Företagare: När du betalar lön, anmäl uppgifterna till inkomstregistret från 1.1.2019

Löne- och förvärvsinkomster som betalas ut efter 1.1.2019 ska anmälas till inkomstregistret. Alla arbetsgivare (stora och små företag samt till exempel hushållsarbetsgivare) ska anmäla uppgifterna i realtid till inkomstregistret. Prestationsbetalaren, till exempel en arbetsgivare, är skyldig att anmäla uppgifter om betalda löner.

Uppgifter som ska anmälas till inkomstregistret är löner som utbetalats för utfört arbete, naturaförmåner, arvoden, arbetsersättningar samt övriga förvärvsinkomster. Även skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas. Till inkomstregistret anmäls betalda dagtraktamenten, måltidsersättningar och kilometerersättningar.

Lön till företagets ägare

Huruvida företagets ägare kan lyfta lön från företaget är av betydelse ur företagarens synvinkel när det gäller att anmäla uppgifter om löner till företagets ägare. En ägare av ett aktiebolag kan lyfta lön från det, men till exempel en företagare som har en firma kan inte ta ut lön utan uttagen är privatuttag. Lön som betalats till ett aktiebolags ägare ska anmälas till inkomstregistret. Privata uttag i en firma behandlas i firmans bokföring och anmäls på skattedeklarationen. Privata uttag som görs av en firmaföretagare ska inte anmälas till inkomstregistret. Om firman emellertid har andra arbetstagare, ska de löner som betalas ur firman anmälas till inkomstregistret.

Till inkomstregistret anmäls alla löner oberoende av försäkringsformen. Löneinkomst som betalats till en FöPL- eller LFöPL-försäkrad företagare ska anmälas till inkomstregistret.

Bland annat följande ska emellertid inte anmälas till inkomstregistret:

  • rese- och logiersättningar som arbetsgivaren betalat utifrån ett verifikat, som resebiljett eller hotellräkning
  • kostnadsposter som hör till arbetsgivaren
    • om en arbetstagare köper kaffe och bullar till en arbetsplats och kostnaderna ersätts enligt kvitton till betalaren, eller om en arbetstagare tankar firmans bil med egna pengar och denna kostnad ersätts i samband med lönen
  • ersättningar som betalats till arbetsgivaren
  • arbetsinkomst som används som grund för socialförsäkringsavgifterna och som fastställs för en företagare som är FöPL- eller LFöPL-försäkrad
  • företagets inkomster
    • ett undantag till detta: ersättningar som betalats till en arbetare som inte hör till förskottsuppbördsregistret (enligt inkomstslaget arbetsersättning), och för vilka förskottsinnehållning ska verkställas. Anmälan ska göras oavsett om den som får arbetsersättningen är en fysisk person, ett aktiebolag, ett öppet bolag eller ett kommanditbolag.

Uppgifterna ska anmälas inom fem dagar från betalningsdagen

Uppgifterna lämnas till inkomstregistret på två anmälningar. Anmälan om löneuppgifter lämnas separat för varje arbetstagare och lönedag. Arbetsgivarens separata anmälan ges specifikt för varje företag en gång i månaden.

Anmälan om löneuppgifter ska ges inom fem kalenderdagar från betalningsdagen. Med betalningsdag avses lönedagen, dvs. den dag prestationen finns tillgänglig för inkomsttagaren. Också ett företag som är en arbetsgivare som betalar lön tillfälligt ska anmäla uppgifterna enligt principen betalningsdag + fem dagar.

Arbetsgivarens separata anmälan inlämnas senast den femte dagen i den kalendermånad som följer efter utbetalningen. På den separata anmälan anges totalbeloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgifter och avdrag som eventuellt gjorts på beloppet samt uppgiften "Ingen lönebetalning" för en arbetsgivare som hör till arbetsgivarregistret. En tillfällig arbetsgivare ska lämna in arbetsgivarens separata anmälan till inkomstregistret endast över de månader som lön betalas ut för.

Löneförskott ska också anmälas senast på den femte kalenderdagen efter betalningen av löneförskottet

På löneförskottet ska förskottsinnehållning verkställas och socialförsäkringsavgifter betalas på betalningsdagen för löneförskottet. När förskottsinnehållningen har verkställts och socialförsäkringsavgifterna har betalats, avdras löneförskottet från arbetstagarens bruttolön på den egentliga lönebetalningsdagen. Arbetsgivaren redovisar förskottsinnehållningen och socialförsäkringsavgifterna till de instanser som ansvarar för uppbörden enligt separata tidtabeller. Ett löneförskott som anmälts till inkomstregistret får inte anmälas på nytt på den egentliga lönebetalningsdagen.

