Inkomstregistret förändrar sättet att anmäla föreningars och stiftelsers löneuppgifter

Löne- och förvärvsinkomster som betalas ut efter 1.1.2019 ska anmälas till inkomstregistret. Inkomstregistret berör alla slags föreningar (bl.a. allmännyttiga eller oregistrerade föreningar eller stiftelser), som betalar löner eller andra förvärvsinkomster. Uppgifter ska anmälas till inkomstregistret inom fem kalenderdagar efter varje betalningstransaktion.

Uppgifter som ska anmälas till inkomstregistret är löner som utbetalats för utfört arbete, naturaförmåner, arvoden, arbetsersättningar samt övriga förvärvsinkomster. Även skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas. Till inkomstregistret anmäls betalda dagtraktamenten, måltidsersättningar och kilometerersättningar. Naturaförmåner, som telefonförmån eller bilförmån, ska också anmälas. Skattefria personalförmåner (såsom nätförmån) behöver emellertid inte anmälas till inkomstregistret.

Inkomstregistret förändrar inte förfaringssättet för att anmäla stipendier.

Uppgifterna ska anmälas inom fem dagar från betalningsdagen

Uppgifterna lämnas till inkomstregistret på två anmälningar. Anmälan om löneuppgifter lämnas separat för varje arbetstagare och betalningsdag. Arbetsgivarens separata anmälan ges specifikt för varje förening en gång i månaden.

Anmälan om löneuppgifter ska ges inom fem kalenderdagar från betalningsdagen. Med betalningsdag avses lönedagen, dvs. den dag prestationen finns tillgänglig för inkomsttagaren. En förening som är en arbetsgivare som betalar lön tillfälligt ska också lämna uppgifterna inom fem kalenderdagar från betalningsdagen.

Arbetsgivarens separata anmälan inlämnas senast den femte dagen i den kalendermånad som följer efter utbetalningen. På den separata anmälan anges totalbeloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgifter och avdrag som eventuellt gjorts på beloppet samt uppgiften "Ingen lönebetalning" för en arbetsgivare som hör till arbetsgivarregistret. En tillfällig arbetsgivare ska lämna in arbetsgivarens separata anmälan till inkomstregistret endast över de månader som lön betalas ut för.

Naturaförmåner anmäls också i realtid

En naturaförmån är i enlighet med nyttjandeprincipen inkomst för den månad då förmånen har funnits tillgänglig för inkomsttagaren.

Om både penninglön och naturaförmåner betalas till inkomsttagaren ska alla uppgifter anmälas enligt principen betalningsdagen + fem dagar. Däremot, om inga pengar, dvs. ingen penninglön, betalas till inkomsttagaren, utan t.ex. enbart naturaförmåner, ska uppgifterna anmälas till inkomstregistret månadsvis senast den femte dagen i den kalendermånad som följer efter den månad då förmånen mottagits.

Ifall telefonförmånen hanteras i löneberäkningen på förhand i januari för hela året, kan telefonförmånen också anmälas på förhand till inkomstregistret en gång om året. Detta förfarande kan användas, när inkomsten som ska utbetalas inte omfattas av försäkringsavgifter för arbetspensions-, arbetslöshets- eller arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring, som för t.ex. YEL-försäkrade personer. En förutsättning är också att inga andra inkomster utbetalas till personen och att personen inte heller fått andra förmåner.

Anmälning av ersättningar för resekostnader till inkomstregistret

Även skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas till inkomstregistret. Av skattefria kostnadsersättningar ska kilometerersättningar, dagtraktamenten och måltidsersättningar anmälas. Ersättningar för logi och resebiljetter som betalats mot kvitto ska inte anmälas till inkomstregistret. Ersättningar för resekostnader ska anmälas, även om ingen penninglön betalas.

Exempelvis om en frivilligarbetare lämnar in flera månaders reseräkningar till ett allmännyttigt samfund och de skattefria kostnadsersättningarna betalas på en gång på betalningsdagen, ska de betalda kostnadsersättningarna anmälas till inkomstregistret inom fem kalenderdagar från denna betalningsdag. Då tillämpas ingen nedre gräns i euro eller åldersgräns. Uppgifterna ska anmälas också om mottagaren inte är anställd hos betalaren eller annars inte får lön för utfört arbete.

Betalda kostnadsersättningar (och andra inkomster) ska anmälas på anmälan för den löneutbetalningsperiod och den betalningsdag när kostnaderna ersattes eller någon annan inkomst betalades till inkomsttagaren. Löneutbetalningsperioden och intjäningsperioden för inkomsterna är två skilda saker. Intjäningsperioden kan vara längre än löneutbetalningsperioden. Intjäningsperioden är en uppgift som är specifik för ett inkomstslag och den anger för vilken period inkomsten har ansamlats.

