Inkomstregistret påverkar husbolagens verksamhet

Löne- och förvärvsinkomster som betalas ut efter 1.1.2019 ska anmälas till inkomstregistret. Inkomstregistret omfattar även bostads- och fastighetsaktiebolag som betalar löner, andra förvärvsinkomster eller kostnadsersättningar. Uppgifterna ska anmälas till inkomstregistret inom fem kalenderdagar efter varje betalningstransaktion.

Uppgifter som ska anmälas till inkomstregistret är löner som utbetalats för utfört arbete, naturaförmåner, arvoden, arbetsersättningar samt övriga förvärvsinkomster. Även skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas.

Till inkomstregistret ska utbetalda mötesarvoden till husbolagets styrelsemedlemmar alltid anmälas.

Om husbolaget betalar kostnadsersättningar till styrelsemedlemmar för till exempel användning av egen telefon eller kilometerersättningar ska ersättningarna anmälas till inkomstregistret. Disponentens arvoden ska anmälas om disponenten eller disponentbolaget inte finns i förskottsuppbördsregistret. Verksamhetsgranskarens arvoden ska anmälas till inkomstregistret om verksamhetsgranskaren inte finns i förskottsuppbördsregistret. Husbolag kan på Företags- och organisationsdatasystemets webbplats www.ytj.fi kontrollera om disponenten eller verksamhetsgranskaren är införd i förskottsuppbördsregistret.

Husbolag beställer även renoveringar. Ersättningar för renoveringar ska anmälas till inkomstregistret om ett renoveringsföretag eller en person inte finns i förskottsuppbördsregistret.

När ska uppgifterna anmälas?

Anmälan om löneuppgifter ska ges inom fem kalenderdagar från betalningsdagen. Med betalningsdag avses lönedagen, dvs. den dag prestationen finns tillgänglig för inkomsttagaren. Anmälan ska göras inom fem kalenderdagar efter betalningsdagen även om husbolaget är en så kallad tillfällig arbetsgivare.

Arbetsgivarens separata anmälan inlämnas senast på den femte dagen i den kalendermånad som följer efter utbetalningen. En tillfällig arbetsgivare ska inlämna arbetsgivarens separata anmälan till inkomstregistret endast för de månader då hen betalar ut lön eller kostnadsersättningar.

Mötesarvoden anmäls efter utbetalning

Husbolag kan betala mötesarvoden tillfälligt en eller två gånger om året. Inkomstregistret ändrar inte detta. Uppgifterna anmäls till inkomstregistret efter utbetalningen.

Exempel: Om vårens mötesarvoden har utbetalats 15.6 ska uppgifterna anmälas senast 20.6. Om höstens mötesarvoden har utbetalats 15.12 ska uppgifterna anmälas senast 20.12 till inkomstregistret.

Ange också intjäningsperioden för mötesarvoden

Löneutbetalningsperiod är en obligatorisk uppgift i inkomstregistret. Intjäningsperioden är en uppgift som är specifik för ett inkomstslag och den anger för vilken period inkomsten har intjänats. Denna information är kompletterande information som ges på frivillig basis. Flera informationsanvändare behöver dock informationen, såsom socialförsäkrare, arbetslöshetskassor och FPA. Även om intjäningsperioden är en frivillig uppgift rekommenderas att den anges. Intjäningsperioden kan vara längre än löneutbetalningsperioden.

Anmälning av intjäningsperioden rekommenderas i synnerhet när den omfattar tiden före löneutbetalningsperioden, till exempel när man retroaktivt utbetalar mötesarvoden eller när det är fråga om deltidsarbete eller tillfälligt arbete. När uppgifterna en gång har anmälts, begärs de inte mera på nytt.

Vissa arbetsersättningar ska anmälas

Till inkomstregistret anmäls endast de arbetsersättningar som betalas till en aktör som inte är införd i förskottsuppbördsregistret. Anmälan ska göras även när mottagaren av arbetsersättningen till exempel är ett aktiebolag, en förening, ett öppet bolag eller ett kommanditbolag. Den momsandel som ingår i arbetsersättningen anmäls inte till inkomstregistret. Husbolag kan på Företags- och organisationsdatasystemets webbplats www.ytj.fi kontrollera om tjänsteleverantören är införd i förskottsuppbördsregistret.

Resekostnadsersättningar ska anmälas även om lön inte betalas

Även kostnadsersättningar ska anmälas till inkomstregistret. Av skattefria kostnadsersättningar ska kilometerersättningar, dagtraktamenten och måltidsersättningar anmälas. Ersättningar för logi och resebiljetter som betalats mot kvitto ska inte anmälas till inkomstregistret. Ersättningar för resekostnader ska anmälas, även om ingen penninglön betalas.

Betalda kostnadsersättningar (och andra inkomster) ska anmälas på anmälan för den löneutbetalningsperiod och den betalningsdag när kostnaderna ersattes eller någon annan inkomst betalades till inkomsttagaren.

