Läror om utmaningar bokföringsbyråerna upplevt utnyttjas i inkomstregistret

24.6.2019

Inkomstregistret intervjuade per telefon i april 20 bokföringsbyråer, som hade upplevt problem med användningen av inkomstregistret. Man kunde anmäla sig till intervjun på inkomstregistrets webbsida.

Avsikten med intervjuundersökningen var att reda ut vad utmaningarna med användningen av inkomstregistret berodde på. Både stora och små bokföringsbyråer anmälde sig till intervjun, varav en stor del uträttade ärenden via gränssnittet och använde inkomstregistrets e-tjänst endast i undantagsfall. Enbart några av bokföringsbyråerna som intervjuades använde e-tjänsten som den enda anmälningskanalen. Enligt undersökningen kan man förmoda att storleken på bokföringsbyrån inte spelar någon roll i  hurdana utmaningar inkomstregistret medfört.

Inkomstregistersystemet strulade till i början av året

Problemen som orsakades av inkomstregistrets system hade skapat många utmaningar för bokföringsbyråerna.  De största utmaningarna berodde på dubbelanmälningarna, att materialet fastnade i status Processeras och att felmeddelanden endast var tillgängliga på engelska. Systemet ansågs vara halvfärdigt.

Förbättringar har gjorts i inkomstregistersystemet under våren. Felmeddelanden har översatts till finska och svenska,  inlämnandet av dubbelanmälningar har förhindrats och problemet med att materialet fastande i status Processeras har korrigerats.

Rusning i kundservicen

Det förekom rusning i inkomstregistrets kundservice i januari på grund av kundernas stora behov att ta kontakt. Väntetiden kunde växa upp till 30-60 minuter. Dessutom upplevde bokföringsbyråerna att inkomstregistrets kundservice saknade förmågan att rådgiva dem. 

Rusningen i kundservicen har nu lugnat ner sig. I juni har väntetiden i telefontjänsten i genomsnitt varit 5 minuter och personalen har tagit del av utbildningar under våren. 

En kundserviceundersökning genomfördes i maj. Enligt undersökningen är kunderna i regel nöjda med kundservicen de fått och de ansåg att de fick sina ärenden bra skött. Avsikten är att ytterligare utveckla Inkomstregisterenhetens kundservice.

Problem med lönesystemen

Löneadministrationssystemen som bokföringsbyråerna använder har inte heller fungerat problemfritt. Bland annat inmatningen av styruppgifter, kodningen av inkomstslagen och koduppsättningarna upplevdes som utmanande. Dessutom returnerades nödvändigtvis inga svarsmeddelanden på anmälningarna.

Inkomstregistret har samarbetat tätt med programvaruhusen och man har försökt lösa utmaningarna i anknytning med systemen hela våren. Uppgifter som hänför sig till inmatningen av styruppgifter och kodningen av inkomstslagen har varit uppgifter av engångsnatur i anknytning till ibruktagandet och förhoppningsvis har problemen dessa medfört avklarats till största delen under vårens lopp.

Bristfällig rapportering

Inkomstregistrets rapporter ansågs inte motsvara bokföringsbyråernas behov och man upplevde att de ökade arbetsmängden. Rapporternas innehåll betraktades som inexakta och ofungerande. Dessutom upplevde man att rapporterna störde de interna processerna och tidtabellerna.

Inkomstregistret har gjort upp en plan beträffande utvecklingen av rapporter. Avsikten är att producera rapporter som bättre tjänar uppgiftslämnarnas behov.

Besvärliga inkomstslag

Anmälningen av inkomstslagen uppfattades som utmanande, då det inte direkt gick att koppla inkomstslagen med löneslagen eller då man inte visste vilket inkomstslag som skulle användas. Anvisningen ansågs vara oklar. Å andra sidan täcker inte heller inkomstslagen alla situationer enligt bokföringsbyråerna.

Inkomstregistrets kundservice hjälper gärna med att välja rätt inkomstslag.

Lagstiftningen kan ännu förbättras

Man önskade att de lagar som reglerar inkomstregistret skulle ändras. Tidsfristen på fem dagar ansågs vara strikt. Utöver detta hoppades man på ändringar i anmälan av naturaförmåner och löneförskott.

Dessa önskemål har framförts åt lagstiftarna.

Inkomstregistret är ett system som kontinuerligt utvecklas och systemet utvecklas också i fortsättningen utifrån den respons som fås. Respons om kundservicen kan ges med responsblanketten. All respons läses.