Resekostnadsersättningar betalda av faktureringstjänstföretag i förskottsuppbörden och inkomstbeskattningen

Har getts
6.11.2017
Diarienummer
A201/200/2017

Beskrivning av ärendet

Detta ställningstagande handlar om hur faktureringstjänstföretag i olika situationer kan behandla resekostnadsersättningar i förskottsuppbörden. Ställningstagandet redogör också för hur resekostnadsersättningar behandlas i arbetsutförarens inkomstbeskattning.

Bakgrund

Allmänt om faktureringstjänstföretagens verksamhet

Faktureringstjänstföretag erbjuder arbetsutförare en möjlighet att fakturera sina kunder utan ett eget företag. Faktureringstjänstföretag sköter även för arbetsutförarens räkning olika skyldigheter relaterade till beskattning och försäkringar och debiterar ett arvode för dessa. I arbets- och socialförsäkringslagstiftningen anses personer som använder sig av faktureringstjänstföretag i regel som företagare. I beskattningen kan emellertid faktureringstjänstföretaget och arbetsutföraren avtala om arbetsförhållande dem emellan, varvid faktureringstjänstföretaget är formellt arbetsutförarens arbetsgivare.

Arbetsutföraren och kunden kommer överens om arbetsersättningen. När arbetsutföraren fakturerar kunden genom ett faktureringstjänstföretag, betalar kunden ersättningen för arbetet till faktureringstjänstföretaget, inte till arbetsutföraren. Den ersättning som faktureringstjänstföretaget betalar vidare till arbetsutföraren utgör lön, om faktureringstjänstföretaget och arbetsutföraren har avtalat om ett arbetsförhållande dem emellan. Om man inte har avtalat om arbetsförhållande, är den ersättning som faktureringstjänstföretaget betalar till arbetsutföraren arbetsersättning.

Utöver arbetsersättningar kan faktureringstjänstföretag betala olika resekostnadsersättningar till arbetsutföraren, t.ex. kilometerersättningar och dagtraktamenten. Skattebehandlingen av resekostnadsersättningar varierar från fall till fall och ersättningarna kan vara:

a) skattefria
b) skattepliktiga, men de kan betalas ut utan att förskottsinnehållning verkställs
c) ersättning för faktiska kostnader och antingen skattefria eller skattepliktiga beroende på situationen
d) lön.

A. Skattefria resekostnadsersättningar

Skattefria resekostnadsersättningar kan utbetalas endast av en arbetsgivare. Skattefria resekostnadsersättningar är endast de ersättningar som avses i 71 § i inkomstskattelagen och som betalas utöver den överenskomna lönen i enlighet med Skatteförvaltningens beslut om skattefria resekostnadsersättningar (nedan kallat Skatteförvaltningens kostnadsbeslut).

B. Resekostnadsersättningar utan förskottsinnehållning

En arbetsgivare som inte betalar resekostnadsersättningar utöver den överenskomna lönen kan emellertid i regel betala ersättningar utan att förskottsinnehållning verkställs. Dessa ersättningar utgör skattepliktig inkomst för arbetstagaren. Arbetstagaren kan yrka på att kostnaderna föranledda av arbetet ska dras av i beskattningen som kostnader för inkomstens förvärvande.

Resekostnadsersättningar utan att förskottsinnehållning verkställs kan betalas även till mottagaren av arbetsreseersättning, om ersättningen betalas till en fysisk person enligt Skatteförvaltningens beslut om grunderna för och beloppen av resekostnadsersättningar. Ersättningarna utgör skattepliktig inkomst för mottagaren av arbetsersättning. I dessa situationer kan mottagaren av arbetsersättning yrka på att kostnaderna föranledda av arbetet ska dras av i beskattningen som kostnader för inkomstens förvärvande.

C. Ersättning för de faktiska resekostnaderna

Arbetsgivaren kan även ersätta arbetsutföraren för de faktiska resekostnaderna mot uppvisande av verifikationer (t.ex. resebiljetter). Ersättningar för sådana kostnader som betalas av arbetsgivaren kan vara skattefria, om de utbetalda ersättningarna inte överskrider det verifierade kostnadsbeloppet.

En mottagare av arbetsersättning kan inte få skattefria ersättningar för sina faktiska resekostnader. Betalaren kan emellertid betala ett belopp mot uppvisande av trafikidkarens verifikation eller annan tillförlitlig utredning till en fysisk person utan att förskottsinnehållning verkställs, då ersättningsmottagaren kan bevisa att han eller hon har betalat för resorna. Ersättningsmottagaren kan yrka på att de kostnader som uppkommit för honom/henne ska dras av i beskattningen.