Det kan hända att uppgiften om löneförskott har nått bokföraren till exempel först under den följande månaden. Nuförtiden ska anmälningarna göras i realtid. Enligt lagen om inkomstdatasystemet ska uppgifter om betalade prestationer lämnas senast den femte kalenderdagen efter betalningsdagen.

Enligt lagen ska förskottsinnehållning alltid verkställas när en prestation – även om det skulle handla om ett löneförskott – har betalats till inkomsttagaren.

Exempel: Löneförskott betalas direkt från kontot 8.2.2019. Det bokförs i lönebetalningsprogrammet först när löneförskottet debiteras, till exempel 28.2.2019. När ska det anmälas? Om anmälan görs direkt via löneprogrammet kommer ju anmälan att gå 28.2.2019, när det registrerats i löneberäkningen. Blir det då rätt?
Ett betalt löneförskott ska anmälas till inkomstregistret den femte kalenderdagen efter betalningen, dvs. i exempelfallet senast 13.2.2019. Ett löneförskott som anmälts till inkomstregistret får inte anmälas på nytt på den egentliga lönebetalningsdagen (i exempelfallet 28.2.2019).

Naturaförmåner anmäls också i realtid

En naturaförmån är i enlighet med nyttjandeprincipen inkomst för den månad då förmånen har funnits tillgänglig för inkomsttagaren.

Om både penninglön och naturaförmåner betalas till inkomsttagaren ska alla uppgifter anmälas enligt principen betalningsdagen + fem dagar. Däremot, om inga pengar, dvs. ingen penninglön, betalas till inkomsttagaren, utan t.ex. enbart naturaförmåner, ska uppgifterna anmälas till inkomstregistret månadsvis senast den femte dagen i den kalendermånad som följer efter den månad då förmånen mottagits.

Ifall telefonförmånen hanteras i löneberäkningen på förhand i januari för hela året, kan telefonförmånen också anmälas på förhand till inkomstregistret en gång om året. Detta förfarande kan användas, när inkomsten som ska utbetalas inte omfattas av försäkringsavgifter för arbetspensions-, arbetslöshets- eller arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring, som för t.ex. YEL-försäkrade personer. En förutsättning är också att inga andra inkomster utbetalas till personen och att personen inte heller fått andra förmåner.

Anmälning av ersättningar för resekostnader till inkomstregistret

Även skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas till inkomstregistret. Av skattefria kostnadsersättningar ska kilometerersättningar, dagtraktamenten och måltidsersättningar anmälas. Ersättningar för resekostnader ska anmälas enligt principen betalningsdagen + fem dagar, även om ingen penninglön betalas.

Exempelvis om en arbetstagare lämnar in flera månaders reseräkningar till arbetsgivaren på en gång, och de skattefria resekostnaderna betalas till arbetstagaren på en gång på betalningsdagen, ska arbetsgivaren anmäla de betalda kostnadsersättningarna till inkomstregistret inom fem kalenderdagar från betalningsdagen. Betalda kostnadsersättningar (och andra inkomster) ska anmälas på anmälan för den löneutbetalningsperiod och den betalningsdag när kostnaderna ersattes eller någon annan inkomst betalades till inkomsttagaren.

Löneutbetalningsperioden och intjäningsperioden för inkomsterna är två skilda saker. Intjäningsperioden kan vara längre än löneutbetalningsperioden. Intjäningsperioden är en uppgift som är specifik för ett inkomstslag och den anger för vilken period inkomsten har ansamlats.

Uppgifterna ska lämnas till inkomstregistret utan nedre gränser i euro eller åldersgränser

Uppgifterna ska lämnas till inkomstregistret utan nedre gränser i euro. Inkomstregistrets informationsanvändare, som Skatteförvaltningen, arbetspensionsförsäkringsbolagen och arbetsolycksfallsförsäkringsbolagen, har olika gränser i euro som t.ex. hör samman med skyldigheterna att försäkra eller verkställandet av förskottsinnehållning. Det bör emellertid märkas att uppgifter ska anmälas till inkomstregistret utan nedre gränser i euro. Om du betalar lön ska du anmäla uppgifterna om lönen till inkomstregistret.

Också löner som betalats till minderåriga ska anmälas till inkomstregistret. Även om en minderårig inte behöver socialförsäkras är inkomsten skattepliktig och uppgifterna ska alltid anmälas till inkomstregistret utan nedre gränser i euro.