Uppgifterna ska lämnas till inkomstregistret utan nedre gränser i euro eller åldersgränser

Uppgifterna lämnas till inkomstregistret utan nedre gränser i euro. Inkomstregistrets informationsanvändare, som Skatteförvaltningen, arbetspensionsförsäkringsbolagen och arbetsolycksfallsförsäkringsbolagen, har olika gränser i euro som t.ex. hör samman med skyldigheterna att försäkra eller verkställandet av förskottsinnehållning. Det bör emellertid märkas att uppgifter ska anmälas till inkomstregistret utan nedre gränser i euro. Om du betalar lön, arvoden, naturaförmåner, arbetsersättningar eller andra förvärvsinkomster ska uppgifterna lämnas till inkomstregistret. Kostnadsersättningar ska också anmälas utan nedre gränser i euro.

Också löner eller annan förvärvsinkomst som betalats till minderåriga ska anmälas till inkomstregistret. Även om en minderårig inte behöver socialförsäkras är inkomsten skattepliktig och uppgifterna ska alltid anmälas till inkomstregistret utan nedre gränser i euro.

Lämna uppgifterna till inkomstregistret så heltäckande som möjligt – på det sättet minskar det arbete som måste göras i efterhand

Av de uppgifter som ska anmälas till inkomstregistret är en del obligatoriska uppgifter och en del obligatoriska uppgifter när inkomsten i fråga betalas. En del är kompletterande uppgifter som lämnas frivilligt och som informationsanvändarna behöver för att fullständigt utnyttja uppgifterna i inkomstregistret.

De obligatoriska uppgifterna som anmäls till inkomstregistret motsvarar de uppgifter som före år 2019 har lämnats på årsanmälan till Skatteförvaltningen, arbetspensionsanstalterna, arbetsolycksfallsförsäkringsbolagen och Sysselsättningsfonden utan särskild begäran.

Kompletterande uppgifter är uppgifter som före år 2019 har lämnats på begäran. Dessa uppgifter behövs bland annat för förmånsbeslut, fastställande av klientavgifter och handläggning av ersättningar. När arbetsgivaren även lämnar kompletterande uppgifter omedelbart i samband med löneutbetalningen, minskar mängden utredningsarbete i efterhand.

Uppgifterna kan anmälas på papper endast av särskilda skäl

Att uppgifterna lämnas elektroniskt är en grundförutsättning för inkomstregistret. Uppgifter kan lämnas på papper endast av särskilda skäl. Som ett särskilt skäl kan man betrakta situationer där man inte rimligtvis kan förutsätta att uppgifterna lämnas elektroniskt. En sådan situation kan till exempel uppkomma om en fysisk person, ett dödsbo, en tillfällig arbetsgivare eller en utländsk person inte har möjlighet att lämna uppgifter elektroniskt. Uppgifter kan inte heller lämnas till inkomstregistret per telefon, utan anmälan är formbunden.

Bäst och enklast går det att anmäla uppgifterna till inkomstregistret direkt från ett löne- eller resekostnadssystem över ett s.k. tekniskt gränssnitt. Det är bra att kontrollera hos den egna lönesystemleverantören om systemet kommer att få en uppdatering för inkomstregistret och hur det är tänkt att uppgifterna ska förmedlas till det.

Om en förening inte övergått till den digitala åldern och inte använder e-tjänster är det en bra tidpunkt att börja göra det nu. De som hanterar föreningens ärenden måste lära sig nytt men e-tjänster underlättar vardagen på lång sikt. Uppgifterna kan lämnas till inkomstregistret även i inkomstregistrets e-tjänst antingen så att uppgifterna laddas upp i en fil eller registreras manuellt på en webblankett. Då ska den som lämnar uppgifterna identifiera sig med ett starkt identifieringsverktyg i tjänsten Suomi.fi-identifiering, som bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort. Uppgifter kan inte anmälas till inkomstregistret via tjänsterna Ilmoitin.fi eller Lomake.fi.

Fullmakt att använda e-tjänsten

Ansvarspersonerna för föreningarna kan nu anmäla löner och arvoden som föreningen betalat lättare än tidigare till inkomstregistret. Föreningens styrelseordförande som införts i föreningsregistret eller personen som ensam har firmateckningsrätt kan uträtta ärenden i inkomstregistrets e-tjänst på föreningens vägnar utan separat fullmakt. Dessa organroller medför tillräcklig fullmakt att uträtta ärenden i inkomstregistret. Organrollen ska vara antecknad i föreningsregistret.

Firmatecknaren som har ensamrätt att företräda föreningen kan befullmäktiga andra personer eller organisationer i tjänsten Suomi.fi-fullmakter för att uträtta ärenden på föreningens vägnar i inkomstregistret.

Läs mer: Föreningar kan nu anmäla uppgifter smidigare till inkomstregistret

Läs mer om fullmakter.