D. Ersättningen utgör lön

Resekostnadsersättningar betalda av arbetsgivaren utgör lön för arbetstagaren då de betalas för resor som inte ger arbetstagaren rätt till ersättningar. Ersättningarna utgör lön t.ex. då de betalas för resor mellan bostaden och den egentliga arbetsplatsen. Ersättningarna utgör lön även i de fall då de betalats i strid mot tids- och kilometergränserna i Skatteförvaltningens kostnadsbeslut.

Om resekostnadsersättningar betalats ut enligt Skatteförvaltningens kostnadsbeslut, men till ett belopp som överstiger skattefriheten enligt beslutet, utgör den överskjutande delen lön för arbetstagaren.

Reseräkning och betalarens utredningsskyldighet

Arbetsutföraren ska framställa en reseräkning till ersättningsbetalaren. Av reseräkningen ska framgå resans ändamål, destination, vid behov resrutten, resesättet samt tidpunkten då resan börjat och avslutats.

Betalaren ska även utreda om arbetsutföraren arbetar på sin egentliga arbetsplats eller ett särskilt arbetsställe och om arbetsutföraren över huvud taget är berättigad till skattefria resekostnadsersättningar.

Avdrag för direkta kostnader som åsamkas löntagaren på grund av arbetet

Arbetsgivaren kan dra av direkta kostnader som åsamkas löntagaren på grund av arbetet innan förskottsinnehållningen verkställs (15 § i lagen om förskottsuppbörd). Sådana kostnader utgörs av utgifter för arbetsredskap, material och förnödenheter, rese- och representationsutgifter samt andra direkta utgifter som uppkommit för löntagaren då arbetet utförts.

Ställningstagande

A. Skattefria resekostnadsersättningar som betalas utöver lönen

Ett faktureringstjänstföretag kan betala ut skattefria resekostnadsersättningar endast om det finns ett arbetsförhållande mellan företaget och arbetsutföraren och ersättningen betalas utöver den avtalade lönen. I praktiken betyder detta att arbetsutföraren och kunden har kommit överens om att resekostnaderna ersätts utöver arvodet och kostnaderna har specificerats på fakturan.

Exempel 1*: Arbetsutföraren och kunden har kommit överens om att kunden utöver ett arvode på 500 euro även betalar ersättning för eventuella resekostnader. Kunden får en faktura med specifikationen arvode 500 euro och tre heldagtraktamenten (à 41 euro, sammanlagt 123 euro). Kunden betalar faktureringstjänstföretaget sammanlagt 623 euro. Arbetsutföraren framställer en reseräkning till faktureringstjänstföretaget. Företaget kontrollerar att förutsättningarna för skattefria resekostnadsersättningar uppfylls.

I detta fall är resekostnadsersättningarna skattefria för arbetsutföraren. Faktureringstjänstföretaget verkställer förskottsinnehållningen på arbetsutförarens lön på 500 euro. Faktureringstjänstföretaget anmäler ersättningarna som skattefria under punkterna 50–56 på årsanmälan. Arbetsutföraren kan inte yrka på att de utbetalda skattefria ersättningarna ska dras av i inkomstbeskattningen.

Om det inte finns ett arbetsförhållande mellan faktureringstjänstföretaget och arbetsutföraren, utgör det arvode som faktureringstjänstföretaget betalar ut arbetsersättning och faktureringstjänstföretaget kan inte betala ut skattefria resekostnadsersättningar till arbetsutföraren. Faktureringstjänstföretaget ska anmäla resekostnadsersättningarna tillsammans med övriga arvoden på sin årsanmälan under punkt 14 (beloppet av penninglön/annan prestation). Mottagaren av arbetsersättning kan yrka på att de kostnader som uppkommit för honom eller henne ska dras av i inkomstbeskattningen.

B. Skattepliktiga resekostnadsersättningar utan förskottsinnehållning

Ett faktureringstjänstföretag som inte betalar resekostnadsersättningar utöver den överenskomna lönen kan i regel emellertid betala ersättningar utan att förskottsinnehållning verkställs. I dessa fall utgör ersättningarna skattepliktig inkomst för arbetsutföraren, men han eller hon kan yrka på att kostnaderna föranledda av arbetet ska dras av i beskattningen som kostnader för inkomstens förvärvande.

Exempel 2*: Arbetsutföraren och kunden har kommit överens om en totalkostnad på 500 euro, som även täcker resekostnaderna föranledda av arbetet. Kunden betalar faktureringstjänstföretaget 500 euro. Arbetsutföraren tillställer faktureringstjänstföretaget en reseräkning för de tre dagtraktamentena (à 41 euro, sammanlagt 123 euro).