Lämna uppgifterna till inkomstregistret så heltäckande som möjligt – på det sättet minskar det arbete som måste göras i efterhand

Av de uppgifter som ska anmälas till inkomstregistret är en del obligatoriska uppgifter och en del obligatoriska uppgifter när inkomsten i fråga betalas. En del är kompletterande uppgifter som lämnas frivilligt och som informationsanvändarna behöver för att fullständigt utnyttja uppgifterna i inkomstregistret.

De obligatoriska uppgifterna som anmäls till inkomstregistret motsvarar de uppgifter som före år 2019 har lämnats på årsanmälan till Skatteförvaltningen, arbetspensionsanstalterna, arbetsolycksfallsförsäkringsbolagen och Sysselsättningsfonden utan särskild begäran.

Kompletterande uppgifter behövs bland annat för förmånsbeslut, fastställande av klientavgifter och handläggning av ersättningar. Om arbetsgivaren även lämnar kompletterande uppgifter omedelbart i samband med löneutbetalningen, minskar mängden utredningsarbete i efterhand.

Uppgifterna kan anmälas på papper endast av särskilda skäl

Att uppgifterna lämnas elektroniskt är en grundförutsättning för inkomstregistret. Uppgifter kan lämnas på papper endast av särskilda skäl. Som ett särskilt skäl kan man betrakta situationer där man inte rimligtvis kan förutsätta att uppgifterna lämnas elektroniskt. En sådan situation kan till exempel uppkomma om en fysisk person, ett dödsbo, en tillfällig arbetsgivare eller en utländsk person inte har möjlighet att lämna uppgifter elektroniskt. Uppgifter kan inte heller lämnas till inkomstregistret per telefon, utan anmälan är formbunden.

Bäst och enklast går det att anmäla uppgifterna till inkomstregistret direkt från lönesystemet över ett s.k. tekniskt gränssnitt. Det är bra att kontrollera hos den egna lönesystemleverantören om systemet kommer att få en uppdatering för inkomstregistret och hur det är tänkt att uppgifterna ska förmedlas till det.

Om företaget inte övergått till den digitala åldern och inte använder e-tjänster är det en bra tidpunkt att börja göra det nu. De som hanterar företagets ärenden måste lära sig nytt men e-tjänster underlättar arbetsgivarens vardag på lång sikt.

Information om elektronisk löneberäkning och elektroniska anmälningar om löneuppgifter finns på den avgiftsfria tjänsten Palkka.fi, en lagstadgad myndighetstjänst som riktar sig särskilt till småföretagare och hushåll. I tjänsten Palkka.fi kan man räkna företagens löner och från och med 1.1.2019 anmäla uppgifterna direkt till inkomstregistret, och då behövs således ingen separat anmälan till inkomstregistret göras.

Uppgifterna kan lämnas till inkomstregistret även i inkomstregistrets e-tjänst antingen så att uppgifterna laddas upp i en fil eller registreras manuellt på en webblankett. I inkomstregistrets e-tjänst identifierar man sig med ett starkt identifieringsverktyg via tjänsten Suomi.fi-identifiering, som bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort.

Uppgifter kan inte anmälas till inkomstregistret via tjänsterna Ilmoitin.fi eller Lomake.fi.

Fullmakt som behövs för inkomstregistrets e-tjänst

Enklast går det att anmäla uppgifterna till inkomstregistret direkt från lönesystemet över ett tekniskt gränssnitt. Om företaget använder inkomstregistrets e-tjänst för att anmäla uppgifter, kan en person som har firmateckningsrätt, verkställande direktören, verkställande direktörens ställföreträdare eller en enskild näringsidkare ge till exempel bokföringsbyrån fullmakt att anmäla uppgifterna till inkomstregistret.

Fullmakter kan göras i tjänsten Suomi.fi-fullmakter eller i Katso-tjänsten beroende på företagsformen. Läs mer om hur man ger fullmakter.

Löneanmälan överförs till inkomstregistret – de andra anmälningskanalerna tas ur bruk

De senaste årsanmälningarna över löner ska lämnas för år 2018 separat till Skatteförvaltningen, arbetspensionsanstalterna, Sysselsättningsfonden (Arbetslöshetsförsäkringsfonden) och arbetsolycksfallsförsäkringsbolagen. Uppgifter om prestationer som betalats efter 1.1.2019 lämnas i realtid till ett centraliserat register. Ibruktagandet gäller alla som betalar löner utan övergångstider.

Prestationer som betalats före 1.1.2019 ska anmälas och korrigeras separat för varje myndighet. Det bör märkas att arbetsgivarna år 2019 både ska göra anmälningar till inkomstregistret och lämna separata anmälningar till de olika myndigheterna som gäller år 2018 och tidigare år.