Uppgifterna ska lämnas till inkomstregistret utan nedre gränser i euro eller åldersgränser

Om husbolaget betalar lön, arvoden, naturaförmåner, arbetsersättningar eller andra förvärvsinkomster ska uppgifterna lämnas till inkomstregistret. Alla uppgifter, även kostnadsersättningar, anmäls utan nedre gränser i euro.

Inkomstregistrets informationsanvändare, som Skatteförvaltningen, arbetspensionsförsäkringsbolagen och arbetsolycksfallsförsäkringsbolagen, har olika gränser i euro som t.ex. hör samman med skyldigheterna att försäkra eller verkställandet av förskottsinnehållning. Detta påverkar dock inte anmälan till inkomstregistret.

Också löner eller annan förvärvsinkomst som betalats till minderåriga ska anmälas till inkomstregistret. Även om en minderårig inte behöver socialförsäkras är inkomsten skattepliktig och uppgifterna ska alltid anmälas till inkomstregistret utan nedre gränser i euro.

Uppgifter anmäls till inkomstregistret elektroniskt

Bäst och enklast går det att anmäla uppgifterna till inkomstregistret från ett löne- eller resekostnadssystem genom det tekniska gränssnittet. Det är bra att kontrollera hos den egna systemleverantören om systemet kommer att få en uppdatering för inkomstregistret och hur det är tänkt att uppgifterna ska förmedlas till det.

Uppgifterna kan också anmälas till inkomstregistret via e-tjänsten. Man loggar in i tjänsten på www.inkomstregistret.fi. Man identifierar sig i tjänsten med personliga nätbankskoder, mobilidentifiering eller certifikatkort. Uppgifter kan inte anmälas till inkomstregistret via tjänsterna Ilmoitin.fi eller Lomake.fi.

Uppgifterna kan inlämnas med en pappersblankett endast av särskilda skäl

Att uppgifterna lämnas elektroniskt är en grundförutsättning för inkomstregistret. I fortsättningen kan uppgifter lämnas på papper endast av särskilda skäl. Som ett särskilt skäl kan man betrakta situationer där man inte rimligtvis kan förutsätta att uppgifterna lämnas elektroniskt. Uppgifter kan inte heller lämnas till inkomstregistret per telefon, utan anmälan är formbunden.

Vem kan anmäla uppgifter?

Till exempel en disponent eller huvudansvarig disponent, som införts i husbolagets bolagsordning, handelsregistret eller Företags- och organisationsdatasystemet, kan lämna in uppgifter via inkomstregistrets e-tjänst. Lista över organroller.

Fullmakt för att använda e-tjänsten

Om husbolaget vill befullmäktiga någon annan, till exempel en revisionsbyrå, att agera för dess räkning i inkomstregistrets e-tjänst ska husbolaget göra detta via tjänsten Suomi.fi-fullmakter.

Fullmakter kan beviljas av till exempel en person som enligt bolagsordningen har rätt att ensam företräda bolaget. Läs mer om fullmakter.

Eftersom inkomstregistret är en ny tjänst fungerar inte gamla fullmakter. I inkomstregistret används fullmaktskoderna Anmäla löneuppgifter och Granska löneuppgifter.

Exempel: Bostads Ab:s disponent som firmateckningsrätt kan bevilja en person eller organisation fullmakt att sköta ärenden via inkomstregistrets e-tjänst för husbolagets räkning.

Om två personer har husbolagets firmateckningsrätt och företräder husbolaget tillsammans kan fullmakter inte beviljas via Suomi.fi-fullmakter. Då gäller det att se över om bolagsordningen med tanke på husbolagets riskhantering och verksamhet kan ändras. Alternativt ska fullmakter beviljas via Katso-tjänsten.

Läs mer om hur man ger fullmakter.

Löneanmälan överförs till inkomstregistret och de andra anmälningskanalerna tas ur bruk

De sista årsanmälningarna om löner ska lämnas enligt det nuvarande förfaringssättet för år 2018 till Skatteförvaltningen, arbetspensionsanstalterna, Sysselsättningsfonden och arbetsolycksfallsförsäkringsbolagen. Uppgifter om prestationer som betalats efter 1.1.2019 lämnas i realtid och centraliserat till inkomstregistret. Införandet av inkomstregistret gäller alla prestationsbetalare utan övergångstider.

Prestationer som betalats före 1.1.2019 ska anmälas och korrigeras separat för varje myndighet. Det bör noteras att arbetsgivarna år 2019 både ska göra anmälningar till inkomstregistret och lämna separata anmälningar till de olika myndigheterna som gäller år 2018 och tidigare år.

Kom ihåg detta:
- Ingen nedre gräns i euro gäller för de uppgifter som ska anmälas till inkomstregistret.
- Skattefria kostnadsersättningar ska anmälas, även om ingen penninglön betalas.
- Arbetsersättningar ska anmälas om tjänsteleverantören inte är införd i förskottsuppbördsregistret.
- Att uppgifterna lämnas elektroniskt är en grundförutsättning.
- Uppgifterna ska anmälas inom fem dagar från betalningsdagen.