I detta fall utgör resekostnadsersättningarna skattepliktig inkomst för arbetsutföraren, men faktureringstjänstföretaget kan betala ut ersättningarna utan förskottsinnehållning. Förskottsinnehållningen verkställs på 377 euro (500 euro–123 euro). Faktureringstjänstföretaget ska anmäla resekostnadsersättningarna tillsammans med lönen under punkt 14 på årsanmälan samt 123 euro under punkt 17 (inget ska anmälas under punkterna 50–56). Arbetsutföraren kan yrka på att eventuella ökade levnadskostnader ska dras av i beskattningen som kostnader för inkomstens förvärvande.

Faktureringstjänstföretaget kan betala ut resekostnadsersättningar utan förskottsinnehållning även till mottagaren av arbetsersättning (en fysisk person), om grunderna för och beloppen av resekostnadsersättningarna är förenliga med Skatteförvaltningens kostnadsbeslut. Ersättningarna utgör skattepliktig inkomst för mottagaren, och faktureringstjänstföretaget ska anmäla dem tillsammans med övriga arvoden på sin årsanmälan under punkt 14. Mottagaren av arbetsersättning kan yrka på att kostnaderna dras av i inkomstbeskattningen.

C. Ersättning för de faktiska resekostnaderna

Faktureringstjänstföretaget kan ersätta arbetsutföraren skattefritt för de faktiska resekostnaderna mot uppvisande av verifikationer (t.ex. resebiljetter), om det finns ett arbetsförhållande mellan företaget och arbetsutföraren och ersättningarna inte överskrider kostnadernas verifierade belopp.

Exempel 3*: Arbetsutföraren och kunden har kommit överens om en totalkostnad på 500 euro, som även täcker resekostnaderna föranledda av arbetet. Kunden betalar faktureringstjänstföretaget 500 euro. Arbetsutföraren tillställer faktureringstjänstföretaget en utredning om en resa till kunden samt två tågbiljetter för sammanlagt 50 euro.

I detta fall är ersättningen för tågbiljetterna, 50 euro, skattefri inkomst för arbetsutföraren. Faktureringstjänstföretaget verkställer förskottsinnehållningen på lönen minskat med kostnaden för tågbiljetterna, dvs. 450 euro. Ersättningen för tågbiljetterna ska inte anmälas på årsanmälan.

Om faktureringstjänstföretaget betalar arvodet som en arbetsersättning, kan det inte betala arbetsutföraren de faktiska resekostnaderna skattefritt. Faktureringstjänstföretaget kan emellertid betala faktiska resekostnader utan förskottsinnehållning, om den betalda ersättningen inte överskrider kostnadernas verifierade belopp. I dessa fall kan arbetsutföraren yrka på att de kostnader som uppkommer för honom/henne dras av i inkomstbeskattningen.

D. Resekostnadsersättning som skattepliktig lön

Om faktureringstjänstföretaget har betalat resekostnadsersättningar i strid med förutsättningarna i Skatteförvaltningens beslut (t.ex. tids- och kilometergränserna), är ersättningarna inte skattefria till någon del. Ersättningarna jämställs i dessa fall med lön och anmäls som lön under punkt 14 (och inte alls under punkterna 50–56).

Exempel 4*: Arbetsutföraren och kunden har kommit överens om att kunden utöver ett arvode på 500 euro även betalar ersättning för eventuella resekostnader. Kunden får en faktura med specifikationen arvode 500 euro och tre heldagtraktamenten (à 41 euro, sammanlagt 123 euro). Kunden betalar faktureringstjänstföretaget sammanlagt 623 euro. Arbetsutföraren tillställer faktureringstjänstföretaget en reseräkning. Faktureringstjänstföretaget konstaterar att förutsättningarna för betalning av skattefri dagpenning inte uppfylls.

I detta fall utgör de otillbörliga ersättningarna skattepliktig lön för arbetsutföraren. Faktureringstjänstföretaget verkställer förskottsinnehållningen på 623 euro. Faktureringstjänstföretaget ska anmäla resekostnadsersättningarna som lön under punkt 14 på årsanmälan . Arbetsutföraren kan yrka på att de faktiska kostnader som föranletts av arbetet ska dras av i inkomstbeskattningen.

*) För enkelhetens skull har man inte i exemplet beaktat eventuell mervärdesskatt som arbetsutföraren kan ha fakturerat eller arbetsgivarprestationer med anknytning till lön.

ledande skattesakkunnig Tero Määttä

överinspektör Minna Palomäki