fi. Identifieringen i inkomstregistrets e-tjänst sker med personliga identifieringsmetoder, såsom personliga bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort.

I inkomstregistrets e-tjänst kan man även granska de uppgifter som man har fått fullmakt till samt korrigera uppgifter eller beställa en rapport om de inlämnade uppgifterna.

Användningen av inkomstregistrets e-tjänst kräver fullmakt

Om till exempel en anställd inom kommunens ekonomiförvaltning behöver granska, anmäla eller korrigera sådana löneuppgifter som kommunen har anmält till inkomstregistret, behöver den anställda en fullmakt från kommunen för detta. Den Katso-huvudanvändare som kommunen har utsett kan på kommunens vägnar bevilja fullmakter för användningen av inkomstregistrets e-tjänst. Fullmakterna beviljas i Katso-tjänsten. Ytterligare information om fullmakter finns på adressen https://yritys.tunnistus.fi.

I inkomstregistrets e-tjänst kan de gamla Katso-fullmakter som beviljats av Katso-huvudanvändaren inte användas (t.ex. fullmakter som hänför sig till skatteärenden).

Kommunens arbetstagare eller ett företag som har hand om lönerna kan beviljas behörighet att sköta ärenden i inkomstregistrets e-tjänst med fullmaktskoderna Anmäla löneuppgifter eller Granska löneuppgifter.