När ska betalda löner och andra prestationer anmälas till inkomstregistret?

Alla prestationsbetalare, dvs. arbetsgivare, föreningar och organisationer, ska anmäla uppgifter om betalda prestationer till inkomstregistret inom fem dagar efter betalningsdagen. Undantaget utgörs av hushållsarbetsgivare med avvikande tidsfrister.

Anmälan om löneuppgifter

Anmäl betalda löner, arvoden och övriga ersättningar samt avdrag på dem till inkomstregistret senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen.

    • Med betalningsdagen avses inkomsttagarens lönedag då prestationen är tillgänglig för mottagaren (t.ex. på mottagarens konto).
    • I de fem kalenderdagar som räknas efter betalningsdagen tas lördag, söndag eller annan helgdag med. Om den utsatta dagen för anmälan infaller på en lördag, söndag eller annan helgdag, kan uppgifterna emellertid anmälas på den nästföljande vardagen.

Anmälan om löneuppgifter kan även anmälas till inkomstregistret på förhand (exempelvis direkt från lönekörningen), dock tidigast 45 dagar före betalningsdagen.

Försäkringslön

Anmäl uppgifterna om försäkringslönens belopp månatligen senast på den femte dagen i den kalendermånad som följer efter arbetsperioden.

Lön som betalas av en ställföreträdande betalare

Arbetsgivaren ska anmäla uppgifterna om de löner som den ställföreträdande betalaren betalat och för vilka arbetsgivaren är skyldig att betala socialförsäkringsavgifter. Anmäl uppgifterna månatligen senast på den femte dagen i den kalendermånad som följer efter betalningsmånaden.

Ogrundad förmån

Anmäl uppgiften om ogrundad förmån utan dröjsmål efter det att den ogrundade förmånen har upptäckts.  

Återbetald prestation

Anmäl uppgifterna om återbetalda prestationer senast på den femte kalenderdagen efter den dag då man tagit del av information om betalningen av det återkrävda beloppet, dess betalare och den ogrundade förmån som betalningen avser.

Arbete utomlands

Anmäl uppgifterna senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen för den första lönen för utlandsarbete.

Naturaförmåner och förmåner och prestationer i annan form än pengar:

Om inkomsttagaren har endast erhållit förmåner eller prestationer i annan form än pengar, anmäl uppgifterna om dessa till inkomstregistret månatligen senast på den femte dagen i månaden efter den månad då förmånen erhållits. Uppgifterna ska anmälas månatligen t.ex. då arbetstagaren endast erhållit en naturaförmån, såsom en bostads- eller bilförmån, dvs. inte någon penningprestation alls.

Om vissa förutsättningar uppfylls kan telefonförmån anmälas en gång i året på förhand eller i samband med att den första lönen till en ny arbetstagare betalas.

Läs mer om anmälan av telefonförmån och övriga naturaförmåner.

Arbetsgivarens separata anmälan

Med arbetsgivarens separata anmälan anmäls totalbeloppet av sjukförsäkringsavgiften och avdragen på det samt uppgiften Ingen lönebetalning.

Skyldigheten att lämna in arbetsgivarens separata anmälan beror på om prestationsbetalaren är en regelbunden eller en tillfällig arbetsgivare.

Regelbundna arbetsgivare Den utsatta dagen för anmälan är den femte dagen i följande kalendermånad.

Tillfälliga arbetsgivare är inte införda i Skatteförvaltningens arbetsgivarregister. Tillfälliga arbetsgivare ska lämna in arbetsgivarens separata anmälan till inkomstregistret endast för löneutbetalningsmånaderna, senast på den femte dagen i följande kalendermånad. Arbetsgivarens separata anmälan kan lämnas in till inkomstregistret en månad i förväg. Om du anmäler uppgiften Ingen lönebetalning, kan du lämna in arbetsgivarens separata anmälan sex månader i förväg.

Kompletterande uppgifter i anmälan om löneuppgifter

Med anmälan om löneuppgifter anmäls både obligatoriska och kompletterande uppgifter till inkomstregistret. Kompletterande inkomstslag och övriga kompletterande uppgifter är nödvändiga till en del av informationsanvändarna som använder dessa uppgifter t.ex. som grund till beviljande eller betalning av förmåner.

Det rekommenderas att kompletterande uppgifter inlämnas på samma gång som obligatoriska uppgifter alltid då det är möjligt. Då behöver de informationsanvändare som behöver dessa uppgifter inte senare be om kompletterande uppgifter separat.

Frånvarouppgifter

Det går inte alltid att anmäla kompletterande uppgifter på samma gång som de obligatoriska uppgifterna, exempelvis om det är fråga om frånvarouppgifter och lönen betalas mitt under löneutbetalningsperioden. Frånvarouppgifterna för den föregående löneperioden ska helst anmälas senast med anmälan för den pågående löneutbetalningsperioden så att uppgifterna är tillgängliga i god tid. 

Anmälning av uppgifter på förhand

Vissa uppgifter kan anmälas på förhand utan tidsbegränsningar, exempelvis uppgifter om arbets- och vistelseperioder samt frånvarouppgifter. Om du t.ex. vet att en visstidsanställds arbetsförhållande varar ett år kan du ange slutdatumet för anställningsförhållandet som den dag då anställningen upphör. Om ett anställningsförhållande kommer att inledas i framtiden kan du anmäla uppgifterna till inkomstregistret tidigast 45 dagar i förväg.

Korrigera anmälningar utan dröjsmål

Arbetsgivaren eller en annan prestationsbetalare ska korrigera en felaktig uppgift som anmälts utan dröjsmål efter det att felet har upptäckts. En inkomsttagare som upptäcker ett fel i sina uppgifter ska be om rättelse av prestationsbetalaren.

Läs mer om korrigering av uppgifter.

Anmälan på pappersblankett

Uppgifterna kan anmälas på pappersblankett endast av särskilda skäl. Ett särskilt skäl kan till exempel vara att en elektronisk anmälan på grund av tekniska skäl är omöjlig för en fysisk person, ett dödsbo, en tillfällig arbetsgivare eller en utlänning.

Tidsfristen för anmälan på pappersblankett är åtta dagar i stället för fem dagar.