Inkomstregistret förändrar sättet att anmäla föreningars och stiftelsers löneuppgifter

Löne- och förvärvsinkomster som betalas ut efter 1.1.2019 ska anmälas till inkomstregistret. Inkomstregistret berör alla slags föreningar, även allmännyttiga eller oregistrerade föreningar och stiftelser, som betalar löner eller andra förvärvsinkomster.

Uppgifter ska anmälas till inkomstregistret inom fem kalenderdagar efter varje betalningstransaktion. Inkomstregistret reglerar inte när inkomster ska betalas. Inkomstregistret reglerar anmälan: när löner utbetalats ska uppgifterna anmälas till inkomstregistret inom fem kalenderdagar.

Vilka uppgifter ska man anmäla till inkomstregistret?

Uppgifter som ska anmälas till inkomstregistret är löner som utbetalats för utfört arbete, naturaförmåner, arvoden, arbetsersättningar samt övriga förvärvsinkomster. Även skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas.

Till inkomstregistret anmäls betalda dagtraktamenten, måltidsersättningar och kilometerersättningar. Naturaförmåner, som telefonförmån eller bilförmån, ska också anmälas. Skattefria personalförmåner (såsom nätförmån) behöver emellertid inte anmälas till inkomstregistret. Resebiljetter för kollektivtrafiken och logiersättningar anmäls inte till inkomstregistret.

Inkomstregistret förändrar inte förfaringssättet för att anmäla stipendier och understöd. De anmäls fortfarande direkt till Skatteförvaltningen med årsanmälan.

Kostnadsersättningar ska anmälas till inkomstregistret

Skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas till inkomstregistret. Skattefria kilometerersättningar, dagtraktamenten och måltidsersättningar samt skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas till inkomstregistret. Kostnadsersättningar ska anmälas, även om ingen penninglön betalas.

Allmännyttiga samfunds frivilligarbetare

Om en förening är ett allmännyttigt samfund ska dagtraktamenten och kilometerersättningar som betalats till frivilligarbetare anmälas till inkomstregistret.  

Exempel: En frivilligarbetare lämnar resefakturor för flera månader samtidigt till ett allmännyttigt samfund, och de skattefria kostnadsersättningarna utbetalas på en gång på samma betalningsdag. De betalda kostnadsersättningarna ska anmälas till inkomstregistret inom fem kalenderdagar efter betalningsdagen. Uppgifterna anmäls utan en nedre gräns i euro och utan åldersgräns.

Ett allmännyttigt samfund ska dessutom anmäla skattepliktiga kostnadsersättningar (t.ex. penningersättning för anskaffning av personlig utrustning) som betalats till frivilligarbetare inom samma tid.

Föreningars löntagare

Föreningar ska också anmäla kostnadsersättningar som betalats till egna löntagare. Kilometerersättningar, dagtraktamenten, måltidsersättningar och skattepliktiga kostnadsersättningar som betalats till löntagare ska anmälas till inkomstregistret. Till inkomstregistret anmäls inte skattefria resekostnader som arbetsgivaren ersatt för arbetstagare om prestationerna som betalas till arbetstagarna baserar sig på ett verifikat av en trafikidkare (t.ex. tågbiljett). Ersättningar för logi, nattresepenning eller gränsöverskridningspenning anmäls inte heller.

Betalda kostnadsersättningar (och andra inkomster) ska anmälas på anmälan för den löneutbetalningsperiod och den betalningsdag när kostnaderna ersattes eller någon annan inkomst betalades till inkomsttagaren.

Naturaförmåner anmäls också i realtid

En naturaförmån är i enlighet med nyttjandeprincipen inkomst för den månad då förmånen har funnits tillgänglig för inkomsttagaren.

Om både penninglön och naturaförmåner betalas till inkomsttagaren ska alla uppgifter anmälas enligt principen betalningsdagen + fem dagar. Däremot, om inga pengar, dvs. ingen penninglön, betalas till inkomsttagaren, utan t.ex. enbart naturaförmåner, ska uppgifterna anmälas till inkomstregistret månadsvis senast den femte dagen i den kalendermånad som följer efter den månad då förmånen mottagits.

Ifall telefonförmånen hanteras i löneberäkningen på förhand i januari för hela året, kan telefonförmånen också anmälas på förhand till inkomstregistret en gång om året. Detta förfarande kan användas, när inkomsten som ska utbetalas inte omfattas av försäkringsavgifter för arbetspensions-, arbetslöshets- eller arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring, som för t.ex. YEL-försäkrade personer. En förutsättning är också att inga andra inkomster utbetalas till personen och att personen inte heller fått andra förmåner.

Uppgifter anmäls till inkomstregistret elektroniskt

Att uppgifterna lämnas elektroniskt är en grundförutsättning för inkomstregistret. I fortsättningen kan uppgifter lämnas på papper endast av särskilda skäl. Som ett särskilt skäl kan man betrakta situationer där man inte rimligtvis kan förutsätta att uppgifterna lämnas elektroniskt. Uppgifter kan inte heller lämnas till inkomstregistret per telefon, utan anmälan är formbunden.

Anmäl uppgifterna direkt från lönesystemet via det tekniska gränssnittet

Bäst och enklast går det att anmäla uppgifterna till inkomstregistret direkt från ett löne- eller resekostnadssystem genom ett s.k. tekniskt gränssnitt. Det är bra att kontrollera hos den egna lönesystemleverantören om systemet kommer att få en uppdatering för inkomstregistret och hur det är tänkt att uppgifterna ska förmedlas till det.

Användare av det tekniska gränssnittet behöver ett certifikat för identifiering. Föreningens Katso-huvudanvändare kan göra en ansökan om ibruktagandet av gränssnittstjänsterna  från inkomstregistrets e-tjänst. Katso-huvudanvänaren loggar in i inkomstregistrets e-tjänst med Katso-koder.

Läs mer om certifikatet.

Alternativt kan uppgifterna anmälas via e-tjänsten

Uppgifterna kan också anmälas till inkomstregistret via inkomstregistrets e-tjänst. Till exempel styrelseordföranden och styrelseledamöter som införts i handelsregistret eller Företags- och organisationsdatasystemet kan sköta ärenden för föreningens räkning. Läs mer om organroller.

Löneuppgifter kan lämnas till inkomstregistrets e-tjänst antingen så att uppgifterna laddas upp i en fil eller genom att mata in uppgifterna med en webblankett.

Man loggar in i inkomstregistrets e-tjänst med personliga nätbankskoder, mobilidentifiering eller certifikatkort på inkomstregistret.fi. Uppgifter kan inte anmälas till inkomstregistret via tjänsterna Ilmoitin.fi eller Lomake.fi.

Fullmakt för att använda e-tjänsten

Om en förening vill befullmäktiga till exempel en revisionsbyrå att agera för föreningens räkning i inkomstregistrets e-tjänst ska föreningen bevilja fullmakterna via Katso-tjänsten. Katso-huvudanvändaren kan befullmäktiga en person eller ett företag att på föreningens vägnar uträtta ärenden i inkomstregistrets e-tjänst. Eftersom inkomstregistret är en ny tjänst fungerar gamla fullmakter inte i det. I inkomstregistret används fullmaktskoderna Anmäla löneuppgifter och Granska löneuppgifter.

Läs mer